职责设计要清晰，编制明确及落实

作者丛晓萌更新于：2020-11-03 23:33 51430

内容来自 2020-11-04 打卡话题

【理论学习】企业准备成立新部门，HR如何开展工作？

我们是一家制造型企业，一直都是以代理分销为主的，今年由于疫情影响，老板决定成立线上电商部门，如今把这个工作交给了我们人力资源部。请问我们该如何开展，需要做哪些准备工作呢？

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一、职责设计要清晰：

企业要成立新部门，让人力资源部出面筹备，这是人力资源部应该做的事情，那从何入手呢？那就先要从组织方面做宏观角度考虑，不妨从以下方面入手：

首先，建议题主要先考虑电商部门的部门职责。

明确电商部门的具体部门职责，电商部门与原有业务部门的关系是什么,电商部门在公司战略及未来业务发展中的定位如何都要在这一步考虑清楚。

为什么要先明确电商部门的部门职责呢？这一步就是由贵司人力资源部通过电商部门职责的梳理、上报，来帮助老板明确电商部门的如下问题：

1、业务上面电商部门可以做什么、不能做什么；

2、业务方面电商部门与其他老部门的关系是什么、分界在什么位置；

3、电商部门在企业战略中的定位及未来发展是什么；

4、电商部门在公司战略落地、战略支撑中的作用是什么。

通过回答上述问题，相当于绘制了新部门的“蓝图”。

其次，建议题主要考虑电商部门组织架构方面的问题。

这方面有两个层次的问题：

1、电商部门在公司总体架构中的位置，该部门的上级部门是哪个或者是归哪位高管管理，明确该部门的汇报条线，确保汇报条线的完整及合理，在管理责任上要有明确划分。

2、电商部门内部采用什么样的架构：

因为题主没有透露贵公司的组织结构，因此我只能在部门内部岗位设计方面提供一些参考，题主可以根据贵司的基本情况予以设计。

参考方案：

1）直线型：成立电商部，电商部内设置运营、美工、采购、客服和库管等必要岗位,每个岗位基本都是一岗一人或一人兼多岗，向部门负责人汇报。

2）如果企业预算比较充足，可以新设置多个部门——运营部、采购部、仓储部、美工部等多部门通力合作来实现电商业务的增长。

3）网络型架构,即职能外包方式，这种组织架构其实只设立一个岗位电商项目经理，直接向总经理汇报，电商项目经理负责内部研发、营销部门和外部服务公司信息的交流和工作的协调,其他的诸如运营、视觉设计、仓储、推广等等都采用外包方式。

最后，建议题主要明确电商部门的业务流程及权限设计。

有了部门职责、部门内部架构之后，接下来要考虑的就是要梳理电商部门的业务流程：这包括协议签署审批流程、用章审批流程、请款审批流程、报销审批流程等各种公司内部流程的梳理及审批权限的设置。题主务必要根据贵公司现状情况进行，以上思路仅供参考。

Tips1：在第一阶段的三个步骤，每一步人力资源部在做好方案之后都要及时上报公司领导层予以审批，确定方案之后也就是每一步确认之后才能进行下一步。

Tips2：汇报条线、审批权限都是不可轻易触碰的“利益点”，人力资源部最好直接请示老板，由老板来定好之后再充实到方案草稿中去。

二、编制明确及落实：

第一部分实际上是新部门设立“宏观设计”方面的工作，接下来就是“宏观设计”的具体执行部分了，该部分也分为三个阶段：

第一，明确部门编制、职级、岗位、薪资预算等。

在第一部分明确部门内部组织架构的基础上，在这一步我们可以细化该部门的部门编制、职级、岗位、薪资预算等。

为什么部门编制那么重要呢？现在职场人力资源部经常沦为“背锅侠”——业务部门业绩不好都会把责任推到人力资源部“招不到人”上面，那是什么环节出了问题？就是在业务部门的部门编制上出了问题。只要人力资源部把“编制关”把严，业务部门也不敢出类似的幺蛾子。

就拿某业务部门人员编制5人，该业务部门领导在总经理会上向人力“开炮”，把业绩不好归罪到人力招不到人上面。如果该部门5个人满编，那人力资源部就可以怼回去：“5个人编制已经满了，试问多招的人的工资、五险一金成本谁来背？想超编，那不好意思，请给总经理打报告，看批不批吧。”

如果该部门未能满编，那人力也有话说：“你不就差一个人嘛？难不成走的这个人就是业务骨干？因为他你们业绩下滑了40%！要知道这样，当初就不让他走了！招聘有一定周期，请理解，再说给业务部门领导的工资里已经有内推费用的考虑了，我们鼓励内部推荐，另外我们人力招到了满编了，那业务部门再完不成业绩可别给我们锅背。”会说的不如会听的，看看下一次谁敢挑人力的刺。

所以，在这一步编制要卡死了，这是人力手中的一个“利器”。

岗位设置、职级设计直接决定了该部门的薪资预算及未来招聘的难易。

第二，明确部门绩效指标及部门内各岗位考核指标。

在上一步已经明确部门编制及岗位基础上，进一步完善岗位职责，明确完毕岗位职责之后，接下来，要明确部门绩效指标及部门内部各岗位考核指标，此部分题主要结合贵公司的已有的考核制度及体系来设计、完善，此处不再赘述。

第三，招聘落地。

在上一步明确岗位职责的基础上，就是人力资源部“招兵买马”的“重头戏”了，建议招聘的时候先从该部门负责人招起，建议贵公司外部招聘，建议从外部招聘真正有电商经验的、懂电商的专业人士加盟。

为什么要先从部门负责人招起呢？如无意外，这应该是公司内部最懂电商以及电商团队如何搭建的人，此人的加盟可以带来以下好处：

1、拓展招聘思路：电商的招聘可能会有其独特的思路——如通过抖音、快手招聘。

2、拓展招聘圈层：可以做到部门负责人的人有一定的人脉积累，且做电商，有新圈层的拓展。

3、专业方面把关：在面试方面可以有电商方面的专业意见，让真正懂电商的人参与招聘，招到的人能够相对精准；

Tips1：在部门设置一定要有“编制”思维，编制控制好了，不仅可以控制好相关预算，更是人力手中的一个利器。

Tips2：招聘方面要精准那就务必要有电商方面的专业人才参与招聘，那就不妨在招聘的时候先招聘该部门的负责人，不仅拓展思路，还可以带来新的人脉，提升招聘的专业性。

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