你真的会“开会”吗?五个要点让你成为高效开会达人,速看!

人力葵花 2023-12-02 14:19 100 阅读

人力葵花 kuihuahr

国内最大的人力资源学习型标杆组织,帮助HR成长,助力企业发展

阅读量高的好文章,一般具有两个特点:选题够小;说得够透。小编就琢磨着可以换一换画风,切换到一些小而美的场景。

比如开会的问题,在以前肯定是某个大观点的分论点,今天直接“扶正”,就拿开会来说事。

01

喜欢开会的领导未必是好领导,但好领导一定喜欢开会。

有个分公司总经理,特别会开会。总公司的所有决策,他都能第一时间接受并吸收,然后开会,分解到下面各业务板块。员工反映的问题,他总是会及时召开相关人员的沟通会议,快速解决。有一次我出差到他那里,看到很多员工随时“呼朋引友”地组织小型会议,快速达成协议处理问题,就问他“这是你强制要求的吗?”他说没有,“他们就是有样学样。”嗯,说重点,他所带的团队,在各方面的表现都非常突出。

上面所说的“喜欢”,不是情感上的喜欢,而是工作中的必要。我不但见过会开会的管理者,也见过很多不会开会的管理者。不会开会也没什么,少开会多做事也行啊,但悲剧的是他不会开会却喜欢开会,开各种没有必要的会议,把会议开成效率低下的官僚会议,真是要人老命。

按照我的经验,一般而言, 一周开2-4次会议是正常的(不是全体大会,是各种小型会议),如果一周开了5次以上的会,就太多了。如果一周只开了一次会议甚至压根没有,就太少了。

开会太多的领导,一般都不会有太好的业绩,当然也不会太差,中不溜秋,因为做事不聚焦。

开会太少的领导,有两种可能,要么是手下精兵强将多,要么是整天无所事事。下属强悍的可以“无为而治”,无所事事的不知道要说啥。所以这类领导的业绩表现也呈两极分化,要么特别好,要么特别差。而在创业公司里,无为而治的情况比较罕见,开会少的领导一般业绩也不好。

02

会议,是沟通成本最低的一种方式,这是管理共识。

小时候看电视,那时候没几个频道,中央台的《新闻联播》是必看的节目,因为后面有父亲最关心的天气预报。在我印象里,《新闻联播》每天几乎有一半的时间在说某某领导在某某地方参加了某某会议,北京开会,上海开会,国内开会,国外开会。当时就得出了一个模糊的概念,领导=开会。

后来的经历也验证了这一点,做了管理岗位后,只要上班,几乎每天都会开各种各样的会议:布置任务要开动员会,表彰先进要开庆功会,处理工作要开协调会,检验人才要开述职会,接待领导要开汇报会……

可以说,会议,贯穿着管理者的一切工作,一个卓有成效的管理者,一定是一个开会的高手。他懂得如何组织高效的会议,懂得如何协调各种资源。 需要开会解决的问题,马上开会。无需开会解决的问题,绝不啰嗦。

如果你下面有10位下属,你要传达上面的指令,你是开个会一起说,还是一个一个分头说?不言而喻吧,除非你秀逗了。如果你的下属对高层的指令有不同的理解,你是开会大家一起头脑风暴,还是做个“知心姐姐”单独辅导?也许各有利弊,从沟通成本及实际效果的角度上来说,开会一定是更好的选择。

新知达人, 你真的会“开会”吗?五个要点让你成为高效开会达人,速看!

03

会议时间不宜太长,要高效运行,速战速决。

冗长的会议,会造成心理阴影的。我以前跟一个朋友聊天,他说:“会议必须简短高效,杜绝长篇大论。”他特别怕开长会,大概是读书的时候被“伤得太深”。

他读初中的时候,碰到一个奇葩的“教导主任”。当时乡村学校条件差,连大教室都没有,更别提什么礼堂了,学校开大会的时候,每个人都站在操场上,要么大太阳当头晒,要么西北风阵阵来,总之不是什么好环境。他们学校大会的议程一般是这样的,集合后先做一套广播体操,然后校长讲几句,点名表扬一个先进班,批评一个落后班(全校只有6个班),大约10分钟的样子。受表扬班级的学生昂首挺胸,被批评班级的学生各种鬼脸,大家嘻嘻哈哈一下倒也快活。校长讲完后,往往会说“请教导处张主任补充几句”,而后,他们的噩梦就开始了。

据说教导主任张某,教政治课,长得其貌不扬,但是真的超。喜。欢。大会训话。按照正常人的逻辑,校长也就讲了10分钟,你一教导主任讲个5分钟就差不多,最多也就8分钟,不能超过校长的讲话时间吧。可人家张主任偏不,他可以从学生违反校纪讲到目前国际形势,可以从“最近有老乡的牛闯进校园”扯到“人民民主专政制度”。天可怜见,一群十几岁的孩子们,头顶烈日或寒风袭体,将近一个小时傻站着。那时的学生胆子小,没人敢吭声,只能默默忍受。初中三年,我那位朋友被这位奇葩教导主任狠狠地“教导”了三年,无数次地感觉生无可恋。好在,初中终究是可以毕业的。

一直到现在,他已经是老板了,手上的公司还不小,但只要是他参加的会议,一律都不长,不得超过一小时。因为只要会议时间一长,他就浑身不得劲,尤其是如果某一个人讲话超过半小时,他真的会抓狂。据他自己说,每半年一次的经理述职,他规定的时间是每人10分钟,结果有个新来的经理硬是口沫横飞地讲了30分钟,而且——还!没!讲!完!他忍了又忍,最终忍无可忍,在下面举手示意,台上的经理说:“老板您对我刚才讲的内容有疑问?”他说:“我对你的内容没疑问,只是对你这个人有疑问,你不识字吗?”对方愕然。他接着说“每人10分钟,你看不懂?HR,按照规定给他补发点工资,让他滚蛋。”有些会议可能短不了,比如年终总结表彰大会等,他的对策就是,先上台给大家讲5分钟打打气,发发钱,然后闪人。等会议结束后再来一起嗨。

现在在他的公司里,简短高效的会议,已经是一个常态,甚至慢慢地变成了一个特色。如果是大型会议,难免时间会很长,就要安排好休息的节奏,可以参考学校上课的形式,每45分钟左右来一次15分钟的休息,这比打疲劳战的效果要好很多。

新知达人, 你真的会“开会”吗?五个要点让你成为高效开会达人,速看!

04

会议的目标要明确,决议一旦达成就要坚决执行到底。

有时候你会觉得,有一个会开会的领导是一件很幸福的事情。好领导在组织会议时会打提前量,比如单位9点上班,他会提前一天说让谁谁谁在明天9点到会议室开会,讨论夏季销售的问题。让参会的人有所准备。即便是紧急任务需当天开会,比如下午3点接到指示,他也会在3点通过参会者,“下午4点到会议室开会,讨论夏季销售的问题”。虽然只有一小时的提前量,总比没有强。

好领导在组织会议时会明确会议目标,公司会议,只要是涉及到具体工作的,大多数是可以用数字来明确的。比如销售要增长,到底是增长多少,大家可以讨论,但一定要出一个数字,是10%还是20%,达不到怎么处罚,达到了如何奖励,都要讨论清楚,写成会议纪要,白纸黑字地写清楚。

好领导还会讲究执行的坚决性,开了会,形成了决议,如果不执行就没有任何意义。会议纪要需要专门整理,随时查看。时间一到,就按照当初达成的会议纪要来检查,获奖的也好,受罚的也好,想必也是没有什么话好说的。

05

会议说话要讲究,宁可不说,不能乱说。

彼此不在一个层面上,是不会产生共同语言的。如果让一个普通员工参加企业家高峰论坛,他会索然无味,昏昏欲睡,为啥,离他太远了。如果让他参加歌星见面会,他会生龙活虎,上天入地。每个人都一样,开会时要说什么,怎么说,都得因人而异,你在会上说的话一定要讲究,宁可不说,不能乱说。

跟员工开工作布置会议时,多谈具体利益,多谈个人成长,要让员工觉得干这事对他有好处。跟领导开工作汇报会议时,多谈结果,阶段性的成果很重要,要让领导觉得这事让你干准能成。

比如你召开工作协调会,说话就得严肃而直接,“小李,这块工作就交给你负责,你向我直接汇报工作,要求在三天内完成”。比如你召开庆功会,说话就得激情而温柔,“小张是我见过最敬业的员工,有一次我出差回来到办公室的时候已经快转钟了,发现他还在埋头加班,那股认真劲头真让人感动,他今天的成功绝不是运气,而是拼出来的”。比如你召开媒体见面会,说话就得理性,多为公司说话,少给个人说话。

总之,开会是门技术活,不是人人都干得好的,但通过实践可以慢慢锻炼。要想做一名优秀的管理者,学会开会是很重要的一步。不管你喜不喜欢,会议就是管理中最重要的环节。分享交流、思想碰撞、众志成城,都是在各种会议中完成的。不会开会,你就不可能成大事。

当然了,在你说话的同时,千万别忘记了倾听,少说话多倾听也是个好习惯。为啥人只有一个嘴巴,却有两只耳朵呢,少说多听嘛。

作者:陈向东(微信公众号:陈向东) ,人力葵花整理编辑,所推送文章非商业用途,著作权归作者所有。文章仅代表作者观点,不代表“人力葵花”立场。

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01

喜欢开会的领导未必是好领导,但好领导一定喜欢开会。

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上面所说的“喜欢”,不是情感上的喜欢,而是工作中的必要。我不但见过会开会的管理者,也见过很多不会开会的管理者。不会开会也没什么,少开会多做事也行啊,但悲剧的是他不会开会却喜欢开会,开各种没有必要的会议,把会议开成效率低下的官僚会议,真是要人老命。

按照我的经验,一般而言, 一周开2-4次会议是正常的(不是全体大会,是各种小型会议),如果一周开了5次以上的会,就太多了。如果一周只开了一次会议甚至压根没有,就太少了。

开会太多的领导,一般都不会有太好的业绩,当然也不会太差,中不溜秋,因为做事不聚焦。

开会太少的领导,有两种可能,要么是手下精兵强将多,要么是整天无所事事。下属强悍的可以“无为而治”,无所事事的不知道要说啥。所以这类领导的业绩表现也呈两极分化,要么特别好,要么特别差。而在创业公司里,无为而治的情况比较罕见,开会少的领导一般业绩也不好。

02

会议,是沟通成本最低的一种方式,这是管理共识。

小时候看电视,那时候没几个频道,中央台的《新闻联播》是必看的节目,因为后面有父亲最关心的天气预报。在我印象里,《新闻联播》每天几乎有一半的时间在说某某领导在某某地方参加了某某会议,北京开会,上海开会,国内开会,国外开会。当时就得出了一个模糊的概念,领导=开会。

后来的经历也验证了这一点,做了管理岗位后,只要上班,几乎每天都会开各种各样的会议:布置任务要开动员会,表彰先进要开庆功会,处理工作要开协调会,检验人才要开述职会,接待领导要开汇报会……

可以说,会议,贯穿着管理者的一切工作,一个卓有成效的管理者,一定是一个开会的高手。他懂得如何组织高效的会议,懂得如何协调各种资源。 需要开会解决的问题,马上开会。无需开会解决的问题,绝不啰嗦。

如果你下面有10位下属,你要传达上面的指令,你是开个会一起说,还是一个一个分头说?不言而喻吧,除非你秀逗了。如果你的下属对高层的指令有不同的理解,你是开会大家一起头脑风暴,还是做个“知心姐姐”单独辅导?也许各有利弊,从沟通成本及实际效果的角度上来说,开会一定是更好的选择。

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03

会议时间不宜太长,要高效运行,速战速决。

冗长的会议,会造成心理阴影的。我以前跟一个朋友聊天,他说:“会议必须简短高效,杜绝长篇大论。”他特别怕开长会,大概是读书的时候被“伤得太深”。

他读初中的时候,碰到一个奇葩的“教导主任”。当时乡村学校条件差,连大教室都没有,更别提什么礼堂了,学校开大会的时候,每个人都站在操场上,要么大太阳当头晒,要么西北风阵阵来,总之不是什么好环境。他们学校大会的议程一般是这样的,集合后先做一套广播体操,然后校长讲几句,点名表扬一个先进班,批评一个落后班(全校只有6个班),大约10分钟的样子。受表扬班级的学生昂首挺胸,被批评班级的学生各种鬼脸,大家嘻嘻哈哈一下倒也快活。校长讲完后,往往会说“请教导处张主任补充几句”,而后,他们的噩梦就开始了。

据说教导主任张某,教政治课,长得其貌不扬,但是真的超。喜。欢。大会训话。按照正常人的逻辑,校长也就讲了10分钟,你一教导主任讲个5分钟就差不多,最多也就8分钟,不能超过校长的讲话时间吧。可人家张主任偏不,他可以从学生违反校纪讲到目前国际形势,可以从“最近有老乡的牛闯进校园”扯到“人民民主专政制度”。天可怜见,一群十几岁的孩子们,头顶烈日或寒风袭体,将近一个小时傻站着。那时的学生胆子小,没人敢吭声,只能默默忍受。初中三年,我那位朋友被这位奇葩教导主任狠狠地“教导”了三年,无数次地感觉生无可恋。好在,初中终究是可以毕业的。

一直到现在,他已经是老板了,手上的公司还不小,但只要是他参加的会议,一律都不长,不得超过一小时。因为只要会议时间一长,他就浑身不得劲,尤其是如果某一个人讲话超过半小时,他真的会抓狂。据他自己说,每半年一次的经理述职,他规定的时间是每人10分钟,结果有个新来的经理硬是口沫横飞地讲了30分钟,而且——还!没!讲!完!他忍了又忍,最终忍无可忍,在下面举手示意,台上的经理说:“老板您对我刚才讲的内容有疑问?”他说:“我对你的内容没疑问,只是对你这个人有疑问,你不识字吗?”对方愕然。他接着说“每人10分钟,你看不懂?HR,按照规定给他补发点工资,让他滚蛋。”有些会议可能短不了,比如年终总结表彰大会等,他的对策就是,先上台给大家讲5分钟打打气,发发钱,然后闪人。等会议结束后再来一起嗨。

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04

会议的目标要明确,决议一旦达成就要坚决执行到底。

有时候你会觉得,有一个会开会的领导是一件很幸福的事情。好领导在组织会议时会打提前量,比如单位9点上班,他会提前一天说让谁谁谁在明天9点到会议室开会,讨论夏季销售的问题。让参会的人有所准备。即便是紧急任务需当天开会,比如下午3点接到指示,他也会在3点通过参会者,“下午4点到会议室开会,讨论夏季销售的问题”。虽然只有一小时的提前量,总比没有强。

好领导在组织会议时会明确会议目标,公司会议,只要是涉及到具体工作的,大多数是可以用数字来明确的。比如销售要增长,到底是增长多少,大家可以讨论,但一定要出一个数字,是10%还是20%,达不到怎么处罚,达到了如何奖励,都要讨论清楚,写成会议纪要,白纸黑字地写清楚。

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会议说话要讲究,宁可不说,不能乱说。

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比如你召开工作协调会,说话就得严肃而直接,“小李,这块工作就交给你负责,你向我直接汇报工作,要求在三天内完成”。比如你召开庆功会,说话就得激情而温柔,“小张是我见过最敬业的员工,有一次我出差回来到办公室的时候已经快转钟了,发现他还在埋头加班,那股认真劲头真让人感动,他今天的成功绝不是运气,而是拼出来的”。比如你召开媒体见面会,说话就得理性,多为公司说话,少给个人说话。

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当然了,在你说话的同时,千万别忘记了倾听,少说话多倾听也是个好习惯。为啥人只有一个嘴巴,却有两只耳朵呢,少说多听嘛。

作者:陈向东(微信公众号:陈向东) ,人力葵花整理编辑,所推送文章非商业用途,著作权归作者所有。文章仅代表作者观点,不代表“人力葵花”立场。

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