领导力杂谈二十六

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        当一个员工由负责人晋升为管理者的时候，作为他的领导，领导者要告诉管理者新官上任要做好的不是要烧“三把火”，而是要首先做好部门的日常工作安排，管理者的上级要在这个阶段帮助管理者做好部门的日常工作。

       有的小伙伴看到我写到这里会说：“日常工作有什么好提点的？对于任何一个管理者来说，做好日常工作还不是手到擒来的事情吗？”

一、部门日常管理工作的范围：

        实际情况并不是如这位读者想得那么简单，一个部门的日常管理工作的范围比读者想象中的广泛多了，当然，一个管理者在没有被任命为部门领导人的时候，他处理日常工作范围仅限于个人负责的相关日常工作。

        但是，当被任命为一个部门的领导人，成为组织里的管理者的时候，他们就要意识到随着自己身份的改变，自己日常工作内容的范围也在随之拓展。

       在这里我要引入一个管理学中的概念：“管理幅度”，所谓管理幅度就是指一个管理者可以直接指挥下属的数目。被任命为管理者，说明手下不只一位下属，管理者不仅要考虑自己日常工作如何开展，还要想清楚作为部门领导者如何把下属组织起来，并且完成部门的日常工作任务。显然，管理者的日常管理工作比晋升之前范围更加拓展。

        一个管理者的日常管理工作包括：毫无错误的处理好公司的部门的一般业务、部门工作流程的标准化、部门内部的合理分工、必要的内部培训、创造好的部门内部环境、梳理流畅的部门内部汇报条线、部门内部管理的改善、下属员工必要时刻的工作推动及疑难解决、部门年度计划的制定及实施等。以上仅供参考，各位新任管理者可以根据自己公司及部门的实际情况来梳理一下日常管理工作。

二、管理不好部门日常管理工作的后果：

       一些新晋管理者肯定会认为部门日常管理工作都是一些例行的、基础性的工作，认为我没有必要单独拿出时间来写一篇文章来强调，但是，我想告诉大家的是，部门日常管理工作确实如此就是一些例行的、基础性的工作，如果连这些日常管理工作都处理不好，出现失误甚至是错漏，那对于新晋管理者而言无疑是非常不好的一个现象，而且会产生非常严重的后果。

        第一，处理不好部门日常管理工作会让你信用降低。

         俗话说“换人如换刀。”新的管理者任命之后，组织上下肯定很多人都在持观望态度，看这新官有什么新的举措，这“三把火”怎么烧。可是如果新任的管理者连本部门的日常管理工作都“玩不转”的话，那会让自己的“管理信用”很快消耗殆尽，管理者本人在公司内部的形象也值得商榷。

       给大家举一个简单的例子：我们公司每个月是给员工发餐补的，但是每个周一上午是开全球会议的时间，为了解决大家的后顾之忧，周一中午的餐是公司行政部来给大家订的，但是传统的订餐有一个突出的问题——“众口难调”，即使经常更换餐厅，每家餐厅提供符合餐标的两三种套餐，这种做法不能让大家满意。

        周一订餐实际上对行政部来说就是一个日常管理工作，每个周一都要处理订餐事宜。

        公司新招的行政经理到位之后，很快推出了一个订餐app，虽然每周一仍然会更换餐厅，但是，通过这个app，大家可以在同一家餐厅选择不同的套餐，顺利解决了“众口难调”的问题，现在每周一大家开会之前都会通过手机app来订餐，中午开完会大家就可享用自己通过app订的午餐了。

      无疑，我们公司行政经理的例子是一个正面的例子，她通过更加优化的方式把大家周一午餐难订的难题消弭于无形，把选择的权力重新返回员工手中，无疑给自己的管理信用加了分。

       第二，处理不好部门日常管理工作会增加公司成本。

        说到处理不好部门日常管理工作会增加公司成本，有的人可能觉得我是在“危言耸听”，还是拿周一订餐这件事来说吧，旧有的订餐方式是人工订餐，而且行政部门经常会根据大家的反馈意见来换着法子更换餐厅，这种原来的做法有以下弊端：

       1、浪费行政部门时间：行政部门每周变换餐厅之后，为了满足大家的需求，会花时间跟餐厅事先沟通符合公司餐标的套餐组合，出来餐单并公布，周一更是要有专人来负责统计大家不同的订餐需求、给餐厅下发订餐需求、接餐，行政部的这位负责餐的同事半天的时间就被订餐这件事占用了。

       2、意见处理占用时间：在没有变换订餐方式的时候，经常会有员工投诉餐订的不满意，听取员工意见、跟餐厅反馈问题,这些问题的处理肯定会占用行政部门的时间。

       3、矛盾集中在行政部：行政部同事为了周一能够吃好，也是想了很多办法，但是订餐有问题，员工一边对提供餐的餐厅有意见，还会顺带的对行政部门有意见，认为他们工作不细致，考察不认真。

        里里外外行政部费力不讨好，原来的处理方式无形中占用了员工的工时、增加了内外部沟通成本，还让行政部门的同事成就感不高——谁愿意付出之后落埋怨呢？

       果不其然，换人如换刀，新经理到位之后，采用手机app订餐，手机app公司会根据公司的餐标每周更换餐厅，并且每家餐厅都会提供价位相同但是内容不同的套餐搭配，我仔细观察过，一般每家餐厅至少会提供7-8种套餐，通过app来订餐的好处显而易见：

        1、节省了行政部门时间：每个员工通过app订餐之后，后台会自动统计餐单，行政部门只负责接餐、核对即可，大大节省了工作时间；

        2、更多选择更少意见：该订餐app发挥了集团订餐的优势，与餐厅有更大的议价空间，所以给到员工的选择可能性就比只有我们一家公司跟某餐厅谈的时候大得多，更多选择，相应的更少意见。

        3、矛盾不再集中行政：通过手机app订餐之后，员工投诉行政部订餐工作的事情就再没有发生过。

       本例子，还是一个正面的例子，大家可以对比一下，公司行政部新的解决公司订餐问题的思路大大节省了管理成本。明显对比——原来日常工作处理不好，成本虽然是隐形的，但是较新方案高很多。

三、领导者如何帮助管理者做好日常管理工作：

        在管理者刚刚到位的时候，作为管理者的上级，要在以下维度来帮助管理者扑灭思想上对部门内部日常管理工作的麻痹大意，还要做出成绩，让日常管理工作成为绩效加分项。

        第一，强调做好日常工作的重要性，指出问题并把重点放在创新提升上。

        一般管理者都会认为日常管理工作对于管理者绩效而言没有加分点，因此会对接手的部门日常管理工作如何开展创新没有热情，因循守旧，不把日常管理工作作为自己的业绩增长点。

领导者要先观察一下新任管理者，在日常管理工作开展方面有哪些问题，然后领导者对新任管理者要及时指出这些问题，并提醒管理者在日常管理工作中其他容易出现的问题。指出问题不是目的，而是前奏，领导者可以顺理成章地把通过变革来改善日常管理工作作为课题抛给管理者。

        上文中的“周一订餐”这个例行问题，就是作为行政部日常管理问题来抛给新任行政经理的，通过创新的app引入以及员工个人手机端app订餐把原来矛盾重重的周一订餐问题消弭于无形，从而提升了行政部的日常管理效率并给公司降低了管理成本，从这个简单复盘我们可以看出，日常管理工作是可以作为管理者业绩增长点的，关键就是管理者要开动脑筋，如何通过创新吧日常管理工作也作为自己业绩的增长点。

       第二，鼓励管理者不要因成绩而止步，创新永远在路上。

       在领导者对新任管理者提醒之后，管理者在日常管理中通过变革取得业绩，但是随着日常管理工作的正常开展，管理者又容易把日常工作变成例行的、非重点的管理内容，或者因为已经取得的业绩而止步，对于获得的进步沾沾自喜。

        领导者应该及时察知这种情况，在叮嘱管理者做好手头其他重大项目的时候也不要松懈对日常管理工作的创新，以促使管理者继续向管理创新要效益、出业绩，让管理者明白，创新是不断进行的，是业绩不竭之源。

        第三，帮助管理者管理在日常管理正确处理与自己下属关系。

        管理者刚刚走上这个岗位的时候，往往对自己身份的转变不适应，在处理与下属关系的时候，往往会出现这样一种现象：对自己的下属不信任，就连日常管理工作也不放心完全交给下属去处理，对于日常管理过程中下属的工作会发出特别多的指令，其实深层也显示管理者对自己管理能力的不自信。

        领导者如果发现管理者在日常管理中出现了对下属密集指示的现象时，领导者要及时单独跟管理者进行沟通——要求管理者除非是日常管理中除了出现例外现象的情况下，其他正常情况下不要给管理者的下属给予额外指示，从而帮助管理者跟自己的下属快速磨合。

       从另一个角度，领导者还要观察管理者是不是可以关注到自己的所有下属，尤其是在其下属需要帮助的情况下是否可以及时发现并伸出援手；还有管理者是不是“老母鸡”型的领导者，不敢放手让下属去做自己没做过的工作，让下属不得成长且养成了依赖心理。如果领导者发现了上述情况，也要及时地一对一地给管理者予以指导，让管理者知道怎样处理与自己下属之间的关系才能建立健康、相互依赖的关系。

        Tips：管理者刚刚走上管理岗位的时候，会把自己的目光投向新项目、新任务，而往往忽略日常管理工作，领导者要帮助管理者认识到日常管理工作的重要性并且让管理者通过创新日常管理工作取得业绩，并学会与自己下属处理好关系，这样才能在提升领导力这条路上走得稳健。