【理论学习】HR如何提升企业新员工入职的体验？

入职手续办理第一位，体验第二位

最近做员工访谈，有好几位同事提到公司新员工入职这一块体验不佳，深入了解后总结了以下几个问题：1、新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；2、用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。面对这些问题，我们决定优化员工的入职体验。笔者个人认为在新员工入职手续办理上面，应该是手续办理是第一位的，体验是第二位的。

根据本期案例描述的，如果一味地提升所谓的入职体验，降低或减少入职手续的办理，如果后期出现新员工试用期不符合录用条件，或者员工在工作期间严重违反公司规章制度等情形，如果HR在入职过程中，没有将如此手续办理清楚，后期出现的这些矛盾或者纠纷，难道由用人单位的经理去负责处理？根据笔者的理解，这些个部门经理甩锅都来不及呢，怎么会帮助你去承担这些所谓的工作责任呢？

因此，从人力资源招聘工作严谨性、必要性、负责性去评价，入职流程手续的办理必须花费一定的时间，而不是一味地以所谓的体验差去衡量。正常情况下，新入职员工的手续办理，可以进行优化调整，比如《应聘登记表》的填写，可以在应聘的时候就可以填写了，这样子在入职办理的时候，就不用再去填写《应聘登记表》。至于用人部门所说的半天手续就延误工作开展了，那么用人部门对招聘入职手续的认知处于低级水平，最起码他们觉得这个过程可有可无，或者说人来了，直接进部门工作才好。

作为一个HR，新员工在入职时应该要如何办理符合规定的的手续呢？具体内容如下：

（1）收集相关文件。身份证是用以证明个人身份信息的凭证，其复印件是就业必不可少的证件之一。另外部分企业较特殊，也要求员工提供学历毕业证/健康证等复印件。

（2）工作证件办理【如果你们公司不办理工作证，可以忽略此条】。工作证件（工牌）是作为公司人员的凭证之一。一般工牌分为:临时工牌、上岗证、正式工牌等。工牌包括的内容一般有:公司logo、公司名称、行政盖章（多数盖在员工照片上）、员工姓名/职位/工号等。

（3）《员工手册》及相关制度培训。《员工手册》是公司规范员工行为举止的框条，员工熟知企业的规章制度有利于减少更多不必要的错误或处罚，对企业则提供更大的管理方便。相关制度包括：职业禁忌制度、财务报销制度、工资发放周期、绩效考核周期、试用期考核要求等。

（4）《安全手册》方面的培训。安全手册内容主要包括各种可能性发生的危及生命的情况以及一般应对/逃生方法。例如“各种紧急电话号码” “灭火器如何使用” “公司逃生路线平面图”等。熟知安全手册有利于防患于未然。

如果你们公司是属于门店经营性质的企业，安全方面的培训，还涉及到顾客的安全管理，比如很多购物广场有电梯使用安全等，必须强化顾客方面的安全管理意识。虽然这个可能属于特殊行业的要求，但是如果你所在的企业就是这种类型的，就必须强化新员工的安全意识和顾客意识。

有的时候顾客在你的场所里面受到伤害了，索赔的金额也是比较高的，如果协商不成，也会造成第三方侵权责任官司缠身，对你们人力资源管理部门也是一种工作压力。后期领导肯定会追查管理责任，这个责任不会因为用人部门说的体验差，就让用人部门去承担责任，人力资源部门作为企业第一个用人关口，这个关口还是自己把控住比较好，不要把希望与责任寄托在他人身上。

（5）签订《保密协议》或《竞业限制协议》。《保密协议》是受雇方工作上涉及到雇方机密的，要保证不外漏相关事宜，否则对雇方造成利益损害的，受雇方需承担一定的法律责任。个别企业有其他要求的则还需签《竞业限制协议》或不得从事兼职工作的承诺书。

竞业限制协议与不得兼职承诺书，其实就是对企业的技术秘密、商业秘密进行一种保护，如果人力资源部在入职的关口，没有将此类文件签字确认，后期员工与企业发生纠纷了，这种责任又有谁帮人力资源部承担呢？

（6）办公环境引导与更衣柜等安排。 新员工到达新的工作环境，对公司事物、事务、人员都是陌生的。人事有必要引领其认识认知内部人际。另外，个人办公位置与个人物品储存处等安排也是需要用心安排的。

总而言之，入职手续办理第一位，体验第二位。新员工的入职手续办理是必要流程，而不是可以忽略甚至省略的流程，但是我们在可能的情形下，可以将流程完善或细化，在时间许可的条件下，尽量将时间压缩，以最快的速度将新人送到用人部门。

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一、入职日期巧选择：

         为了提高入职当日新员工的融入感以及提升融入效率，在我们公司入职的日期是有特定选择的，在与新员工谈offer的时候，我们的入职日期一般选在公司的周一。每周一是我们公司最忙的一天，周一上午是公司的全球会议，一天8小时的工作安排被压缩到周一下午进行，所以，对于我们公司每个人来说，周一是忙到飞起的节奏。可是为什么我们人力资源部非要把新员工入职的日期放在公司周一最忙的时候呢？原因有以下几点：

        第一，周一有公司全球会议，可以向全体员工介绍新员工。

        我们公司的情况是北京是总部，深圳、重庆、上海、台北是国内的四个办公室，另外还有纽约、新加坡两个国外办公室，全球加起来不到60人，但是因为做的是金融业务，很多同事平常是出差状态，很难有聚齐的时候，所以，也只有周一我们开公司全球会议的时候，才是全体员工都有时间的情况。因此，如果有新员工入职，我们会选择在周一当天有两个考虑：

       一方面，新员工可以通过全球会议了解公司各项业务的进展情况。

       另一方面，在全球会议上面我们会安排独立环节向全球员工介绍新入职员工的基本情况。让大家在第一时间知道今天有一位新同事加入我们公司的大家庭。

       第二，周一通常不会安排出差或者外勤，所以业务部门同事最全。

       入职日期如果安排在周二-周五的时间也不是不行，但是有一个最大的问题就是业务部门的同事通常会在周二-周五的时间安排外勤或者出差，这样入职的不管是后台团队还是业务部门同事到某地办公室的话都有人员不全的问题。

       比如深圳公司前一段时间入职一位后台团队的新员工，入职时间安排在了周一，没有特殊情况那个周一深圳办公室没有人安排外勤或者出差，这样这位新同事在入职当天就能见到深圳办公室的所有人，在最短的时间彼此熟悉。

        第三，周一全球会议之后各部门工作安排可以更好考虑新员工的安排。

        周一全球会议其实是公司整合资源的最好场合，各项目负责人通过各项目进展汇报，一方面说明问题，另一方面也给公司管理层提出可能的解决方案，通常在这种情况下，公司管理层会利用周一全球会议的时间决定本周的各项目会议的闭门会议召开时间。

        如前一段时间北京总部入职的分析师M，在第一次参加公司例会的时候，就在做完个人自我介绍之后，被所在部门大佬点名：“欢迎M入职，今天下午的X项目闭门会议你也参加，还有明早10点的Y项目的闭门会。” M听得是跃跃欲试、斗志昂扬。

        除了入职日期的特别考虑之外，我们为了让公司上下更好的加深对新员工的了解，跟其他公司的不同之处，还有以下准备：

        第一，参加会议之前签订一页纸简版《保密协议》。

         鉴于公司所有项目都是涉密项目，且周一例会开始之前是没有时间签订《劳动合同》、《保密协议》等相关法律文件的，于是我们给新员工准备了一份简版的《保密协议》，签署之后就可以参加公司全球会议，待新员工入职手续办理完毕，便可签署正式《劳动合同》、《保密协议》等相关法律文件。公司的新员工从没人抱怨过签订简版《保密协议》有问题或者是降低他们的入职体验感，他们从这个细节给我们的反馈是理解公司的专业及HR的职业做法，加深了对公司的理解和认识。

        第二，提前制作公司新员工介绍PPT并在全球会议放映。

        在新员工入职当天会被 邀请参加公司的全球会议，在会议上我们会放映HR团队提前准备好的员工介绍PPT。员工介绍PPT由以下几个部分组成：

       员工基本信息：姓名、职位、入职日期、入职地点；

       员工教育背景：只写大学以后教育经历；

       员工实习及工作经历：展示员工的实习及工作经历，包括起止年月、就职单位、就职职位；  

       员工兴趣爱好及特长：摘自员工简历。

       PPT制作完毕我们都会提前发给新员工做确认，而且告知新员工要在他（她）入职第一天参加全球会议的时候向全球各地的员工介绍他（她），并请他（她）做个人的自我介绍。

       该PPT我们会配合员工做个人介绍的时候通过视频会议系统共享给全球员工。

      Tips：入职日期的巧妙选择，大大增强了员工自我学习的紧迫感——无一例外所有新员工听完公司全球会之后都有种要加快熟悉公司业务的紧迫感，同时也让新员工在入职第一天就有获取一线信息的融入感。

二、增强员工体验感：

        在新员工入职首日的日程我们一般是这样安排的：

        1、签订简版《保密协议》，向人力助理交验各种证件；

        2、参加公司全球会议，并且通过会议向全球员工做新员工的自我介绍。

              参会之后用公司工作餐；

        3、员工午休之后到人力资源部填写《入职登记表》：填表时间20分钟以内，表格设计与《应聘登记表》大部分内容不同。

        4、人力总监面谈或电话沟通，40分钟左右，主要就后续职业发展谈初步规划，如入职之后有深入想法可以另约时间来继续沟通。 

        5、行政部安排工位、领办公文具及笔记本电脑。行政部告知新员工已经开通的公司邮箱及密码，门禁录入指纹。

        6、介绍新员工给所在地区全体员工认识。比如在北京总部入职，我就会带着新员工各个办公室都转一下，介绍新员工给北京总部各部门同事认识。

        7、入职之日起一月内与新员工签订《劳动合同》、《保密协议》及公司规定的其他法律文件。

        我计算过，入职相关手续办理直到做介绍，时间上不会超过两个小时，而且新员工入职当天的重头戏是参加公司全球会议，如果是北京总部入职的新员工，我一般会让新员工在入职当天坐在我身边的位置，这样做起自我介绍来，新员工也不会感到特别紧张。

        通常新员工参加完公司全球会议总会跟我说：“Carol，会议的信息量好大，有点跟不上节奏，有的地方我还听不明白怎么办？”

       我：“没事，这都是很正常的，毕竟你是第一天接触这些项目内容，信息量大是正常的。”

       新员工：“我抓紧熟悉，但是我听着合伙人的分析，感到思路转的特别快，我有点跟不上，这个正常吗？”

       我：“正常、正常，合伙人站的高度跟我们站的高度肯定不一样，更何况你对项目本来就一知半解，这就跟解题一样，题目的条件你都知道的不全，能听出个一、二、三就很不错了。”

       新员工：“那我就放心了。”

       我：“刚刚入职，多听、多看、少发言。”

       新员工：“我哪敢发言呀，大家都这么优秀，我得好好学习。”

       我：“对了，我们的各位合伙人都很优秀的，跟着他们好好学习、多多历练，相信你每天的感觉都不一样。”

        新员工往往听到这里就会面露神往，说：“我很期待。”

        Tips1：我们的新员工第一天之所以能够增加员工的体验感，就是让员工参加了公司的全球会议，这个会议的信息量带给新员工的冲击是巨大的，也是带有一定的压迫感的，入职的系列安排则可以看成是是“忙中偷闲”，不会让新员工一味紧张，入职的两次介绍也增加了新员工的体验感。

       Tips2:公司全球会议的巨大信息流的冲击势必会引发新员工的内心焦虑，后面入职当天与HRD的面谈或电话沟通，无疑让新员工在入职当天结合公司实际对自己未来在组织的发展深入思考。

      Tips3：我的做法之所以可行就是结合了我们公司具体的业务场景及实际，题主如何增加自己公司新员工的入职体验感，还需要根据本公司具体情况来设计，希望题主能够找到更好的解决方案。

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新员工入职流程和注意事项

一、答疑

1、“新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；”

《应聘登记表》和《员工入职登记表》是否可以合并，或只填写一个呢？

不建议这样操作。

（1）、《应聘登记表》是候选人应聘时填写，虽然HR可以对表格填写做出要求，但真的很难保障每位应聘者都是认真完成的。

（2）、候选人应聘时，是处于求职状态。因为尚不确定是否能够达成劳动关系，因此，在填写《应聘登记表》时，很难保障信息的准确性，在面试过程中夸大经历或隐瞒信息的情形，并不少见。

（3）、特殊情况：目前注册公司是一件很容易的事情，很多BOSS名下都有几个、甚至十几个执照。在招聘时，有时会选择用知名度高的执照名称，但实际用工单位却是另一个主体。在面试时，也会有意或无意的应用带有高知名度企业名称或LOGO的《应聘登记表》。

一旦后期产生仲裁事件，在没有《员工入职登记表》、劳动合同等证据下，公司将会产生风险和不必要的麻烦。

之前曾经历过一次类似的案例：

《应聘登记表》用的是某某集团的名称，同时带有集团公司的LOGO。入职时，并没有填写《员工入职登记表》，但签订了劳动合同（子公司主体）。

2个月后，公司以该员工不符合录用条件为由，解除了劳动合同。

之后员工进行了仲裁，其中一个诉讼请求为：

用人单位自用工之日起超过一个月未与本人订立书面劳动合同，请求支付二倍的工资。

员工附带举证各类聊天记录截图、工作群截图、工牌、钉钉考勤截图等。

虽然企业方持有劳动合同（子公司主体），但在原告的“精心”布置下，仍然应对狼狈。

（4）、《应聘登记表》和《员工入职登记表》应用的场景不同，因此，不建议贸然简化这一步骤。通过上述案例，也让我们明白了另外一个经验：人事工作看似“繁琐”，但许多细节同样必要，对千次无功，错一次有过。追求效率的前提，是保障质量。

2、“用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。”

用人部门的抱怨合理吗？一个上午的时间算长吗？

当初刚进入职场做HR时，咱也是出了名的“快刀手”，招聘快、入职快、上岗快。（离职也快，三天内离职的新人也不少）。很多时候都是三板斧搞定，入职表、各类证书、劳动合同。

但随着入行的时间和经历了一些事情之后，速度反而越来越慢了。在担任更高的管理职务后，更是要求各分公司入职新人入职当天归人力资源部管理，必要时，甚至是禁止新人在第一天就进入“工作状态”。

我们一定要了解一点：新员工入职的第一件事是，适应环境。

相比不必要的用工风险和员工流失，相互“适应”的成本更低；

相比直接扔到部门被马上安排“干活儿”，人资的入职引导更有价值。

二、新员工入职流程

1、填写《应聘登记表》；

2、证件查验与存档（包括：身份证、户口本、就失业证、体检报告书、免冠照片、离职证明、毕业证、学历证、技能证书等）；

3、签订劳动合同、保密协议、岗位职责说明书、制度手册等；

4、建立员工档案、领取劳保用品、工服、发放考勤卡、工牌、OA账户等；

5、公司基本情况介绍、参观工作环境、必要领导和同事介绍等；

6、安置工位、部门介绍、确定引导人等；

7、新员工入职基础培训；

8、正式进入用人部门。

三、新员工入职过程中的注意事项

1、认真核对《应聘登记表》和各类证件，查实信息是否一致；

2、仔细检查身份证是否过期。如员工无法提供身份证明，原则上不予办理入职手续。这既是基本要求也是在防范最高风险。

3、劳动合同的主体要与其他档案资料的主体一致，避免不必要的麻烦；

4、领取劳保用品和工服时，不要收取任何费用。若公司一味要求“押金”，则与新员工口述清楚规则；（押金收据就尽量不要开了，可以选择建立记录档案，让员工确认签字）

5、新员工入职基础培训一定要做，可以“水”，但不能没有，内容要包含制度培训；培训后一定要签字。

6、将新员工送入部门后，要实时关注，3-5天最容易产生问题。

四、如何提高新员工入职的效率

1、效率的提升一定是在不改变必要流程的基础之上；

2、专人专事。流程类工作是一项熟练性工作，安排专人负责流程办理，是最有效的工作分配方法；

3、准备充足。提前准备好各类表格、协议。

4、时间管理：在员工填写《应聘登记表》和签订各类文书时，同步完成证件查验和物品准备。

5、类似电子档案、OA账户申请等线上操作，可以在标准流程后实施。

6、提前与新员工确认所带材料文书也是很重要的，避免入职流程的不顺畅。

（本篇完）

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　　楼主“深入了解员工入职体验不佳”后，决定“要优化员工入职体验”，对此，我是有不同意见的，具体如下：

1、填表繁琐，还是工作繁琐？

　　员工入职必然要办理相关手续，填各种表、签合同、签保密协议、签竞业禁止协议等，还要领用工装、办理食宿手续；规模大、部门多的公司，还需要到不少部门、人员那里签字审核/盖章之类的。

　　就拿楼主提到的“抱怨需要填写的表格太多”，如员工信息表和面试填写的登记表内容基本一致，感觉很繁琐。我想问同行，这样做，站在公司、HR角度来看，有没有必要？

　　我觉得非常有必要，面试填写的登记表所有信息，等员工被聘用后入职时填写的员工信息表，当然可能有重合部分，但是，入职时填写的表格，信息量更大更全，是需要HR存档的，而面试时填写的登记表由于信息量相对较少，一般不作为存档用。

　　最为重要的，我认为，为防止某些求职者在某些信息上造假，这样，两表一对比，也是发现造假者的一个手段和途径啊。

　　不知有朋友到过富士康面试和入职没有，这样的大公司，需要填写的表格、协议，需要到的部门、人员，需要等待的时间，恐怕是难以想象的，一定比本案提到的“繁琐”不知要折腾多少倍。不想再提别的公司是怎么入职填表的了。

　　那我们就设想一下入职后将要面对的各种工作吧，即使是给领导沏茶、送文件、复印打印文件，要做好，或者要做到令领导满意，有哪一件工作是容易的，哪里不是繁琐、闹心，哪有伸手即来的成绩，如果与入职时填写的几张或者几份协议来说，今后的工作一定更加繁琐、麻烦、闹心。

　　入职时的一点繁琐都受不了，今后的工作如何胜任，岂不是要退却到领导背后去？

2、半天后到部门报到，效率低吗？

　　入职办理各种手续、填表，甚至还有进行必要的公司级入职培训，所谓的“耽搁一个上午”，然后送到用人部门，这就算效率低、耽误工作了？

　　这完全是站在用人部门自身角度看问题的非常自私的看法，是非常有害的，没有大局观、长远意识，这样的管理者应当拿来狠狠批评、教育。新员工入职，难道从其跨入公司大门起，就应该直接到用人部门报到？这样，对用人部门来说“就不耽误工作”了？

　　简直是胡说八道，稍微有点管理常识或经验的人都知道，或者就拿自己曾经当过新员工来比对就更清楚了，新员工到新环境，面对新同事、新领导，前几天甚至一周都是在“观察”用人单位的方方面面，包括用耳朵听、用眼睛看、用心体会等，比如听HR讲、听老员工说，看新公司是怎么做的，与面试时讲的是不是一致，体会同事做工作、对待他人以及领导工作习惯/作风等，然后，再决定是“继续待下去”还是“留下来”还是“再观察一段时间”。

　　新员工这些心理活动，用人单位你“能够全然解决”？或者你解决时就不“耽误工作”？

　　HR办手续、要求新员工填表、签合同/协议，一边观察新员工的心理活动，及时进行入职培训，培训的内容可多可少、可简可繁，时间可长或短。短的三两句话，或者干脆丢一本入职培训教材、拿一份测试卷给员工“开卷考试”，一两个小时收卷；长的几天、一周甚至半月的都有。

　　面对长达一周或半月的完全在HR部门统一领导和组织下的入职培训，那用人部门不是早就到公司领导那里投诉“太耽误工作”了？相反，这些把入职培训或者办理入职手续弄得相对完善且耗时不少的单位，反而很少有用人部门敢去上级领导那里投诉。

3、入职也可以体验？

　　不知是我太OUT了，还是要求严格了，怎么还冒出了一个“入职还可以体验”？

　　入职就入职，就是到单位来上班、来完成任务为单位做出业绩顺便为自己获取应得的东西，这是非常正式和严肃的事情，怎么还可以体验了？难道体验不爽，你就不干了，或者没有达到你的满意程度，你就要骂娘？

　　既然来入职，就要按照我制订的流程一步步走完，缺一个也不行，不充分配合也不行，这不单是“入职”那么单纯或简单的事情，同时也是观察、考查你在态度/敬业心/忠诚度/执行力等各方面是否满足公司或岗位要求的一个方法。

　　如果非要说“入职体验”，如果我来描述这个体验，那就要让入职者感受到：规范、严谨、紧凑，绝没有随意、自由的丁点成份，必要时，在入职环节，用人单位就淘汰几个不守纪律的入职者（比如入职培训时招呼几次了还要玩手机，干脆让他马上离开），让其他入职者体验体验，这才是好的良性的体验。

4、规范入职比草草入职好处太多

　　在少单位，特别是中小企业，更特别是那些HR部门在公司话语权比较低下的单位，也就是招聘、用人、考核、员工去留等方面基本都由用人部门说了算。在这些单位，在员工入职办理、填表等方面，往往是草草了事，新员工一来，基本上就是直接到用人部门，什么合同、表格填写等就省略了，HR就用面试登记表存档，要么HR抽空到用人部门看用人部门领导脸色去找员工填写，再走审批流程，什么时候能够办下来，就不得而知了，这也是许多单位没能及时与员工签订劳动合同的原因之一。

　　如此草草入职，让员工感受到“这家单位好容易进”啊，容易得到的东西，往往就不太珍惜，于是，在人际交往、对待工作等很多方面都不能严格，用人部门管理人员也容易不管不闻不问，让其自生自灭，什么部门入职培训、员工关怀，想做就做，没想起就算了，HR有资格有权利来监管吗，这样的单位，新员工离职就成了家常便饭，离职率高的锅还得由HR来背，重新招聘填坑也是HR忙前忙后；即使坚持下来的员工，哪天不爽了，眼瞅着公司这里那里的不规范，随时可以揪起来仲裁一把，即使协调解决，也得让公司出一把血才走人。

　　这样的单位，老板也不傻，他们会统计会核算，反正打官司的员工太少太少，社保不买、走了又来，又何妨，公司挣的多，补偿给员工的少之又少，长期算下来，公司还是赚的，至于社会影响、诚信这些东东，看不见、摸不着，管那么多干什么，企业能够活到什么时候都不清楚也。

　　真心讲，如果想企业基业长青、社会口碑好、员工忠诚度高、员工离职率低、各项技术稳步沉淀增长、企业各项竞争力提升，就入职手续办理、各项表格填写、员工入职培训等入职环节来看，还是依法、规范、适合公司稳定管理员工需要为好，至于这样做有什么好处，那就是“草草入职式”的反向了。

5、宣导、培训不够

　　公司的入职流程是什么？需要办理哪些手续、填哪些表、入职培训时间多长/主要内容是啥等，不应只存在于HR的心中或随意变更，应当用制度规定好，只要经过公司领导批准了，可以发放给各个部门和公司领导，这既是政策和制度宣贯，也是对管理人员的一种培训和告知。

　　如果要特别情况特殊处理，也需要上级领导批准后实施，绝不是某些新员工、几个同事、用人部门抱怨就可以更改的，HR可以做些解释说明和引导、培训等。

6、今天满足了他，明天怎么办？

　　几个同事提到新员工入职体验不佳，反映了几个问题，就要“优化”，那些意见是代表多数人还是少数人，有没有个人色彩或喜好，有没有站在“入职也可以考察员工某些方面素质”角度思考，有没有考虑到制度、规则的严肃性并非想改就改。

　　不是说不能改不能优化，今天满足了他，明天同样会提出你想得到或想不到的问题，你满足不？如果不满足，一定会更离谱的说HR这不是那不是，如果一味满足，HR还有生存空间吗？

制订好的规则、制度，正常讲，每年底可以组织讨论、修改、完善，除非特别紧急、重要、突出的大事出现，可以临时组织讨论，而且要需要经过仔细的调查研究，绝不能是道听途说、三言两语就给左右了。

7、严控“进口”关，才会少闹“肚皮”痛

　　实事求是讲，每个单位的入职流程、内容、时长等不尽相同，基本是根据单位的实际需要和发展情况来制订和完善的。总的来说，到了我这里，怎么入职，就是我说了算，只要不违法就行，难道大家同行不是这样操作的？

　　但是，入职不是单一存在，还要为后来的员工管理以及稳定性做些准备、预防工作，防患未然、严把人才入职关，对员工管理、离职率以及减少劳动纠纷都是非常有帮助的，把那些不太认可公司文化、今后极可能会找麻烦的入职者，控制在入职这一关是最好的，甚至可以坚持“宁可错杀，也不放入”的原则。

　　员工入职到离职，其实就相当我们吃东西的过程，如果吃进去的不卫生、不健康或者不适合自己的身体实际情况，一定是要闹毛病的，只是程度不同罢了，轻则肚子不舒服，可能拉一两次就过了，重则危及甚至丢掉生命。

　　所以，不能小瞧员工入职，越重要的岗位越要多“折腾”，从折腾中发现员工不适合公司之处，员工都是被多次折腾后才适合公司的，毕竟人家又不是天生就熟悉、了解和适合公司各方面情况和要求的，都需要打磨、打造、塑造的，只是不同的人被打磨的可能性程度不同，入职嘛，也是发现和剔除可打磨性低的人一个环节，后面的试用期也是重要环节，毕竟入了职或转了正，再来剔除的难度要大得多。

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抓住这3点，轻松搞定新员工入职体验！

     文／黄兰兰，人才选拔与管理、职场成长，为管理者赋能

（文章一律原创，抄袭必究） 

大家好，我是爱写爱分享，愿意带着HR共同学习与成长的黄老师，咱们又见面了。 

《2020人才趋势报告》中指出：

如今，更多企业正在从员工体验，审视自身的一切行动。96%的人才专业人士表示，员工体验越来越重要。

员工体验可以大大提升员工对工作的参与感、责任感和忠诚度。

让新员工对工作的承诺更坚定、产出更丰富-而员工体验就是实现这一目标的途径。

而员工体验的“员工”既包括潜在员工，也包括已经进入到组织中的员工。

这里，我们主要讲的是新员工这个群体。

根据我个人工作经验总结，关于新员工的体验主要体现在三个方面：

1、“感受上”的体验

新员工入职体验，这个体验优化并非从员工报道时候开始做，而是从其接受公司offer成为公司准员工就已经开始要关注了。

有部分HR在这个环节因为没有照顾到准员工的入职体验而导致准员工放弃offer、新人到岗率偏低。

比如跟进频率低，没有及时洞察对方的变化；

比如当对方主动询问一些事情时没有及时回复或回应的含糊不清；

比如没有与对方沟通入职有无存在一些困难，是否需要支持。

其次是入职以后的关注。

从心理学角度，一个人对于陌生的事物都会保持安全距离和观察的心态，并且比较敏感。

即使有丰富工作经验的职场人士在刚进入一家陌生公司也会是这样的心态。

所以，HR需要关注到新员工的细微感受，尤其是报道当天或没有移交部门的这个时间段。

从小处着眼，小事着手。

比如新人第一天来询问交通可顺利、有无带杯子、提前安排好办公座位、设备，带领其熟悉公司周边环境、介绍给公司领导和同事。

尤其是第一天一定不要让新人一个人去吃饭。一般由招聘他的HR或部门领导来负责带领，一方面可以促进交流，同时也是个观察的好机会。

让对方感受到自己被足够的关注、尊重。

哪怕年龄再大、经验再丰富的新人，也期待被看见、被足够重视。

2、“办公环境”的体验

这里的办公环境不仅仅是物理环境，即办公地点、座位安排、办公设施等，也包括人文环境。

物理环境上：座位的安排

首先，办公座位的排位是否合适，安排的原则是和其工作交叉关系较多的同事在一起，方便工作配合和沟通。

其次，不要安排在该部门有某些工作态度消极或负能量的员工旁边。

不好的办公氛围或旁边人的言行举止非常容易影响一个新人的注意力和判断力，造成误会或因不了解情况而离职。

人文环境上：导师及氛围

需要HR和部门或老板提前沟通，确定他的导师。

这个导师一般有两位：

一个是工作上的导师，一般是其直接主管或老员工；

一个是生活上的导师，一般是HRBP或部门领导。

共同为新人创造良好的、积极的办公环境和氛围。

3、“流程上”的体验

比如入职流程办理、入职培训的组织参与、相关账号的申请等。

首先，入职签署材料一般正规公司都会比较多，这个是避免不了的。

但可以提前和对方沟通是因为什么需要签署，以及哪些地方要填写，通过什么方式提交更有效率。

其次，入职培训，不一定当日就培训或一定要培训完毕才能放到部门。

包括新人需要用到的账号、开通的相关权限，这些最好在入职之前提前走完流程，以及必要的时候给新人提供服务，让新人在任何时候、任何事情上都能知道找谁，并能很快帮他解决。

很多时候，新人抱怨的真实原因，未必是因为流程的繁琐，而是因为没有获得足够的支持。

大多数新人在入职前期还是比较配合和理解公司程序化的流程和手续的。

最后总结：

HR的工作，其实就是由很多小事情积累在一起的，非常繁杂。

但正是这些小事情，反而能考验我们的耐心和同理心。

就像阿里的HRBP，他们50%的时间是用来做员工沟通的。

我们都知道，其实沟通非常耗费一个人的时间和精力，并且似乎还看不到明显或可量化的的工作成果。

但这件事情的重要性却是巨大的，给组织带来的价值是无形的。

因为HR管的核心并不是事情，而是人，是活生生的人。

而每个人，每位员工，最希望组织带给他的是关注、关心、尊重、支持。

只有当员工的心被“笼络”，事情才好做。

这也是从业这么多年，让我感受最深的一点：只有当HR了解人选，HR的工作才会真正地轻松。

这也是为什么我一直在倡导，HR最应该学的一门学科就是心理学。

有兴趣的同学可以关注我的心理学课程，以及其他课程，均都会涉及到心理学。

和你一起，为成长加油：

我的心理学课程：《心理学在HR工作的实战场景运用》

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招聘之87——入职体验，新人想体验的是未来与味道

——入职如上门，要的是心有舒气 

做招聘，我们时常都说就如媒婆拉对象。双方见了面，谈了心，总是需要上门拜访一下的。而对于家庭的感受，也与处对象第一面的印象一样，很重要。

如果第一眼就让人觉得你的家里让人很不舒服。虽不说直接就影响了双方的感情，但至少会有一点小阴影。会给才开始的感情给记上一个小污点。

而在招聘中同样如此。

无论招聘官在面试时将企业说得环境如何好，气氛如何融洽，待遇如何优厚。但当他一到公司才上两天班，看到的是脏乱污差，感受的是气氛紧张，听到的是工资实低。

这样的上班新体验，你的感受是什么？

估计就两个字：想走了。

因此，对于新人入职初的去留之意，更在于入职初期在公司的各种体验。

一、新人入职到底都想要怎样的体验？——入职体验五字诀

在招聘的时候，我们时常都在思考着自己的企业，除上待遇外还有什么是对候选人有吸引力的？

其实就是要考虑如何给候选人一个自己的企业，很适合他的感觉就是一个吸引他的地方所在。

其实我们试着回想一下自己入职时想要体验的东西就明白了：“吃穿住行事”就这五个字，就是我们入职时最想有良好体验的东西。

吃：

吃饭方便吗？吃饭的地方环境如何？

有的企业有自己的食堂。但有食堂管理却是一看厨房脏乱差，苍蝇乱飞，蟑螂横行。看到这样的食堂，当然一般会心有戚戚兮。

而有的企业没有食堂。那么不是就近就餐，就是点外卖。这些还算方便。但就需要看价格了。如果不是太高，或者能接受。不然，一顿饭，半天工资就去了。也就没有好的感受了。

所以，员工都希望有一个方便、清洁、安静、实惠的用餐地。

穿：

企业的工作着装有要求吗？统一还是自行？是否奇装异服反现代的多？

着装要求一般的企业都还是会要求整洁、素雅。当然，不排除有的企业鼓励自由，而让员工可以随心所欲。但这样的企业，对于大部分人的感觉来说，还是企业失去了管理的原因。而不是文化。

所以，一个企业可以不要求工作着装的统一，但员工一定得着装得体。至少不要拖鞋短裤背心的啥都来。

当然，现在的时代很奇怪。在女生身上，似乎拖鞋，背心有时也成了礼服装？

住：

在公司有住的地方吗？会住得舒服吗？居住的成本如何？

绝大部分企业都会有一部分外地来的员工。他们漂流来此寻梦。但寻梦的同时也一样讲究个工作的方便。

因此，大都对住宿有着需求。

企业有宿舍，环境如何？上卫生间方便吗？卫生间清洁吗？而没有宿舍，有无近租房？房租有无补贴？

而这些，都是我们在招聘时应该要为候选人考虑好，并作好一定的安排的。凡事说在前头。自然入职体验就会好得多。

行：

在你这上班通勤方便吗？早晚班可以早晚到几点？

职场人都知道，企业免不了要有加班的时候。不是会早走，就会有时晚走。如果是住在企业里。当然没有问题。

但如果是在企业之外住宿。那么过早或过晚的上下班时间，其通勤就成了一个问题。早晚打的不一定安全。还是要有公交或者企业的班车才能更安全。

当然，如果企业能提升配车更好。或者员工有自驾车也可以，但是否有补贴呢？

而大部分非本地的员工，都不会买车自驾上班。毕竟，如果不在你这城工作了，那车开另地也不那么方便。

因此，对于员工的通勤，我们一定要有所考虑。在鼓励克服的情况下，是否能为员工提供更为方便、快捷、安全的通勤方案。

事：

在你这做事流畅吗？是不是窝工、内卷、内耗严重？

很多人都说自己喜欢做事麻利点，不喜欢做事拖拖沓沓。其实就是在说做要，要能做得一麻溜顺。而不是中间有许多的阻碍，有许多的浪费。

而在企业还有些让绝大多数人不喜欢的：流程冗长，无故加班，恶意竟争，管理无序等。

这样的情况都会造成工作效率的低下，在这样的环境影响下，同样也会将人养成一个没有效率的人。

因此，作为一个追求效益的企业，就一定要去追求工作效率。但如果时常做着重复的事，却不自知，或者没有效益的认识。那这样的体验，只能告诉员工——企业不会长久。

二、新员工入职管理，当做清洁有益事。——入职手续有程序，不重复，有价值。

1、招聘官的招聘动作至少延续到转正结束。

新员工入职了，似乎招聘官的工作就算完成了？

不，当然，没有完成。

我很早之前的分享中就说过：招聘的动作从狭义来讲，要截止于试用考核完成，员工转正。从广义来讲，招聘的工作对于该候选人来说，其实还要延续到该员工的离职之后。

狭义的招聘说法，在于招聘领进门，培养管理在部门。而招聘官只需要关注和落实在招聘时所表述的各种企业说法，同时加强各种留人的动作。以增加候选人的留存率。

广义的招聘说法，在于招聘官在招聘时的言行是具有一定的企业代表性，甚至具有一定的法律效益。这正如明星作广告代言一样。你如果没有用过，就不要去说那什么效果。否则用户用来效果相背，明星也是是需要负责任的。而更别说在该新员工的身上各种招聘对象、招聘渠道、内部招聘、离职管理等事关招聘的沟通、维护等工作。

2、做入职，我们一定要关注入职的第一印象。

在招聘的新员工的入职管理上，一定要明白“己所不欲，勿施于人”、“良好的开端，等于成功的一半”的道理。

要为新员工一个良好的入职体验。给员工一个舒心的入职体验，就能增加新员工对在本企业的职业生涯会很舒心的信心。

★招聘三表。

说到入职。我们一定要知道在招聘前中段的工作中所要接触的三个表：《个人简历表》、《应聘登记表》、《入职登记表》。而有效的运用这三个表，就能让员工的入职流程更为顺畅一些。

只是这样的三个表，有的企业需要全套接触，而有的则可能两个，甚至有的只用其他一个。这只是对员工招聘与入职的管理认识不同而已。

但这三个表事实上，都得有其具体的区别和作用，见表1。

表1：招聘中的员工三表

简单的说：

个人简历表，是员工想要我们知道的内容。

应聘登记表，是我们招聘的岗位中需要知道的内容。

入职登记表则是表明其正式入职，并进行信息的认证、入档的重要依据。

★应聘登记表的作用。

应聘登记表呈现的功能与作用

为此，我们可以看到，在做设计的时候需主要考虑三部分功能：

一是候选人的应聘登记。二是面试官的面试评价。三是企业的存档佐证作用，属次要功能。

因此，在应聘登记表中，个人信息可以相对简单。但对于能力论证的学历、经历等内容却一定要相对更多。

★入职登记表的作用。

入职登记表是对通过面试的候选人，确定录用并进行入职登记的一个过程证明性文件，其作用是为了管理。主要为其表述的真实性与评估其发展，为后续的员工管理及人才发展管理起作用。其主要作用指向工作管理。

因此，其一般要有两大块内容：一个是工作的管理指向。二是人才的发展指向。而这两个指向具有不同的作用，一防风险和应急，三做管理和培训。具体的入职登记表功能示意，如图所示。

入职登记表的功能作用

那么在进行员工入职登记表的设计时，要考虑就的是能力论证可少一些，信息和证明却要求全面。

• 信息一定要全，资料证书要核对。

入职登记表应当包括与单位决定录用有关的所有基本信息，如学历、履历、从业资格、培训经历、健康状况、社保卡号、银行帐号等等信息。而对于需要验证资料提供复印件的也要尽量与原件进行核对。 而对于资料的收集、手册规章的配发等，一定要形成一个递交接收清单。

• 对企业的工作安排要有指向。

在入职登记中，应当指向员工入职后的工作岗位、职责、工作内容、要求及职业禁忌及防范等事项内容。并要让员工确认企业已经告之，以此形成一个有效的证明。

• 对家庭成员与应急联系确认要清晰。

在企业管理中，我们要既要激励员工为员工解决后顾之忧，但也同样要防范员工故意不接受公司联系的情况。因此，必须要在登记表中明确其家庭情况，认可的紧急联系人及地址，并确认其在不能接收到联系时，以联系到该地址就确认其接收到公司的信息联络。

• 真实性承诺一定要有。

作为入职前的最后一关，为了预防将来可能发生的纠纷，在设计入职登记表时，应该设置员工对上述填写内容的真实性承诺，并让员工亲笔签名。

其内容一般含有：

保证所提供信息的真实性，不存在任何程度的虚假陈述。否则将视为欺诈，公司有权随时解除合同。承诺认真学习公司在自己入职时配发的员工手册及制度汇编的内容，并严格遵守各项规定，如有违反，本人愿意接受公司有关规定处理。

而这样的提示内容可以在备注中进行要求抄写。也可直接在登记表中进行浅淡打印，由员工直接抄写，签字。

当然，在入职办理的时候，别忘了配发相关的办公用具及手册等管理规章。

这样应聘与入职两份登记表各有侧重点不同。那么员工在填表的时候，自然就不会感觉到有多重复了。而感觉自己在做无用功了。

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HR打怪晋级系列丨31.另辟蹊径，提升新员工入职体验

        今天的话题，我想是众多面试者心里的疑问，也是他们抱怨最多的点。年轻的时候，我自己也不太能够理解，而随着当上管理层，开始重视这些希望被取消的“多余环节”。

0.1该填的还是得填

        《员工入职信息登记表》和面试填写的《应聘登记表》确实有点重复，但《应聘登记表》主要是为了让面试官抓住候选人的核心信息，因为有的候选人简历非常简单，而有的候选人简历又非常详细，所以填写面试登记表还是有必要的。另外，通过字迹，也能作为候选人是否认真、重视这次面试、性格大概是什么样等参考项。

        《员工入职信息登记表》是必须填的，相比于《应聘登记表》更加的详细，会有身份证号、居住地址等隐私内容，填好后放人才档案里，供社保局备查。而且相比于《应聘登记表》的应付式填写，《员工入职信息登记表》则要认真、正式的多。

        另外，从风险防范的角度来说，该填的还是得填，该签的还是得签。随着新生代员工不断的知法懂法，企业更要提升法律防范意识，毕竟“流氓不可怕, 就怕流氓有文化”。我们企业，目前需要填的除了面试时的《应聘登记表》，主要是《员工入职信息登记表》、劳动合同、员工行为规范、员工手册签收、保密协议、廉洁自律协议。

（风险防范型《员工入职信息登记表》）

02.以产品思维做人力项目

        什么是产品思维？我觉得网络上的这个观点，说的比较好：思考，更接近用户的思考；行动，更高效的行动方式；结果，更优的输出结果。产品思维就是站在用户的视角，基于其需求洞察及分析的能力，使用科学的生产方式来打造一种产品或服务来满足用户，并获得一定成果的方法。

        因此，我们首先要做的是，站在新员工的角度来思考他们的需求。刚进入一个新的公司，对公司的文化与环境、部门的环境、部门的人员、领导风格等都不熟悉，感觉自己是个“孤独”的存在，处于一个敏感而脆弱的时期。这个时候就是要增加新员工的安全感，安排专人负责与陪同。（最好是部门的员工，毕竟HR都是很忙的。）

        其次，从细节处着手，以规范、贴心来温暖员工内心。从入职前2天的提醒话术，到前台专业的指引，专门的的接待室，备上热水、饮料（不要在人资办公室直接办理，乱糟糟、不正规就算了，还影响其他HR工作），再到全程面带微笑，并帮带办理邮箱、OA等各类事项（不要让员工自己一个个部门的跑，一个个找相关的对接人，会“心累”、感觉“冰冷”），让新员工感受到企业的“善意”、“关心”、“呵护”。

        再次，加入娱乐元素，设计仪式感。例如，新员工入职闯关卡，从精美的卡片设计，到精心的活动策划，让原本枯燥的入职办理，变动有趣、好玩。再如，人力资源部将新员工交付用人部门时，可以设置交付仪式，三方签字按手印，并现场签署师徒协议等文件，要严肃、郑重。

03.延长交付流程

        “新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作”。天哪，这个抱怨从何而来？新员工能那么快上手？第一天就能去工作？起码从我自己的职业生涯来看，我入职新公司的时候，第一天纯属办理手续、了解企业环境、部门环境，基本没有工作开展，企业、领导也不会立即给我安排工作。

        而对于公司的新员工，无论是从HR的角度还是部门管理者的角度来说，也从来没有过第一天就让新员工开展工作的情况。当然，也不排除非常紧急的情况，例如急需这个人赶赴某某项目。但也不会第一天就开展工作啊，基本也是在路上，哪怕当天到了项目现场那也是“坐镇”那里，难道还能指望他立即指挥大局？

        所以，从这个角度来说，我觉得不仅不要缩短这个流程，还要延长交付用人部门的流程。第一天完全可以让人力资源部的小伙伴，或用人部门的专人，带领新员工办理各类手续、熟悉公司环境（食堂、宿舍、生产车间、办公环境），并参加基础培训课程（面授、视频课程），详细了解公司战略规划、企业文化、规章制度、产品、市场、福利政策等，经过考试合格后，再交付用人部门。

生活有苦有甜，才叫完整。日子有阴有晴，才叫自然。共勉！

好了，本次话题就到这里，我是专注分享干货与实战技巧的帅气大叔郑军军，我们下次再见！

（本文系个人原创，版权所有，任何形式的转载都请注明出处或联系本人，侵权必究！）

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