部门经常加班不是加人的理由

作者王泽强 2023-11-11 15:29 18421

内容来自 2023-11-13 打卡话题

制造企业，我们人力资源部包括我只有3个人，每月做完400多人的考勤、工资、社保都已经很辛苦了，还要做招聘，培训，处理员工入离职等工作，经常要加班到晚上八九点，有时候周末也要来上班。
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我向老板申请多招一名人事，但老板不同意还说我们工作不饱和，我因此感到很委屈。又因为年龄大了，不敢轻易离职。现在不知道该怎么做了，希望老师们给我一些建议。

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摘要：职场中因工作经常加班是常有的事，以此向老板提出加人，显然是会被拒绝的。聪明的做法应该是先找经常加班的原因，然后采取对阵下药的办法加以解决。

在一个400多人的企业，老板给人力资源部配置3个人，这3个人在老板看来，工作是不饱和，尽管经常有加班到晚上八九点的情况。这时候，因为经常加班而提出申请招一名人事，老板一定是不同意的，原因很简单，因为部门人员经常加班就加人，这个理由不充分，部门要考虑的应该是如何优化工作、提高工作效率，如果哪个部门就因为部门人员经常加班，那么人员配置多少都是不够的。所以，既然老板否决了加人申请，那就需要从以下四个方面去把工作调配好：

一、分工协作：既要分工明确又要相互协作。

人力资源部3个人，在400多人的企业，如果配合得当，工作是可以正常运转的。人力资源部3个人，配置上是一个人力主管，外加两个人力专员，人力主管负责培训、人力资源规划和制度完善工作，两个人力专员，一个负责薪酬、绩效管理，另一个负责招聘和劳动关系管理。在做赶做工资的时候，负责招聘和劳动关系管理的人力专员可以协助薪酬和绩效管理的人力专员做工资，当招聘旺季或人员入职比较多的时候，薪酬和绩效管理的人力专员可以进行协助。人力主管培训工作多的情况下，两个人力专员可以全力协助配合人力主管工作。在这种分工明确又相互配合的部门工作氛围下，人力可以得到高效运用，部门也就是3个人，如果按照只分工不配合，或者3个人分工不明确，很容易出现经常加班的情况，即便再配置一个人，也是会存在加班的情况。

二、提高效率：优化流程提高效率。

部门人员经常加班，要去了解经常加班的原因，然后再通过分析研究，采取有效措施解决经常加班的问题。因为人力资源部门就3个人，可以采取4个举措提高部门工作效率：一是简化流程。要梳理一下部门目前的工作流程情况，能简化的尽量简化，简化的目的是为了让工作变得高效，减少不必要的工作环节和签字。简化不等于把工作去掉，而是采取更简单的流程去完成，不需要按复杂的工作流程做。二是上人力管理系统。人力资源部们3个人管理400多人的企业，需要上人力管理系统，通过系统化管理，可以提高部门的工作效率。三是部门工作要安排好。人力资源部门承担了考勤、工资、社保、招聘、培训、员工入离职等工作，很多工作是固定的，有些工作则是临时性的，有些工作是限期完成的，有些工作则不限期完成，这就需要把部门工作安排好，什么时间段做什么工作，3个人要行动一致，默契配合好。四是高效利用时间。时间对于所有部门来说，都是一样的，只是在利用上会有差异性，这主要取决于部门负责人的工作作风和时间观念。作为部门负责人，布置工作任务的时候，要跟两个专员明确什么时候完成，部门会议尽量简短高效，多在平日沟通中去解决。

三、工作计划：按轻重缓急做部门工作计划。

部门存在经常加班，有一个原因就是部门工作没有计划性，导致一些工作压在一起，然后就忙不过来而加班。所以，既然部门只有3个人，那么部门工作还是要有计划性，作为部门负责人要提前制定工作计划，可以按轻重缓急来定工作计划，为每项工作安排一个合理的时间，按周、月、季度来做工作计划，每周要做哪些工作，提前做出来，月和季度的按固定的工作安排做，临时性的则安排在周的工作计划中。正常来说，每月1到15日是工资核算的时间，这个时间段以工资核算为主，在这个时间段，不急的工作如人员培训、入职面谈、社保核定等可以安排在15日后，这样的工作安排才不影响部门工作的正常开展和工资按时发放。最好的方式是，做一个部门工作计划表，以电子表格的形式罗列出来部门工作进度，而3个人的也可以做岗位的工作计划表，按工作计划来展开工作，已完成的工作就打钩，关注未完成的工作，这样多少工作已完成，未完成还剩多少，就一目了然。对于比较急的工作可以先做，或者比较容易工作先完成，很难完成的工作先放一放，第二天再去做，不要在难的工作耗时间，待容易的工作做完后，在集中精力去攻克难的工作，这样就不会耽误时间。

四、工作总结：总结经验改进工作方式和方法。

对于每周、每月、每季度工作结束后，人力资源部门3个人可以一起碰头开个小会，对过去工作进行一个总结，对工作存在的问题进行反思，然后采取有针对性的措施改进工作方式和方法，从而下次遇到类似问题能及时规避。其实，工作如果有好的方式和方法，往往能提高工作效率。比如明天有20个人过来面试，负责招聘管理的人力专员，一下子在上午约了20个人过来面试，因为准备工作没有做好，导致手忙脚乱，一个上午都没有时间喝水。但如果换一种工作思路，如早上约10个人面试，下午约10个人面试，然后提前准备好笔、《应聘登记表》、面试提纲、熟悉面试者简历等，那么就不会手忙脚乱，还有时间做其他的工作。

还有就是社保核定，会出现人员离职后，忘记停社保情况，导致其社保没及时停，最后还得联系人社部门做重新核定，或联系当事人进行解决，等于增加了工作量。最好的办法就是，每次有人员离职，做一个离职人员停保电子表格，有人员离职的第一时间做好记录，包括部门、姓名、身份证号、手机号、离职时间等，待做社保核定的时候，打开电子表格一次性全部停离职人员社保，就不会出现漏停离职人员社保的情况。

当你还在抱怨做400多人的考勤、工资、社保很辛苦，以部门人员经常加班为由，跟老板申请加一个人事，肯定是会被老板拒绝的。理由很简单，400多人的公司，配置3个人是忙得过来的，部门经常加班一定是工作没有安排好，或是人的能力问题，所以，老板才说工作不饱和。当老板拒绝后，就需要进行反思，如何把部门工作安排好，3个人如何分工协作，不要再考虑加人的问题，加人对于老板来说，意味着增加成本，对公司销售起不到任何作用。与其申请加人，不如改变思路，从部门内部去找找原因，为什么部门人员总是经常加班，是否与人的能力和工作效率有关，还是因为临时性工作增加而加班。从部门自身去找原因，要比一味要求加人要好的多。

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