这个洞开得太大了，现在来补会不会太晚了？

作者左小咬更新于：2017-11-06 18:10 102790

内容来自 2017-11-07 打卡话题

　　我们是一家1000多人的企业，由于原来公司并没有完善的人事制度，负责这一块的领导也并没有看重，因此公司的人事档案很是混乱，基本上除了劳动合同以外，其他档案都处于残缺状态。从我入职公司起，总经理就希望我能建立起完善的人事制度，特别是人员档案这一块。总经理希望能通过人员档案完整的了解员工进入公司以来的经历和成长轨迹。
　　大家来聊一聊员工档案的重要性，HR应该如何做好员工的档案管理，达到公司要求呢？

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人数规模达到1000多人的企业，居然连人员档案都没有做好？那太不科学了，让我联想到，会不会这个是某传销组织或者某些幌子公司，规模一下从100到1000呢？

如果是实业公司的话，的确是需要好好反思，公司一路打怪升级发展到1000多人，如果连最基本的档案管理工作都没做好，可以看出之前的人事管理，公司选人用人，以及公司运营和管理都很有问题。

我们再来想想，如果没有档案，总经理说对某某员工印象不错，想升她为更重要的岗位，问你HR的意见，可惜翻穿了柜筒底也没找到一份像样的参考依据，什么信息都拿不出来，那HR的地位价值是不是大打折扣了呢，能力是不是不会被认可了呢，因为这是最基础的啊。员工档案平时可能没什么用，但关键的时候，如晋升、降级、调岗、裁员和纠纷等等都很有可能因为一份档案出现逆转，你说重要不重要？

都说HR是最四七的部门，啊？说错了，是最三八的部门，因为喜欢问问问，什么信息都要八卦（不分男R还是女R），感觉不经意就把别人扒干扒透。其实我是非常不喜欢这样的冠名的，经常认识一些HR朋友，有个别吧，一见面就问你做什么工作的啊，你做哪个行业的啊，你公司是在哪里的啊，你们公司规模人数多大啊等等，我第一反应就是！职业病！虽然都是同行，但能不能不要那么像面试啊，还能不能愉快的聊天啊！好像生怕不知道你是HR界的老司机似的，平时还是应该控制下，不要什么都问问问~

这是一个反面例子，但对于工作来说，这是真的很有必要的，譬如简历上经常被关注的信息是已婚已育还是未婚未育，亦或已婚未育或离异等等，这些信息可以从侧面来判断我们招聘这个员工或者未来可能发生的风险，提前做好预防或判断。

然而，简历上写的都是真实的吗？未必！所以通常我们还会收集很多附加的资料，如学历证明啦，计划生育证啦，失业手册、离职证明、入职体检等等（ps，现在也很流行假证）。所以一整套下来是非常多的厚厚的一叠资料（这个疑似6号多疑人格？/“邪笑眼”表情），不得不说这个也是HR工作里面非常繁琐的实务，而且员工也不是乖乖的坐着让你调配的，来了走、走了来，每进进出出一个就要多弄一个，有来了几天走的，有来了一周走的，反正宝宝面对这堆破事就是心都碎了（小调查一下，有没喜欢做入职办理的RR？你有前途啊）。

当然还有一种情况相信宝宝们都会经历，明明说得清楚是要交复印件的，偏偏他就给你甩个原件，你还要帮他复印；明明说了清单，却给你漏了这个缺了那个，所以不得不弄个登记表看看还有哪些没交的，催交烦，催了也不交更烦（相信员工被催也烦，老子就是想少交一样啊,你每天催也没用啊），最神秘的就是离职证明了……

再说说我做小鲜肉时的亲身经历，那是一个岁月静好的年代，唯一不好的就是要收拾别人的烂摊子。印象中经历了2次这样的人海档案整理事件，从那堆积如山、放满一个箱子又一个箱子的陈年资料库里，估计是前任们来去如风，还没来得及处理就要交接了还是因为责任心的原因，N年前离职的档案还没处理，该分类的没分类，A资料去了B的档案里，诸如此类。扬起了漫天灰尘，一个个的归类、整理，收拾干净…..所以说责任心真的很重要，把档案整理好真的很重要是对一个员工的负责，也是对你后任的负责。

说了这么多血泪史，时间也不早了，来来总结一下员工档案的整理思路：

——————————— 素材篇

一、按时间线

1、入职：简历、入职表、学历证、资格证、体检报告、原单位离职证明等；

2、试用：劳动合同、协议、周期评估表等；

3、转正：转正评估表、转正审批表等；

4、晋升（降级）：晋升（降级）评估表、晋升（降级）审批表等；

5、调岗：调岗评估表、调岗审批表；

6、调薪：调薪审批表；

7、离职：离职审批表、解除劳动合同证明等；

二、按内容线

1、培训：员工培训等资料

2、考核：周期绩效考核、绩效面谈等资料

3、事件：特殊事件记录等资料

三、按操作线

1、塞塞塞

2、钉钉钉

。。。。。。。

你懂的

——————————— 风险篇

入职时涉及的员工档案和收集的资料较多，最容易让人手足无措，所以最好先做好一个入职资料清单，专门用作新入职员工的沟通和发送，同时用于收到某项具体资料时确认登记，已交缺交一目了然。在通知入职时也要进行电话沟通，让候选人重视入职资料的准备，提醒哪些资料需要提前准备，譬如体检一般都需要2天左右的时间才能拿到报告，我们做好提醒工作就给他们减少无法提供的借口。如果缺少了这些入职资料会给HR和公司带来哪些风险后果？

▶入职登记表：通常面试时填写应聘申请表内容都会点到即止，而入职当天填写的入职登记表内容会更全面，更易于HR全面了解候选人信息，作进一步评估，如果发现端倪还可以及时处理。而且应聘时多少有些保留，而入职阶段表示员工和公司都已达成一致的心理契约，填写的信息内容会更真实。如果员工的信息非常模糊，不具体或不真实，HR的工作就相对会变得被动。

▶体检报告：现在很多公司都会让员工去体检和提交体检报告，很多员工都习惯了，特别是大公司工作过基本都有这一项。体检报告是针对面试或其他入职资料所无法呈现的内容，但又是医院等第三方机构客观提供的素材非常具有可信性，作为员工健康的参考依据，如餐饮业或某些特殊行业对这方面要求更为明确。同时，也可以作为职业病、病理预测等用途。

▶原单位离职证明：劳动法规定劳动者不能同时和两个或以上的用人单位建立劳动关系，这个可以证明员工是否已经与原单位解除劳动合同，同时保障企业知悉员工是否有多重雇主的依据

▶劳动合同：有的方案你会发现没了劳动合同，到底是忘记了签？还是被拿走了，这个问题就大了，感觉核对下是否已经签订，如果没有签就补签，已经签了就要找到合同原件放回档案里。劳动法规定入职一个月内必须签订劳动合同，否则违法。可以结合《合同签收表》来登记管理，示范如下：

这个洞开得太大了，现在来补会不会太晚了？