打卡分享——司庆活动部署在于细节

作者人才开发管理顾文... 2013-11-13 06:03 1747

司庆活动一般是企业成立周年的庆典活动，根据中国企业家和公司运营的惯例，一般情况下，公司成立5周年、10周年、15周年、20、30……以此类推会着重布置和安排专门的庆祝活动，公司上级主管部门有关领导、兄弟单位、政府要员、合作伙伴和重要客户等都会作为庆典活动的重要VIP参与庆典活动。在一般的企业中，举办组织这样的大型庆典活动，是由公司行政部/办公室、人力资源部、工会来联办的，虽然一般说来，这项活动是总经理办公室来牵头组织，但HR在其中起到指挥和调度配合的作用，因此也同等作用。一般举办司庆会遵循以下几个步骤来完成：

一、成立活动领导小组

通常是由公司总经办/行政部门来牵头，总经理或办公室主任作为领导小组负责人，直接指挥、部署工作，在此特别提醒，不论你的企业是大或小，都需要有领导小组来统一指挥调配工作，这样工作责任明确，而且HR的压力相对较小。

二、庆典活动的策划预算工作

根据公司高层对本次活动的重视程度，若HR作为行政人事部来牵头，就要了解公司高层直至老板对此次庆典活动的真实想法，如果非常重视，就要在策划前做足资金预算，无论重视程度高低，都要提前做好预算，以免出现虎头蛇尾的不利后果，影响高层对自己办事能力的质疑。

三、活动策划

1、如果是第二条中前款，在预算可控范围内，HR要学会聘请一些专业的活动策划机构参与，因为策划公司的策划方案和效果一定比你想的周全，而且效果会不错。策划方案最好不要只有1份、2份，应当至少准备ABC三个不同预算、不同策划思路和方案，在正式实施前提交高层领导同意，也方面领导在备选方案中进行挑选。

2、策划预算最好要注意实用、实际和快速的原则，不要突显形式，而要突显主题和内容，安排的细节要考虑周到，该省的一定不要多，该投入的也不要省，以达到庆典策划目的为准则进行部署。

四、活动人员组建

在领导小组组长的批准下，执行完庆典活动的一些策划布置后，需要在庆典前后考虑现场工作人员、服务引导人员及维护安全人员等的组建，可以就地取材，比如：由领导小组成员承担起活动现场工作人员的工作，行政部外聘礼仪小姐作为庆典活动组成当天的服务接待人员，公司保安部组成活动安保人员（如果不够可适当临时聘请保安公司或当地协管），对各小组成员做好庆典前后的工作安排、每个小组组长负责本组工作事务的安排和执行领导小组指示，完成好庆典活动任务。

五、活动中的细节注意

1、邀请函的发送：要根据此次公司司庆活动规格及高层意见，由办公室提前拟定邀请嘉宾名单，及时发送至邀请单位相关领导，并在庆典活动前电话确认当天出席情况，以备了解当天嘉宾人数。

2、本公司发言领导、接待领导、陪同领导安排：领导小组要负责在执行方案中确认公司庆典讲话领导职务身份和发言人（一般是总经理或董事长）、外部及上级领导身份和姓名并提前交待清楚（发言稿的准备、打印和制作）；接待领导人员、人数和职务和负责的领导等；陪同有关领导活动的司陪人员，一般由办公室主任、副主任或总助等相关人员组成。

3、签到台及签名簿：签到台摆放区域、安排的服务人员、指引人员，签名簿、签字笔的准备等。

4、活动流程图及指引程序：为了体现公司的规范服务，领导小组要提前准备要流程图和指引方向，一般的嘉宾签到后到几号会议室休息、VIP嘉宾到几号会议室休息等。

5、庆典的方式及细节：如果规模较大、人数较多要考虑停车问题、是否需要当地派出所协助的问题。

6、用餐问题：按照节约高效的原则，在严格控制用餐成本的基础上，要保证菜品质量和服务质量，如果是在本公司食堂就餐要提前与负责食堂的负责人交待清楚，明确菜单和上菜时间、顺序及酒水等细节，若是在某酒楼用餐，就必须提前把相关细节交待酒楼酒店负责人，并要求他们拟定接待方案，经公司领导小组认可执行。

总之，司庆活动每一步都需要我们考虑周全，在执行前后，HR要认真检查每一个细节，在活动时要及时观察活动动向，发现问题及时处理，避免引发不利影响，导致高层对你工作的不满。如果大家做好了，也许会得到高层的重视培养升职有望，反之则也许全盘否定导致自己出力不讨好的境地，最后送给大家一句话：凡事做于细，不怕麻烦，细节决定成败。

打卡分享——司庆活动部署在于细节