如何办一场领导和员工都满意的年会？

作者职场进阶宝典更新于：2017-12-03 13:16 66734

内容来自 2017-12-04 打卡话题

　　一到年终，困扰咱们HR总是那几座大山，其中一座大山所有员工都喜欢，就HR不喜欢，各位卡友们知道是什么吗？对了，那就是公司一年一度的年会！每年年会，HR从前期策划、场地选择、流程设计、活动组织等方方面面都是操碎了心。在有限的经费里如何一年比一年做得出彩，既要让上级领导和老板满意，又要让员工开心，真的让我们绞尽脑汁。
　　今天，大家就一起来秀一秀，你所经历过的比较经典的年会是怎样的呢？

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　　2016年的11月20日，我的上级交给了我一个光荣的任务：举办公司200多人的年会。之前都是参与为主，而这次要作为年会总导演，我顿时感到"鸭梨山大"。接到这个任务时离年会举办时间只剩下一个月左右的时间，而公司领导对这次年会寄予了厚望，希望办一次与众不同，员工参与度和满意度都高的年会，肿么办？
　　迅速了解了公司领导对年会的期望后，我又跟之前主导过年会的同事进行深入的沟通，获得了一些实用的资料和中肯的建议。来不及彷徨，我开始设计年会方案，让自己进入年会总导演的角色。

　　一、设计年会方案
　　作为一名HR，文案策划是我们的必备技能之一。年会策划方案通常包括年会主题、年会时间、年会地点、策划委员会、年会流程、年会预算等。特别值得一提的是年会主题，我们要根据领导的期望确定一个响亮的年会主题，做到师出有名。比如，当时我拟定的年会主题是"快乐2017"，目的是呈现一场公司全体员工欢乐一堂，其乐融融，温馨感人的年会。

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　　二、建立年会策划委员会
　　要搞一次满意度高的年会，光靠我们自己或HR部门是远远不够的。我们需要让公司各个部门的人员参与进来，借用资源共同努力办好公司年会。年会的工作千头万绪，我会将年会工作划分为几个主要工作组，每组确定一位组长，包括晚宴组、演出组、司仪组、游戏组、奖品组、道具组等。心目中先想好初步的组长人选，跟对方沟通获得同意后再敲定。每组的组长确定后，我就立即组织年会启动会议。在会议上我介绍了年会的策划方案和各组的主要工作内容以及工作人员将获得的激励，正式建立了年会策划委员会。为了引起大家对年会工作的重视，我还邀请了自己的上级领导参会助阵。
　　各组的组长在筹备年会通常要耽误些工作时间，我事先有与他们的上级沟通获得其上级的支持。组长清楚了本组主要的工作内容后，还需要再寻找一些合适的人员，把本组的主要工作落实下去。

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　　三、敲定年会场地
　　年会场地最好每年换一个地方，给参加人员带来一种新的期待和体验。根据其他同行朋友的推荐，我列出了一个酒店备选清单，然后逐一进行电话沟通，从宴会厅面积、就餐环境、围餐价位、舞台设备等方面进行了解，有三家酒店场地进入了我的视线。最后通过现场的场地查看和沟通，我敲定了市区一家开张约半年的酒店。这家酒店宴会厅的环境很好，特别是舞台设备令人满意，预算通过谈判后也落在我们预算范围之内，于是我迅速请示了领导意见，获得同意后与酒店签订了合同，敲定了年会场地。

　　四、年会实施技巧
　　（1）紧密跟进，不折不扣地执行
　　作为年会总导演，我拟定了一份详细的工作日程表，包括各工作组的具体行动计划，细到每天。每个行动计划都定义了到期日、负责人。日程表的格式可以参考下图。为了确保各组的行动计划能及时完成，我采用周例会制推进日程。每周五下午固定一个半小时我会召集各组长开会，让各组长汇报本组工作的进度。对于未按日程完成事项我会详细了解原因和困难，提供及时的反馈和帮助。每次开会布置的工作事项和决议我会发出详细的会议记录给每位与会人员，并紧密跟进。

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　　（2）控制好预算
　　在年会筹备过程中，容易出现预算超标的情况。而年会费用预算达标又是领导满意非常重要的一个因素。因此，我们在确定年会流程和节目后就要制定一份详细的年会预算控制表，将奖品的预算、各节目服装道具的预算、司仪服装的预算、游戏道具的预算等与各组长沟通清楚，强调超出预算的费用将不能报销。费用预算控制表制作可以参考下表。

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　　（3）注重细节
　　俗话说：细节决定成败！年会也是如此，任何一个细节没考虑到位将会影响年会的成功举办。当时我编写了一份详细的年会活动手册，将每一个细节都考虑到位，包括：晚会工作人员工作安排、节目清单、物品清单、车辆安排等。每位工作人员都要发一份。
　　（4）做好现场协调
　　当前期筹备都已完成时，我们还不能掉以轻心。我们还要做好现场的总指挥，协调好各组高效完成所负责事项。为了做好年会的最后筹备，我会与司仪和所有年会工作人员提前四小时赶到年会酒店现场。
　　到酒店后，我马上召集了年会司仪和全体演出人员，开始准备彩排。在彩排的同时，其他组也开始准备起来。例如晚宴组要检查现场水牌、茶点、果盘、酒水摆放、现场座位名单和节目单的摆放是否到位。演出组要安排演员、礼仪小姐、司仪分批次化妆，保证在晚会开始前半小时要化妆完成。奖品组要负责奖品发放区域的布置、奖品的摆放和奖票的现场发放。演出组要负责所有节目的灯光确认、现场电脑PPT控制等。
　　我会随时关注各组的现场准备进度，对于有困难的地方及时提供帮助。同时，对于彩排中演员出现的一些问题和衔接不急凑的地方我会现场提供指导，保证在正式演出时的最佳舞台效果。

　　五、年会总结
　　功夫不负有心人，这次年会结束后获得了上级领导和公司总裁的高度评价！晚会满意度调查显示：93%的参会人员对本次年会表示满意！这让我感觉备受鼓舞。
　　年会结束后，我激动地向年会所有工作人员发出了聚餐庆祝的邀请。聚餐时，我举杯对所有工作人员的辛勤工作和努力表示了感谢：公司领导对这次年会给予了高度评价，这场年会的成功举办有赖于每一位工作人员的共同努力，感谢大家！

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