入职手续办理第一位，体验第二位

作者他乡沈冬青更新于：2021-07-04 15:49 37295

内容来自 2021-07-05 打卡话题观看本期直播

最近做员工访谈，有好几位同事提到公司新员工入职这一块体验不佳，深入了解后总结了以下几个问题：1、新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；2、用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。面对这些问题，我们决定优化员工的入职体验。想问一下各位大咖，咱们都是如何做新员工入职管理的，应该如何优化流程，提升入职体验呢？

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入职手续办理第一位，体验第二位

最近做员工访谈，有好几位同事提到公司新员工入职这一块体验不佳，深入了解后总结了以下几个问题：1、新人抱怨需填写的表格太多，特别是员工信息表和面试填写的登记表内容基本一样，感觉很繁琐；2、用人部门抱怨入职流程效率太低，新员工经常需要一个上午的时间才会到部门报到，耽误工作。面对这些问题，我们决定优化员工的入职体验。笔者个人认为在新员工入职手续办理上面，应该是手续办理是第一位的，体验是第二位的。

根据本期案例描述的，如果一味地提升所谓的入职体验，降低或减少入职手续的办理，如果后期出现新员工试用期不符合录用条件，或者员工在工作期间严重违反公司规章制度等情形，如果HR在入职过程中，没有将如此手续办理清楚，后期出现的这些矛盾或者纠纷，难道由用人单位的经理去负责处理？根据笔者的理解，这些个部门经理甩锅都来不及呢，怎么会帮助你去承担这些所谓的工作责任呢？

因此，从人力资源招聘工作严谨性、必要性、负责性去评价，入职流程手续的办理必须花费一定的时间，而不是一味地以所谓的体验差去衡量。正常情况下，新入职员工的手续办理，可以进行优化调整，比如《应聘登记表》的填写，可以在应聘的时候就可以填写了，这样子在入职办理的时候，就不用再去填写《应聘登记表》。至于用人部门所说的半天手续就延误工作开展了，那么用人部门对招聘入职手续的认知处于低级水平，最起码他们觉得这个过程可有可无，或者说人来了，直接进部门工作才好。

作为一个HR，新员工在入职时应该要如何办理符合规定的的手续呢？具体内容如下：

（1）收集相关文件。身份证是用以证明个人身份信息的凭证，其复印件是就业必不可少的证件之一。另外部分企业较特殊，也要求员工提供学历毕业证/健康证等复印件。

（2）工作证件办理【如果你们公司不办理工作证，可以忽略此条】。工作证件（工牌）是作为公司人员的凭证之一。一般工牌分为:临时工牌、上岗证、正式工牌等。工牌包括的内容一般有:公司logo、公司名称、行政盖章（多数盖在员工照片上）、员工姓名/职位/工号等。

（3）《员工手册》及相关制度培训。《员工手册》是公司规范员工行为举止的框条，员工熟知企业的规章制度有利于减少更多不必要的错误或处罚，对企业则提供更大的管理方便。相关制度包括：职业禁忌制度、财务报销制度、工资发放周期、绩效考核周期、试用期考核要求等。

（4）《安全手册》方面的培训。安全手册内容主要包括各种可能性发生的危及生命的情况以及一般应对/逃生方法。例如“各种紧急电话号码” “灭火器如何使用” “公司逃生路线平面图”等。熟知安全手册有利于防患于未然。

如果你们公司是属于门店经营性质的企业，安全方面的培训，还涉及到顾客的安全管理，比如很多购物广场有电梯使用安全等，必须强化顾客方面的安全管理意识。虽然这个可能属于特殊行业的要求，但是如果你所在的企业就是这种类型的，就必须强化新员工的安全意识和顾客意识。

有的时候顾客在你的场所里面受到伤害了，索赔的金额也是比较高的，如果协商不成，也会造成第三方侵权责任官司缠身，对你们人力资源管理部门也是一种工作压力。后期领导肯定会追查管理责任，这个责任不会因为用人部门说的体验差，就让用人部门去承担责任，人力资源部门作为企业第一个用人关口，这个关口还是自己把控住比较好，不要把希望与责任寄托在他人身上。

（5）签订《保密协议》或《竞业限制协议》。《保密协议》是受雇方工作上涉及到雇方机密的，要保证不外漏相关事宜，否则对雇方造成利益损害的，受雇方需承担一定的法律责任。个别企业有其他要求的则还需签《竞业限制协议》或不得从事兼职工作的承诺书。

竞业限制协议与不得兼职承诺书，其实就是对企业的技术秘密、商业秘密进行一种保护，如果人力资源部在入职的关口，没有将此类文件签字确认，后期员工与企业发生纠纷了，这种责任又有谁帮人力资源部承担呢？

（6）办公环境引导与更衣柜等安排。新员工到达新的工作环境，对公司事物、事务、人员都是陌生的。人事有必要引领其认识认知内部人际。另外，个人办公位置与个人物品储存处等安排也是需要用心安排的。

总而言之，入职手续办理第一位，体验第二位。新员工的入职手续办理是必要流程，而不是可以忽略甚至省略的流程，但是我们在可能的情形下，可以将流程完善或细化，在时间许可的条件下，尽量将时间压缩，以最快的速度将新人送到用人部门。

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全部评论(45) 我参与的评论

29楼千夏999

入职第一要义是手续的完整性，因为这在后续的的劳动合作中，关系到劳资双发的合法利益问题，因此办理入职手续花费一定的时间是合理且必要的；其次，至于手续的流程及表格的形式，则需要根据公司管理运营的实际需要设计，或细或简，但是入职必要信息及约定需要完善；另外，注意员工入职体验，从态度、细节、小事方面着手，覆盖员工食、宿、工以及日常生活体验，有一定持续性的帮助新员工尽快融入团队，增强其归属感。

2021-07-05 18:31:48 回复赞(0)

28楼张佳娜

从人力资源招聘工作严谨性、必要性、合规性评价，入职流程手续的办理必须花费一定的时间，相关的信息登记表单、合同、协议等书面资料必须严格签署完毕，否则后期出现劳动纠纷时，将让公司处于被动的局面。当然也需要从一些细节上考虑提升新员工的入职体验，比如新人第一天来询问交通可顺利、有无带水杯、提前安排好办公位置、带领其熟悉公司环境、食堂、宿舍、介绍给公司同事、安排老员工帮带工作等，让对方感受到自己被关注。

2021-07-05 17:44:22 回复赞(1)

大卡

@张佳娜：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 18:01:01回复

27楼大卡

沈冬青老师——
本篇文章来自沈冬青老师的分享。大家可以在评论区多多留言与老师互动，也可以点击老师头像订阅，关注老师最近上线的《详拆绩效考核之【关键事件法】》课程！

2021-07-05 17:31:06 回复赞(0)

26楼 wyy33

新员工的入职手续完善和细化都是有必要的

2021-07-05 15:35:04 回复赞(0)

大卡

@wyy33：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:32回复

24楼小金鱼0903

说的太有道理了！

2021-07-05 15:33:35 回复赞(0)

23楼艾宇2013

打卡

2021-07-05 15:32:38 回复赞(0)

22楼河海

如果一味的降低减少手续办理，虽然速度提升了，但是后期如果发生什么状况谁也负责不了

2021-07-05 15:31:43 回复赞(0)

大卡

@河海：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:38回复

21楼三三毛毛

打卡

2021-07-05 15:31:05 回复赞(0)

20楼海涯路

入职资料填写，入岗培训、工作熟悉、环境熟悉，缺一不可

2021-07-05 15:30:30 回复赞(0)

大卡

@海涯路：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:41回复

19楼小白是我

把工作流程标准化，避免混乱不堪的表现也是提高效率的一种方法

2021-07-05 15:29:47 回复赞(0)

大卡

@小白是我：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:43回复

18楼清晨第一缕

持续并经常与新员工进行沟通交流，是能掌握新人情况的比较直接的方式之一

2021-07-05 15:29:05 回复赞(0)

大卡

@清晨第一缕：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:45回复

17楼 S_1336354637

根据不同的公司性质，各个重点也是不同的，你要不做好这块的提前告知，出了事谁负责

2021-07-05 15:28:29 回复赞(0)

大卡

@S_1336354637：您的评论写得非常好，希望您多多发表自己的观点，如果喜欢老师的教学文章的话，可以给老师点点关注，打个豆子，奖励一下老师哦~~

2021-07-05 17:35:48回复

16楼他乡沈冬青

大家想知道沈老师之前如何办理入职手续的吗？借评论区与大家再分享一番：
1、不发Offer，但给候选人一个入职手续办理清单。这个清单上面有需要报到时携带的证书及资料等。比如毕业证书、户口本、身份证、计算机等级证书等。
2、入职当日，复印相关材料，并由员工签字确认。
3、查验体检报告、离职证明原件。如果体检报告因为报告未取（实际已经体检），这里需要候选人确认体检报告递交事件（签字确认）。如果离职证明原单位未开具，一定要新员工签一个入职承诺书（内容包含原单位风险、事实已离职、无需单位承担连带责任等）
4、员工手册及规章制度培训（包含安全培训）。员工手册培训的笔试试卷内容是一张A4纸内容（正反面），内容主要是填空题、简单题（不出选择题及判断题），出填空题、简单题是有用意和目的的，培训方式：人多的话，会议室PPT统一讲授，人少的话，自己看员工手册。员工培训笔试采取开卷抄答案形式。安全培训内容是A3纸内容（正反面），内容主要是填空题、选择题、判断题、简单题，笔试采取开卷抄答案形式。
5、在此期间，让员工签订劳动合同、合同签订确认台账（用Excel做的表格打印出来装订，我打印了500人的规模，来一个签一个）、其它需要签订的材料（如保密协议、廉洁工作承诺书等）。
6、经过1个星期（5天）的培训折腾，结束后就将新人送至部门开始试用。
上述内容仅供参考。

2021-07-05 12:00:22 回复赞(2)