员工档案整理规范

作者齐涛更新于：2017-11-03 21:22 108520

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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原来发过员工档案管理的总结，看到打卡又拿出来修改一下再发上来，我估计看打卡的好多人没看过我这篇文章。

员工档案是公司在人力资源管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德作风、工作表现等个人情况的文件资料。员工档案不同人事档案，人事档案是伴随个人一生，在有人事档案管理权限的国企、事业单位可以对人事档案进行维护管理，而员工档案主要用于企业内部。

员工档案如何规范管理，这在实操中没有统一的规范，我们可以借鉴人事档案管理的方法制定符合公司的员工档案管理程序。

一、员工档案的作用

1、提供法律凭据

序号	材料	作用
1	劳动合同书及各种(补充)协议	证明双方劳动关系；确定双方的权利和义务
2	告知书、声明	尽到告知义务，减少单位法律责任
3	调薪、调岗、考核表等	员工知情并签认，双方认可
4	转正表单、奖罚表单等	证明双方认可的事项
5	离职手续等	证明劳动关系终止

2、对人力资源进行盘点

员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

3、促进人力资源配置

通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

4、提供历史资源查询

了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划；了解员工的需求点，以便更好的关怀员工；记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感；离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

5、为员工晋升提供依据

通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

二、员工档案管理规范

1、要保证有专人(专职或兼职)管理、有制度规范、有场地存放，即做到有人熟悉档案管理工作，档案保管要保密安全，档案管理工作有制度约束、规范及保障。

非专职人员管理员工档案，可以考虑让管理员工信息、办理员工入离职岗位的人员进行管理，他们平时工作接触员工的信息比较多，比较容易管理。其他岗位产生的档案资料，如调薪单、培训计划表等，可以交由档案管理人员存档。

关于制度方面可以制定《员工档案管理办法》，规定员工档案的资料分类、建档、归档、存放、借阅、保密等各个事项，如下制度是笔者制定的员工档案管理办法，同时还有一份员工档案管理规范，作为此岗位培训时的培训内容。

第一章 总则

第一条为加强和规范公司档案管理，结合公司工作实际，特制定本制度。

第二条员工档案建立范围

凡被公司招聘并录用的人员（不含假期临时用工）。

第二章 人事档案分类

第三条入职信息类

个人简历、应聘登记表、原单位解除劳动合同证明、体检表、入职声明、入职手续登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件，岗位、待遇确认单等个人入职基本信息。

第四条合同协议类

劳动合同、临时用工合同、保密合同、补充协议、培训合同、应届毕业生协议、实习协议等。

第五条培训档案类

除年度个人培训汇总表外，其它培训档案按培训班单独建立，包括：培训申请表、培训签到表、培训计划、培训内容、考试试卷成绩、培训总结、培训追踪测评等

第六条职位档案类

调动（任职）通知、岗位调动审批表等。

第七条薪酬考核档案

转正申请表、薪资调整确认表、试用期总结表。

第八条其他档案类

各类奖励、处罚记录。

离职申请表、离职结算单等。

第三章 人事档案的归档

第九条归档资料应包括员工个人所有资料，真实、系统反映员工个人在公司的发展历程。

第十条归档的文件原则上应是原件和复印件，传真件不得作为档案原始资料。

第十一条归档的文件资料必须字迹清楚工整。

第十二条禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料，使用碳素笔或蓝黑钢笔书写材料。

第十三条归档时间：员工入职后3天内建立档案，后续资料3天内归档。

第四章 建档要求

第十四条员工档案放在档案盒中保管，一个档案盒内放15人档案，员工档案首页必须注明劳动合同编号，以便查阅。

第十五条员工档案按合同编号顺序排列，专人专号，若有员工离职，新进人员不得填补其工号，以保证人事资料的完整、连续，离职员工档案原则上应保存2年以上，超期的员工档案由人力资源部集中统一销毁。

第十六条建立员工档案的同时要建立员工电子信息表，电子信息表要及时更新，同时要同步更新U8人员档案。

第五章 档案借阅

第十七条员工档案是人力资源部的保密文件，原则上不提供给外部门借阅。确因工作原因借阅员工档案的，需由借阅部门和人力资源部两个部门负责人签字确认，借阅人必须在人力资源部当场查看。

第十八条员工档案原则上严禁复印。

第六章 保密制度

第十九条未经批准档案管理人员不得对任何人泄露档案信息，也不准将档案私自带出或借给他人。

第二十条员工档案放在档案柜内，钥匙由档案管理员进行保管。

第七间 附则

第二十上条本制度由公司人力资源部负责解释。

第二十二条本制度自总经理签批之日起执行。

关于档案的存放，条件满足的可以有专门的档案室，没有档案室的必须要有带锁的档案柜。

2、要确保所存档资料：复印件和原件相符；资料是原始且有价值的；以蓝色或蓝黑钢笔或碳素笔填写；名字要与身份证名字相符，并且书写清晰；日期一定要将年月日写清楚规范；存档所用纸张规范工整，如都用A4纸，避免出现各种形状大小的纸张出现。

3、存档资料要分类按顺序存放。例如可分为基本情况类、合同协议类、证书证件类、培训学习类、考核考察类、岗位变动类、奖惩类、薪酬类、其它及离职类等。顺序可以按照时间顺序或自定顺序来存放，对大类资料和小类中不同的资料可以自定顺序存放，同一类型的资料建议用时间顺序存放，如调薪单，按日期进行存放，千万不要出现乱序存放。

4、档案一人一档，用档案盒按员工编号存放，不建议用档案袋和档案夹存放，不建议按部门存放。

对于员工档案是用档案盒存放还是档案袋存放的问题，笔者建议尽量采用档案盒，理由如下：

>员工档案是不定期更新的，如果用档案袋的话需要频繁的操作，浪费时间；

>离职员工多的话，档案袋的成本比较高；

>档案袋存放的话，不便于查找，对档案存放的空间要求也高。

>档案盒存放节省空间，节省成本，按入职时间存放档案，离职员工档案直接抽出，入职员工档案按顺序存放即可。

不建议按部门存放的理由：部门人员会跨部门调动，每次调动需要将档案存放位置更换；组织架构变动，档案位置要相应的调整。这些都浪费时间和精力，档案管理员稍微一放松，档案管理就会混乱。

5、电子档案要与纸质档案同步更新，不用每次查询资料都需要翻纸质档案。注意：电子档案并非是将纸质档案扫描，而是将纸质档案信息保存在一些软件工具中，如E-HR系统、EXCEL表格等，如果有时间和精力再进行扫描的工作。

6、其它档案与员工档案资料有重叠的，原则上员工档案保存原始资料。

7、档案编号要一人一码，编码规则可以看我另一篇文章《从基础成长（8）：如何编码》，员工档案首页要体现员工编号，以便于查询，可以用铅笔书写，或者在员工信息表中体现员工编号信息项并放在档案首页。

员工档案记录着员工在公司发展的轨迹，它是公司档案管理中重要的一部分，档案对公司的历史积累是不可或缺的。科学技术发展，有的公司实行无纸化办公，但在当前电子档案还是不能替代纸质档案的，两者需要配合使用。

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全部评论(35) 我参与的评论

27楼当新手面向大神

学习了，谢谢老师的分享

2018-03-04 12:17:22 回复赞(0)

26楼诸葛无雪19514

很棒，想了解E hr

2017-11-24 14:19:54 回复赞(0)

25楼 yanhuifang_439

学习了，谢谢分享

2017-11-17 10:30:14 回复赞(0)

24楼葙芘刂

学习了！公司几年前才将人员档案梳理上档案架，所有人都有编号，查找起来很方便。但是近些年新招聘的员工，并没有及时的将入职材料等整理归档，只是简单的放在一个档案袋里，结果越堆越多，有些材料如续签的劳动合同等临时存放在档案整理室里，结果可能有别的部门人员进入过，搞得材料都找不到了。昨天跟新来的同事一起合作，把几十个在职的新员工的档案全部归档，还有一些离职的还未做好。后期慢慢整理，完善吧。

2017-11-13 15:11:04 回复赞(0)

23楼卢洍

现在人力资源管理和互联网紧密结合，所以有条件的公司还是得把信息化管理用起来，建立人力资源关系系统，这样的话，信息资源才能活用起来

2017-11-07 14:55:00 回复赞(0)

22楼 gzbaobao

谢谢分享

2017-11-07 14:52:53 回复赞(0)

21楼蒋瑞雪

齐涛老师，我遇到一个关于筛选的问题，可以问下您？函数我不会用

2017-11-07 14:06:26 回复赞(0)

20楼谈一谈

谢谢老师的分享学习了。

2017-11-07 13:28:05 回复赞(0)

19楼 ShawnCui

首先感谢笔者的分享，如果有档案室的条件，建议购买档案柜，以挂快劳的形式按照部门每人每夹存档，方便查阅后期查阅员工信息，同时根据档案类别分类存放；当有员工档案信息发生变动根据类目进行更新。员工辞职将档案从挂快劳中抽出，根据离职年月员工信息整理打印list进行存档就OK了~笔者讲得比较完整，在此仅做档案柜+挂快劳档案管理办法的分享。

2017-11-07 12:05:07 回复赞(0)

18楼 ShawnCui

2017-11-07 12:05:06 回复赞(0)

17楼娃娃鱼ing

貌似档案盒比档案袋贵吧，而且档案盒存放所需空间比较大。

2017-11-07 11:22:01 回复赞(0)