组织是由个体构成的，而个体在组织结构途中的具现就是岗位，前面已经讲述了如何绘制组织结构图，但是组织结构图仅仅是明确了各个岗位的具体位置、上下决策及权责关系，接下来还需要通过明确的岗位职责和规范使得组织结构能够真正运转起来。前文讲到通过组织结构图可以发现存在多头管理、窄幅管理等现象，同样通过岗位说明书可以发现职责交叉、职责真空、任务指派随意等现象，首先结合企业的实际情况甄别、分析、判断这些现象是否合理，其次则需要拨乱反正，避免出现权责利不相等或遗漏等问题发生。那么这个时候就需要系统的岗位说明书体系，通过岗位说明书体系结合组织结构图可以使得岗位在设置时具有参考依据，不出现因人设岗，而且根据组织需要来设置岗位，能够在确定薪酬等级和薪酬水平时提供依据，同时岗位工作职责和相应的工作成果又称为岗位绩效表现的提取来源，这样通过明确的岗位职责和规范的岗位任职资格所确定的差异化的薪酬体系将会为岗位任职人员提供工作的动力，而通过岗位职责和岗位成果提炼的绩效要求则成为是否获得收入的衡量工具，并且决定该任职人员是否能继续在该岗位上任职，这样一来，通过岗位、薪酬、绩效形成了一个基本的良性循环激励系统，而这一切都建立在拥有一套规范的符合组织需要的岗位说明书和任职资格体系之上。那么什么是岗位说明书呢，岗位说明书是根据工作分析得到的资料对工作的职务、条件及责任的描述做成的正式文件。岗位说明书的目的是在某些限定条件下确认工作的职责，并说明工作的范围和内容，并提出对任职人员的基本要求。一般而言，工作分析也就是通过一系列系统的、有效的方法对特定职务进行研究，明确该职位的工作任务和职责、与其他职务的工作联系、工作环境及任职资格等职位信息的过程。通常情况下工作分析的结果会形成工作说明（包括工作任务、工作职责、工作环境的描述）和任职资格（包括工作需要的知识、技能和经验）。一般而言，在分析撰写岗位说明书的时候，需要从八个方面来考虑：WHAT：回答岗位是做什么的，具体的工作内容和相应的责任、权利又是什么；WHO：回答岗位的工作需要什么样的人员来做，需要什么样的知识、能力、技巧、经验；WHY：回答岗位的设置目的，这个岗位是出于什么样的考虑才会出现，是满足什么样的组织要求才会出现；WHERE：回答岗位的工作环境，这个岗位一般是在什么样的环境中展开工作的，是否具有潜在危害；WHEN：回答岗位的工作时间，这个岗位一般在什么时间里展开工作，工作的时间长度一般是多少；FOR WHOM：回答岗位的负责对象，这个岗位是向谁汇报，工作成果由谁负责，一般而言，就是该岗位的直属上级是谁；HOW TO DO：回答岗位的工作需要如何开展，也就是该岗位在展开工作时一般的步骤、过程、阶段等；HOW MUCH：回答岗位的工作报酬和工作考核，即该岗位支付多少薪酬，如何通过考核才能获得收入。基本上这八个方面的综合考虑，能够建立岗位、薪酬、绩效的基本激励小循环，当然这是分析的思路，最终形成的岗位说明书则是需要固定模版的，这样所有岗位通过统一的模版规范管理，形成人力资源的基础文件。一般而言，岗位说明书包含有三大部分，分别是岗位基本信息、岗位工作说明、岗位任职资格。岗位基本信息包括归纳岗位的名称，岗位上下级关系，岗位所属的部门名称，岗位编制，岗位任职人员名称，岗位编号，等等，主要是为了统一规范管理，这也是传统人事定岗定编的外在表现之一。岗位工作说明则是说明岗位的主要工作职责，明确该岗位具体应该从事的主要工作。这里需要明确的是主要工作职责是指占据岗位工作时间80%的工作内容，岗位任职人员80%精力投入的工作内容，并非是将岗位任职人员所有工作活动全部记录，而是明确主次有别、甄别轻重缓急地提取主要的工作活动。这些工作职责将为上级领导工作分派和任务指派提供基础，并且明确岗位具体工作对岗位的绩效指标提炼和工作管理都有非常巨大的作用，同时岗位工作明确后能够衡量出岗位工作对于企业的具体贡献值，从而为岗位定薪提供依据。岗位任职资格则包括有学历、专业背景、专业知识、业务流程、操作技能、外语水平、计算机水平、工作经验、职业资格证书、各项胜任能力等项目，不同企业不同部门不同岗位各有不同，以上罗列仅仅是部分通用项目。这些任职资格明确后能够为企业的岗位招聘、竞聘、培训等提供指导。不过应该明确的是，岗位和岗位上任职的人员是两个概念，岗位是相对固定的，而岗位上任职的人员则是可以变化流动的，所以在撰写岗位说明书的时候针对的应该是岗位本身，而不是岗位任职人员，这一点在撰写岗位任职资格的时候特别需要注意，不能将现有岗位上的任职人员的资格作为岗位的任职资格。当然不同企业会有不同情况，可以在基础模版上进行相应加减，例如有的企业添加薪级薪等，有的企业添加考核标准，看各家企业人力资源的工作习惯和管理惯例了。总而言之，岗位说明书是人力资源管理的基本工具，会影响到人力资源管理的各个方面，是非常基础的人力资源管理工作，所以需要认真、仔细，特别是耐心的对待，细致的整理。
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