规定合同签订流程

作者 1太阳1 更新于：2014-11-12 11:29 12430

内容来自 2014-11-12 打卡话题

　　劳动合同法规定新员工入职一个月内签定劳动合同，否则将会面临2倍工资的风险，目前有个问题，我们公司有些个技术工种的岗位，要求比较高，在一个月内无法判断是否能胜任，所以在实际操作中，有些车间就将此类员工的劳动合同延后，直到能判断这个员工是否适合这个岗位再签合同，也就超出了一个月的期限。
　　那这种情况我该如何处理比较的妥当？

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一、案例分析

1、HR疑惑：无法在一个月内判断新员工是否能胜任，而能判断这个员工是否适合这个岗位再签合同时超出了一个月的期限。

2、劳动合同签定时长与时机什么时候最好？

3、该单无相关制度规定。

二、解决思路

从本案例中不难看出，该单位没有针对劳动合同签订时机及签订时长的规定，所以HR会对新员工该签多长合同来确保员工能否胜任的疑问。其实，劳动合同签多长与新员工是否胜任完全是两个方面的问题。可以分开来说明：

1、 劳动合同

a)合同期限

每个单位一般都会对员工进行分类，分类的方法也很多，但无非都是以员工对企业的贡献度或员工离职对业务的影响程度来区分。比如：核心骨干（技术或研发关键人员、技术研发、财务、销售等部门中层管理人员、经理以上人员）、关键员工（技术研发工程师、除前类部门外的管理人员、）、普通员工（除前面两类以外的员工）。当然在制度中可以委婉一些，用第一类、第二类、第三类来代替，以免因字眼描述让员工觉得自己不在核心层而有心理有落差。

有了员工分类，员工合同期限的长度其实也有好办了，也可以分个三五等。比如：核心骨干员工的劳动合同可以定为5年，关键员工定为3年，普通员工定为2年。

b) 合同签定时机

劳动合同签定法规上要求在形成劳动关系后的一个月内签定，入离职较少的企业HR可以根据各自企业要求进行操作。如果企业中入离职员工较多时，从工作便利性上考虑，最好在新员工报到首日即进行签定，避免后续还应持续去跟踪员工劳动合同签定问题，增加HR工作量，如果因其他问题造成超过一个月未签定，还会给企业带来潜在风险。

c)合同涵盖内容

劳动合同签定时一般应包括劳动合同条款、保密协议条款、竞业限制条款（此项一般针对掌握关键资源的员工），所以HR拟定劳动合同模板时，可以根据企业情况将劳动合同与保密协议整合在一份文件中，竞业限制可以单独形成一份文件。

2、胜任判定

员工是否胜任，不仅只是在试用期内进行观察确认，在招聘环节时HR就应该严格审查。特别针对技术工种的岗位，在招聘环节就可以通过结构化面试、情景案例等进行甄选。依据前面提到的劳动合同期限分类的，我们可以知道技术工种的合同期限一般在3年以上，此时的试用期可以为3~6个月。在3个月或以上试用期间，用人部门也有足够的时间对新入职的技术人员进行评价与考核，确认新员工的胜任情况。

3、员工汰换

有人会问，员工合同期较长时，试用期满表现不错，但之后表现不好，或者在试用期间用人部门“看走眼”了，这种情况下可能会出现绩差员工（需要淘汰掉），增加了员工淘汰成本。针对在职员工，HR可拟定绩效考核方案让绩差员工获得的报酬及晋升发展机会远远低于绩优员工，而通过绩效考核实现自然汰换，当然这里需要一份合理的绩效考核制度（小的企业可以用简单的绩效考核方案，重点是形成绩差员工与绩优员工明显的报酬即可），之前有很多讨论绩效考核的案例，有兴趣的可以看看以往的案例。

三、总结

如果HR将大量的时候花在确认新员工该签多长年限的合同，是不是胜任等这种基础性事务上，那么HR还如何谈人力资源管理，还如何成为企业中的变革推动者角色、成为战略伙伴角色，所以我们应该将基础性事务制度化，流程化，只有从基础事务脱离逐步出来，HR才有时间去考虑如何做好人力资源管理。

附：劳动合同签订管理规定

1、目的

为了维护员工及公司利益，规范劳资双方合同签定或续签流程，特制定此规范。

2、范围

适用于公司内全体员工。

3、职责

3.1 人力资源部：负责公司和员工劳动合同及保密协议的签订与续签作业，负责续签过程及比例控制。

3.2 各部门：负责对续签合同员工进行交流和评价，续签合同的分发及返还人资。

4、内容

4.1 劳动合同的签订：

4.1.1 员工入职一个月内必须与公司签订劳动合同。

4.1.2 劳动合同一式三份，员工与公司签订劳动合同后，员工持一份，公司持二份，人资部应保留劳动合同签收记录。

4.1.3 劳动合同签定期限：

岗位类别签订次数	第一类	第二类	第三类
岗位类别签订次数	生产系统一线员工、技术员、科员、助理、文员、后勤人员（保洁、保安、园艺、工务、宿管等）	储干、助工、工程师；助专、专员；班长、组长、队长等；司机、特种操作人员、专业技术人员。	副理及以上管理干部；高专、高工；技术部与研发部专员和工程师及以上人员、项目管理人员
第一次（入职）	2年	3年	5年
第二次	3年	5年	5年
第三次	无固定期限	无固定期限	无固定期限

4.1.4 劳动合同订立后对双方均有法律约束。

4.1.5 劳动合同的变更、解除、终止依照《中华人民共和国劳动合同法》规定办理。

4.2 保密协议的签订：

4.2.1 本公司保密协议是指：员工保密协议、竞业禁止协议。

4.2.2 签订范围:公司所有员工。

4.2.3 签订时间：员工入职一个月内与劳动合同同时签订。

4.2.4 顶岗实习期内员工在取得毕业证后签订正式劳动合同，实习期间由学校与公司签订实习协议。

4.2.5 责任与处罚：员工如有泄密情况发生，公司根据泄密的严重程度给予相应处罚，并保留追究其法律责任的权利，如有造成经济损失，公司将依法追偿。

4.2.6 员工离职时，人资部应在[离职申请单]确认员工是否需进行竞业限制，如需进行竞业限制的报总经理审批后，再按月支付竞业禁止保证金，并按合同每月对竞业人员离职后的工作情况进调查。

4.3 合同及保密协议的续签：

4.3.1 员工在劳动合同期内如有以下情况之一的，合同到期后各部门应考虑不续签：

A．合同期内有2次以上记大过处分的；

B．经常请假、旷工或迟到、早退的；

C．在本部门绩效排名靠后且实际工作能力较差的；

D．个人心态、品行不良或有恶劣习惯的；

E．因心理或生理原因无法胜任岗位工作的；

4.3.2 续签流程：

规定合同签订流程

流程说明：

A．人资部人事助专每周整理出60日内合同到期的人员名单，并填写[合同续签评价表]，发给各部门主管。

B．由员工进行自我评价并确认是否续签后交各部门主管评价，并于5个工作日内提交给人资部。工程师/专员以下（不含）需由人资部经理审核完后送副总经理审批；工程师/专员以上（含）需由人资部经理审核后承送总经理审批。

C．经批准续签合同的由人资部通知相关人员至人资部办理合同续签手续。

D．续签评价表的结果由人资部人事助专与该员工沟通后，由员工本人确认并签名，如确认结果为不续签，人资部需提前30日通知员工所在部门及员工本人在合同到期前办理离职手续，员工需在规定的时间内依《离职管理规定》办理完离职移交手续。

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