企业沟通工具的杂谈

作者茹菓同学 2023-12-07 14:58 15922

内容来自 2023-12-08 打卡话题

又到了本周最后一个工作日，是时候放松一下打卡学习了。今天是HR自由主题分享时间，众多大咖老师将在此分享他们的知识、技能和心得体会。期待各位同学参与讨论，发表观点~

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摘要：1、全面性与选择考虑：大多数企业沟通工具提供全面功能，形成生态系统，集中管理各项工作活动。 2、设计初衷对功能影响：通过详细例子说明了不同工具在特定场景下设计差异，如会议请假通知，突显了设计初衷对信息反馈方式的影响。 3、沟通工具的维度考虑：提出了方便连接、资料留档、可迭代升级三个维度，作为选择沟通工具的考虑标准。 4、工具选择与管理风格关联：指出工具选择与管理风格相关，不同企业可能追求强管理或强自主性的逻辑，通过请假信息处理方式反映了管理者对信息控制的态度。 5、思考沟通工具的维度：

说在最前面，不是个广告，因为最近公司在做沟通工具的迁移，有感而发。就像微信对于大部分中国人一样，已经到了缺其不可的程度，其实信息沟通工具也已经慢慢侵入到大部分的工作当中。就我个人而言，我也经历过选择了只用微信作为工作沟通，大家就在一个小群里，然后公私基本不分。也经历过内部的沟通工具，基本上完全与外部断开的情况，完全确保了信息的隔绝。当然，经历最多的就是企业微信，钉钉，飞书等各种沟通工具，这些工具跟微信也类似，在沟通的基础上，慢慢搭建起来了自己的生态。所谓生态，就是我上班打开某个沟通工具，无论是考勤打卡，请假审批，文档搭建，项目管理，数据分析等等全部都在这个上面进行，基本上线上的活动，都是围绕着这些工具展开的。就像我们现在在微信上冲话费，看新闻，看运动，已经潜移默化到生活当中来了。

其实大部分企业沟通工具都是往大而全的方向去发展的，所以咋么挑选企业沟通工具其实是一个值得重视的问题。虽然大部分功能都有，但不同的工具因为本身设计初衷不同，会导致在很多相对可选择的场景上会有影响。这么说来大家可能没有体感，我举个例子，比如我是一个会议的组织者，我拉个一个线上的日程，这个会议日程里面涵盖了差不多五十个同事，这个时候有同事临时有事情请假了，他会在日程当中回复，因为什么事情请假。这个时候不同的工具区别点就出来了，有些工具是同事请假，会反馈给组织者，组织者一个人收到。有些工具是同事请假，这个日程内所有同事都会收到消息。这种功能其实站在功能实现角度一点都不复杂，那就只能说设计成这样子是工具本身就有对应的考虑，下面对于两种场景详细分析：

第一种情况：是明确反馈到责任人的，一般来说，组织者就是第一责任人，日程是我拉的，那我对这个日程负责，所以只需要反馈给我就好了。这样子会有明确的降噪处理，其他同事就不会被打搅了。但这种是有前提的，就是只需要会议组织者知情就好了，但实际情况，可能会议组织者就是个简单拉会的角色，可能领导和真正会议的决策者都是与会人员，那就需要组织者又转发给对应的决策人和领导，反倒增加了信息传输的成本。

第二种情况：是反馈给参会全员的，这样子直接减少了信息传递的压力，决策者和领导人都知道这位同事请假了，如果这位同事比较重要，也可以顺水推舟的重新协调时间，相当于高效的信息反馈。但有个大问题，比如有个公司全员宣贯的线上日程，整个公司1000号人，不可能不请假，一请假就1000个人看一遍，这个消息只能说噪音污染了，而且请假的人数一多，真实关于会议的评论之类的有用信息直接就损失掉了。

两种情况各有弊端，本质是对应场景的频次和重要度，比如站在公司管理者的来考虑，公司的领导们就是希望一切尽在掌控，那么对于会议信息来说，任何有请假的事项，第一时间知道就是最优选择，至于别人的噪音，那不好意思，顾不上了，领导们需要了解所有的信息。再比如公司的日程多如牛毛，就想专人负责，不要太多请假信息影响到自己的“”心流“”的时间，那么就恨不得只有有价值的信息传递到自己这里来。所以也能反馈出来公司的管理方式，比如强管理的逻辑还是强自主性的逻辑等。这个日程只是其中一个引子，很多不同点是工具的产品部门本身对于管理和组织的底层思考。其实有心的话，可以都试试，很快就能明白为什么这么用，这么设计的目的是什么。

工具本身就是为了管理用的，毕竟很多人都碰不到决策或者选择用那种工具的时候，我经历了这么多工具，现在有一个思考就是对于沟通工具可以从以下几个维度去考虑：

1、方便连接：信息触达、协同

2、资料留档：历史资料、体系化

3、可迭代升级：主观能动性、尽量开源

还有很多技巧，未来有机会再分享

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