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目标高效达成工具之一——PDCA

作者 惠彩谈培训管理 2024-04-10 14:12 164

周四晚上我们分享了闭环思维,在闭环思维中,我们提到从目标出发又回到目标上,这是把我们大脑的想法转化为实际结果的路径,这个思维是闭环思维;但是闭环思维核心是想法≤目标,说明我们的具体行动是有效的。

 

而在具体行动中,执行中最核心的是对过程进行管理,在对过程进行管理的时候,我们需要运用到一个工具就是——PDCA。

 

如果你的工作、你的生活发生了问题,不知道怎么解决,不妨使用PDCA来解决,所谓的PDCA,就是:Plan(计划)——Do(执行)——Check(检查)——Action(改善)。

 

如果PDCA能够顺利地循环起来,那么所有的问题都将迎难而解。

 

试想一下,将自己的想法制定成计划并加以实施,对制定的结果进行检查,找出问题的地方及逆行改善,然后再开始制定下一个计划......如果能够让这个循环持续下去,那么事情一定会变得顺利。

 

不管是工作也好还是自己的成长也罢,只要PDCA循环起来,一切都会变得更好。

 

工作中总是出现失误,虽然心里想着要改善但却总是忘记。

为什么会出现问题?为了让同样的问题不再出现应该采取怎样的措施?要想取得比现在更好的结果需要做出怎样的改善?不擅长工作的人从来不会思考这些。

 

所以,这样的人无法得到成长,因为他们总是一成不变。

 

虽然很多人知道PDCA很重要,但是很少能够让PDCA循环起来,而作者提出了一种方法,可以让PDCA循环起来——笔记本*4条线,也就是通过PDCA笔记让其循环起来。

 

而且“PDCA笔记”非常简单。做一次PDCA笔记只需要5分钟,最长也不会超过10分钟。只要有笔记本和笔,任何人都可以让PDCA循环起来,提高自身的工作效率,使自己切实地得到成长。

 

PDCA循环究竟是什么意思呢?

 

首先制订计划,然后执行,接着通过检查找出问题点,改善问题点的解决方法,再制订新的计划,继续执行、检查、改善......这个计划、执行、检查、改善的循环就是“PDCA循环”。

 

在每天的生活和工作中,只要让PDCA循环起来,就一定能够取得成果,这是毋庸置疑的。

但实际上,很多人在尝试让PDCA循环起来的过程中从不做任何记录,完全凭借自己的记忆,结果导致在进行了“D(执行)”之后没有及时进行“C(检查)”和“A(改善)”,然后又开始进行另一个“D(执行)”,还自以为完成了PDCA循环。

 

这种状态直观地说就是“P→D→D→D……”,实际上并不能称为循环。

 

制订了计划,也采取了行动,但却没有进行检查更没有进行改善,只是一味贸然行动。这其中根本不存在循环的意识。

 

这也是没有让PDCA循环起来的人的通病。 

 

那么,为什么这些人没有让PDCA循环起来呢?答案是没有建立起“循环系统”。在掌握PDCA循环方法之前,必须拥有开启循环的“钥匙”。

 

PDCA循环并不是在同一个地方不停地转圈,而是在旋转的同时不断上升,也就是我们所说的“提高”和“成长”。

 

擅长工作的人,能够在让PDCA循环的同时获得成长。

而不擅长工作的人甚至没有让PDCA循环起来的习惯。

 

换句话说,因为擅长工作的人能够制订计划并且严格执行,认真学 习、不犯同样的错误,所以,他们才能够积累经验,切实地提高自己的能力。

而不擅长工作的人,总是犯同样的错误。就算知道问题出在哪里也 不去改善,更有甚者连问题出在哪里都不知道。

 

这样的人根本无法获得成长。虽说“失败乃成功之母”,但有些人就算失败了也不会从中吸取经验教训,结果就是一直失败,而且还总是重复同样的失败。

 

而能够取得成长的人,都懂得如何从失败中吸取经验和教训,犯过的错误绝对不会犯第二次。他们会根据自己的经验建立新的假设,对计划和行动进行改善。毫无疑问,只有这样的人才能取得成功。

 

PDCA循环的基本规则包括以下3点:

 

规则1.可视化——PDCA只要可视化就能循环起来

 

可视化1:整体可视化

善于工作的人,在开始行动之前一定会制订计划,让整个工作的流程都清晰可见。比如项目成员都有谁,每个人负责哪些工作,按照怎样的顺序进行,什么地方是工作重点,预算有多少……越是善于工作的人,对工作的整体情况把握得越清晰。就像是将整个工作内容“画成了一幅画”。 

 

可视化2:数值化

如果在制订计划的时候提出一个具体的数值,那么在检查的时候也可以通过数值来更准确地把握情况。要是在采取改善行动时也能够实现数值化,那么PDCA循环就会更加顺畅。 

 

可视化3:写(画)

对于比较难以数值化的内容我们可以通过写或者画来展示出来

 

 

规则2.系统化——PDCA系统化后就能循环起来

 

“让PDCA循环起来”,如果换一种 说法的话,那就是“创造一个能够让PDCA循环的系统”。也就是“PDCA 系统化”。

 

所谓系统化,指的就是一旦建立起这个系统,就能够半自动运转的体系。系统化的关键在于“可复制性”,也可以称为“重现性”。

 

规则3.习惯化——PDCA习惯养成后就能循环起来 

 

如果PDCA只进行一次,即便取得了一些成果也只是皮 毛而已。只有通过不断地坚持循环,才能促进行动,发现问题点并加以 改善。

 

究竟什么是PDCA的习惯化呢?

关键包括以下3个要素:

◆将时间与行动组合起来 

◆轻而易举立刻实现 

◆决定要做的事

 

PDCA非常重要,PDCA循环起来带来的威力非常大,很多人也知道PDCA但是就是运用不起来,循环不起来,为什么呢?

 

要想让PDCA自动化运转起来,必须遵循上面3个原则,这3个原则影响着PDCA循环。

 

作者还根据自身经历,介绍了一种PDCA的循环法就是——PDCA笔记本*4条线,其实就是做笔记,只是这个笔记有框架。

 

具体的PDCA笔记法如下图:

目标高效达成工具之一——PDCA

但是我们要特别注意的是PDCA,想要正向循环,必须在前面加上G,也就是GPDCA,即在PDCA之前一定要先有明确的目标只有清晰的明确的目标,才能方向、目的地清晰,不然还是漫无目的,毫无意义。

 

在PDCA笔记法中,一定要注意记录而不是记忆,要多写多画,而不是存在大脑里,说忘就忘了,这点非常核心。

 

对于PDCA,我建议大家看一看《PDCA工作循环法》这本书,书籍内容不多,但是值得一读,尤其是一些细节问题,非常值得借鉴。

 

 

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