时间管理下的行政工作

作者 Miss一点儿李... 更新于：2017-04-10 14:41 137046

内容来自 2017-04-14 打卡话题

　　我在一家300多人的公司做行政专员，工作汇报对象是人事经理，感觉每天的工作很忙，不仅要负责办公物品采购、发放，管理会议室，各部门的出差报销，酒店预订，还要负责文书资料管理、接待事务，车辆安排、卫生管理，节假日员工关怀等等。每天都有不同的人随时来找我，经常工作干了一半就被打断，有的时候周末公司有同事来加班，我还要来开门，工资不高，但真是操碎了心，感觉自己就是个打杂滴，很失落。
　　请问大家，我这样消极，该怎么改善呢？行政工作有前途吗？怎样体现自己的价值？

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看来题目，让我想到原来公司的单位的两个实例：

实例一：当年我还只是个人事主管，我的领导――HRM管理人事和行政两部分工作，在一次特别安排的人事部门例会（原来是不开会的，被老板要求后开始的第一周），HRM提前精心安排我们这些下属们要汇报哪些工作等等。结果会开了不到十分钟，被巡查的老板严厉打断，指责到“天天看着你这个HRM忙忙叨叨，也不知道每天再忙点什么？”不久，HRM被调岗。

实例二：同为我在做人事主管公司的人事行政助理，跳槽到一家不到100人的技术型公司做行政专员，入职时要求负责北京总部的行政工作。小姑娘每天起早贪黑，跟着“996”的工程师们的节奏终于盼来了升职，调为行政主管兼任重庆办事处的行政经理，久盼的升职变为噩梦。每当工作厌烦时，她总会找我来诉苦，起初还可以劝慰，但除了没日没夜的加班又加上了频繁的出差，经过两年多的折磨，小姑娘终于辞职结束噩梦。回顾这两年多，我问她“收获有哪些？”她答到“再也不想加班，再也不想做行政”。而且不仅工作给她留下N多阴影，对她的生活也造成了一定的影响，之前报得自考本科，两年多仍未通过，男友也因加班、异地产生误解，以分手告终。

两个极端的反而案例，加上题主的纠结，让我也开始反思行政工作的价值究竟从何体现，真得就只能是个打杂的？

其实不仅仅是行政工作，职场上任何工作都需要有良好的时间计划和最终的结果，哪怕是不好的结果。假如有一天，你问老板如何评价你的工作，他一定也会从时间是否安排合理、员工是否满意、某件事情让他留下深刻印象等来回答，否则一定都只是空话。那么怎么做时间计划，常用的工具就是时间管理――老生常谈“四象限管理法则”！

时间管理下的行政工作

抽出一个时间，将所有的负责工作按每天的时间先后顺利列出，依据题主的情况假设工作LIST如下：

上午

9:00-9:30卫生管理；

9：3.-10：30办公物品采购、发放；

10：30-11：30各部门的出差报销；

午休

1：00-2：00酒店预订；

2：00-3：00管理会议室，

3：00-4：30负责文书资料管理

4：30-5：00车辆安排

余下的接待事务和节假日员工关怀，是在特定的时间发生不列为每天的工作计划中。看到此，大家有没有想杀死的我想法？呵呵……怎么可能每一个小时完成一项工作呢，我的工作可是经常被别人打扰的，不支持是不行的。NO！

二、 回归象限图

以上常规的7项工作，被一一排入象限图中：

时间管理下的行政工作

以上仅为个人观点解释如下：

1、重要且紧急：酒店预订，因赶上接待高峰，即使协议酒店也会出现客满的情况，再如果安排的客户的等级不确定，又无法得到入住客人的详细信息，一旦惹毛，就不是行政工作没做好，有可能是工作也没有了。所以酒店预订一定是重众之重。

2、重要不紧急：办公用品、出差报销应该都会与财务部门接触，财务部门是否可以随时安排出纳帮你付款或报销？想必是不太可能。而车辆安排，如果是公司内部用车，则应提前填写派车单，而且多数情况下司机属行政管辖，协调一下就好了。

3、不重要但紧急：车辆安排（货车），因为假如企业负责为客户送货，赶上临时订单或公司原因未及时到货，则需要加紧安排配送。除此以外，此项无。

4、不重要不紧急：在这里我把这项简单的理解为常规工作，做了不明显，不做也看不出什么。或者说今天不做放到明天，根本没有影响。哪有些人会说“卫生管理”可不是这样的，员工会投诉。那么“卫生管理”是行政专员亲自做吗？不是！那就安排保洁人员每天自检，行政专员抽检。如果抽检不合格，列出处罚就可以。

三、 重新拟定时间计划表及规定

依据象限图及解释，原来工作根本没有压到喘不过气。而且重要紧急的工作就一项，其他完全可以按时间计划进行，那么在这里，我想提出一个观点“有法可依、有章可循”。以前的行政工作都是忙于应付，从来没想过怎么“想对方所想、急对方所急”。比如：

（一）办公用品

1、办公用品采购固定为每月10号，各部门提交采购单，过期不侯；

2、办公用品发放固定为每月15号，由各部门助理领取、保管；

3、因特殊情况加急购买，需所需部门经理－财务经理－人事经理同意后采购。如此繁琐的流程，相信很少人采用。

（二）各部门报销

行政要负责此工作，让我有丝丝费解，财务部门做什么？但如果公司一直都是这样的流程，那需要与财务部门领导沟通协调好，为经常出差的员工提供备用金。具体工作参考如下：

1、出差各类表单见公司文件库，自行下载填写，或存档于部门助理电脑，出差前领取；

2、出差申请单需要出差两日前提交；

3、出差报销每周五上午11点前提交，下周二下午2点领取。留下时间为自己整理、并提交财务部。

（三）车辆管理

准备派车单，制度规定提前一天提交派车单，出车司机确认可以出车并签字后派车。若几个部门均有外出，建议同行。

（四）会议室管理（由车辆管理）提前一天提交申请。

四、 结果预估及汇报

每月工作按以上安排列清计划，每月最后一个周五下班前提交人事经理审核，下月依此工作。周五结果前，每项工作写清结果。表格如下：

工作内容	计划	完成情况	其他说明
酒店预订	为A预订某市D酒店为客户M预订X酒店	准时完成	无
办公用品采购	采购单收集	80%	市场部未按时提交，沟通后转由下月采购
办公用品发放	部门助理领用	100%	无
出差报销	市场部报销费用合计：XXX元技术部报销合计：XXX元	95%	市场部A 员工报销发票为符
行政派车	派车N次，汽油使用N升	100%	财务部与市场部同出一车，省油1升
货车派车	无	无	无
卫生管理	…	…	…
会议室管理	…	…	…
文件归档	…	…	…

所以行政工作，不再是忙于应付，工作按着计划的进度按部就班。对了，题主周末还要配合员工来开门，建议装个门禁，行政的工作依然有理有节。

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全部评论(44) 我参与的评论

27楼 manzusaka

很棒！虽然已经脱离了行政，但看到您的这篇总结还是感觉特别实用，好借鉴、落地！

2017-06-14 09:37:11 回复赞(0)

26楼一鼻子灰

很好的经验分享，谢谢

2017-04-15 09:48:32 回复赞(0)

25楼 mireiC

跟我领导跟我说的一样的分类。。。。

2017-04-14 23:37:22 回复赞(0)

Miss一点儿李倩

@mireiC：呵呵……都是从工作中总结出来的，只要工作时勤于思考，你也一样可以做到。加油！

2017-05-02 10:23:41回复

24楼 hklte_hr

谢谢分享！

2017-04-14 21:15:59 回复赞(0)

23楼好的吧

一开始入职，领导就一直强调工作量化，并为我们提供量化的方式和方法，看来一个好领导也是很有必要的

2017-04-14 17:21:45 回复赞(0)

Miss一点儿李倩

@好的吧：初入职场，一个好的领导固然重要。但随着工作经历的增加，更多时候还是要自己更努力、带着脑子思考着做事情，才能有更快的进步。加油！

2017-05-02 10:25:05回复

22楼丶say

学习了，特别受用！谢谢分享！

2017-04-14 17:02:39 回复赞(0)

21楼 Julie44032

学习了

2017-04-14 15:17:22 回复赞(0)

20楼阿波罗地卡哇伊

受教啦

2017-04-14 11:40:20 回复赞(0)

19楼 luguang2004

2017-04-14 11:22:58 回复赞(0)

18楼 hanliuzishun

不仅仅行政是这样，学习了！

2017-04-14 10:37:57 回复赞(0)

17楼兔兔徒

看了好几个回到，只有你的是最具操作性，作为一个行政很有感触。~

2017-04-14 10:36:58 回复赞(1)

Miss一点儿李倩

@兔兔徒：谢谢肯定，我会继续努力为小伙伴们吐露心声的~~

2017-04-14 14:05:57回复

16楼 64547072

工作要有章法有计划性，行政工作才能做得有条不紊，忙而不乱。

2017-04-14 10:28:25 回复赞(0)

15楼喵喵在海边

学习了，谢谢！

2017-04-14 10:12:32 回复赞(0)

14楼 yumencanl

不仅仅是这样吧，水龙头坏了，行政部的马上来看看，厕所堵住了，行政部的来看看，电话打不通，电脑有问题……（不是每一个公司都是具有什么信息部、工程部的，）行政工作，特别是小公司的行政工作真的就是一团乱麻，厕所堵了紧急切重要吧，电脑坏了影响别人办公紧急切重要吧。哪有像书上说的，就是那几个板块的工作，只要你把他们理顺就可以很轻松。

2017-04-14 10:07:07 回复赞(0)