行政部制止行政浪费是职责所在

作者王泽强 2024-03-13 10:10 13514

内容来自 2024-03-14 打卡话题

下班后办公室已经没人了，但灯和电脑还开着；打印了一堆文件却没有人去拿；办公用品感觉总也买不够。
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但这些在员工看来，是“存在即合理”，电脑不关是因为开机慢影响第二天工作，同样的，打印纸和办公用品等是小事，不要因此耽误了工作效率。
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各位老师，应如何看待这类浪费，行政部该不该管？如果该管，应如何管？

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摘要：当员工下班后办公室没人的情况下，灯和电脑还开着；打印了一堆文件却没有人去拿，这是行政部管理失职，行政部理应站出来对行政浪费说不，并采取有效措施加以解决。.

下班后办公室灯和电脑还开着，打印一堆文件浪费没人管，面对如此严重的行政浪费现象，作为行政部是要管起来了。但要管起来，需要做一个方案，不然没有效果，而且，行政部有控制办公费用的职责，职责所在不做职责范围内的事情是失职。员工认为“存在即合理”是歪理，行政浪费看似小事，却是不良的现象，久而久之就会推高企业办公费用。行政部门要管的话，需要做好四个方面工作：

一、梳理办公浪费存在的问题。

一般来说，办公浪费存在的问题主要有八个方面：一是用水方面。用水浪费主要体现在饮用水没有节约，卫生间用水没有及时关。二是用电方面。员工下班没有关电脑和空调，会议室开完后没有及时关空调和灯，中午休息时间没人的情况下灯和空调还开着。三是用纸方面。不必要的打印浪费严重，在打印之前没有预览或仔细核对，导致重复或错误修改打印。四是办公设备方面。打印机、电脑、投影仪、复印件等办公设备老化影响工作效率，不正当使用办公设备导致设备经常出现故障，五是办公用品方面。办公用品领用无人管理，办公耗材采购没有根据需要进行采购，办公用品用后乱放乱扔导致用的时候没有。六是卫生用品方面。一次性水杯、卫生巾、筷子虽然方便，但用多了也是不小的成本，用卫生用品的时候没有适量而用导致浪费严重。七是办公电话方面。办公电话除了公事用之外，还有员工用办公电话聊私事，导致办公话费居高不下。八是用车方面。公司公车员工用的时候，会存在去办私人的事情，或者因为没有提前查询好路线和路况，导致走了许多冤枉路，公司公车油费相应有所增加。作为行政部门需要梳理一下办公浪费存在的问题，然后根据问题提出相应的解决方案。

二、提出有针对性解决方案。

既然公司存在诸多行政浪费，行政部就需要提出有针对性解决方案，具体思路有三点：首先，提出节能降耗措施。用水方面在卫生间贴节水宣传，对用水不管水龙头的员工发现后给予公司内通报批评，或安装感应开关。用电方面要求员工下班后最后离开办公室者要关好办公室所有电源，或长时间离开岗位要关电脑，不定期抽查各部门是否下班后关电脑和空调。用纸方面推行无纸化办公，减少打印纸的使用，打印机旁边做一个温馨提示，让大家减少纸张浪费，打印前先仔细检查修改预览后再打印。办公设备方面引入运行好的设备，实现设备的升级换代，提高工作效率，对员工进行办公设备正确使用培训，出现设备故障要通知技术人员进行维修。办公用品方面要按需采购，各部门要做采购申请，经过领导审批后才能进行采购，各部门采购和领用的办公用品，行政部要做费用汇总，每月公布各部门办公耗材费用，减少不必要的办公耗材浪费。卫生用品方面减少一次性水杯、卫生巾、筷子使用，提倡大家避免浪费使用卫生用品。办公电话方面对员工使用只能限于工作，如发现员工用办公电话进行私人聊天的，发现进行全公司通报批评，对部门办公话费超过正常范围的，行政部门要进行调查了解情况并上报给公司领导。用车方面严禁用公车办私事，用车要做好日常登记，按照谁用车谁负责的原则加强对用车的责任制管理。其次，落实部门长负责制。解决诸多行政浪费问题，需要部门负责人以身作则，因此，需要落实落实部门长负责制，对于在行政浪费方面做的不好的，要给予相应的问责机制。最后，强化节约意识。通过在办公室张贴节约观念宣传、在全公司范围内形成节约观念等方式，强化全体员工的节约意识，并要求各部门相互监督。

三、出台激励机制。

要改变公司存在诸多行政浪费，光提要求是远远不够的，还有有激励机制，才能落地生效，而激励机制可以采取以下三种方式：第一种方式小礼品奖励。对于为公司节能降耗有突出贡献的，或表现好的，可以给予一些小礼品奖励，小礼品虽然金额不大，但礼品奖励也是一种激励，让员工知道他们的节能降耗之举公司看得到，是公司所鼓励的。第二种方式是节约之星评选。每年做一次节约之星评选，个人可以设三个名额，部门可以设一个名额，奖励是现金形式进行奖励。第三种方式是按比例做奖励抽成。先调查过去行政费用的支持数据，然后进行分析，给各部门定一个目标，各部门为公司省了多少行政费用支出，按省出来的金额百分比奖励给这个部门的人员。激励机制是一种手段，可以让行政浪费现象得到遏制，有要求没有奖励，员工的积极性提不上来。

四、开反对浪费的倡议会。

有了节能降耗措施和激励机制，并有公司领导的大力支持，就可以在全公司范围内执行。为了达到良好的效果，行政部可以组织一个倡议会，在会上向全体员工发出倡议，为推动厉行节约、反对浪费工作，减少不必要的行政支出，降低办公成本，向全体员工发出对行政浪费说不的倡议，可以提前打印好倡议书，让员工在倡议书上签字。有了倡议还不够，公司也有相应的激励机制和监督机制，这对有效解决诸多行政浪费问题至关重要。倡议一旦发起，员工会自觉去履行，节能降耗措施也就能得到落地，最重要的是，通过倡议会的形式，让大家达成共识，行动一致，充分调动员工的积极性，使大家心往一处想，劲往一处使，公司存在诸多行政浪费现象才能得到根本改观。

公司存在诸多行政浪费，员工认为合理，是因为浪费的不是员工的，不当家不知柴米贵，浪费总是不好的，犹如浪费粮食一样，粮食是经过育苗、播种、插秧、施肥、除草等一系列努力才能生产出来的，是需要经过一段很长时间的过程，但浪费的话只需要几分钟甚至几秒钟的事情（倒掉、扔掉），两者的对比浪费无疑是可耻的，更谈不上合理一说。反对行政浪费，是为了降低办公成本，减少不必要的行政开支，让钱花在有用的地方，而不是白白浪费掉，作为行政部有责任制止公司存在诸多行政浪费的不良现象，这是行政部的职责所在。

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