摘要:档案管理是需要细心/耐心的工作,也需要不断延续,平时难以见到它的突出方面,在不起眼的关键时刻,很可能派上用场和发挥非常重要的作用。
搜集资料,建章立制
题主的问题和现状非常清楚,回答起来方向性和针对性就强一些,针对人事档案的管理,我的建议如下:
1,搜集资料
题主说“公司人事档案就一个纸质员工信息表登记表和一份劳动合同,没有电子档,查找信息就必须得找纸质文件”。针对这样的情况,题主可以:
1)建立EXCEL表
根据纸质员工信息情况,手工录入建立员工信息表格。
可以按照部门建立,也要有按照入职先后顺序建立的大排队表格,员工的基本信息可以有:序号/工号/部门/岗位/姓名/性别/年龄/身份证号/入职日期/五险一金购买情况/第一次合同期限/第二次合同期限/无固定期限合同签订日期/在职或离职/其他情况/备注。
就完全按照纸质内容来录入,这可能需要一定时间,最好按照公司员工人数有计划的录入,同时不影响其他工作的进行。
2)资料搜集整理
除了纸质员工信息登记表和一份劳动合同,还有没有资料,放在其他地方,或者东放一些西放一些。
可以自己认真找找,也可以向以前做这项工作的同事问问,比如:员工提供的个人简历/各种证件原件或复印件/转正申请单/获奖或受罚通知单/解除劳动通知/调岗通知等。现在能找多少是多少,以后发现再填充进来。
3)纸质件完善
可以购买档案袋,一人一袋,将各自资料按照顺序装好袋子,内容依次在袋子正面写好,同时在袋子侧面写好姓名和大排队序号,用小纸贴贴好,或者直接写在侧面,以便拿取时更准确和省时。
2,补充资料
通过以上的大梳理,很可能发现一些重要信息或资料的缺失,这时,题主就需要书面形式向经理提出建议:想办法完善或者补充这些资料。
比如:劳动合同/证件原件或复印件/奖罚单/调岗单等。
当然,如何补充,也是需要一些技巧的,比如:劳动合同补签,则需要向员工说明情况,得到员工的支持和理解;奖罚单,更需要耐心解释,只是补资料,员工不会有任何损失。
如果经理说无需补,就照做,可以做好日期标识和说明,同时保留好自己的书面建议。
3,建立制度
人事档案,有一定机密性,如果不完善,对可能的员工纠纷就无法提供准确完备的证据。比如:员工仲裁时,说公司给予的扣款没有证据,如果只凭回忆或让其他当事员工来做证,采纳的可能性是比较低的,如果扣款时保留了“员工违纪处理单”,而且还有员工签字或者公司员工代表签字,而且一直保存留在员工的档案袋里,那么,就是铁证如山,员工想赖都无效的。
基于此,有必要建立档案管理制度,可以由题主来起草,部门经理审核,组织相关人员讨论,公司领导批准,然后组织员工学习签名。
可以主要围绕员工档案主要内容/提供搜集方式职责/保密性/查阅规定/违反处理等方面做规范性制度,以便大家都照守执行。
有了制度,档案管理就有了基本保障,随着工作的推进,逐渐完善制度,使这项工作进一步得到完善。
4,对外衔接
以上说的是基本人事档案及基础管理,如果公司规模比较大,或者需要与外部某些单位或档案管理机构有往来,比如:大专院校/人才市场档案管理部门等。
也就是说,在满足公司领导以及公司工作需要的前提下,档案管理还需要保持与外部沟通中的一致性,不能只照顾到自己的需要,不管是表格使用的格式/档案封装邮寄等,都是有相对统一规范的要求。
5,充分重视
人事档案管理,平时看起来不起眼,但关键时刻却能派上用场,将公司的一些可能损失挽救回来。这项工作要做好,只有坚持,是急不起来的。包括:
1)领导重视
管理制度建立起来后,就要严格执行,如果不能较好的实施,等于形同虚设,具体负责的人员就会心灰意冷,相应的资料完整性/及时性就要差一些。
2)工作连续
一般来讲,公司档案管理都不太可能专人来负责,而是兼而为之的。如果员工离职,就需要工作交接清楚,让后来者能够将这项工作向深度和细致方面推进。
3)适当扩展
档案管理,不仅有人事,还有营销/技术/财务等方面的,可能有公司级的管理,也要有部门级的管理,公司/部门/产品或服务生存发展到哪里,相应的信息/资料完整记录就要呈现到哪里,就要保存到哪里。
档案管理是需要细心/耐心的工作,也需要不断延续,平时难以见到它的突出方面,在不起眼的关键时刻,很可能派上用场和发挥非常重要的作用。
3楼 小新啊啊啊啊
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12楼 red wan
感谢分享!!!
11楼 cherry123
不但管理不到,而是有很多法律风险
10楼 三剑
他问的是基础数据薄弱时该怎么做
9楼 NowAndFuture
一开始就应该做的事情拖到现在
8楼 夜雨帝
公司有多少人?
7楼 962772132
哈哈哈,这家公司之前是没有人力资源部吗?
6楼 xiandaijingcheng
信息电子化,慢慢来吧,之前也太落后了
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学习了
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秉骏哥李志勇老师——
本篇文章来自秉骏哥李志勇老师的分享。秉骏哥是三茅资历最久的老师之一,今年已是老师在三茅分享的第11个年头,发布文章2000多篇,大家可以点击老师头像订阅,也可以在评论区留言和老师多多交流哦~