劳动合同管理风险防控细节

作者 Jason盛杰更新于：2023-10-10 11:28 15653

内容来自 2023-10-10 打卡话题

不管是劳动者提出的辞职，还是企业提出的辞退，员工离职前后是用工风险“高发期”，比如劳动合同解除、离职交接、客户流失、集体跳槽、企业信息安全、竞业协议等等。
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HR应该如何做好以上员工离职可能带来的风险防范呢？老师可以选择其中一项或几项谈谈吗？或者有什么相关案例可以给HR一些启示吗？

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摘要：劳动合同是员工和企业建立雇佣关系的重要凭据，也是后续双方履行权利义务的依据。劳动合同对企业和员工的重要性是毋庸置疑的。劳动合同从内容制定、保管、续签、履约环节都要合法合规。有的企业老板法律意识淡泊，喜欢想当然站在自己的立场要求HR制定一些“独家”条款，比如自愿放弃社保、延长试用期、试用期不通过直接开除、合同到期单位可以单方面不续签、不约定具体岗位、合同由单位帮忙保管、扣押身份证、强制要求指定医院体检赚取回扣等等违法条款和政策，这些在仲裁中是不予支持的。这看起公司很“强势”，占了便宜，其实为公司带来很大管理风险，最终得不偿失。

劳动合同内容不合法，须支付 2 倍工资

一般当地人力资源与社会保障网上就有劳动合同的标准制式模板，在没有更好选择的情况下可以直接采用这个模板签订劳动合同。如果公司有增加其他规定条款的，要严格对照劳动合同法对应条款，提交公司法务人员审核是否合规。劳动合同法没有明确规定的，一定要本着公平合理的原则进行约定，切记不可想当然约定“无效条款”，企业将面临2倍工资赔偿和其他风险赔偿。

劳动合同保管不当，须支付 2 倍工资

劳动合同书原则上由单位和员工分别保管。劳动合同法规定，劳动合同签订后，劳动者和用人单位双方各保存一份合同文本。如果企业非要两份都放在公司保管，那么建议在签订合同的时候让员工自愿签字同意将自己的那份劳动合同书放在企业代为保管。

《中华人民共和国劳动合同法》第十六条规定：“劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由用人单位和劳动者各执一份。”由于劳动合同是处理日后所生劳动争议纠纷的主要依据，因此，用人单位务必要保管好劳动合同文本，并按要求到劳动行政部门办理劳动合同备案手续，否则就会面临必须支付 2 倍工资等风险。

如果公司没有办理合同备案登记，在合同文本丢失后又无法证明双方曾签订过劳动合同，那么将面临举证不能的2倍工资风险。

劳动合同没有按时续签，须支付2倍工资

劳动合同要在合同到期前通知员工续签，否则自动转为无固定期限劳动合同并且面临2倍工资赔偿。建议有条件的单位用信息化方式提醒和记录合同续签记录。

《中华人民共和国劳动合同法》第十条第二款规定：“已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起1个月内订立书面劳动合同。”该法第八十二条规定：“用人单位自用工之日起超过1个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付2倍的工资。用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付2倍的工资。”

《最高关于人民fayuan审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第三十四条第一款规定：“劳动合同期满后，劳动者仍在原用人单位工作，原用人单位未表示异议的，视为双方同意以原条件继续履行劳动合同。一方提出终止劳动关系的，人民FAYUAN应予支持。”虽然该条规定“视为双方同意以原条件继续履行劳动合同”，但这仅是解决合同期满后双方事实劳动关系权利义务如何确定的问题，并不能免除用人单位应主动与劳动者签订书面劳动合同的法定责任。这就要求用人单位在继续用工时应续订劳动合同，否则，应当向劳动者支付未签订劳动合同2倍工资。

试用期解除劳动合同要有理有据

大家要注意试用期也不是企业想开除就可以随便开除的。两个原则，有理有据，协商解除。有理有据可以通过考核来实现。企业应在试用期内完成对员工试用期的考核，对试用期考核不合格的协商解除劳动合同。如果员工在试用期间被发现不符合招收录用条件、不适合岗位要求以及月平均出勤天数达不到企业规定员工的劳动合同可协商解除劳动合同。

明确劳动合同续订条件

公司可以要求合同续签员工必须考核合格。定性和定量的考核内容都要有，方便取证。定量考核内容可以设置比如：出勤班数、旷工天数和“三违”次数等是定量考核就比较容易查证。定性考核可以设置比如：服从工作安排、业务技能、工作表现、工作态度等因素。开展定性考核的时候要主要的是尽量做到公平公正，具体内容由企业统筹掌握。对情节严重或屡教不改的员工，不予续订劳动合同。

例如，企业可以对一年内无正当理由连续旷工时间超过15天或者一年内累计旷工时间超过30天的员工解除劳动合同。企业可以制定统一标准，加强对员工在首期合同履行期内“三违”（违章指挥，违章操作，违反劳动纪律）次数的考核，对于首期合同履行期内“三违”次数达到解除合同规定上限的一律不予续订劳动合同。

这些情形，劳动合同自动无效

员工以欺诈手段与企业签订的劳动合同应视为无效劳动合同。例如冒名顶替现象，企业应及时辞退冒名顶替者、解除被冒名顶替者的劳动合同。社招员工一定要对方出具离职证明。

患病或非因公负伤的员工经相关机构鉴定后,按照劳动力的丧失程度应该采取不同的方式给予处理：退出工作岗位，办理病退手续；办理内部退养手续，享受内部退养待遇；原工作或企业安排的其他工作在规定的医疗期满后均不能从事的，可以解除劳动合同，但是企业必须提前30天以书面形式通知员工。

因公致残员工的处理可以按照鉴定的工伤级别分别采取以下方式：退出工作岗位，保留劳动关系；难以安排适当工作的，可以解除或终止劳动关系；解除劳动合同的必须符合劳动合同期满终止或者由员工本人提出解除劳动合同。

没有通知工会，可能举证不予采纳

对严重违反劳动纪律、安全规程和操作规范的员工，依照国家法律法规和企业有关规定及时作出惩处决定前可以先书面征求工会的意见，使解除劳动合同的工作做到有据可依，从而支持企业劳动合同的管理工作。

做好用工合法合规，除了上述管理细节，给HR在实操过程中四点建议，算是大的原则。

一是所有条款书面约定。劳动合同解除和不续约的情形，在劳动合同法中又没有明确的，要在员工手册等内部规章制度中设置相关条款。例如，旷工15天予以开除；考核不合格不予续签等。

二是严格履行民ZHU程序。建议企业按照《劳动合同法》第四条规定的民zhu程序，制定修订有关解除劳动合同的规章制度，且履行公示告知义务，从程序上保证条款的合法性。

三是做好告知并留档记录。比如规则制度和政策要及时让员工知悉。有关的重要通知、公示、公告、工会确认书、员工确认书、协议书、承诺书等都要书面留档备查。

四是为人处世要有公心。我觉得这条是最重要的。作为HR，是政策建议者和方案制定者，正直公正是最基本的素质。法外无外乎人情，在处理员工关系的时候还要合情合理，不能一屁股坐到公司方，还要考虑员工的诉求和利益，平等协商，好聚好散，为公司广积善缘。