写总结10注意：基础是事实，亮点需展示

作者秉骏哥李志勇更新于：2020-12-08 11:45 59307

内容来自 2020-12-09 打卡话题

【理论学习】又到年终，HR如何做好年终总结？

又到12月，每年这个时候，我们都会开始准备做年终总结，正所谓懂得总结过去才能规划未来，那么各位HR你们会如何做年终总结呢？例如做哪些报告、盘点哪些数据、制作哪些计划？大家一起来聊一聊吧！

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　　年度总结总是与来年计划呼应着出现的，没有全面细致的总结，计划的根基就不牢、针对性不强，针对HR年度总结，与大家交流如下：

1、对象是计划

　　总结啥？以什么为标准？这是做总结时首先要搞清楚的。

　　HR年度总结，理当以去年底制订的今年工作计划为蓝本，逐项梳理，以计划的完成标准来对比实际完成情况，从中寻找成功的经验和不足之处。再结合平时领导安排的临时事项和一些突发偶发工作，这就成了要进行总结的对象。

　　有相应的工作计划，总结就方便了许多，翻翻平时的工作笔记、月/周总结，基本就可以拉出来；如果没有年计划，特别是那些新成立的单位，就可以领导平时的工作安排、相应的会议纪要为准来总结。

2、基础是事实

　　HR的任何一项工作，总结时，都必须实事求是，相应事项的前因后果、过程、结果、得失、带来的利弊等，都在平时已经体现了出来，年度总结只是将它们整整成一个有序、更方便年阅的文件，不因总结而改变原来的成色。

　　如果想在总结中给某项工作润色或抹去不光彩的地方，恐怕是画色添足、掩耳盗铃的行为，反而会惹来领导的不满，这种不诚实的表现让领导另眼相看，今后还会相信于你吗？

　　想通过体面的总结来获得不错的掌声、年终奖或晋升等，这样的想法是完全可以理解的，但一定是以事实为依据、实事求是的进行总结，而不是弄虚作假、编造事实，在领导那里怎么可能蒙混过关呢？你的总结怎么能见光呢？

　　那些不太良好的地方，已经成为了过去，只要自己认真吸取其中的教训，在今后的工作和来年计划中体现出切实可以的改善措施，领导也是会给你机会的，否则，你怎么没有离开而继续在公司工作呢？

3、说服力是数据

　　不管是招聘，还是培训，还是绩效，还是其他HR工作，总结时，既要有事实，更要有相应的数据，只有这样，才能让总结显得有立体感、有说服力。

　　比如：培训计划中的某项培训工作，原计划的培训时间/参训人数/预期目标/费用等是什么，具体的对应完成情况又是如何，必须是用数据来回答。

　　又如：绩效管理，每个考核周期完成情况？领导、员工对绩效考核意见处理或回复情况？绩效结果的及时运用？做了哪些绩效优化的措施？这些方面，既有事实描述，也应有相应数据来支撑。

4、主要方面是业绩

　　总结，是对过去做过了什么进行汇总，作为一个工作者，总结时主要是展示自己的工作业绩，同时也要看清不足之处，我认为，二者的篇幅比例，可以前者与后果八二开甚至九一开。

　　在实际工作中，正常一个人的工作，也不太可能非常糟糕，业绩还是占据着主要方面，不足之处还是属于小部分，如果真的非常糟糕了，可能自己是撑不到写总结的时候就给PASS掉了。

5、不足之处要注意

　　前面说过，写业绩时要以事实和数据说话，其实，写不足之处时，也要如此，不要没有缺点、不足而为了讨好领导或让总结显得完满或在领导面前适当贬低自己而故意写些“莫须有”的，这样虚情假意、无事生非的做法，领导心里是不爽的。

　　所以，如果某项事情的前期准备、过程控制和结果确实不如预先计划和领导想象的，包括自己的工作态度、服从性等方面，都是可以据实承认并积极寻找今后改善办法的，这就需要抓主要的来体现在总结中，而不是芝麻西瓜一把抓。

6、篇幅更多是图表

　　如果如中长篇小说那样写个上万字的总结，哪怕写得多么费力，也可能不讨领导的好，领导一看这样的文字，顶多看看题目和大标题，很可能就没有耐性看下去了。毕竟领导的时间是宝贵的，领导每天要处理的事情非常多，哪有时间来看这么多的文字啊。

　　所以，总结要以表格和图为主，文字只是在开篇、结尾以及中途需要对表格和图进行必要说明时使用，我认为，好的总结，表格和图占据的篇幅至少应当是60%以上，而文字部分应当控制在40%以下。

　　当然，表格最好以EXCEL格式，至于图，也是起到更直观、简洁的效果，可以是饼图、柱状图、曲线图等，表格和图都不宜颜色、样式过于花俏，以实用就好。比如：颜色不要超过基本的审美要求即三种颜色为宜，表格为横平竖直不宜过多使用合并、分立的格式，否则，看起来就显得累、理解起来也更花心思。

7、计划随着总结出

　　总结是为了输出来年计划，如果只是总结而没有计划，总结也就失去了意义，如果不总结就直接来计划，计划也就没有根基，除非是新成立公司第一年的工作。

　　所以，依今年计划或安排进行总结后，要紧接着写好明年工作计划。写计划前，当然需要对公司整体规划、来年目标、HR部门各方面情况进行事先整理，并与上级领导进行必要的交流，以了解领导或公司对HR部门的各方面要求。

8、花心思突出亮点

　　今年，疫情让全年工作出现了空档和断层，但也检验了我们应急处理能力和管理水平，在这样特殊的情况下，也要想办法在总结中突出工作亮点，既是客观公正的展示自己，也是为自己在领导面前的表现想办法加点分，还是为了晋升加薪和年终奖谋点实际的东西。

　　哪些方面可以在总结中闪闪发光呢？我认为，可以这样来思考：

　　一是比预期计划完成得更好的，不管是提前完成还是超质量完成还是节省了相应的费用；二是突发事情解决办法，这是一个变革和变化都非常多的时代，不管是管理创新还是疫情突发，都需要审时度势的随机应变；三是领导非常重视而完成不错的，领导安排的，哪怕是计划外的你认为的小事件，只要不是私事，都是有闪光之处的；四是整体性全局性的事件，特别是涉及全公司或者好几个部门和领导都参与的工作，只要没有特别不足之处，也是有亮点的。

9、格式要求不忘记

　　管理稍微规范的单位，总结和计划都有一定的要求，不管是文字大小、篇幅长短，还是表格、图等，有的还对文字规范使用都有了要求。

　　当然，原创、杜绝请枪手等这是最基本的要求。如果不是自己写的，在述职以及领导问及某个细节时，可能就会暴露出来，那时的尴尬不但你将被批评、重新写总结，你的总结在领导那里会显得“一文不值”，加薪晋升或年终奖可能就会轻薄于你。

10、篇幅2-3页为宜

　　就总结的篇幅而言，好的总结，我认为控制在2-3页A4纸的范围是比较理想的，达到4页以上，一般人都不愿意细看，从而影响整篇被阅读的效果；如果只有1页或1页半左右，显得过于简要，有的问题没有说清说全说透，还可能被认为总结的态度有问题。

　　当然，这是指单独总结的篇幅控制，而没有包括计划在内，如果说计划的篇幅，也是类似控制为好。如果工作事项比较多，就要想办法精练、突出重点的进行总结，就不要面面俱到；如果事项比较少，就可能往细往深的总结，以使篇幅得到适当的延长而不显得故意做作。

　　总之，总结不仅仅是对事实、工作、业绩进行简单的描述，也是考验我们如何更优美的在领导和同事面前呈现我们的作品。

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