用好工作日志法

作者秉骏哥李志勇更新于：2023-01-28 20:55 21375

内容来自 2023-01-29 打卡话题观看本期直播

我们公司目前存在忙的员工加班都完不成工作一人身兼两个人或者三个人工作量；有些员工每天上班都在摸鱼，工作严重不饱和。老板说让我们做好员工工作量的评估工作，让每位员工都能工作饱和并高效完成目标。
老师们能分享一下工作岗位分析的模板及一些实操案例吗？

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摘要：员工工作饱和度的评估，要想快，就抓好部门负责人的评估和意见，要想稳，就实打实的抓基础工作即“工作日志法”，做一次就心里有底儿了。

对员工工作饱和度的评价，方法有不少，比如自我评估、观察法、典型事件法、工作分析法、工作日志法、领导评估等。其中，比较客观或者长期有效的方法，就是工作日志法，使用起来也比较方便，容易被相关各方接受。对此，我有以下感想：

1、什么是工作日志法

就是对员工每天所从事的每件任务或工作进行记录、跟踪、分析的方法，以衡量员工工作饱和度，为职责划分、分工等提供依据和参考。

具体来讲，就是HR部门设计统一规范的表格，由员工本人适时填写，直接上级以及部门负责人审核，HR部门审核，主管领导或公司领导审批。

一般来讲，其周期至少是一个月，越长越能说明问题。具体如何确定时间，根据员工工作性质和企业实际情况来决定，比如：有淡旺的企业或岗位、一人多岗等情况，就需要考虑更多因素，也可以错开这些太不稳定的时期。

所以，鉴于以上涉及的因素，要进行工作量评估，HR要制订相应的评估管理办法，落实各部门和相关人员的职责、评估流程、结果运用、违反处理等。

2、表格设计要合理

工作日志涉及的表格，抬头可以有部门、岗位、姓名、日期等，主要内容包括：序号、所做工作事项、起止时间（时/分）、时长、证明人、合理性、备注等。

其中，合理性由直接上级或部门负责人填写，其余内容由员工本人填写，每天下班时或第二天上班交给上级。

表格的最后一行，可以有“合计”，主要针对时长进来汇总，落实到“分钟”就行。

表格要设计员工/直接上级/部门负责人/HR部门/主管领导或公司领导的签名处以及日期等，另外，表格可以另附填表注意事项。

当然，具体怎么设计表格，HR最好与领导商量一下，也应当在实践检验中不断完善。

3、一些细节考虑

不要小瞧这张表，如果认真仔细落实好，会给HR其他工作以及公司管理提供不少信息，相反，如果不切实重视和细致，也是不容易做好的。以下一些细节就值得注意：

1）填写要求

这张表的主要内容是由员工本人填写的，如何保证真实、及时，员工因为填写这张表，如何保证按照既有水平和节奏进行工作，也就是不影响或少影响员工的工作效率/质量。

我认为，可以从三方面来做一些工作：

一是明确告诉员工，这是公司搜集岗位/工作/任务等相关基础信息，为将来更加合理科学管理和提升工作效率之用，既是为公司和员工发展考虑，也是为员工能力提升着想；二是奖惩分明，也就是及时/合乎要求/真实填写的，有奖，相反则实施惩罚；三是培训到位，这张表如何填写，HR要多培训几次，接受各种问询，甚至还可以“试填写一周”，对暴露出来的种种问题予以完善后再正式填写。

2）填写时间

有的员工，工作起来非常忙，哪有时间来“及时填写”，怎么办？

可以人人准备一个小本和笔，随身携带，或者在手机记事本中记录，然后，中午休息时或抽空整理记录到正式表格中；下午的工作，在下班后抽十来分钟整理一下和填写好。

上班8小时，全都满打满被挤得一丁点都没有的岗位，我认为是没有的。至少有喝水、上厕所、就餐等时间吧，在这些不得不停下来的时间里，“挤”那么一些出来用来填写表格，一定可以做到。

也就是说，只要一直记得“还有这件事儿”必须得做，就一定“有时间挤出来”的，我认为，绝对没时间填表的人，都是在找借口，或者不想真实呈现自己的工作饱和度。

3）审核把关

做为上级或领导的人一定清楚，自己的直接下属“谁清闲/谁忙”，根本不用麻烦来填写这些日志表格，自己平时的观察和积累就“一清二楚”，比如：谁谁谁忙得不可开交，谁却故意磨洋工、玩手机、上网、煲电话、购物等。由于上级们天天与下属接触或打交道，当然有十足的把握和说话权。

也就是说，只要直接上级正派、不谋私、不打击谁、客观公正等，他们就会认真审核，他们的审核就值得信任，所以，对他们的思想引导、奖惩提醒就要到位，否则，HR或公司领导就要更累。

当然，HR或公司领导不能全然放手不管，要从中寻找审核的重点，主要是“类似或同类的工作，所花时长的比较”，如果相差过大，可以问问原因，在“备注”中注明，同时可以找相关人员核实。

4、汇总分析

一个月或更长周期的填表结束后，HR部门要汇总。当然，HR平时做“日清日结”，就比结束后再来一次性汇总要轻松得多。

汇总时，同一个员工，既要看总时长，也要看有效上班时长，还要分析类似工作内容时长的比较，要对特别长的内容也就是占据总时长80%以上的按顺序列好。