HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

【HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？

  我们公司最近准备推行无纸化办公，由我们人力部门开始试点，试用一段时间后发现确实能提高工作效率，但是随之而来也有部分疑惑。以前的各项文件都需要相关人员手写签字，各种合同、人事档案、领导签字文件堆积如山。如今虽然可以线上审批，但不知道是否具备法律效力，哪些文件必须有纸质存档。

请问各位牛人，HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险？】

线上线下配合好，风险才有可能防得了

【写在前面的话：恰逢期末，家有小崽，这班是不可能任性的加了，文也暂时停更了，跟系主任请了假，下周三、周四小崽才能考完，所以，大家见谅哈。

话说，我家小崽30分作文扣20分——原因是字数不够，磨磨蹭蹭写不完，把他爸给急的，火上房，我说，急什么急，这小崽明显就是没开窍，写文章这件事跟怀孕一样，时间长了、有积累了才能显露出来，还是看书少、写得少。比起写作文的小崽，各位三茅的兄弟姐妹幸福多了，虽然各位可能在工作中遇到这样或那样的烦恼，但是你们见过一个小孩对着作文纸绝望得抹眼泪吗？So,我们这些大人，真心的幸福太多了！】

一、OA协同办公的优势所在：

2017年11月份，我们从中国知名的券商（麦子店高盛）聘请来了一位技术总监Y，负责公司的IT建设工作。

作为一家成立十几年的投行，我们竟然没有线上的OA系统，让Y先生感到不可思议，连忙问我，平时老板们空中飞人的工作节奏，我们都是怎么进行正常的工作审批的。我回忆了回忆即将过去的2017，别看各位老大们一年恨不能有200天在外面飘着，还真心没怎么耽误过正事的审批——现在有了微信，比如我们HR部门吧，如果有事情，直接跟老板微信请示，老板批示直接截图作为批示依据存档，该签合同的签合同，毕竟不耽误盖章，至于签字，等老板回来后补。

当然，我跟Y建议，最好建立协同办公系统，也就是OA，这样可以大幅提高工作效率。Y跟老板、财务合伙人提出OA办公系统的方案时，老板跟财务合伙人请Y回答为什么一定要建立OA系统？Y从他的专业角度，跟两位领导进行了解释，两位合伙人很快批准了这项动议。

在两位合伙人还没有批准Y的方案之前，财务合伙人S问我OA能给办公带来什么好处？我说，我的解释肯定没有Y专业，毕竟人家是搞技术的。

S：“让你说，你就说，咱们公司目前50人，这个规模有没有必要上OA?”

我：“虽然咱们员工50人，但是在北京、重庆、深圳、硅谷、纽约办公室分散办公，而且各位老板们业务繁忙，现在虽然有微信审批，但是微信截图不容易长期保存，而且这不是规范的解决问题的办法。如果上了OA，第一就可以在网上进行呈批阅件，老板们可以在手机端批OA，即使出差也不耽误。批完了，系统自动存储，我们也可以实时知道审批进程，还可以催促，提高办公效率，这是OA的第一个好处。”

S:”那还有吗？”

我：“第二个好处是促使各个部门理顺工作流程。上OA，前提条件是要各个部门梳理清楚自己的工作流程，虽然我们流程都有，但是，你让大家找单独的时间总结、梳理，还真没这时间，这下既可以梳理流程又可以为OA做准备，为规范化管理无疑开了个好头。”

S:”确实。有没有第三点？我就是想多听听，投资上一套系统花不少钱，再加上纽约、硅谷，这投入又得翻几番。”

我：“硅谷、纽约可以先放放，可以作为第二期任务，毕竟人少吗。第三个好处就是能够比较直观的衡量工作量——比如，财务部审核报销笔数、比如审核请款笔数，这都是平时我们难以衡量的，但是有了OA系统，很容易就能把结果得出了。”S听了没有表态。

大老板问我OA有什么好处时，我只回答了——您以后可以在手机客户端审批财务、人力事项。很快，Y的报告得到了审批，OA建设已经列为2018年IT建设的重点工作之一。

Tips1:OA系统不仅可以节省纸张，更可促进组织梳理、规范管理流程，提高办公效率。

Tips2:要想把OA真正的潜能发挥出来，以我的多年使用经验，OA上线之后，OA不是隔绝各个部门的沟通，而是会促进部门之间的沟通，线上审批的严谨流程，配合线下及时沟通，在提高办公效率的同时，会更好的促进组织的协同、融合。

Tips3:OA的优势不一而足，我总结概括的也不一定全面，仅供参考。

二、线下与线上配合，防范用工风险：

在Y的OA建设审批报告获批之后，Y组织了各个业务部门的单独沟通会，把流程梳理模板给到各个业务部门，同时也征求大家对OA各模块功能的意见与建议。

我按照沟通会的模板，很快将HR的各个流程梳理完毕答复意见如下：

流程线上的详见Excel表格，严格按照规范要求填写；不建议放在线上审批，要走线下审批的流程如下：

1）offer审批流程：公司密薪，如果大Boss把未来OA相关权限给到助理，我们无法去防范老板助理看到作为审批附件的offer letter，建议走线下。

2）新员工入职流程：入职表格建议线下填写并且签字，或者是线上由新员工填写，打印出来由新员工入职当天签字，新员工入职表格必须要有新员工入职当天签字，建议可以开发线上填写模块，但是要有打印签字流程；

3）特殊考勤管理：加班审批建议走线下，要有相关领导及员工签字，原件留人力资源部。

4）离职流程建议走线下——各业务部门及相关领导审批完毕，拟离职员工签字确认之后,人力资源部将《离职审批表》存档备案，然后开《离职证明》。

5）调整薪酬审批走线下，原因同offer审批。

3.建议增加模块：建议增加员工个人知识管理模块——Y答复，他已经在考虑租用“公有云”作为我们知识共享、文件存储的基础架构，当然，这是另外一个Y要在2018年进行的大项目。

Tips1:线上的流程只可防君子，线下流程防的是小人，线上、线下并存，让我们对未来也许的陷阱多一些应对的子弹！

Tips2:人力不是单打独斗的部门，应付起江湖上的腥风血雨，我们还要有法务、技术、财务等部门的协同配合，才能让我们有可能最大限度的规避风险。

Tips3：科技只是工具，工具不会阻碍我们沟通、进步的，OA无疑提供了我们一个跨部门交流的平台，把线上审批节省下来的时间多一些用于跨部门的沟通，你会发现工作这个场所的多重美好！

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  前几天我去大白兔77老师的企业参观，据说无纸化办公建设的非常好。结果闹肚子，蹲了一个上午才被人发现。无纸化办公~厕所为什么没有纸！不科学~

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     HR如何更好的推行无纸化办公，规避法律风险?

     这个题目我要拆分一下，HR如何推行无纸化办公，洗律师如何避免法律风险……

     嗯，这样打卡就轻松了，一行有一行的钱要赚。毕竟我怎么也赚不了洗律师的钱。

     但是，洗律师。你们懂得。TXT……

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  So正经一点，劳动关系请参照各位其他劳动法达人的卡，今天来讲讲无纸化办公如何推行的问题。

  首先要明白一个道理：如无必要，勿增实体。——奥卡姆剃刀定律。解释是，切勿浪费较多东西去做，用较少的东西，同样可以做好的事。翻译成白话文就是，别觉得人家的东西高大上，能不用其他资源就把事情弄好，就别弄来一些奇奇怪怪的东西，真的需要了再去增加。

  无纸化办公就是这么一个事情，无纸化和传统流程究竟有什么区别？这个问题我来帮助各位看官弄清思路。

  一、任何形式的办公都是为了加速企业的流程，而企业流程是一种工具。设立流程的目的本质上是为了更好的为我们服务，如果事与愿违就如同做了无用功，甚至阻碍。

  二、任何工具都有适用性，企业的不同发展阶段会产生不同的问题，而不同的工具就是为了解决问题而产生的。所以选择工具的时机非常重要，不要迷恋而要看清现实。千万不要因为老板某天听了某场推销说无纸化办公好，回来就被老板洗脑，请坚定的帮助金主达成合适的企业管理和企业战略，这才是最重要的。

  三、任何事情都有两面性，无纸化办公能带来很多好处，例如：数据统计及时、信息传递快捷方便、能保存文件资料的完整性和安全。但同样要看到无纸化带来的坏处。例如：劳动争议产生的问题。所以一切事情都没有绝对，增加成本的事三思后行。

  以上就是我在公司内部对着老板和系统经理说的观点。1、要对企业有用2、要符合企业现状。3、要分析到位。

  搞明白以上三个事情，然后我提出一个建立推行无纸化办公的步骤。

  第一、结合公司现有的流程。无纸化办公对应的是有纸化办公，而有纸化办公对应的是各部门的岗位流程和信息传输的过程。这个过程意味着企业的运营和价值链，而任何流程不管有没有纸，这个流程本质是不变的。

  第二、分析数据和数据价值。无纸化办公有好多好处，例如速度快效率高、做的事情都有记录。并且还能帮助我们系统的计算每个流程环境的频率次数，以及相应的数据直接提取和计算，减少了大量的人工成本。如何充分的发挥这些优势，而不是将原来手写的内容变成敲键盘这需要对企业目标和需求有整体的优化思维。明白数据的来源才能使得企业的办公系统最大化使用。

  第三、双管齐下的适应。如果从传统办公到无纸化办公其实是需要时间适应的。而必要的双制度同时存在是能使得员工充分过度，并且在适应无纸化办公系统时候收集反馈问题，制作相应的教学视频，同步进行培训等都是非常好的执行手段。

  第四、制度的规范补充。流程改变以及对于人员的调整后，需要通过很多模拟思考以及实际的操作进行制度的补充规范。避免不必要的麻烦以及能使得员工更快接受和适应这样的办公软件，除了培训和时间过度，还需要对于制度的规范和协调。

  以上是乾元对于无纸化办公的思考操作步骤，也是目前现在企业在做的几个步骤。其中比较难的是第二个步骤和第四个步骤。

  对第二个步骤里面将很多通过人力统计计算分析的内容统计到系统里自动生成。但是同时等于是将原有一个人的工作同时分摊到整个流程环境上。这其实并没有降低劳动力，只是一个工作调整。所以在这个方面依然学习和摸索。

  对第四个步骤主要是针对员工的使用和劳动法律风险的补充规范。但是公司实行无纸化办公的的确确会产生很多劳动风险。根据2015年2月4日起施行的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条规定：“视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料，适用电子数据的规定。”所以无纸化办公虽然也能视同提供劳动争议案件的电子证据，但是，鉴于电子证据可删改性较强，尤其劳动争议案件中涉及OA系统及企业邮箱中的电子证据，仲裁部门会认为用人单位可自行通过后台操作系统进行修改。会结合当事人的陈述、书证、视听资料等其他证据综合分析得出结论。也就是说电子证据不宜单独作为定案依据。Ps：蛋疼不？

  最后总结一下，思考明白自己真正的需求，再来推行无纸化办公！

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今天的主题是：推行无纸化办公，规避法律风险

话题中涉及到的几个要点

背景是①准备推行无纸化办公②人力部门开始试点

现状中

成效是①确实能提高工作效率；

问题是②存在部分疑惑

为了说明问题：对比了下过去和现在

以前的各项文件都需要①相关人员②手写签字，③文件堆积如山（文件包括：各种合同、人事档案、领导签字）

如今①虽然可以线上审批，②但不知道哪些文件必须有纸质存档{才具备法律效力}。

一、先谈谈背景

首先，准备推行无纸化办公，说明目前还是推行有纸化办公为主，即无纸化办公在该公司还不是主流，未实现普遍化。

其次，开始试点与准备推行是相辅相成的，因为准备推行，所以有这个开始试点的阶段。试点是指全面开展工作前，先在一处或几处试做，先看看效果怎么样，好的话，就全面推广，不好的话，就及时停止，损失也不会太大。这个公司选择了人力部门来试点，这真奇怪？是老板脑洞大开？认为人力部门可以代表整个公司的缩影？还是认为人力部门不太重要，试点失败也不会对公司造成重大损失？或者是两个都有。

这个问题打住，不继续往下讨论，既然选择了人力部门来试点，那人力就好好做吧，接下来，我们看看试点后的成效及问题。

二、接着谈谈现状

现状包括成效和问题

（一）成效是确实能提高工作效率

工作效率是什么？就是工作效率＝工作量／工作时间，工作效率的提升意味着同等工作时间完成的工作量提升，或者是同等工作量用更短工作时间内可以完成。这个表示的是无纸化办公的优势所在，速度比较快的意思。

案例涉及到的有纸化办公改为无纸化办公审批，这个好处多多啊，省纸，方便啊。这是节约办公资源利用率提升的表现，也是从侧面角度展现了工作效率的提升。

三、最后谈谈对策建议

我认为基于以上的几点分析

（一）用无纸化办公打草稿是较为合适的选择，但是切记要多备份，最终定稿版得用有纸化档案留证据。

这点对策是针对上文所提的停电瘫痪，或电力的中断而造成资料读取困难或者损失，紧急情况需要资料作为证据的危险状况的。打草稿用无纸化办公，这个是工作效率提升和办公资源有效利用的的必然要求。备份在有纸化办公或是无纸化办公都是需要的，也是容易出差错和纰漏的。实际上，最后用有纸化档案存底，也是一种备份手段，这是将两种办公方式先结合的手段。

我们其实也常用另一种手段，就是扫描，把纸质材料用电子设备保存起来，这是异曲同工的额。

（二）网络和黑客攻击方面，最好是采取局域网的方式，多道防线，避免直接接触互联网的风险

这是防范风险的现实需要，不过电子设备和网络这东西的风险和纸质材料的风险，不在同一个维次上，前者让人觉得不可思议和莫名其妙，什么病毒，黑客攻击之类的，而后者也是有风险的，比如失火，或者盗窃等。

（三）规避法律风险的话，平时要有收集证据的习惯，不管是否是作为主张者。

从证据法的角度来看，目前采取的是谁主张，谁举证，就是利益相关人要举证，而这些证据都是为相关受益人服务的，用于撇清不当关系，证明没有过失，不在场证明之类的。比如员工说干了好多年，公司都没给工资，搞到法庭去，这里公司原则上是不需要举证的，因为谁主张谁举证，员工的主张，应由员工提供没发工资的证明。呃，这个好像有些困难。不过人力资源部门还是要留一手的，如果人力资源部门这边有发工资的证明，这个不是挺好的吗？证明了没有过失，也方便了法庭取证。

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  无纸化办公，对HR来说好像听上去很高大上，然而无纸化办公并不是一个新词。至少从40年前开始，无纸化办公的概念就曾在国外被提出，可是直到如今手机和其他移动设备的快速崛起，无纸化办公才终于开始慢慢变成现实。

  各位亲爱的小伙伴们，无纸化办公是即将到来的趋势。

  为什么这么说呢？其实无纸化办公的意义并不是指它能少用多少纸张、节省多少成本，也不是指它符合了当前国家要求的环保，而是在于，它在帮助企业提升效率，简化管理。石榴姐想说，这，才是无纸化办公解决的核心问题。因为，对于当前竞争已经激烈到白热化、大部分企业甚至活不过两年的市场来说，效率才是无比重要的。

  石榴姐之前的征文里开篇就说了，现在的每一年，人力资源都发生着重大改变，这逼迫着身为人力资源从业者的我们必须每一年都比上一年更加努力才可以显的毫不费力。而这种变化不仅仅只局限于专业知识，更是在思维的方式，做事的方法等全方位领域的变化。就拿今天的无纸化办公来说，不仅仅是在企业界，就连咱们一直印象中变化非常缓慢的机关单位，很多情况下，公文的流转都不需要纸质了，有些单位的很多文件都用互联网邮箱来发，还不够无纸化吗？

  接下来，咱们再来说说什么是无纸化办公。

  首先，无纸化办公并不是指用QQ来发文件、用Excel来统计信息，这些只是很浅层的办公。真正的无纸化，它应该是一个复杂的系统，借助于网络技术传播迅速、流动性强的特点，提高组织的效率和对信息的可控性，起码得像2号人事部这样的信息化系统，才能称得上无纸化吧。

  相较传统办公模式，无纸化的优势太多了：

  1、整合资源

  网络技术有一个最大的好处，就是方便的整合和读取各种资源，人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、制度资源、文化资源等等，都可以集中在一个平台上，大家按权限取用，不用跑来跑去。对于有异地办公的大公司来说，这样很有助力让组织保持旺盛的生命力；

  2、提高信息传送效率

  上级下达的任务、通知，通过信息化系统，可以在很短的时间、甚至瞬间传达到相关人员，没有抄送、转达的中间环节。而且来自事件相关的工作人员的意见，也可以畅通无阻的直接反馈给领导层，便于用最小的沟通代价来把事情做好。身为大白羊的石榴姐最喜欢的就是这样，能线上审批的直接电话沟通，软件批示，高效直接，而不用等到某些神龙见首不见尾的领导齐聚公司，方能行动！

  3、激活组织

  去掉了纸质文档的牵绊，通过无纸化，可以建立起一个高效透明的管理机制，比如钉钉的审批，你发出去以后，能实时监控到它走到哪一个层级了，要不要打个电话，催催卡住的领导。这就使得大家责任明确，权限分明，扯皮拉筋的现象都会少很多，让单位充满活力。

  4、减少背锅

  跨部门协作时，要想不背锅，最重要的一条是根据机制流程”留下证据“。此时机制的建立与流程的完善就是决定你背不背锅的重要因素。

  例如：

  涉及上下游部门流程的文件在流转时的机制是否有流转依据？

  涉及个人的数据文件是否有本人签字或确认？

  涉及跨部门的数据或者证明文件是否有来源部门审核负责人的确认？

  而咱们很多HR喜欢和业务部门当面沟通，这个习惯很好，当面沟通能够更直接的解决问题，但是当我们在沟通完毕达成共识之后，不能仅仅依靠口头约定就开始办事，而是需要其他工具的力量，例如邮件或OA等，将双方确认的点都写明清楚，并附上“请在XXX日之内给予答复，若无疑异将在XXX日开始执行”，同时抄送双方上级或者总经理。这种方法在绩效协议、制度修订时特别好用，既能将重要的部分存档防止后期业务部门不认账，同时也能借助总经理的力量来督促业务部门在规定的时间内执行。这样，所有的工作流程都透明公开可查，各部门工作分工情况都一目了然，遇到纠纷也随时可查。

  像题目所说的，线上审批是否具备法律效力的风险，这个其实并不存在。很多人可能没有留意，我国是有一部《电子签名法》的，并且早在2005年就开始实施了。里面规定：

  l当事人约定使用电子签名的文书，不得仅因为其采用电子签名而否定其法律效力；

  l可靠的电子签名具有与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

  相较而言，如果说到有风险，我觉得也会是会操作失误的一些风险，而不是无纸化办公本身的风险。比如下面这些：

  1、操作者的素质要求

  无纸化办公，肯定是要求操作人有一定的网络知识的，如果不熟练，可能反而降低效率，或者误删文件、发错对象导致信息泄露等。

  不过，随着移动互联网的普及、95后进入职场，这个风险其实在不断的减少。现在的小鲜肉小仙女们谁不是整天没事就抱着手机刷，学习一个办公系统的使用，用的666的。

  2、设备的脆弱性

  无纸化办公，硬件是基础，如果企业自己部署系统的话，碰到停电、硬盘坏掉、内存坏掉等等突发事件，很可能就带来数据灾难。

  3、网络安全问题

  许多人都还记得熊猫烧香、wannacry这些令人记忆深刻的电脑病毒，这些小小的程序，破坏性极其强大，一旦中招，对依赖网络工作的无纸化办公系统来说就是致命的。

  4、内部信息外泄

  网络时代，每个员工能接触到的公司内部信息，都远远强于以往，泄密的可能性也大大增加。

  华为、阿里这些企业，都发生出员工把内部论坛的敏感帖子发到外界，给公司造成非常不利的被动局面这样的事情。所以，无纸化办公，严格控制好人员权限，也是一个非常重要的问题。

  说了这么多，在文末，石榴姐还是要推荐一下2号人事部的SaaS模式，这个就是非常好的一个人力资源办公模式，信息都放在网上走，遇到设备损坏、遇到黑客攻击这些问题的可能性要小得多得多。设备损坏，数据依然在；黑客攻击，2号人事部已通过国家公安部信息系统安全等级保护三级安全认证（在技术标准上与商业银行系统等级要求一致，是非银行机构能够获得的最高级别安全认证），信息更保密！

  不管怎么说，无纸化办公确实是一场声势浩大的趋势，甚至已经有一种声音说：随着无纸化办公的到来，复印机也可能会慢慢退出市场。虽然这种推论比较极端，但不可否认，我们真的需要拥抱这种变化，以免在时代的潮流中被甩下了。

  So，想要成为时代弄潮儿，那就赶快给你的公司武装起无纸化办公利器吧！最方便快捷也是最懂HR的2号人事部，点击这里，预约即得！

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  无纸化办公因具有提高效率、节约成本等优点，被越来越多的公司所推崇，但电子文件的法律效力问题还有待商榷。针对无纸化办公的法律层面探讨，仍需专业人士来进行丰富完善，而在具体操作上，HR们只能利用有限的资料参考及相关经验，在不断摸索中处理实际问题。

  首先需根据工作内容进行分类，明确可以进行无纸化处理的业务。比如报告类业务，主要是针对无需与上级进行当面汇报、请示的资料，像定期业务报告、月别人员状况统计等一类的常规性文件。再如内部申请类文件，类似费用申请、培训申请、招聘申请、解聘申请等。但这一类业务应首先确定好各级领导的决裁权限，一般可以依据具体金额或作用范围来设置。

  其次，对于会直接影响员工个人权益的文件，建议进行书面签署。以笔者曾经经历过的一次劳动争议为例，某员工对自己的年终绩效评价不满，认为上级为逼迫自己离职而刻意给予了最低级别的评价，于是向劳动机关申请仲裁，仲裁被判败诉后又向人民法院申请民事诉讼。因笔者所在公司，绩效评价全部是通过邮箱进行在线操作，虽然能够全面显示评价细则、评价者和被评价者的信息及操作过程，但除最终汇总版本制作成纸质文件以外，中途不使用任何纸张，这就导致向劳动机关及法院提供的所有绩效评价资料都为打印版的截图文件。虽然最终员工依然败诉，但事前分析案情时公司法务曾指出，如果员工质疑这些文件的真实性，那么就需要进行繁琐的公证手续，由此可见，电子资料在劳动争议过程中能够发挥的法律效力还无法达到预期效果，因此保存带有署名的纸质文件还是相当有必要的。具体来看，有以下几类文件需要注意：

  1.入职、离职时所签署的文件，如诚信承诺书、工龄认定表、规章制度阅览凭证、《员工手册》领取台账，或是辞职申请书、解除/终止劳动合同协议等。笔者所在公司，试用期评价表也会在入职当天让员工签字；

  2.需要全体员工知晓的内容，如制度变更，尤其是在制度修改得更为严格的情况下，需签署告知台账；

  3.一线员工的考勤申请书及全体员工的月别考勤汇总表，需员工本人及部门领导签字；

  4.员工绩效评价表，应留存有评价领导签字的纸质文件；

  5.有领导签字的工资台账，以备应对劳动机关审查或是作为劳动仲裁证据，部分不发放工资条的企业，应建立工资领取台账。

  6.在调岗、调薪、社保基数调整时的确认文件；

  7.培训、竞业限制等员工与公司签订的协议性文件；

  8.公司为员工开具的证明资料、员工个人的就/失业证等资料，需制作纸质领取台账；

  9.产生长期作用的文件，如员工在集团下法人间调动的证明及支付部分员工长期特殊补助的申请文件等。

  根据《电子签名法》规定：“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”由此可见，法律认可电子资料，但必须要满足一定的条件因素。因此，在注意保留可以作为劳动争议证据的纸质资料时，还要不断完善线上办公系统。比如，电子公告要能够显示已阅读员工的姓名，考勤审批或其他电子申请要确保显示申请时间、审批人姓名、职务及审批时间，内部邮件要可以显示对方是否已读的状态及阅读时间，E-learning平台要可以看到所有员工的学习进度等。此外，在《电子签名法》中也对如何使电子文件更加具有法律效力做了一定说明，建议在日常工作中参考法律条文进行电子文件的制作和保管。

  电子文件虽然能够节约资源、减少空间占用，但在使用过程中需注意其本身存在的弊端。首先就是安全隐患，笔者的同事曾遭到过网络病毒攻击，导致电脑被远程加密，最终不得不把所有硬盘资料清空，导致大量文件丢失。另外，笔者所在公司所有的内部业务申请都是通过邮箱进行线上操作，但在ERP离职操作后，离职员工的邮箱将无法再使用，如果要查看之前制作的申请文件，只能向国外的总部申请，需经过多天的操作才有可能找回。因此，要实现无纸化办公，应注意网络安全及系统功能的完善，避免文件的损坏或丢失。

  再次就是电子文件的保密性，笔者之前所在公司就曾发生过员工将公司文件上传到百度文库以换取财富值的事件。于是，公司不断严格网络设置，很多网站及聊天工具都不能登录，且员工使用电脑进行的所有在线操作都会留下记录，总部可以在后台随时审查。在完善网络管理的同时，还应在制度上进行跟进，应制定《电子文档管理规定》，对电子文件的编号、存档、移交、有效期、责权归属、处罚办法等方面予以规定。

  实现无纸化办公是大势所趋，但任重道远，国家的相关立法及执法手段都在不断完善中，企业自身也应不断探索与经营模式相适合的办公方式，以期达到事半功倍的效果。

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题主法律风险意识超强，值得点赞。但提出这个问题的假设就值得商榷了：整段话下来的潜台词就是只有手动签字的文件才是确认无疑具有法律效力的。真的么？你在支付宝查看了一下年度账单，就已经莫名其妙地同意了芝麻信用的服务条款，刷爆朋友圈的是什么？不是说这个没有经由你手动签字不具备法律效力吧？而是谴责这种偷偷摸摸不够光明正大的行为以及如何可以收回你的授权。你通过APP买了一份商业医疗保险，付完款它发你一份电子保单，需要理赔时你把相关单据提交给保险公司，别人打款给你，这中间也没有产生签字的行为，你能说它不具备法律效力么？

其实回想一下我们日常会接触到的各种场景，归纳起来大致有以下几种默认为是自己意志体现的而做出的决策和行为：手动签字（包括银行、快递等行业使用的在电子触屏上的签字）、按手印、私人印章、公章、进行了个人身份认证的拥有密码的账号等。而在互联网、移动互联网越来越普及的今天，进行了个人身份认证的拥有密码的账号所作出的交易、商业决策等行为都可以认定是账号拥有者个人意志的体现。

其实题主的疑问里还隐藏了另外一个假设，那就是签过字的有形文件就是安全的。我猜绝大多数性格比较严谨的小伙伴一定会有将重要的纸质文件扫描一份电子版存档的习惯，为什么呢？一是怕纸质文本会丢掉，或者是其他部门需要存档原件，那自己就留一份电子版；二是好找，按照一定的规则命名，放入分门别类的文件夹，以后找起来方便，搜一下关键词就直接到眼前了。我们强调法律效力，那么什么时候文件的法律效力才能得以彰显呢？当然是在产生分歧和纠纷的时候，否则一切运转良好，谁会去想当初的约定是什么样的。可是如果你明明记得有大家都签过字的文件，却怎么都找不出来，再具备法律效力又有什么用呢？

打消了这两点疑虑，我们再来看企业里的具体实践。从企业的经营角度来讲，所涉及到的办公文件和流程无非涉及到两大类别：一类是对外的，其中包括了对工商税务、劳动保障部门等政府管理机构，银行，供应商，客户等；另一类是对内的，包括了企业的所有经营决策、战略制定、管理制度、运营流程等所有的经营管理过程。有一点比较特殊的是当个人与企业建立劳动合同关系及解除劳动合同关系时，本质上也归属于企业对外的沟通合作和交流，所以建议在这两个环节上遵循对外合作的一般规则。

为什么要分内外呢？很简单啊，社保局让你带相关证照复印件和加盖公章的各种表去它那儿办理业务，你能说对不起，我们实行无纸化办公么……你的客户发给你一份标准化合同说你打印出来用完印快递给我，你能说对不起，我们实行无纸化办公么……因此，对于这些对外的合作，尤其是针对政府部门、国家企事业单位及公司处于乙方的合作单位，以对方的要求和习惯为主。其他的可以以企业倡导的理念和做法为主，但需要在过程中有详细的关于规则的说明和免责声明等，比如电子合同和单据以送达到对方指定邮箱三天内无异议表示同意并确认无误等。真正要开始推行，必须要公司的法务、合规等相关部门参与，起草对外的一些关键性文件。而从我个人倾向来说，崇尚高性价比而不是机械地一丝不苟执行某一个指令，也就是说，完全没必要为了无纸化而无纸化，如果这个市场上绝大多数的合作伙伴们都还在用纸质合同盖公章的形式，我一家企业又何必如此不兼容？

而在对内的事务上，推行无纸化办公是任何一家企业达到一定规模后都会去走的路，其实无纸化办公这个叫法容易将人带偏，觉得这是一个为了环保而做出的一个高尚选择。其实这跟环保、高尚都没啥关系，其实就是解放广大员工的生产力，你试想想，偌大一个办公楼，每名管理者出去一趟回到办公室，门口都快速聚起一队等着签字的人，崩溃不崩溃？

在这里还是有必要再提一下题主的疑虑。在对内的事务上，其实所有的签字、决策是内部管理、授权的需要，什么样的事情什么层级可以有决策权，于是这件事就审批到哪儿。签字也好，或者是OA等信息化的流程也好，不过就是两个作用：一个作用是方便下一个流程的操作，他看到这个流程或者这个签字，知道上一个环节是按照公司的相关规章制度做出了决策，那他这个环节就可以接着上一环节的决策进行下一步；另一个作用是留痕备查，当怀疑某个环节由问题时，通过去查询当时这个环节的流程、各节点的批复、说明等来还原当时的情景，找到责任人或者去改善相关流程等。所有的这一切，本质上就是一家企业决定要如何经营管理的问题，在合法范围内即可。老板今天刚跟发小喝了点小酒心情好，签下了每人20薪年终奖的决定，明天清醒了想想不对，重新决定继续每人13薪，你能说不行老板昨天在年终奖分配方案上签过字，是具有法律效力的，不能改？所以，在对内的流程管理上，用签字的还是用电子化的流程，主要还是效率上的区别。

    对于人力资源部门来说，还要特别注意的一点就如同我在前面说的，员工的入职和离职环节，建议参照对外合作进行处理，也就是说，尽可能参照市场上的常规做法，该签的劳动合同、签收表、已通读并了解公司相关规章制度和员工手册的声明一个都不能少，该给的离职证明也毫不含糊。做到了以上这些，基本上，在推行无纸化办公的进程上，就没有太多需要担心的问题了。

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   高铁都被堵门了，还有什么没风险？

   我相信在大家眼时，火车从来都没有等人这一说法，更不可能有高铁堵门事件发生。但是，但是……偏偏就有人这么做了，我们不议论这位堵门神的行为与做法是否合理或是否有触犯法律，因为我们没有在现场亲眼看到，但网络上流出的视频显示有高铁工作人员及乘客的劝说，也并空穴来风。如果网络上流传的高铁堵门事件是真实的，铁路局的安全预防措施做得再好也不可能发车。

   随着社会不断的发展，无纸化办公早已成为企业提高工作效率，精减人手的方向，我相信目前已有很多企业都是无纸化办公了。无纸化办公应该不算是新鲜词，相信很多企业的HR早就将人事工作无纸化作业，无纸化作业最大的好处就是提高工作效率的同时还能减少工作中错误率。如果说无纸化作业后会存在法律风险，那进行纸质管理同样存在风险，这就是看相关的工作人员如何去降低风险的发生才是要点。若要说风险，那银行早在几年前都改无纸化了，银行的风险难道比企业的风险低吗？答案不用我说大家有都知道。所以，无论是否无纸化办公，都需要我们提前做好策划，做好工作细节，风险自然会降低。一大堆的纸质文件说不定会有更大的风险的呢，以下几点是无纸化办公建议，供参考：

   1、电脑系统的功能是否能满足无纸化的需要；

   无纸化的前提就是需要有一套符合公司发展需求的电脑系统，此系统可以是企业自己的IT人员制作，也可以是外购，无论是来源于哪里，HR人员一定要弄清楚系统都有哪些功能。一般情况下，都是由使用部门提出需求，然后由IT人员根据需求编写。

   通过系统进行签核可以省掉很多时间，先进一点的企业都会启动手机版的签核程序，即使审核人员未在企业，在外出差都中影响文件的签批进度。而且多数文件都通过系统来完成，也省掉了档案管理人员，而且也不存在档案丢失或是某些文件确认等现象。目前我们公司各部门都是无纸化作业，所有的报表都是从系统中直接导出来。就连员工面试时填写的岗位申请表都是在系统中完成，一旦录用，将会把员工的所有资料都进入系统管控。比如：

    ·[岗位申请表]当求职者前来公司面试时，求职者直接在电脑上填写[岗位申请表]，填写完后直接保存，面试官可在系统中查看，这样减少HR工作人员的录入资料的时间，同时也减少资料录入错误。

    ·[求职者简历]一般情况下，职员以上之岗位均有简历，直接保存系统，方便查阅。

    ·相关证件[身份证、学历证明、资格证明]当员工办理入职时，HR办理人员直接将入职者相关证件直接扫描到系统中。若是需要查阅该员工的档案，直接在系统中可查阅，比去档案柜翻阅上千份档案有效率得多。

   ·[培训教材、培训签到、培训考核试题]等，将在电脑中操作，省了培训考核阅卷时间和培训资料的管理和存档。

   ·[薪酬及绩效]运作系统计算工资是非常有必要的，上周在一个活动上碰一位HR朋友，这位HR朋友说他们的600人的公司，需要一位专门的薪酬专员，当时我有点懵，五六百人的企业为什么需要一位专职的薪酬专员呢，这个工作岗位真需要一个全职的人吗，会不会有点过于浪费人力呢，结果这位朋友说他们80%的工作量都是手工操作。

   ·[门禁管理]员工进入公司都以刷卡形式管控，减轻安保人员监督难度，出入数据保存方便，领导们也能快捷查询。

   ·[社保管理][晋升记录]员工的社保代扣社保费用及员工的晋升、调职在系统中操作，减少纸张的储存，纸张储存易丢失，查询难度也比较大。即使人事档案管理人对档案管理很规范，但要找纸质的资料也是需要时间查找的，如果是在电脑系统中，就可以了直接录入姓名或工号进行查询。

   ·[食宿管理]员工需要入住宿舍的，在系统中直接安排，方便且快捷。伙食消费都是通过系统来管控。

   ·[物品管理]员工领用、借用办公所需物品在电脑系统进行登记，当员工离职时，办理人员即可根据领/借用清单进行收回应归回之物品。

    ·[合同/协议管理]劳动合同或相应协议和签订，可视电脑系统的功能情况决定是否无纸化操作，若企业想尽可能的降低风险，可以选择此类文件以纸质档形式签核。

   2、根据电脑系统功能确定需要保留的纸质文件；

其实，第一点的内容（除了合同/协议类文件外）都是可以选择通过电脑系统操作的，我的经验告诉我，HR部门的工作量在无纸化前，需要五名专职人员负责，当部分无纸化后减至三名专员人员，再后面90%工作都无纸化后，减至二名专员人员，而且这两名专职人员工作起来也会轻松很多。

    3、重要文件一定要亲眼监督入职者签名盖手印；

通过系统处理的人事档案资料，需要打印清单出来给当事人签名并盖手印，这点很重要。电脑毕竟是企业方主导，有时候也很难解释，员工签名即表示认可。正常情况下，只要企业没有违背劳动法律法规，员工也不会乱告公司的，但高铁门都被人堵了，还有什么不可能，做足流程工作，准没坏处。

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　　毕竟，我们只是人力资源，而并非律师。

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现在推行无纸化办公，无纸化办公又叫信息化办公，也叫OA办公，随着互联网的发展，这种云式协同办公方式，越来越多的收到企业的青睐。但随着OA系统的发展，一些法律风险也随之而来，这里教你如何规避OA的风险。

一、关于OA的效率问题

1、OA效率也有可能低下：OA系统便捷性，凡是用过的从业者，都深有体会，哪怕你出差去国外，只要你能上网，哪怕手机上网，每日登陆OA处理一下相关的业务，十分方便，无需等你回来之后再进行相关的工作处理。但是，OA也有其局限性，如果遇到多部门协同作战的时候，就比较麻烦，只要有一个部门进行拖沓，某项工作就转不到下一个流程。一旦某个人忘记或者习惯性的拖延，这个问题会相对比较严重。另外，因为程序比较呆板，容易造成官僚作风。大企业的流程完善，一份合同审批流程走两个月，很正常。

2、纸张方式，在遇到某个环节拖沓的时候，可以“堵门”。比如某个报告申请比较紧急，某个环节没有反馈超过24小时，可以跑一趟，跟对方见面，然后“耍无赖”：你今天不给我个答复，我就不走了。一直可以拿到结果为止。在紧急情况下，某个报告可以一路从头跟到尾，48小时内完全可以完成。

3、综合两者来看，各有利弊。但一般来说，OA的办公适合多驻点、多机构的企业，也适合集团性企业。如果企业小，一个公司才百来个人，OA就要进行评估，如果从成本角度，不一定会节省（OA租用费也不少）另外如果要加强效率，必须要规定环节的时间规定，比如规定必须每天登录OA进行处理事项，处理时间不超过多久，并且要进行评比，记入绩效中。

二、信息化风险分析

在说这个问题之前，我先举个例子：比如说张三，需要请假一天，结果到了休假日，张三休假了。李四作为上级主管，过了几天给予了否（未批假期），结果说他旷工，这是否合理？而在平时的时候，请假虽然延迟批，但总算是批的。那么这次是否合法？我相信很多人都有疑惑。这里就牵扯到几个问题：

1、OA系统合法性问题：OA作为工作的辅助手段，在日常使用中确实起到便捷的作用，但不一定是合法，换句话在劳动部门的相关政府机构中（包括法院），对于该系统的流程采信度，是要打问号的。

2、授权问题：在OA中，一般只有某个人的同意与否，但现实的是标准化字体。在OA开发的时候，尤其是自己公司开发的OA系统，是否存在后门程序：比如某个人没有同意某个电子化单据，但在电子化单据上却显示同意，这个授权是如何进行的？

3、时效性问题：在这个例子中，典型属于时效性的问题。比如平时请假，然后延迟三五天，也是批的，那么在这次中，请假人已经休假了，你才说不批，是否有制度进行规定说明判定？

4、唯一性问题：比如说，平时老王在A电脑进行操作OA，但某个合同出了问题，上面有老王批示同意的字样，老王说没有批。结果查了之后，发现B电脑上登录了老王的账号，签批了该合同，那么，这个签批是否有效？

以上几个问题和风险，是我们日常在用OA中经常遇到的风险疑惑，下面我们进行如何规避：

三、信息化风险规避

1、信息化的备案：如果企业要用信息化作为主要的办公室手段，那么需要去相关的部门进行备案，每个地方的信息化备案机构不一样，你可以去一下你们当地劳动部门进行咨询，相关政府会上门对你们的信息化系统进行评估，评估授权之后，你们的OA系统才算“合法”，今后有相关的纠纷，具有采信的权利。

2、OA系统要授权：我们老的OA系统是没有签字授权书的，而现在公司的OA系统，可以增加信息授权，利用硬件设备，采集个人签字的字体，作为今后统一化的签字模板，在OA中只要点击授权签字，在下一个表单中会有当事人唯一签字。注：前提，需要有授权协议书，并且当事人要同意确认，另外授权协议书最好是能在视频前面，有拍照为证明。

3、制度规定：公司的制度中，需要有一系列的指引或者规则，关于OA系统使用的方法，比如例子中，必须规定请假N天要提前几天，批复规定好批示必须要在多久时间内完成，否则，申请或者批示无效。并且制度要有当事人的签字确认。（解决合法化的问题后，可以电子化签字）这样出问题不至于扯皮。

4、唯一化问题：OA系统需要记录当事人的电脑唯一性，这需要通过电脑MAC地址进行（MAC地址是唯一性地址），如果是通过手机登录，也需要进行手机登记，换了手机登录或者电脑登录，需要有手机短信的验证才能确认其有效性，否则，系统给与锁定。（手机号码和入职登记号码需一致）

5、除了以上之外，还需要本人保管好账号，另外一般系统中会有个超级管理员的大BUG，这个超级管理员可以化身任何人，这是唯一的漏洞，这在任何系统中都不可避免，但只要通过了政府部门的合法性验证，一般超级管理员是没有办法替代某个人员的。

四、关于本次打卡话题的风险应对

1、上面所说的，是从信息化办公的总体角度来规避风险，只是办公方式改了，将实体办公方式改为信息化虚拟化办公，文档签名变成了电子签名而已，其他的都是一样，所以，总体的风险规避，具体到了细节，也就没什么风险了；

2、本次话题中的打卡风险应对，我看了一下，很多大咖都已经写了从入职到离职都已经写了，我就不再啰嗦了。

五、总结：

1、信息化办公是一个不错的管理工具，但任何事项都有两面性，在某些情况下，信息化的效率不一定有纸张档的速度快，但从总体来看，信息化还是优于一般的办公方式。

2、信息化的使用，还是存在比较大的风险，这个风险常见的来源于四个方面，应对方法也是针对这四个进行，当然还有些其他方面，但只要解决身份确认和时效性的问题，差不多就从根源上杜绝了风险。

3、对于一般的企业来说，做好第三个应对措施，一般都能够应付绝大多数来源于OA的风险。

战狼出品，必属实操！！！

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