发错工资先追讨，亡羊补牢立规范

作者流音桥 2016-05-20 18:09 48930

内容来自 2016-05-25 打卡话题

　　我在一家小型油墨公司的人力资源部负责薪酬核算，现在入职刚一个半月，最近出了一起很严重的工作失误，现在领导要扣我的工资来弥补损失，心里真的很委屈。
　　刚入职的时候，前任薪酬专员和我只交接了3天的工作就离职了，刚巧赶上月初要核算工资。销售部有一个驻外地的业务员一个月前离职了，但由于异地，只是口头提出离职，销售总监同意了，但是却没任何人和人力资源部说这个事，所有我也不知道，结果这个已经离职的员工还是被发放了工资。
　　后来我联系到那个被错发工资的业务员，希望他能退还错发的工资，可是这个人找各种理由推脱，现在手机也关机了。我的领导想把责任推得干净，让我自己承担公司的损失，我认为错不在我身上，觉得很委屈，但又不知道该怎么办？
　　请教大家，工资发错了，员工不退还，我该怎么办？

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一、问题

1、入职小型油墨公司，负责薪酬核算，入职一个半月。

2、销售部一名驻外地业务员一个月前离职，口头提出、总监同意，但HR部门未知悉，故发放了工资。

3、联系错发工资业务员，希望退还错发工资，对方推脱并手机关机。

4、领导让专员承担公司损失。

二、分析&建议

1、以“不当得利”追讨错发工资

发生问题，很多人习惯第一时间追责，而我觉得我们第一时间应该是解决问题和亡羊补牢。因为如果把精力放在追责上，且不说容易闹得不可开交，还会浪费很多时间，错失很多良好的时机。

虽然员工已经到了关机不接电话的地步，也不知道之前的沟通过程细节如何，但是，即便是这样，我们也不能放弃一丝的机会，哪怕结果还是如初，我们还是得尽100%的努力。

主体思路为员工“不当得利”，通过诉讼追讨。

那么，在这个追讨过程中，我们要尽可能地准备证据：

（1）员工实际已离职的证据：包括缺失的考勤记录，不存在业务沟通记录等等。

（2）公司错发工资的证据：错发工资打卡记录。

（3）发出书面通知要求员工退还错发款项，证明单位已履行告知义务。这里略作展开：因为之前可能是电话沟通，可能没有相关录音，而且现在已经已关机应对，所以只能通过书面形式进行告知。具体的联系地址可以查阅员工的相关档案（什么？没有这方面信息？那这公司管理可够呛啊！）当然，话说回来，其实作为HR要有一定的敏感性，当员工第2、3次开始找理由推拖的时候，已经要有戒备心理，并且将电话录音作为辅证。特别是员工若承认自己离职，愿意退还款项，只是找理由在拖延，那么这种情况下至少可以省去很多错发工资的举证动作。

（4）其他相关证据，证据越多，胜算越大。

（5）联系当地法院、律师事务所或者公司法律顾问，了解起诉的程序和需要的材料（包括上述已列的和其他的证据），总之，材料越齐，胜算越多。

也许公司的管理不一定规范，哪怕是上面的一些证据，都未必能筹齐，但是，我们必须要展现出一种尽力尝试，追究到底的态度。

2、建立员工盘点机制

有些公司人员流动十分大，对HR的人员管理产生较大的难度。那么，作为HR也不是没有办法。从两个方面去改进：

（1）规范人员进出报批/报备机制

按理来说，HR掌握全公司人员进出动态，甚至于有审批权限也是很正常的，这个审批权限可上至总经理。当然，根据管理需要也可以将要求降低为报备。

无论报批还是报备，均对应制定明确的管理规定（明确要求、责任人及如何追责），甚至可以为下面设计好简单易填的报批/报备审核表。

一旦制度通过，那么可通过公文下发或者让各方责任人签字确认，一旦签字，那么就等于有了追责方向。

（2）建立人员盘点机制

报批/报备机制是考验由下而上的执行，其效果可能受下属主动性和执行力影响较大，那么不妨也可以另行制定由上而下的核对机制，确保万无一失。

在工资核发之前，由HR部门核定人员清单及出勤情况，并将表格发至各个责任人签字确认（如异地的可以发电子表，签字后先传电子版，后邮寄原件），作为每次核发工资的附件。一旦有不符的，那么应及时要求各责任人上报人员进出的审核表，尽量先补流程后发工资（存在问题的可以先挂账）。

这么做，同样也是将薪酬核对的责任分散承担。因为HR部门毕竟人手有限，不可能了解到每个前线，而直线主管也应承担相应的人员管理责任。

总得来说，发生问题不可怕，可怕的是不去亡羊补牢，在同一个地方重复跌倒。

3、找领导沟通此次事件的责任承担问题

为什么我会将找领导沟通责任承担问题放在亡羊补牢的动作之后？因为一方面，如果在问题当场产生争执，那么容易造成领导下不了台（且有可能在气头上不好说话），未必愿意替你酌情考虑，不如各自留一个冷静思考的时间；另一方面，在你做好了追讨和亡羊补牢两个动作，证明了你的态度和能力之后，反过来再来商议这个事情，领导会更愿意倾听你的想法。

沟通的思路：

（1）先承认错误。不管如何，对于公司来说，这总是一个错误，而这个错误必须要有人背，所以，不如自己主动一点，至少给领导一个台阶下。

（2）在追讨和亡羊补牢的过程中，其实大家都容易看出问题到底出在什么地方，责任到底应该算谁，所以，应当在总结汇报上述工作的过程中顺势提一提这个费用的问题：责任可以承担，也可以做一定程度的惩罚，但全额承担公司损失就有点过了。

（3）如果领导和公司还是保持原先的态度，那么只能说这家公司的领导不值得你去跟了。这种情况下，那么我们也不能白白受欺负，两个动作吧：第一，一边工作，一边找新的机会；第二，收集公司让自己全额承担的扣发证据，以便将来维权。（当然如果你还有什么别的原因需要忍辱负重，那么你自己权衡）

（4）找到新工作后，再来找领导聊聊吧。事情做得漂不漂亮，大家都看得到，若你还是觉得评判不客观，那我拿着别的公司的Offer，照样可以甩你脸；另一方面，明确告知这些不合理的扣发，该维权的我们绝对不卑不亢。（成功概率应该不低，毕竟你的上级有审核权，也要对应承担审核责任，所以不可能由员工全部承担，这种成功案例不少的。）

做完这个动作，我们也不必要跟领导多说啥的，甩出之前备好的辞职信，准备做交接吧。什么？公司不安排人交接？没问题，辞职信拍照或电子版发邮件，将所有的工作交接内容形成交接文档，所有的文件资料堆在桌上并理好清单，全部拍照，弄好了同样发邮件（同时抄送一份给自己），顶多邮件里客气一句，将来交接有未尽之处，可联系自己，一定配合做好。

然后，等30天到了，走人呗。

三、总结

1、发生问题，我们第一时间还是先解决问题和亡羊补牢，追究责任，最好是做完以后再考虑。

2、员工方面，尽最大努力去追讨，以“不当得利”为由起诉。

3、公司管理方面，加强人员进出审核，必要时可以加入薪酬核发前的人员盘点。

4、如果公司真的要让自己承担全部损失，那么我建议在上面两个动作做完以后，找领导进行不卑不亢地沟通。

5、如果公司实在不可理喻，那么我们也应当捍卫自己的权益，并且做好另行择木而栖的打算。

以上，个人观点，欢迎大家一起讨论。

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