制度汇编就是管理上的规范

作者 Farmer仲丹更新于：2018-06-24 09:57 69685

内容来自 2018-06-25 打卡话题

　　我们是北京一家做材料的公司，员工人数50人左右。我于去年入职的，任人事专员岗位，人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度，并把这些制度放在一起，汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单，但感觉领导另有深意，我该如何将这件小事做出彩呢？
　　请问各位牛人，面对公司所有无系统化的制度，如何整理汇总？

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制度汇编就是管理上的规范

在工作过程，经历过2次较大的制度汇编，今天从三个方面谈谈感悟。

一、关于统一格式

制度不仅仅是条款内容，尤其是进行汇编管理的时候，设计和统一格式显得尤为重要。所以对制度进行整理和编制的前提是建立统一的格式。制度的格式包括哪些方面呢，有哪些基本呈现呢，我们可以通过某公司编制制度的格式案例来理解和参考。

例：

1、制度的文字要求

a.正文字体：主要使用宋体小四号字，突出强调部分可加粗。b.页眉制度名称：宋体小二号字（加粗）。其他文字：宋体小四号字。c.页脚：使用宋体小五号字。

2、制度名称规范：（按制度的层级划分）

a. 基本制度：指对公司（集团公司或分公司）的基本组织规程和各业务领域的管理所作的基本规定，是公司其他性质制度的基本依据；此类制度标题以“×××章程”、“ ×××制度”、“ ×××规程”形式出现，如公司章程、薪资管理制度等；b.程序规定：指各类动态管理的工作程序及具体操作性规定，此类制度标题以“×××程序”、“ ×××规定”、“ ×××流程”形式出现，如面试程序、车辆管理规定等；c.细则图表：是指对公司制度、程序的补充支持性制度，此类制度的标题以“×××细则”、“ ×××办法” 、“×××标准”等形式出现。

3、制度的页眉：

a.公司的LOGO、公司名称；b.制度的名称；c.制度的编号、版次（用A/B/C等表示重大修改次数，0/1/2/3等表示局部修改的版本）d.生效日期；e.受控情况（以OA发布为准）；

4、制度的页脚：第几页共几页

5、管理制度的层次划分及编序

a.采用条款式，即贯通式章条结构。b.每章可以再另分节、条、款、项。（分章节的写作一般都拟制小标题，一个条目表达一个意思，不可把几个内容包括在一个条目之中）c.制度按其内容分成若干层次进行叙述。层次的划分一般不超过四层，层次的编号采用阿拉伯数字表示，每两个层次之间加圆点，圆点加在数字的右下角。d.第一层次为“章”即“1”，其编号自始至终连续。以下层次统称为“条”即“1.1，1.2,1.3………或1.1.1,1.1.2,1.1.3………”等，其编号只在所属章、条的范围内连续。e.当制度条文的内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的英文字母（右下角加圆点）a.d.c..……顺序表示。 f.“章”一般有标题。“条”可有标题，也可没有标题。但属于用同一编号发布的制度，“章”、“条”有无标题原则上应一致。g.“章”、“条”的编写应放在左起顶格书写。有标题时，在编号后空一个字的位置再写标题，另起一行写具体内容。没有标题时，则在编号之后空一个字的位置再写具体内容。具体内容前不加编号时，其每段的第一行均左起空两个字的位置再书写。自第二行起，以下各行均顶格书写。

其他，关于制度结构和标号及分类，就不一一列举了。以上内容作为格式的引导参考。

二、关于汇编的组织

一般来说，企业的制度包含方方面面，各个层面、职能和专业领域，覆盖全面广泛。但现实情况因公司而异，初创企业处于规章制度建设的初期，制度梳理和内容较精简。经过一定年数的积累和发展的成熟型企业，制度文件繁多，整理编制的工作量也常常比较大。因而在汇编的时候，要首先做个数量质量摸底，评估下工作量，才决定如何来组织汇编。但不管怎么说，制度汇编不是人资或行政某个部门能够独立完成的。比如人资部门牵头，第一步格式统一的工作肯定要做，这个职责要明确。然后是公司层面的制度和不同部门的制度，就需要不同的职能代表参与进来，按照格式完成整理编制。

组织的概念就是人资一方面要成立编制的小组（名词组织），另一方面要做好组织工作（动词组织）。

小组或委员会的架构和成员一般包括这些：

1、组长（决策与支持）：因为是公司层面的工作，这个组长必须是公司一把手，或分管行政公文的高管。他们的作用是将制度汇编工作提升公司高度，给予绝对的支持，授予编制人员尚方宝剑。

2、组织人员：负责整个工作的实际运转，从启动到结束，引领工作，阶段性推进和总结梳理。一般是牵头部门的部门负责人或业务骨干，如人资经理、主管、行政经理等。

3、分组成员：负责个自己职能下辖的制度整理汇编。一般由业务部门经理负责，并安排具体的工作人员推进。职责明确是重要的前提，然后给总做设定总目标和时间计划节点，根据计划组织首次启动会议，编制阶段总结会议和专题会议，及编制综合审查及总结会议。会议只是一种形式，目的是让整个编制工作按照时间节点高效推进。在组织过程中的重点是辅导和争议点的沟通协调处理，争议过大，根据需要在不同层面，解决不同的问题，最终报决策层决定。

三、关于汇编成果与管理使用

经过编制小组一段时间的细心耐心的工作，最后形成统一格式的制度汇编成果。编制的成果说起来很简单，有电子文档和纸质两种基本形式。包括制度目录、制度分类和分级文件，可以说是一本公司管理法典。

制度汇编作为公司档案进入档案管理，注意信息安全保密，杜绝随意传播。面试的时候，偶尔会遇到一些候选人，口若悬河，说自己能做全面管理，他手上就有公司的全部制度和流程。因为担心外泄，编好了放在柜子里有什么用呢，和没有遍有什么差别。并不是这个意思，安全是管理要求，后面就是如何使用。

为了保证制度的合法合规，首先应该召开一次职工代表大会，对制度进行过堂，留下民主讨论的程序。

制度汇编印刷出来，一定是厚厚一本，甚至几本，有没有必要印刷。有，但是要控制数量。公司总经理和其他授权人员，可以手持一本；公司档案室可以根据部门数量来印刷10-20本存放，以备员工临时借阅。制度汇编因为涉及到全公司制度，在借阅的时候要涉及几个原则。一是，员工只可以借阅本职责范围内的制度，如需借阅其他领域制度，需要特别说明经过特批。二是，员工借阅制度文件，应该走申请流程，本部门负责人和档案管理部门审核后方可借阅。三是，借阅时间和地点等做好规定，安装监控，借阅后只可以在档案室指定地点阅读，阅读时间有一定限制。

制度汇编，无论是哪家公司，都是迟早要规范的工作。如果想让工作轻松一点，就要在制度建设过程中过好格式的规范管理，这样下来，最后的汇编可能就是建一个目录这么简单的事了。所以制度建设要在格式方面打下功夫，这几乎是一劳永逸的好事。在制度的合规性方面，做好民主程序的管理，防止到了劳动纠纷时候，变成了一堆假制度。最后，注意档案管理的安全性，只签订保密协议，只是防君子不防小人，应该从借阅和使用流程上严格规范，排除各种外泄隐患。

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