紧抓基础人事工作，提升工作效率

作者北方雪 2023-11-13 16:00 170

内容来自 2023-11-13 打卡话题

制造企业，我们人力资源部包括我只有3个人，每月做完400多人的考勤、工资、社保都已经很辛苦了，还要做招聘，培训，处理员工入离职等工作，经常要加班到晚上八九点，有时候周末也要来上班。
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我向老板申请多招一名人事，但老板不同意还说我们工作不饱和，我因此感到很委屈。又因为年龄大了，不敢轻易离职。现在不知道该怎么做了，希望老师们给我一些建议。

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我，经历过类似的情况。

       一个公司的HR人力投入基于多方面的考量，这些方面包括业务性质、员工规模和分布、发展阶段、HR能力等公司现状。其投入并没有一个明确的配比规则，但基本的思考逻辑有三点：第一是HR人数按业务和人员规模基本成正比；第二是优先建立HR基础功能，再扩展高端职能；第三是优先职能健全，再逐步通过流程和制度提升效率。在此基础上，HR负责人或老板基于公司现状和发展所需的人资工作再决定HR投入的人数和岗位。
       从本案例看，一家制造企业，员工400多人，有3个HR。老板未必能将其对HR人力投入的考虑说出来，但他一定有他的看法。但本案例中只提到老板最终的意见，并未提到老板这么考虑的原因。作为HR负责人，其实在跟老板沟通人力投入时还是可以多问一些问题。如可以直接或侧面问老板他认为HR工作不饱和的原因有哪些，他期望HR还有哪些可以改善或提升的地方，当前针对业务支持他认为HR应该重点做哪些工作等。通过这些沟通，HR负责人就能与老板就HR工作计划和重点、HR工作改善空间等达成一致。针对HR经常加班工作，也是可以客观向老板展示出来，如列出今年的工作计划和进度、HR人力配置、当前工作所需资源支持等。大部分情况下，只要HR与老板的信息对称，不管是增加HR，是保持不变提升内部工作效率，都能找到解决方向和思路。
       从本案例能到看到的新信息，笔者估计企业经营情况：该制造企业主营业务规模近一两年无扩增计划，员工人数基本维持在400多人，当前老板的重点内部降本增效，外部巩固和扩展市场。在当前情况下来，老板对职能部门的要求则是提升运转效率，降低运营成本。所以，在业务规模并未扩增，营收并未显著增加的情况下，老板自然不会加大对职能部门的投入，甚至都有可能进行精简。这些基本的公司经营背景是HR必须掌握的，而不是单纯地仅从自身工作需要出发，看到工作量大就考虑加人。如HR能够与老板进一步沟通过，笔者认为老板的想法大体如上。
       强者从不抱怨环境。HR负责人在深刻掌握公司经营现状情况下，也应及时调整人资工作重点和方向，有两个方面：一是梳理和固化常规人资工作流程，提升工作效率；二是调整人资工作计划，调整现有3个人力紧抓必要紧急的人资工作即可。
       1、梳理和固化工作流程，提升工作效率。如考勤、工资、入离职办理等，都可以固化流程和时间，通过标准和规范快速处理。考勤上，员工的迟到早退请假等都有系统自动记录，每月可定期到处让各部门主管核实和确认，以此计算出勤工资；工资核算上，每月定期处理计件提成、考勤扣款、奖金、补贴等，输出报表给老板签字和财务记账；规定每周一、三统一办理入职手续，其中安排新人签订劳动合同等；制定培训计划，新员工入职时间较散，可集中两三个月再统一安排等。
       梳理和固化工作流程也为提升HR工作技能打下基础。每个HR都可以按流程通过重复操作提升工作熟练度，工作事项的处理时间会大幅缩减，自然也会有较多时间做其他模块的工作或支持其他HR。
       2、调整人资工作计划和分工，做紧急重要的事项。应对400多人规模的人资工作，3个HR基本可满足。在流程优化和高效的基础上，可按任务、时间重新调整3人的工作份工作：HR负责人1人统筹人资工作和计划，重点对接各部门需求及推动人资工作落地；1人负责考勤、工资、晋升、调动等；1人负责招聘、培训、入离职手续办理、文化活动等。每人各牵头对应职责内的项目，其他人可协助和支持。
       HR负责人将对接老板和其他部门。首先，HR负责人跟老板汇报本年度工作计划和重点工作、及HR人力调配。要告知老板，在当前HR人力下人力资源部能够做到的事项有哪些，如老板还有其他需HR做到的，则需增加人力。比如针对猎聘，当前1名HR做招聘且是兼职，可以应对大部分常规招聘，如需猎聘则需要寻找外部第三方猎头公司支持；针对常规招聘，仅1名招聘很难全力投入大量的简历搜寻，需要需业务部门主管深度参与简历筛选；仅1人兼职培训，常规新员工、基础素质培训可由该员工组织，但涉及销售、制造等业务技能培训则可由HR出方案，业务部门主导；组织发展工作由HR负责人牵头，但组织设置、岗位增设、晋升等标准要明确，但流程要精简；企业文化相关工作，如企业周年庆、旅游等，可由HR牵头但行政、业务部门等均需派人支持等。当前HR能够做什么，做到什么程度，较难做什么，不能做什么，要让老板一清二楚。
        其次，HR负责人也要跟各部门负责人对齐，让各部门清楚了解HR的工作计划和流程。在当前HR人力之下，让业务部门也支持配合和支持HR工作流程。考勤问题、计件数量、简历筛选、培训支持等工作，要让业务部门积极确定必要信息、参与人资管理工作。这样才能提高人资工作效率。同时，针对业务部门的人资需求，也要根据资源和轻重缓急排序，选择最重要紧急的给予解决。即使不能解决或需延后解决的，也要清楚告知业务部门主管，合理管控他们的预期。
       总结，是否新增HR人力，取决于公司发展阶段、员工规模等多方面因素，但HR负责人需根据公司实际经营情况跟老板对齐，让老板知道有多少人力争取办多少事情。其次，公司当前业务规模较小时，提升人资内部运转效率是工作重点，在有限的人力下高效处理基础人事基础工作。

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