离职管理，不是离职才管理

作者董点先森丨董超更新于：2017-11-01 15:14 68020

内容来自 2017-11-02 打卡话题

　　离职管理作为一项基础工作，大部分公司都建立了规范的操作流程，但是在面对员工离职时，还是会遇到颇为头痛的问题。我们是一家成立5年左右的公司，现有一名老员工离职，也按规定提前一个月告知了公司，但是交接了三周之后，尚有多项工作未能交接完毕。同时该名老员工也比较自私，涉及到其岗位核心技术的工作，都交接的比较模糊，导致接手的新人不能尽快熟悉岗位工作。
　　请问各位牛人，我们该如何做好员工的离职管理，把员工的离职风险降至最低？

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离职，是员工在企业的一段职业生涯的结束。在离职环节上，人才流失会给企业带来损失。这个损失，一种是有形资产实际损失，如客户流失，资料缺失，合作方的中断；另一种是无形资产损失，即对雇主品牌造成的负面影响。

俗话说，天下下雨娘要嫁人，一个员工下定决定要离职的时候，公司是拦不住的。但是，这不代表说，公司就什么都不能做、不去做，眼看着员工的离开。在离职管理这块，我认为可以从以下几个方面来进行。

离职管理，不是离职才管理 制定规范的离职流程

一般较为规范的离职流程，可以说从根本上杜绝了很大的离职风险。包括：离职申请、填写离职单、工作交接单、办公物品交接单、离职面谈、交接审批单、社保公积金停缴、户口档案党组织关系转移、离职证明、离职材料存档等手续和环节。

离职工作必须注意每一个细节，需要讲求技巧，同时要有文字、数据、签字等记录。员工的流失，往往是无法挽回的，只有尽量减少损失，规范操作，备用金、办公用品、公司重要资产、商业资料、技术资料等，方可有效的规避流失。

同时，离职管理必须有相应的管理办法来确保整个流程的正规性、合法性。员工需要按照规定提前30天发出离职申请，公司也应该规定只有根据岗位职责把所有涉及到人财物的资料做了详细的交接转移后，才能进行离职审批手续的下一步。以此，来确保公司重要的信息不漏掉不流失。

离职管理，不是离职才管理 加强商业秘密管理

商业秘密和核心技术是企业重要的知识资产。该资产的流失，对公司而言将是莫大的损失。

可通过以下两个方面来加强管理。

第一， 建立严格的信息控制制度。

首先，上级有权不定期检查下级的业务资料和电子档案，下级有义务定期上报相关业务信息报表和数据。相关的电子信息与纸质资料应该及时有序的归档，由档案管理人员专职负责管理。然后，信息的使用级别应有明确的制度规定，不同层级的人只能获取到对应级别的信息资料。接着，可设置信息管理中心，根据不同层级权限的不同，共享同一层级的信息。这样有利于在同一层级某一人离职的情况下，信息依旧是全面而通畅的，不至于造成信息断档的情况。最后，办公场所内，针对重要信息应有特别的保密措施，纸质档资料应有保险柜或专职保管人员，电子档资料应有不同权限管理员。

第二， 脱密期和竞业限制的运用。

对于去意已决的核心人才，或掌管较多关键信息的人员，首先要做的就是停止其工作，进入脱密期，禁止其继续参加相关工作。要对所有资料，包括工作笔记等，全部上交。

对于脱密期的管理和操作，也应该有一个合规合法的制度保障。同时，要善于运用竞业限制。一般来说，高级人员都要在入职的时候签订一份竞业限制和保密协议。

离职管理，不是离职才管理 注重离职面谈

标准化的离职流程一定包括离职面谈。简单来说包括以下几个方面。

第一，参加离职面谈人员。离职人员和员工关系HR是必须有的，但建议和员工直接主管以及员工相熟的同事也谈谈。

第二，注重离职面谈的原则。不应该把离职面谈当成一种任务，草草了事，而是应该当成一种了解公司的途径。面谈地点相对安静，环境放松，让员工有说出真实想法的冲动。时间要足够，不要利用抽烟的几分钟时间，那样根本什么都谈不出来。问题要开放，不要像结构化面试一样，一板一眼的，效果会很差。最后，也是最关键的，一定要让员工感受到你的真诚，不然他真的什么都不会说。

第三，做好离职面谈的准备。时间段的选取、离职者的资料、离职的申请表单、以往的考核记录等等，都可以作为离职面谈的准备工作。不要着眼于一点，有时候放大、看多，才能看到重点。

第四，离职原因分析总结。面谈是过程，总结才是重点。针对问题要查找出原因，并提出改善建议。

如果要再说细一点，欢迎大家点击我很久很久之前写的一篇总结：

离职面谈究竟如何谈（https://www.hrloo.com/rz/14144234.html）

离职管理，不是离职才管理 加强离职员工管理

不得不说，大多数员工离职，多半是对现有公司的至少某一方面是不满意的，而不是说该员工有多差劲。既然如此，离职员工的管理也是非常之有必要的。这一点我已经提到过很多次。离职员工本身也是招聘渠道的一种，不管是说离职员工的回流，还是通过离职员工的推荐与介绍。再谈下去，就涉及到雇主品牌的建设问题。慢慢体会，不多赘述。

总的来说，离职风险防范，应该包括以下几个方面。

●与离职管理相配套的规章制度

●注重离职程序的规范性与合法性

●完善离职员工工作交接的流程

●妥善处理离职员工薪资福利的问题

●相关人事档案（户口、档案、党组织关系）的转移

●离职手续文件的签署

●对于擅自离职和不按规章制度离职员工的处理措施

再多说一点，很多迹象都可以表明员工有离职的倾向。比如，频繁请假，工作热情度降低，开始整理私人物品和文件，同事关系处理不如以前等等，多半表明该员工已经“身在曹营心在汉”了。作为HR，除了自己专业的工作要处理，更要眼观六路耳听八方，实时洞察公司员工的一举一动，只有这样，才能把预防工作做在前，不至于被员工打了个措手不及。不过，话说回来，所谓的专业，难道是指对人力资源六大模块有多熟吗？如果你真这么想，那还是考虑一下你是不是真的适合做HR吧。

离职管理，不是离职才管理