管理好时间就是管理好自己

工作效率高的人，往往是很好的时间管理者，时间管理要求我们的工作要有目标、有计划和有时间管理的方法。下面分享我的时间管理心得，希望能对大家把一天活出48小时有所帮助。

在燕山大酒店兼职阶段，我始终没有耽误MBA的课程，但是全职工作要求我放弃了学校的一切课外活动，为了处理全职工作和学校上课的矛盾，我选择了离学校最近的工作单位，燕山大酒店坐落在人大的东门，骑自行车只要5分钟。还有燕山的工作岗位需要的不是上朝九晚五的正常班，白天有课可以上晚班，下午有课可以上两头班，一天有课就可以周六、周日上班，总之，将时间很好的安排，帮助我在全职岗位上坚持了一年半的时间。而这段半工半读的生活帮助我锻炼了在同一时间内应付几件事情的能力，同时逼着我做任何事情都不能拖延，而只能在第一时间高效地完成它，否则就可能出现不能分身的情况。

有几年时间，我选择兼职做项目，是为了家庭建设 – 生小孩。在其中三年内，我完成了几件事：平常做项目经理和项目督导；出版了《咨询改变人生》这本书；启动中天创域咨询业务；获得人民大学的社会心理学博士学位；投资了秒游电子商务有限公司；有了儿子，项目执行紧张时，我经常利用儿子熟睡以后开始工作。

更有甚者，是我的同事叶冉，她用了5年时间，生了3个孩子，获得了比利时鲁汶大学心理学博士学位。她怀抱小女儿在国际会议上发言的场景，应该是职业女性家庭生活双丰收的生动写照吧。

观点：工作要有计划性，才会挤出更多的时间，做更多的事情

一位在系统设备商高层任职的朋友，当年在美国5年内拿了两个硕士学位，还结婚生子，回国时仅30岁，就任职为某国外厂商中国公司的副总裁了。很多年少的成功者都是按照既定的人生目标，有计划地安排时间，在短时间内实现多个人生目标。

工作的计划性体现在每天的日程安排，要求我们：

1.  每周周一安排目标；

2.  将重要的会议、会面、事务安排在合适的时间；

3.  工作安排要有一定是弹性；

4.  每天回顾计划完成的情况；

5.  每周回顾当周计划完成的情况；

合适的工作安排在合适的时间，有以下做法：

1.  了解自己工作效率高和工作效率低的规律，即所谓的“生物钟”；

2.  将需要创造力的工作安排在工作效率高的时间，比如说写一份重要的报告，安排在上午“十点”一天最有效率的时段。（很多人习惯于晚上写东西，这因人而异）；

3.  外出开会和拜访客户，要充分预留交通时间；

4.  将可以在路上安排的事务考虑上，比如电话沟通可以在出租车上进行；会议资料也可以在出租车上阅读讨论；

5.  出差的路上，可以在候机的时间安排上网阅读新闻、收发邮件（当然这需要移动电脑较长的待机时间和无线上网的条件），飞机上的时间可以写一份短小的报告，也可以抽时间阅读最近的书籍，机场的书店购买几本新书，是最好的打发飞机上无聊时间的方法。

观点：充分了解自己的工作习惯，决定你是否可以在同一时间处理多项事务

每个人都期待成为成功者，短时间内完成几项人生目标也是一种成功，多年坚持在一个领域“十年磨一剑”也是一种成功。每个人的工作特点不同，有一类人是专注型的，一个时间内只可以专注做一件事情，而且是可以专注于一类事情的深入研究重复性的工作。另一类人是灵活型的，动静结合，工作效率高，但工作深度不够。除了需要选择不同的工作岗位类型外，还要自己的时间安排适合个人类型特征，否则事倍功半，得不偿失。

 传统的时间管理矩阵，按紧急程度的高低和重要型的高低，将自己的事情分类，然后制定日程安排。其次，日常中的工作安排很满的时候，紧急事情就是你当前最重要的事情，这个道理是做了咨询顾问才明白的。

一个“五一假期”的时候，张洵在飞机上还在准备第二天的课程。晚上，我们三个咨询顾问帮助张洵完善课程设计的基本概念，当时不太理解地问：为什么会在最后才把这么重要的事情完成？而一年以后，做了几个咨询项目，就发现紧急状态下去完成重要的任务，几乎是咨询项目完成的常态，而咨询报告的修改会是在参加咨询项目汇报会的路上进行，甚至在会议开始前还在进行。

紧急的事情是需要在一个既定阶段马上要完成的事情，所以制定工作的截止日/截止时间是将事情转变为紧急状态的条件。比如按照工作计划，工作的关键环节需要完成的工作肯定是重要的工作，这项工作的前半段是需要准备、酝酿的时间，后半段是实施执行的时间，往往事情刚开始，没有那么紧密，也没有太高的效率，所以这时候需要处理其他紧急的事情，而将事情的间隙时间来处理这类重要的事情。如果在工作的deadline之前设定一个检查日，就人为地将处理重要事情的过程设为几次需要紧急完成的任务，紧急的事情才会让你感觉到更重要，才会拿出时间去实施它。

有一年在上海外派执行项目时，每天白天与客户开会，晚上需要处理完成文件，于是我规定自己不插电源，在电池（大概一个小时）待机时间完成一份文件。这就好像是在既定的时间完成答卷一样的考试，非常有效地集中精力完成工作。

所以时间不能很好地利用，计划不能很好地执行，有以下几种情况：

1.  认为时间很多，还有其他时间可以完成工作，迟迟不启动，或者启动之后不能完成，没有约定截止日；

2.  计划变更，计划总是在变更，总有工作会取消，原定一小时的工作，拖期两个小时完成；

3.  工作安排太紧张，时间重叠，安排没有弹性，也是经常发生的事情；

4.  中途冒出来事情，打断了正常的计划，被临时的安排打扰：计划赶不上变化，临时的安排。

观点：要学会说“不”

说“不”不是很容易的事情，除非你非常清楚什么是你想要的，什么是你暂时不想要的。学会说“不”的过程正是你掌握职业规划的过程。问题是对什么事情说“不”，如何说“不”。

要说“不”的事情:

1. 非计划中的、短时间内又不能完成的事情：这类事情包括项目执行过程中，节外生枝出新的需求需要跟进，这个时候不好由项目成员跟进，否则两个方面都执行不好；

2. 非计划中的自己不擅长的，需要花时间学习的事情：接受项目挑战的工作最好是在有准备，有计划的情况下，否则工作计划会受到影响；

3. 非计划中，又不能提升能力的工作：耗时费力又不能价值增值的工作，最好说“不”，否则会是资源的浪费。

那如何说“不”呢？如何避免说“不”的心理障碍？

1.  说“不”并非是态度不好：一定要表现出对计划外工作的不接受，而且表现出对份内工作负责任的态度。

2.  说“不”并非是不接受上司的安排：不要让上司有误解，认为你不理会他的安排，方法就是站在他的角度考虑最好的工作安排，准确地表达自己的困难，不是自己不可以做，而是出于工作质量考虑会有更合适的安排。

3.  说“不”并非表现自己的能力不够：说“不”说明你的理性，负责任，而不是能力不足，不能接受更多、更有挑战的工作，相反是能充分判断精力投入与工作结果之间的关系，也是一种工作能力，也是有经验的职业表现。

观点：将不适合的工作“授权”或“外包”

不适合实施的事情，会有两种安排，一种是不需要更多能力的，可以“授权”由助手级的人员完成，一种是需要更高能力的工作，“外包”给专业人员来完成。

比如说资料收集的工作、翻译工作、报告核查的工作、报告打印装订的工作、数据录入的工作，可以“授权”，这样节省下来的时间可以做更多是适合岗位职责的工作，特别是管理人员更需要将操作类的工作授权给执行层的人员，而不要亲自操练很多，搞得自己的工作没有效率，而手下却没有太多的责任，没有经过压力下的工作而成长的工作能力。

如果企业内人员的专业性不足，有些工作就需要外包给外部专业公司去执行了，比如说信息系统开发，公司宣传片的拍摄，公司网络的建设，公司CI的设计，营销推广策划，广告推广策划都需要外包公司实施。如果有内部人员进行可能会节省成本，却换来不专业的结果，反而事倍功半，不如“外包”完成此类工作，效率高，专业性强，工作质量高。

给你的建议：

•    了解自己的工作习惯：知道自己是“并行”工作类型的人，还是“串行”工作类型的人，“并行”在同一时间可以处理几项工作，这样就可以灵活地安排工作，否则亦然。

•    制定工作计划：任何工作都要在既定目标、既定时间制定时间计划，然后按照计划完成任务，评估计划完成率。

•    克服自己的坏毛病：如有拖沓的毛病，就缩短检查周期，如有效率不高的毛病，就奖励自己效率高的时候，惩罚效率低的表现；如计划拖期，就占用自己的娱乐时间。

•    每周都规定一天的“非工作日”：选择周六或者周日，不安排任何工作，彻底放松，是自己更有精力进入工作状态。

•    适当地安排排遣的活动：找到自己的爱好，适当的时候放松，是为了更有动力地投入到工作。