现代世界的复杂性已经超出了人力所能控制的范围,任何一个需要从业人员掌控大量知识的领域都难逃厄运。从医疗到金融,从商业到行政,生活中的错误屡屡发生,令人触目惊心。过去4年间,针对律师失误的诉讼案件数量增长了36%,有的律师搞错了开庭时间,有的把卷宗搞丢了,有的则用错了法律条款;要挽救一个患者的生命,需要数十位医护人员正确实施数千个治疗步骤,任何一个步骤的疏忽都可能致人于死地;建造一栋大楼需要联合16个领域的专家,不同的专家可能做出相互冲突的决定,一旦做出错误决策建筑早晚会倒塌。
清单革命,不是一场写在纸上的革命,而是一场印在心上的革命。一张手术清单,让原本经常发生的手术感染比例从11%下降到0,被全球2000多家医院奉为圭臬;一张建筑清单,让每年建筑事故的发生率不到0.00002%;一张投资清单,让一个投资组合的市值竟然增长了160%。
使用清单,就是为大脑搭建起一张“认知防护网”,它能够弥补人类与生俱来的认知缺陷,如记忆不完整或注意力不集中。提出清单的4大行事原则:权力下放、简单之上、人为根本及持续改善。
它们不是僵化的教条,而是实用的支持体系,将在复杂的世界中拯救你的生活。只是,任务清单,不仅仅是个人的安排,因为你的工作不是单打独斗,你的工作需要很多人的配合,所以在制作你的任务清单的时候,也是需要一些技巧,一些原则的。
职场制作清单的六大技巧
1.控制列清单的时间
不少公司人都会在比如上班路上先花5至10分钟想好当天要做的事,到办公室再记下来。超出10分钟的情况也有,一般是在写项目计划时。
2.限定任务数量
许多时候清单里的事项对于公司人没有强大动力,所以会有“拖延症”。数量过多可能会导致恐惧心理。使用你觉得舒服的方式,最好能随时查看。同时最好只专注于一种记录方式,因为有时会忘记同步。在使用任务清单的25位受访公司人里有7位使用单一的记录工具。其他人则除了电子工具外多数还会用到本子。
3.把任务细化
有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的,因此需要细化到具体行动,即action.有时对于任务的拖延是由于任务表述的模糊不清而造成的,因此需要细化到具体行动,即去掉那些从未解决也没什么严重后果的事项,一项任务如果长期没有得到重视,那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。
4.去掉那些从未解决的事项
根据帕累托法则,清单中20%的任务贡献了80%的价值。一项任务如果长期没有得到重视,那么它很可能是没有价值的。永远先做有价值的事。清单里没必要区分长期和短期任务,清单就是每日备忘录,是实现长期或短期目标的具体实施步骤。
在规划长期及短期目标的时候可以分成几大类,但不宜过多。通常公司人都有意识先完成紧急、重要的任务。意思是“相互独立,完全穷尽”。在把一个工作项目分解为若干个更细的工作任务时,要遵循完整性和独立性的原则,即分解过程中不要漏掉某项,而每项工作之间要独立,不要有交叉重叠。
5.标明每个任务所需的时间
对于有经验的任务,规定所需的大概时间可以提高效率;对于没有经验的任务,可依据他人经验作为时间参考值,这样能防止在一个问题上花费过多时间。对于有经验的任务,规定所需的大概时间可以提高效率;对于没有经验的任务,可依据他人经验作为时间参考值,这样能防止在一个问题上花费过多时间。
6、定期调整
对于完成的任务不是单纯将其在当天的清单上划掉,而是进行详细记录,然后每周末或月末时进行归纳总结,这有助于公司人调整短期或阶段目标。同时,完成目标的成就感也是进行下一阶段任务的强大动力。
提高职场工作效率,制定一份任务清单是个不错的注意,但是任务清单的关键是简洁并且有重点,否则复杂而凌乱的清单不仅不能帮助你更快的完全工作任务,更会加重你工作的复杂性,降低工作效率。所以一定要注意做好任务清单中的主次之分。
职场中最要不得的就是拖拖拉拉,当别人已经干净利落的做好手中的任务,而你却还像一只无头的苍蝇乱撞,找不到办公的头绪,如何提高工作效率,这是职场中重要的一点,手忙脚乱的职场人,不妨给自己制定一份任务清单吧!
40楼 法莎拉
学习了,很实用,谢谢分享
39楼 一万零一种可能
学习
38楼 无心栽花
学习了
37楼 feiniaoaiqing
学习了
36楼 afeid
谢谢分享
35楼 Alice7758258
,学习了
34楼 沉默的流星
感谢分享,学习了
33楼 雪娟
学习了谢谢分享。
32楼 莫筠
很实用,正适合我现在的状况,谢谢分享!!
31楼 flysnow
学习
30楼 nonowendy
这个是我需要的
29楼 caosucui
很棒!
28楼 瑞捷
学习,谢谢分享V
27楼 如梦亦如幻
感谢分享,学习了!
26楼 小海1
自省!
25楼 清心修己
收藏,提醒自己,教育孩子。
24楼 菩提花
要是有那么多工作就好了。。。
23楼 星星101010
谢谢
22楼 晴空夜雨
谢谢分享!
21楼 小丑鱼尼莫77
感谢分享,学习了!
12下一页