有话说越来越爱回忆过去,是正在老去的一个征兆。看到这个题目,突然意识到,艾玛,原来我并不是孤身一人在行走天涯啊,还有个叫做“岁月”这个的老家伙,一直对我不离不弃。我都求放过了,他就是不肯饶了我。一说职场的难忘经历,往事一幕幕浮上心头,随便拿出来一个都心塞。其实,所谓的“难忘”,皆因“为难”,而为难大多来源于自身的能力的不足。
要说我比较难忘的一个任务,应该是负责公司20周年的年会工作。没错,是20周年,在我们这样一个具有浓厚国企风格的民企,其复杂程度可想而知了吧。更艰难的是,一开始并不是由我来负责这项工作,等到我接手的时候,还有20天的时间。虽然时间紧迫,却还是谨记圣人说的“工欲善其事、必先利其器”的道理,逐步做了以下工作:
首先,梳理工作思路。
1、找到前负责人,了解工作中遇到的困难。比如大家积极性不高,不愿意出
节目、车间不愿意牺牲休息时间、工程部人员大部分在外地、各部门间的协调配合困难、预算有限等等等等;
2、单独找领导沟通,拿到“尚方宝剑”;确定年会的框架,争取更多的资源。比如年会的大致预算、具体时间、场地、形式、主题等问题。最终确定的年会主题是:再启程,奋斗与梦想。共分为开创、奋进、梦想飞扬三个篇章;
3、用倒推的方式列出时间表。因为不能耽误正常工作时间,所以必须充分利用碎片化的时间;
4、确定人员分工,明确责任。事实证明,让合适的人做合适的事情,这点非常重要。而这点,恰恰是咱们做人事工作的专长,哈哈。
接下来,就进入实质性筹备阶段了。
1、开会,明确责权利。比如:
(1)场地问题。要求容纳**人,舞台尺寸**,要求有背景屏幕,预算在**之内,**日期之前完成。该工作交给对公司比较熟悉,善交际,处事圆滑的办公室副主任完成。这可是晚会成功与否的硬件啊,必须慎重。另外灯光、音效、摄影师等舞台效果的配套,由办公室一位潮人负责。
(2)节目筹备。首先解决大家不积极参加的问题。不积极?那是激励没到位好吗?下班后练习节目的,按照加班计算;节目被选上后,有奖;评上最欢迎节目的,有奖。还不行?狼牙棒拿出来,各部门硬性规定至少一个节目,与当月绩效挂钩。胡萝卜加大棒永远是经典搭配啊。当然,还必须加点感情,这盘菜才能色香味俱全。安排了大BOSS的亲戚负责节目的收集。这小姑娘平时就好热闹,人缘又好,正是发挥她长处的时候,呵呵。再加上本人不厌其烦、软硬兼施的游说,节目数量终于有了保证。
(3)节目审核。这一工作任务交给了办公室主任,一位“资深”老员工,含义你懂的。把不符合主流价值观、不符合公司文化、不符合大BOSS审美的节目进行删改,确保节目质量。
(4)开场舞。晚会好不好看,开场是重中之重啊。果断把它单拎出来,天天给小姑娘们加油鼓劲儿。嘘,我绝对不说是监督。
(5)主持人及主持词。主持词、串词及女主持由公司内刊编辑担任,硕士毕业,从文学功底到临场应变都没问题。男主持由一名刚毕业的小哥哥担任,因为我恰好知道他在学校主持过多场晚会。
(6)节目配套的投影音像资料。公司影像资料、照片由公司档案室**负责提供,**日期内完成。因为公司要求所有节目投影都必须与公司相关,所以所有的歌曲MTV画面都不能播放,全部改为公司影像资料。开始的时候抵触很大,因为本就时间紧张,还要翻找所有老员工的照片,感觉没有意义。但是从现场效果看,这种做法确实加深了员工与公司之间的情感联结。当老员工年轻时的照片、影像资料在大屏幕上播放的时候,引起了现场强烈的共鸣,至少在那一刻,我觉得员工的归属感被激发了。
(7)工程部驻外员工的影音视频采集。由工地项目部录制采集后交内刊编辑,由外包公司负责编辑。预算涵盖在后期制作费用中。**日期前完成。
(8)服装化妆道具。主要由办公室副主任牵头。无法自行解决的情况下,办公室负责采购。预算控制在**之内。
(9)抽奖小程序的编写。研发部工程师**负责编写,并在**日之前完成测试。
(10)节目单、手卡、后期DVD的制作。由负责公司内刊设计的外包公司负责。预算在**之内。
(11)优秀员工奖杯制作、晚会饮料零食餐台准备由办公室**负责,**日期之前完成;抽奖礼品准备、结束后的伴手礼由公司采购部**负责,**日期之前完成。预算在**之内。
(12)消防安全。由办公室保安负责。
(13)晚会结束后的清扫工作。由办公室保洁负责。
2、各项工作进度的跟进。遇到问题尽快沟通和解决,确保进度。
经过上述工作的多次修改、调整,终于进入了彩排阶段。
在彩排期间,除了确保灯光音响等舞台效果,还要记录各节目时长,为制作投影的同事提供时间;要记录节目总时长,便于调整节目开始时间,确保员工的良好体验以及节目结束后的安全回家。为应对临时状况,明确了专人负责节目的衔接通知、道具搬运、礼品派发、餐台管理。
接下来就是正式演出的日子。是骡子是马,总得拉出来遛遛了。
整台晚会基本上没有出现问题,歌曲、二人转、相声、小品、快板、三句半、诗朗诵、双簧、舞蹈都按照既定顺序演出,3次抽奖环节更是掀起了一阵阵高潮。从后来的节目评选投票情况、公司的年会增刊以及未到场的工地员工对DVD的询问情况,都可以判断出这台晚会得到了大家的认可。而我,真的记不清楚整个晚会的现场情况了,只记得我全程拿着手机,台上台下、台前台后的转。而完整的节目,也是通过后来的DVD观看的。
这就是我印象最深的一件工作。当时具体是怎么“难”的,已经没有了印象。只记得这些流程。这件工作完成后,我对管理的5个基本职能,即:计划、组织、指挥、协调和控制有了初步的意识。作为一个技而优则仕的“管理者”,我在很多层面上还是有欠缺。从此以后,我带着管理的意识开始了自己的管理岗位工作。
15楼 Ida彤彤
要是去年年会前看到这篇文章就真是太好了,刚刚入职公司招聘专员,全权负责年会所有事宜,150人的队伍,不到三万的预算,只有一个50岁大姐的支持,同样,当是怎么难的,已经没有了印象,只是您的成功了,我的成了经验!但我相信,以后再有机会,我会做的比之前好的多~感谢您的分享
14楼 系主任
#赞赏# 当时具体是怎么“难”的,已经没有了印象~ 这句有种越过山丘之感!
13楼 花苑
干货,学习了
12楼 canlang001
非常好
11楼 记忆中的海
谢谢分享
10楼 太美丽
学习了,计划(思路)放首位。思路决定出路。谢谢分享。
9楼 涵韵
浅浅的豆豆文章写得很棒,可谓潇潇洒洒一气呵成;
恍若看到当年的豆豆运筹帷幄、决胜千里的飒爽英姿;
作为读者也有一种酣畅淋漓、余意未尽的赶脚^-^
8楼 阿东1976刘世东
很有程序感!谢谢分享!
7楼 李西李南
感谢分享,许多人都是这样开始征程,人呐不逼一逼,永远不知道自己有多优秀。
6楼 472259036
学习了!
5楼 小北鼻哞哞
太棒了 谢谢
4楼 冰雪冰水
学习了,谢谢分享!非常好的干货,大赞!
3楼 mini小酒窝
满满的干货,谢谢分享。
2楼 简单1987
谢谢分享
1楼 叫我阿凯
学习了,谢谢分享