教你如何做人力资源仪表盘

曾经写过两篇人力资源仪表盘的文章，但对有的人来说还是一个模糊的印象，今天根据案例，将人力资源仪表盘的内容做一个全面讲解，涉及的内容可能有点多，大家根据需要选择性的来看。

本文共分为五个部分：

1、什么是人力资源仪表盘

2、人力资源仪表盘的作用

3、人力资源仪表盘的分类

4、如何做人力资源仪表盘

5、人力资源仪表盘的注意事项

一、什么是人力资源仪表盘

仪表盘，翻译为dashboard，百度百科中解释如下：

dashboard是商业智能仪表盘（business intelligence dashboard，BI dashboard）的简称，它是一般商业智能都拥有的实现数据可视化的模块，是向企业展示度量信息和关键业务指标（KPI）现状的数据虚拟化工具。

dashboard在一个简单屏幕上联合并整理数字、公制和绩效记分卡。它们调整适应特定角色并展示为单一视角或部门指定的度量。

dashboard关键的特征是从多种数据源获取实时数据，并且是定制化的交互式界面。

dashboard以丰富的，可交互的可视化界面为数据提供更好的使用体验。

乍一看是不是还是很迷茫，不知道dashboard到底是什么？我们结合汽车仪表盘来看一下。

汽车仪表盘展示的信息特别多，如车门、驻车、燃油、清洗液、各种灯、运行、胎压等情况，主要用途：一是显示实时情况，如车速、燃油等数据会实时显示，让驾驶员了解车辆的实时信息；二是预警信息，如燃油过低、安全带报警、胎压报警等，用来向驾驶员预警车辆的状态；三是展示历史数据，如行驶公里数等，另外结合历史数据还会计算平均车速、平均油耗等。

人力资源仪表盘与汽车仪表盘的道理是一样的，实时展示、预警、历史对比等，不同的职位层级对它的功能需求是不一样的。它是用来展示公司部门、员工状态信息，人资某岗位或整个部门工作成效，整个公司、部门或全员的绩效情况、关键信息等。

人力资源仪表盘一般通过图、表来展示，如下图是以往文章中用Excel做的一个简单仪表盘：

二、人力资源仪表盘的作用

知道了什么是人力资源仪表盘，下面我们来看一下它的具体作用。

在此笔者将它分为七个方面的作用来讲解：

第一，数据实时展示，及时展示公司、部门、员工情况。前面我们讲到了人力资源仪表盘如汽车仪表盘一样可以实现数据实时展示，如员工人数、入职人数、离职人数、面试人数、培训班次、培训人数、各种人工费等。实时更新的数据我们都可以通过仪表盘的形式展示出来，在一些公司，生产数据、销售数据会每天更新在看板上，这些都是同样的道理。

第二，快速识别数据异常。人力资源仪表盘是多种数据的集中展示，这比分别去汇总分析数据有一个显著的优势，可以快速识别出数据异常，如下面两个图表，前图为生产工人前6个月加班曲线，后图为前6个月车间产值，我们会发现3月份生产工人加班多，但产值却很低，这种异常情况就需要引起我们的警觉。

第三，发现数据及工作的关联性。数据的关联性意味着工作很大程度上会有关联性，将有关联性的数据放在仪表盘中视觉呈现，对工作进行深层次挖掘，有效防止工作浮于表面。如2季度工程安装完成率较低，通过对仪表盘中关联的数据指标对比，我们发现物流的发货及时率较低，仓储的出库时间较以往时间长。结合关联性的数据来指导我们去分析这两方面的深层次原因。

第四，将重复的工作简单化。HR每年会有好多报表，日报、周报、月报、季报、年报等，而人力资源仪表盘生成的过程，也是报表数据完成的过程，仪表盘一般是长期使用的，这样将我们的各种报表重复统计的工作统一化，需要任何数据可以在仪表盘或者过渡表中提取，提高HR工作效率。

第五，展示组织及个人工作成效。招聘完成率、培训完成率、人工费预算完成情况等，工作完成情况如何，组织和个人是需要实时跟进的，以便在后面的时间及时调整工作计划和重心，不能到绩效评价的时候才去统计数据，与其事后后悔不如事中跟进。这一项功能是人力资源仪表盘的一个重要功能。

第六，为领导提供决策依据。组织和个人绩效目标值与完成值的对比、人均产值趋势、人事费用率趋势等指标，以及全面数据中体现的规律性和趋势性的内容，可以供领导快速分析和作用决策，为决策提供强有力的依据。这是人力资源仪表盘最重要的功能，也是本案例中人力资源仪表盘要着重展示的内容。

第七，培养对关键工作和数据的把握程度。人力资源仪表盘不可能面面俱到，不同层次的人员看到的仪表盘内容是不同的，作为HRM来说，提供给领导的仪表盘内容是需要对关键性的信息数据进行提取展示的，而不是所有数据的罗列。需要什么样的关键信息、如何展示是做好一个人力资源仪表盘的关键，这项能力的锻炼，是需要对部门工作、公司业务、公司战略的详细了解，能准确的抓取关键信息提供给领导，并根据公司业务发展情况对仪表盘进行调整。

三、人力资源仪表盘的分类

人力资源仪表盘从功能上来区分，大致可以分为三类：信息展示类、分析类和战略计划类，这和前一部分中的部分内容可以对应起来。

信息展示类仪表盘，主要是来展示数据信息，包括实时数据、汇总数据等，如下图是信息展示类的数据，通过仪表盘来展示性别分布、薪资分布、工龄分布等情况。有的公司会以电子看板或者白板的形式来展示，和仪表盘的功能大同小异。

分析类仪表盘是通过对时间维度(周、月、季度、年，同比、环比分析等)、组织维度(公司、部门、职级、岗位等)，再结合数据计算(求和、平均值、最大值、最小值等)进行对比分析，为组织和个人绩效提升、管理效能提升、工作决策提供依据。如下图，对均值、最大值、最小值、总额进行对比分析。

战略计划类仪表盘主要是针对公司战略性、经营性数据进行对比展示，给领导者提供决策依据，一般来说人力资源仪表盘和财务三表(资产负债表、利润表和现金流量)结合才能完成此类仪表盘。前面已举例，如组织和个人绩效目标值与完成值的对比、人均产值趋势、人事费用率趋势、员工生产(销售)完成指标等。

就实践来说，三类仪表盘不会有很明确的区分，很多情况下一个仪表盘会包含两类或三类仪表盘数据，如下图的仪表盘。对仪表盘的分类我们了解即可，没必要在应用中去详细区分。

四、如何做人力资源仪表盘

前三部分的讲解是为了让大家对人力资源仪表盘进行了解，最终落脚点还是如何去做人力资源仪表盘。有的E-HR软件也会提供仪表盘类的图表展示，也会专门的软件来做仪表盘，我想在工作中应用最多的还是用EXCEL来做仪表盘，EXCEL组件中的POWER VIEW和POWER BI可以快速生成一些仪表盘，但对于人力资源各个模块数据交互呈现，笔者还是喜欢用函数、数据透视表和图表等来做人力资源仪表盘，毕竟将各个模块数据统计和汇总是一个很大的工作量。

在学习如何做人力资源仪表盘时，我们需要掌握人力资源仪表盘的一些特点，这里笔者用8个词来归纳它的特点：全面、突出、明确、合理、易读、关联、实用、美观。

全面：仪表盘能全面展示所需要的信息。

突出：仪表盘能将异常数据、极值数据(最大值、最小值)、重要数据展示出来。

明确：仪表盘要明确所要展示的关键信息，不能是数据的罗列让人摸不清头脑。

合理：仪表盘要使用合理的图形图表、合理的结构布局来展示数据信息。

易读：仪表盘要让具有易读性，不能让人猜测或者再去寻求仪表盘数据意义。

关联：仪表盘的数据要紧紧围绕展示的主要信息，数据间有关联或者和关键数据有关联。

实用：仪表盘要结合管理环境，即能展示有用的信息，又能对管理者决策提供依据，只为完成仪表盘而做仪表盘没有丝毫的意义。

美观：仪表盘是多种数据的视频展示，不考虑美观设计会让人眼花缭乱，甚至会让人对仪表盘没有读下去的兴趣，漂亮的仪表盘是吸引人的第一步，但我们也不能为了光注重仪表盘的美观而忽略其它方面。

掌握了仪表盘的特点，我想大家对怎样做仪表盘有了初步的认识，笔者不可能一步一步的教大家如何去做仪表盘，尤其是用我擅长的EXCEL方面来教大家，这个估计能写连载了，涉及太多的知识了，在这里仅教大家做仪表盘的步骤，而不是详细知识。

第一步，要了解公司、部门、本岗位的数据及指标

这需要对公司业务、部门业务或本岗位业务进行深入的了解和详细的分析，清晰的了解工作中所有的数据、指标，结合工作环境能将数据和指标应用在数据仪表盘中。这里为什么要提工作环境？数据和指标就像一个通用的库，这个库对所有HR都是适用的，每个人需要的数据和指标都包含在里面。那如何选取自己需要的数据和指标呢？这就是根据工作环境来确定，举个栗子，笔者曾看到一些公司会对员工户籍分布分析，但实际上这些公司几乎都不需要分析，需要这一项数据分析的公司比例很小。又如招聘完成率，招聘任务很少的公司，没必要月度来分析招聘完成率了。

第二步，数据、指标是由多到少的过程，而不是设限来统计

一些HR在统计分析数据的时候，会先设限我要统计分析哪些数据指标，然后再针对性的去统计数据。而仪表盘从无到有的过程，是从大量数据、指标中找出关键性的信息、关联性的信息，然后再放到仪表盘中展示，而不是设定好要统计的数据指标后直接放到仪表盘中。当然还有例外，当数据、指标不多时，领导要求时等情况，我们只能根据要求或者全部进行展示。

后面的步骤不再讲解，因为曾经写过一篇文章具体介绍完成人力资源仪表盘的步骤，具体可以看这里《人力资源仪表盘心得及设计思路》。

五、人力资源仪表盘的注意事项

在生成和完善人力资源仪表盘的过程中，我们要注意以下的事项：

1、仪表盘并不是一成不变的。我们需要对仪表盘不定期的更新，这个更新包括布局的调整，数据、指标的调整等，当发现不合适的数据、指标时，我们及时将它们剔除，有需要增加的指标，及时增加上。数据、指标的增减和调整意味着仪表盘布局的调整，所以合理的结构布局是完全有必要的。

2、少用环形图和饼图。在实操中，不少人习惯用环形图或饼图，在这里笔者建议少用或者不用，原因不再详细解释，主要是这两种图有硬伤。

3、仪表盘最好做成模板性的。仪表盘完成后是长期使用的，所以完全有必要将其做成模板性的，可以关联源数据随时更新。

4、仪表盘以简洁实用为主。实践中有的人喜欢会很花哨的图表或者功能，或者是注意美观而不注重内容，或者提供很多按钮、筛选框、下拉列表让选择。在实践中，我们一定要追求简洁实用，将关键信息能展示即可。

5、用EXCEL做仪表盘需要有牢固的EXCEL知识。包括：函数、数据透视表、图表、条件格式、迷你图，甚至是VBA、POWER VIEW、POWER BI等，EXCEL知识掌握不好的人员，做一个仪表盘是比较困难的。

6、仪表盘的展示数据一般是先总后分，先主后次。即先将总计的数据展示，再分维度展示；先将主要的数据、指标展示在前面，后面是用来展示细分数据、指标或者次要数据、指标。

针对案例的指标选择问题，有以下建立可以选择：如人事费用率、人均产值、组织和个人绩效目标与实际对比、费用预算与实际对比、总数(员工信息、人工费、招聘量、培训工作)、员工流动情况等，结合均值、极值、环比、同比，向领导展示公司人力资源管理状况，当然具体再选择哪些，需要结合公司环境来确定。

另外，2号人事部即将推出人力资源仪表盘功能，可以省去大家研究工具的时间，具体请大家关注2号人事部哦。

【作者简介】（别忘了点击这里订阅我）

高级人力资源管理师。人力资源、EXCEL实战讲师。畅销书《Excel人力资源管理实操从入门到精通》作者。对人力资源管理、Excel均有深入研究，擅长系统性人力资源系统搭建，善于人力资源数据化管理。