推荐 公文管理规定

一、目的

为了统一和规范公司公文处理管理工作，建立科学、合理、规范的公文处理程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际情况，特制订本规定。

二、适用范围

公司决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、公函、会议纪要等。

三、职责

1、行政人事部是公文的归口管理部门，负责公文统一收发、分办、传递、用印、归档和销毁。

2、各职能部门根据实际工作需要，依照公司的公文处理规定统一格式化、规范化予以执行。

四、公文种类

1、公文类型

公司内部公文分为红头文件、公司级文件、部门级文件三大类。

红头文件适用于股东大会、董事会、监事会发布的文件；公司组织架构、组织变更、部长级以上管理人员任免；重大奖惩事项；重大活动事项；公司级规章制度颁布实施等应由全公司知悉的行政性公文及对外公文。红头文件统一由公司人事行政部印发，由相关人员编制，相关领导签发。

公司级文件包括红头文件外的应由全公司员工知悉的经营管理类文件资料。由各部门、各科室（各车间）根据部门工作职责、跨部门管理要求或领导授权起草，送行政人事部审核，报董事长审批，行政人事部负责印发。

部门级文件包括各部门范围内适用的，仅由本部门员工知悉的，或只需相关部门协作（如工作联系函）、相关领导批复（报告、请示等）的经营管理类文件资料。部门级文件由各部门起草，部门领导审核，分管领导审批，部门自行印发。

部门文件不得与公司级文件相抵触，相抵触的部门文件无效。

2、公文主要具体形式

2.1请示。向上级部门请求请示、批准的事项；

2.2报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项；

2.3决定。对公司重要事项或重大活动作出安排；

2.4决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项；

2.5批复。上级答复下级的请示事项；

2.6通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项；

2.7通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项；

2.8通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况；

2.9函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准；

2.10会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

3、公司的专用公文

除了第2条的公文外，公司还有备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等对外的专用公文。

五、公文格式

规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/部门、印发单位/部门等部分组成。

1、发文字号，包括单位代字、年份、序号。凡以公司名义印发至各部门的公文，其发文序号统一由行政人事部编制。

2、公文秘密等级，分为“平件”、“秘密”、“机密”。

3、公文缓急程度，分为“普通”、“急件”、“特急”。

4、公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文机关、公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

5、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

6、公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

7、公文的成文时间，以印发的日期为准。

8、公文的文字，从左至右横写、横排，发文统一用简体字。

9、公文的纸型，统一采用国际A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧四分之一处装订。

10、以公司名义发文，要求采用相应的公司信签纸，并加盖相应的印章。

六、公文行文原则

1、各部门的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。一般不越级行文，因特殊情况，必须越级行文时，应同时抄送越过的单位/部门。

2、凡是公司对外发文可用“XX函字【年份】******号”。

3、公司发布的决定、决议、通告、通知、通报、批复；颁布的规章制度、管理办法和操作规程等用“XX发字【年份】******”。

4、公司各部门的报告、请示等用“XX请字【年份】******”，上行文应根据内容写明主送单位，如需同时发送其他单位，还应写明抄送单位。“报告”中不得夹带请示事项。

5、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位/部门，切勿多头主送。如需同时送其他单位/部门，应当用抄送形式。

6、受双重领导的单位（或部门）向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位/部门负责答复。

7、精简公文。对可发、可不发及能用内部局域网络、面谈等方式解决问题的，不需行文。

8、向下级单位的重要行文，应当同时抄报直接上级单位。

9、草拟公文的规定（见各附件格式要求）

七、公文收文处理

1、公文的签收与分送

1.1签收登记。收到文件后，由文件管理人员签收后进行清点、登记。登记的内容包括：收文日期、文号、标题、来文单位、份数等。其后的处理过程也应在登记薄上作简要记录；

1.2启封。登记完成后，交由收件人亲启或者统一由专人启封拆阅；

1.3摘编。由文件管理人员对部分重要文件进行加工，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

 2、处理公文

2.1公文处理具体程序

2.1.1拟办。由文件管理人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供董事长审核定夺；

2.1.2批办。董事长批示办理意见；

2.1.3承办。相关工作人员按批办意见具体承办公文所针对的事务和问题；

2.1.4注办。承办人签注公文承办情况，以备忘待查。

 3、组织传阅与催办查办

 3.1组织传阅。少数外来公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。传阅部门或个人在传阅后将意见工整、清晰地写在《公文传阅单》相应的栏目内，阅件人须签注姓名与日期，公文传阅期限为一个工作日；

 3.2催办。由行政人事部根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查；

 3.3查办。由行政人事部对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。

 4、公文归档

公文处理完毕后三天内，交由公司档案员归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。

公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交办公室档案员登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。

八、公文发文处理

发文处理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、编号、打印、校对、签发、印制、用印、登记、分发等程序。

1、拟稿。

1.1拟稿一般按照职能部门分工负责原则和日常工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再办理行文。

1.2 公文拟稿应采用A4纸型，同时必须提供电子版文件；会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔签署意见，签名应写清姓名、审批日期。

2、凡以公司名义制发的公文，其发文字号为：（公司名称代字）[年份]序号。

3、公文的期限及效力

3.1在起草公文,尤其是对某些正在执行的规章制度、条例、通知、通告、细则、办法等进行修订，或新出台公文与原来相关公文有覆盖、修订、补充、改变时，要视情况分别注明是补充，还是原文件从某年某月某日开始废止；新文件从此时开始执行。

3.2对于废止文件存放至追诉期后再视情况销毁与否。

4、公文审核

4.1公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关，对所拟公文进行初审，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责，并签名后送行政人事部。

4.2各类发文在送行政人事部后，由行政人事部负责核稿把关。

4.3核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致；审核文稿内容是否需要行文；审核文稿内容是否符合有关政策；审核文稿内容部门间的一致性；审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行；审核文稿格式是否符合有关规定，文字表达是否准确精练，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字书写是否规范；审核公文主送、抄送单位，内部发送范围是否恰当等等。

4.4行政人事部如对文稿做较大的改动，应征求主办部门的意见；对不合格的文稿，行政人事部有权退回拟稿部门进行修改。

4.5如涉及公司收费政策、招商政策，对商户的管理政策及重大改变，建议报董事长审核，方可上报与发函。

4.6发文需会签的，应由拟文部门送有关部门会签后，再交行政人事部核稿。审核的重点是：是否符合有关法律、法规，是否与有关部门会签，文字表述、文种使用、公文格式是否符合本制度等。根据来文拟办的文稿，必须把来文原件附在文稿后。

5、发文编号、打印、校对、盖章、分发。

5.1公文打印、编号由行政人事部负责。密级公文要指定专人打印，并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。

5.2公文校对由行政人事部负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校，要求做到准确无误；校对人如发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。

5.3公文盖章按《公司印章管理规定》办理。

5.4公文分发。公文发放范围由拟稿人提出，公司相关领导审核确定。由行政人事部指定人员统一发放，要求接收部门签收并注明时间。

九、公文的处理时限、承办和催办。

1、行政人事部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日；对拟发文稿的处理，包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送，其时限一般为二个工作日。

2、各部门的处理时限。对传阅件来文，传阅部门的处理时限一般为一个工作日；请示件来文，主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日，会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件，直接转发的公文，主办部门的拟文时限为一个工作日；转发公文需研究相应措施，或结合本公司实际提出贯彻方案的，主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理，如有特殊情况可适当延长，但急件要随时处理。

3、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。如利用计算机、传真机等电子形式传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机等电子形式传输。

十、公文归档和销毁

1、公文办结后，行政人事部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料的正本，按规定归档。

2、各部门对本公司发出或签收的各类公文指定专人负责，实施分类管理、妥善保存、年终归档、适时销毁的原则。

3、秘密、机密文件资料的复印件视同正式文件资料，阅办后须按规定保管、归档或销毁。

4、公文归档应当根据其相互联系，特征和保存价值分类整理归档，要保证档案齐全、完整，个人不得保存应当归档的公文。

5、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由指定人员（要求至少二人）监销，保证不丢失、不漏销。

6、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

7、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。

十一、附则

1、本制度自颁布之日起执行，由行政人事部负责解释和修改。

2、本规定报董事长审核批准后下发执行。