离职交接重在“交”还是“教”？

作者曹锋更新于：2017-11-01 13:13 76649

内容来自 2017-11-02 打卡话题

　　离职管理作为一项基础工作，大部分公司都建立了规范的操作流程，但是在面对员工离职时，还是会遇到颇为头痛的问题。我们是一家成立5年左右的公司，现有一名老员工离职，也按规定提前一个月告知了公司，但是交接了三周之后，尚有多项工作未能交接完毕。同时该名老员工也比较自私，涉及到其岗位核心技术的工作，都交接的比较模糊，导致接手的新人不能尽快熟悉岗位工作。
　　请问各位牛人，我们该如何做好员工的离职管理，把员工的离职风险降至最低？

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几乎所有的公司都规定了员工离职流程，包括离职申请、填写离职单、离职面谈、核准离职申请、业务交接、办公用品及公司财产的移交、监督移交、人员退保、离职生效、资料存档……甚至包括离职分析与离职员工的后续管理，但很少有公司将离职管理的每一个环节落到实处，并做好数据纪录。

事实上，再规范的离职流程，仍然有很多问题在员工离职后暴露出来。如OA等各种账号未及时收回、注销；工资余额不够扣社保；资料缺失，商业秘密泄露，客户流失……离职管理不是为了走流程，每一个流程必须有相对应的表格，达到预期效果。

各种账号未收回注销，暴露出我们在账号管理方面的随意性；社保余额不足，说明我们在离职时间节点上控制不到位；商业秘密泄露，间接说明我们在日常的商业秘密管理和业务资料管理等方面办法还不多……离职管理，必须尽量减少人员流失带来的损失、规避相关人事纠纷及法律风险。

有一个公司，特别重视离职管理，以离职交接为例，公司并不是通用的离职交接表，而是一个员工一个交接表！注意，不是一个岗位一个离职交接表，而是一个员工一个！当时人资曾向我抱怨，认为是无用功，我却认为有一定的道理。公司人数不算多，每个人都有差异，如有人使用公司的电话卡，有人住的员工宿舍……即使同一个岗位，分工也不完全相同，客户或业务的进展程度也不一样……每人一张离职表，针对性更强。

这样苛刻的离职交接制度，依然不能避免离职人员交接时出工不出力，让交接流于形式，原因何在？这与我们对离职交接的认知息息相关。

离职交接，重在“交”和“接”，而非“教”和“学”。“交接了三周之后，尚有多项工作未能交接完毕。同时该名老员工也比较自私，涉及到其岗位核心技术的工作，都交接的比较模糊，导致接手的新人不能尽快熟悉岗位工作。”

在我的认知里，有清晰的交接目录，有完整的资料和实物，经监交人审核无误后，移交给接受人即可。离职交接真得需要这么长的周期吗？

交接了三周，竟然还有多项工作未能交接完毕，显然，这不是在“交”，而是“教”。举个例子，绩效专员离职交接，他整理好现行的绩效制度与流程、每月绩效数据的电子版和纸质版、绩效面谈等资料，是不是就可以了？难道一定要他教会新人如何筛选，如何做透视，应该掌握哪些面谈技巧？

新人不能尽快熟悉岗位工作，一定是离职员工交接的错？有没有反思招聘是否到位；有没有监交人的责任；有没有对新人的能力提出质疑？

为什么很多工作交接不清，这反映出日常管理缺失。如各种资料，如果公司定期检查、收集工作资料和电子档案，加强相关资料的管理；严格信息使用的级别制度、设置信息管理中心和专职管理员加强保密工作；在办公场所设置加强保密措施，如很多企业办公区不允许上网或加强网络管理，电脑不设USB接口和软驱等。

离职交接话题，让我想起以前做财务时曾参与的几个离任审计项目，或许对HR有一定的借鉴意义。

离任审计主要是对中高层或核心员工。如果一个岗位的工作交接三周还不清不楚，应该可以纳入此范畴。

首先对其经济责任履行、职权使用的合规性审查。一般通过查阅有关合同、协议、制度文件等明确被审计人的工作职责范围、职责履行程序规定、主管的业务领域和被授权限，审查测试被审计人工作职责的履行情况、被授权限的使用状况，审查其对重大决策或重大事项的审批等是否合法合规。

其次是经济绩效的评估。查阅有关任职初期经济指标、计划方案和预算指标等资料，通过分析性复核程序比较分析法、趋势分析法等方法审查其任职前后所主管的资产、负债的增减变化和实物管理、市场规模、技术开发、业务内容的增减变化和资金的流入流出，评价其任职期间主管领域经济效益的优劣。

三是延伸审计。在进行第一、二项审计过程中，出现重大审计发现。根据需要请审计高层决定是否需要延伸正常审计范围和审计程序，如是否进行专项舞弊审计或扩大测试范围、深入调查等。

离任审计虽然不可能大面积复制，但可以给我们一些思路：很多资料不一定要离职人员主动交我们才能接，还可以是主动出击；离职交接完全可以结构化，避免随意性；离职交接的结果会作为背调时的评语……

美国防范钱学森回国，首先就是停止其工作，进入“脱秘期”，同时对所有资料，包括工作笔记等，全部收缴，并竞止其参加相关的研究。这实际上是一个核心人员离职管理的典型案例。

有些企业的离职通知很突然，直接控制电脑，进入脱密期，虽然有些不近人情，但至少保证了资料的完整性，避免被刻意复制或删除。可见离职管理必须与公司其它管理工作和人力资源的其它方面工作结合起来分析，才能确保交接的顺利进行以及有效的控制风险。

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全部评论(31) 我参与的评论

26楼微微一笑倾城

曾经的我就遇到这样的工作交接，（被公司安排早退的师傅不愿意教我所以然，更不愿意将数据移交），离岗前将所有的数据进行了格式化，给了我一台空电脑，我就这样开启了坎坷的职业生涯，到财务去翻凭证，一张一张地依葫芦画瓢式地复原一个个数据，一张张表格，老板有试图喊她回来再进行数据交接，但是对方告知没有留底，我只有通过加班，完成了4年的数据补足，制成了数据对比表，心里是泪崩的，但更多的是欣喜，事在人为..........7年了，熬过来了！

2017-12-21 09:24:23 回复赞(0)

25楼天王2013王祝灵

全篇还是喜欢~
最后，还要少了什么~
好久不见，三茅班主任的唠叨，点一个“打卡”

2017-11-02 19:28:26 回复赞(0)

曹锋

@天王2013王祝灵：好久不见，最近忙什么呢?

2017-11-03 08:18:37回复

24楼阳光书屋徐杏环

#赞赏# 财务+HR的分析思路就是不一样啊，特别是后面的离职审计发人深思，赞！

2017-11-02 18:51:48 回复赞(0)

曹锋

@阳光书屋徐杏环：谢谢支持！

2017-11-03 08:18:57回复

23楼吕不韦23922

谢谢分享

2017-11-02 15:58:47 回复赞(0)

22楼无争大师

还没有说完呢

2017-11-02 15:45:20 回复赞(0)

21楼一鼻子灰

这种难度太大了，我个人比较理想。

2017-11-02 12:10:21 回复赞(0)

20楼宫静

谢谢分享，学习了！

2017-11-02 11:41:34 回复赞(0)

19楼无敌小nono

谢谢分享

2017-11-02 11:24:28 回复赞(0)

18楼陈小懒

学习了

2017-11-02 09:53:08 回复赞(0)

17楼不迁不贰

赞赞赞！zzz

2017-11-02 09:48:03 回复赞(0)

16楼 Miss一点儿李倩

#赞赏# 将审计思路用于公司日常管理是个不错的办法，谢谢。赞！

2017-11-02 09:25:18 回复赞(0)

15楼小牛奶米奇

谢谢分享

2017-11-02 09:22:04 回复赞(0)

14楼阿东1976刘世东

#赞赏# 锋哥说得专业！有的是要离职审计！而交接只是工作的交接，不能是教会！

2017-11-02 09:04:18 回复赞(0)

13楼 dabaode

认可

2017-11-02 09:02:17 回复赞(0)

12楼 lpldtq

我还是比较认可一人一表的交接的，还记得5年前我离职的时候做交接就没有用公司的通用表单，而是另外制表把本岗位涉及到的物品理出清单，并简单说明用途；岗位涉及到的工作按在执行未完结、刚完结有后续、周常规、月常规、季度/年度重要工作进行梳理，将工作的处置流程和标准列明。记得当时工作内容用小五的字号写了6页纸。就差画图了，当时招聘的人还没到岗，我上级看了我给他的东西，讲了一句有这个新人进来工作肯定不会脱节。

2017-11-02 09:00:53 回复赞(0)

afen

@lpldtq：这个方法很清晰，get。会让接手的人很明了。我之前的离职清单，自认为写的事无巨细了，；逻辑欠缺导致不够清晰明了。

2017-11-02 09:54:44回复

lpldtq

@afen：我一直坚持重要岗位的交接都需要按照那个方法来做

2017-11-02 10:22:03回复