能简则简，让自己的工作更高效

        先来看看简化和高效两个词的定义：

        简化是一定范围内缩减对象（事物）的类型数目，使之在一定时间内足以满足一般需要的标准化形式。简化一般是在事后进行的，是在不改变对象质的规定性，不降低对象功能的前提下，减少对象的多样性、复杂性。简化肯定某些个性同时存在，着眼于精炼，简化的目的并不是简化只有一种，而是在简化的过程中保存若干合理的种类，以少胜多。

        高效：指效能高的，基本解释是效率高的。指在相同或更短的时间里完成比其他人更多的任务，而且质量与其他人一样或者更好。

        一看定义，就会发现，高效是目的，简化是操作过程和方式。咱们人力资源部很多工作都是可以更加高效的，你要开动你的小脑筋，在发问的同事也按照你的思路去想解决办法，也可以向你们领导建议可以有哪些问题以及解决方法。

        刚毕业的小伙伴，你要利用你的优势（有冲劲、理想化的思维）发现问题（看到问题的表面，还得了解问题实际的本质，或许在你来之前已经有同事提出过这些问题，当时是为什么没有得到解决呢？企业本身的状态，你了解了多少？），并且提出你觉得适合目前企业发展状态的解决办法。问题谁都能发现，和领导提问题一定要记得附上两个以上的解决方案。

        进入社会就要先向现实致敬，莫要理想化。可以尽自己所能优化，但是不要期盼一下子就把问题统统解决掉。

        下面我们从四个方面来谈一下人事工作的简化：

一、标准化的简化

        1、入职手续的标准化；

        入职手续的办理是员工关系来操作的，他是员工关系第一次接触的机会，员工关系的专业度，会让员工感受到公司的专业度，对公司更有信心。还有一个原因，为什么要标准化，就是如果办这个业务的人离职了，这个工作是可以实施交接的，这个在最后一项再说。

        在没有信息化的前提下，你要做的就是怎么让你登记的表格更快，更有用。想要提高效率的前提，你要明白这份工作的意义和目的是什么。亲爱的，《应聘登记表》的作用和《入职登记表》的作用可是不一样的喔。录入《入职登记表》是为了让员工的信息更加全面集中得到应用，在你需要员工信息的时候你可以随时调取，这个工作看似记录的时候花费一点时间，但是对后面工作的简化会更加便捷。

        2、新人办公用品需求标准化；

        新人电脑、电话、本子、笔、工位、oa、邮箱等都是一个体系的问题，保障新人能够正常使用。首先你要明确这个岗位刚入职后一周内的具体工作是什么，这个可以和该部门的岗位指导师/部门领导/负责带新人的师傅进行确认。让其部门准备工位以及一周内工作的安排指示。我们保障第一天入职后能给他录指纹、发放基本的办公用品等。所有新人办公用品是为了确保新人入职后的工作正常。

        3、人事表格更新标准化

        新人入职后，如果没有信息化的系统，你就需要做一个强大的excel表，把入职表登记表一填入，其中转正表、花名册、薪资变动表、通讯录等所有的表格会利用公式加入姓名后自动更新。需要做的标准化就是按照一定的时间顺序，按部就班进行操作。

        人事档案日常登记表：

新人入职：入职登记表——花名册——薪资变动表——劳动合同台账——通讯录——社保公积金月报表——转正表；

转正提示：转正表每月提前一周查看；

转岗/晋升：有意向转岗时，需要先沟通确认后，让其填写转岗申请表，并做转岗登记表，在花名册里备注；

离职：离职登记表——离职劳动合同档案清点；

        为了信息的统一性，登记的表一定是实时更新。要简化高效，就需要学excel表里的公式，直接更新表格。

二、流程化的简化

        1、招聘流程化

        《应聘登记表》是招聘中的一个环节，我们公司是《职位申请表》相对一张很简单，但是背面是有我们招聘人员跟踪记录反馈招聘情况的。

        这个职位申请表如果入职的员工是需要记录在员工个人档案里，而没有入职的员工，就会进行招聘的简历库。招聘简历库，每个公司都会根据自身岗位的需求，判断简历的后期可利用率，我们是分了三类，一个是合格型（能力ok的但是价格没谈拢的），一个是可塑性（能力目前还未符合要求，但是态度不错），另一个就是可以放弃的，虽然放弃的也是会有保存，因为每一份简历上都备注岗位+姓名+相关情况，这样当岗位需求有变动的时候也是可以调用的。

        招聘工作可以把他做成工作规范，以方便带新人。

       约见的基本要求话术等，统一邮件的模板：

        然后就是面试：

        工作规范后，也需要把工作责任到人：

       不同的公司招聘团队人员不同，招聘的规范不一样，可以想想招聘工作怎么可以更加有效。把他流程化。

        2、培训流程化

        培训和招聘一样，把培训的类别划分后，对应的培训的操作流程需要做出来。这样能确保每次培训不会有遗漏。

        对应的工作流程，要针对不同培训的类别，有具体的细节备注说明。内部培训和外部培训，其他这两个里有都分成了公司级、部门级和员工级，对应操作流程，审核流程、组织流程、评估流程等等，都需要对应说明。

        3、公司活动流程化

        我们公司针对出境游、团建、军训、拉练、户外拓展、生日会、爱心捐赠等等，其中出境游属于一个系列的，团建+军训+拉练+户外拓展是一个系列，生日会和爱心捐赠是一个系列。对应的系列会有一个详细的活动流程，从合作单位选择到最后付款后的总结都会有相应的细节描述，因为负责活动的人，可能会有离职，会有转岗，所以这个流程变得十分重要。

        4、绩效考核流程化

        绩效考核虽然随着公司的变化会不一样，但是时间表是统一的，什么时间做什么事情，这样在做监督跟进的时候会更顺畅。另外如果公司的相关政策调整时，能够清楚知道，在什么时间节点去修改，减少其他的一些影响。

        流程化的东西，不是一成不变的，他是需要随着公司发展，人员变动，相应发生变化的，像今年财务所有的增值税变更税号，那报销的很多流程就需要进行修改变动。流程化，是为了提高效率，但是也不能太依靠流程，做任何工作一定要动脑，这个工作为什么会这么做，要起到什么作用，是否有更优化的简便的方法，这也就是流程优化和流程再造的内容了。

三、信息化的简化

        如果公司能花钱采购系统，而且还能保障信息的安全性，用系统是可以更快捷。业务流程可以由信息自动提示，更智能。相对人工跟进的风险会更大。要把基础工作信息化，也是需要把公司人力的工作进行梳理出标准化和流程化，这样技术才能转化成相应的代码。

        有信息化后，把需要把员工信息已录入，所有你想要的表格都会自动生成，而且会有窗口提示你他的转正。最重要的是你的工作很多都可以线上操作，如工资发放，工资条不用手签，直接上传就自动生成，个人就可以查看到了。像绩效考核，就更加便利了，员工很多实时的表现，会自动生成一个考核结果。因为你想要的系统都是可以个人定制的，你把人力的每一个模块都梳理出来对应的流程，然后系统就可以帮你完全实现，省去了很多人力录入登记的时间成本。相对更为高效，只是中小型公司不一定需要，因为人员相对较少。老板们也就不会想用这个。

       三茅有2号事业部，我用了一下，基本的都有，只是现在觉得公司员工信息的安全性，所以也没有用。公司14年引入财务系统、oa系统和crm系统的时候，他们也给我们推荐了人事系统，是根据我们个性开发，但是被老板否了，只是把一些基本的表格加到了oa系统里。但是后来处于薪资保密，所有涉及到薪资的表都走纸质单据，需要对应领导进行手工签字。没有信息化系统，但是学习了信息化系统，你把工作梳理整理后，同样可以在原有的工作基础上做到更高效。

        信息化，确实会更有效率。管理制度化，制度表单化，表单流程化，流程信息化!

四、个人操作交接的顺畅

        有人存在，而人的思维的活跃下，给工作带来了很大的风险。作为管理者，一定要学会把工作做到流程化、标准化，因为这样才能更容易复制。

       相对人都是有惰性的，知道怎么做是一回事，但是把他梳理出来又是另一回事。所以公司如果真的要发展壮大，那就是一定是把各个岗位的工作都进行了流水化的作业，让其更容易被复制。说到这让我想起上次听京东的人力资源总监分享说，他们京东给管理者的一个重要考核点就是是否有储备人员，能够接替他的人员。如果上任一段时间内，他没能培养出接替人员，他的绩效可能会不怎么好看，甚至不能胜任管理者。这个点，考查是就是一个总结梳理能力和识别培训能力。作为一个管理者如果不能把自己负责的部门的工作了如指掌，梳理出来，那证明他的能力有待考察。

       人力工作对应模块都需要有：制度、流程/工作规范等，才会有其他相关的记录表格数据和文件。

        刚毕业的小伙伴，你还小，你要学的还很多，看问题，不要只看冰山一角，要有大局观。记住一句话“存在即合理”。如果你公司目前存在你看到的这种情况，就证明对于现在公司的状态是对的。而你想要去改革，你就要知道公司是否有这个需求，你提的解决方案是否可以直接执行。