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【理论学习】行政是管家、专家和公司文化推动者,HR你如何看待?

2020-08-05 打卡案例

许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。

许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。

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“打杂”还是“专家”,取决于什么?

黄兰兰
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大家好,我是爱写爱分享,愿意带着HR共同学习与成长的黄老师。有说行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视;也有说行政是管家、专家和公司文化推动者。这两种说法都没问题阿!任何一种工种都有它自身的价值,存在即合理。只是这个价值能不能被很好的体现出来,和事情本身没有关系,而是和做事情的人有关啊。我和大家说一个我朋友L的故事吧:有一次,朋友公司迎来了一个大客户,一行十多人。公司让L和老板秘书Fiona做好接待。在L眼里,接待一群人没什么大不了的,无非都是安排吃吃喝喝,参观路线,车辆接送而已。这不都是行政工作吗?L打心底里觉得没什么技术难度。然而一天过后,L就彻底改变了这个看法。客户团队里,突然有一个高管提出要先行回上海。因为回去处理的事情太紧急,她订了次日早上6点半的飞机。面对大客户,老板也不得不毕恭毕敬,他立马说:我们安排一辆车送您,然后顺手拉过来...

大家好,我是爱写爱分享,愿意带着HR共同学习与成长的黄老师。

 

有说行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视;也有说行政是管家、专家和公司文化推动者。

 

这两种说法都没问题阿!

 

任何一种工种都有它自身的价值,存在即合理。只是这个价值能不能被很好的体现出来,和事情本身没有关系,而是和做事情的人有关啊。

 

我和大家说一个我朋友L的故事吧:

 

有一次,朋友公司迎来了一个大客户,一行十多人。公司让L和老板秘书Fiona做好接待。

在L眼里,接待一群人没什么大不了的,无非都是安排吃吃喝喝,参观路线,车辆接送而已。这不都是行政工作吗?

 

L打心底里觉得没什么技术难度。

 

然而一天过后,L就彻底改变了这个看法。

 

客户团队里,突然有一个高管提出要先行回上海。因为回去处理的事情太紧急,她订了次日早上6点半的飞机。

 

面对大客户,老板也不得不毕恭毕敬,他立马说:

“我们安排一辆车送您”,然后顺手拉过来站在旁边的L,对客户说“我们的HR总监会陪同您离开。”

 

L是一个不擅长接待的人,一脸懵逼地就接受了一个凌晨陪同送客户的服务,内心不断嘀咕着:哎哟,明天4点就得出门了……

 

这时,老板秘书Fiona听说这个安排,10分钟之后就主动来找到L说:“明天我陪你去吧,你放心,所有东西我都会准备好的!”

 

L当时心里暗暗疑惑:准备?还要准备什么?除了一双凌晨4点就要起床的熊猫眼之外。

 

第二天4点半,当L到了客户所在的酒店,Fiona早就在车里面等待了

 

客户一上车,Fiona变魔法似的掏出了一大袋早餐递给客户:“有面包、有三文治、还有热的汉堡,您看看挑着吃……”

 

L还在半梦半醒中想着什么好话题和客户聊聊,Fiona又像叮当一样,从包里拿出一个保温杯,还是膳魔师的!

 

Fiona诚恳地说:“天气冷,我给您准备了一杯热茶,早上刚泡的。”

 

我去!这保温杯都准备好了,L干脆不说话了,看看Fiona后面还有什么法宝掏出来。

 

客户连声道谢之后,Fiona果然还有法宝,她又从口袋里掏出好几个口罩和感冒药,还很贴心用一个塑料袋子装着,很关切的对客户说:

 

“吴总,昨天听说您感冒了,我给您准备了口罩和感冒药,待会飞机上吃了正好睡觉,您拿着哈!”

 

到这里,L已经确信客户心里感动得一把鼻涕一把泪的了。只是忍住没给流出来。

 

不过当时L的内心更想知道的是,Fiona还有什么大招。

 

到了机场,把客户送下车之后,Fiona从车后门拿出几盒广州特产,一边提着一边说,

“吴总,这都是广州的好吃的,我给你送托运哈……”

 

两个星期之后,客户发微信跟L说,送机这么小的事情也能做得这么妥帖的公司,相信做业务也一定不会差。

 

就这样,1个亿的合作就达成了。

 

老实说,Fiona做的一切都是小事。然而这每一件小事,却让L看见这个女生,仿佛在发光。

 

L回头想想,有些惭愧,惭愧自己之前对行政工作的看待。通过这件事情,让L了解到,很多时候,看似“简单”的事情并不简单,一样可以创造价值。

 

这个价值既能给公司创造收益,也能给自己的个人品牌增值,当然更能让自己升职加薪,前途无量。

 

就像Fiona是这件事的功臣。相信,哪怕离开了这个公司,离开了老板秘书这个普通而繁琐的岗位,她也一定会发展得很好。

 

优秀是有感染力的。

 

因为她身上有一个闪闪发光的亮点,是优秀的人的共性:用极致作为工作标准,并且以此作为分内事。

 

所以,,通过这件事情,作为一个普通秘书的Fiona,是不是就已经做到了兼顾“管家、专家、文化推动者,甚至是价值创造者”的那个人?

 

同样,说到行政工作出身,做到人人皆知的,自然是阿里副总裁董文红。人家16年前就进入阿里做前台,等到2014年才等到阿里上市。换做一般人,是不是早就放弃了。

 

她能从一个普通的员工逆袭为一名核心高管,拼的就是把一份看似简单的工作做到了极致,并且偏执的去坚持这件事情。

 

让你增值的,永远都不是你那美貌的脸、乖巧的心和人人都会处理的工作技能。

 

而是你是如何看待这件事情的你是如何行动和坚持的,以此来证明你自己的价值。如果不行,即使你是一个企业高管,也会有下马的一天。

 

所以,管家也好,专家也好,文化推动者啥啥的什么概念都不重要,重要的是做事情的这个人是否优秀,是否有心,是否能有匠人之心。有了这些,这个人在这个做事情的过程里,他的价值以及他带给他人的价值,自然就体现出来了。

 

HR和行政,其实都不易做,难得当然不是做事情本身,而是搞定人!

 

人搞定了,一切问题迎刃而解。而如何懂人性,学习心理学是每一个HR的必备技能,而不是加分技能。关注我新上线的“心理学在人力资源管理中的实战运用”(扫描下方二维码,和我一起学习吧)

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行政管理者的六个层次,欢迎对号入座

秉骏哥李志勇
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  不管什么单位,都有从事行政工作的人员,部门叫法不一,行政部、办公室、行政人事部或综合办等,但工作内容基本类似,但是,就行政工作人员的工作能力、水平、过程及结果来看,我认为是可以分为以下几个层次:1、打杂  不管是可以预先计划的事项,或者是临时指派的工作,多半只能按照上级要求或指令去做,自己不能形成可以落地的周/月/季/年工作计划。领导让做什么就做什么,很少主动寻找工作或任务。  在工作的实施过程中,需要领导不定时监督、抽查,否则就容易偏离领导要求的目标和方向,如果领导工作要求交待不十分清楚,自己也不太会主动问明白,所以,工作中这样那样的错误、失误虽然不经常发生,但出现的频率也不小。  这样的行政人员,姑且称为行政文员吧,比如:前台、初级职员等。2、管事  在不少事情上,能够站在公司高度来考虑得益得失,比如:办公费用、车辆控制、环境卫生、安全绿化等,...

  不管什么单位,都有从事行政工作的人员,部门叫法不一,行政部、办公室、行政人事部或综合办等,但工作内容基本类似,但是,就行政工作人员的工作能力、水平、过程及结果来看,我认为是可以分为以下几个层次:

1、打杂

  不管是可以预先计划的事项,或者是临时指派的工作,多半只能按照上级要求或指令去做,自己不能形成可以落地的周/月/季/年工作计划。领导让做什么就做什么,很少主动寻找工作或任务。

  在工作的实施过程中,需要领导不定时监督、抽查,否则就容易偏离领导要求的目标和方向,如果领导工作要求交待不十分清楚,自己也不太会主动问明白,所以,工作中这样那样的错误、失误虽然不经常发生,但出现的频率也不小。

  这样的行政人员,姑且称为行政文员吧,比如:前台、初级职员等。

2、管事

  在不少事情上,能够站在公司高度来考虑得益得失,比如:办公费用、车辆控制、环境卫生、安全绿化等,能够分担上级一部分工作,比如:草拟部分制度初稿、写会议纪要等。

  也就是说,对自己职责或能力范围内的工作,能够理得清,能够主动去做,甚至可以形成工作计划,经过上级少部分修改后就可以实施。比如:两名保安人员争吵起来,能够较好的调解和平息;食堂工作人员对员工的服务态度不好,能够依制订进行教育或处理。

  但是,能力或职责以外的,就有些无能为力,比如:公司准备搞十周年司庆活动,你无法担当活动的主要组织者,只能做其中布置现场、邀请兄弟单位等类似的一两件事情;老板准备给几位高层配车,车买好了,也要控制高层的用车费用啊,但你不知道怎么来控制,只知道要控制油费、里程、使用人等,但说不全,更不会写一个制度来规范。

  这样水平的,可以是在公司行政部门工作了一两年的行政人员。

3、管家

  公司是全体员工的家,更是老板的家。

  在安全、卫生、后勤、车辆、费用、接待、宣传、荣誉、活动、会议、文件、档案等方面,都能够站在老板或公司要求的高度,给予全面细致的管理,可以不会写制度、流程,但一定能够将已有的制度流程不折不扣的落实,能够令老板和公司多数人员满意。

  比如:拿安全来说吧,是不是包括:公司生产经营场的安全,门窗、财务室、安全网,是不是需要保安人员按制度规定进行检查、值守、巡查,还需要监控系统正常运行;人或物的安全,员工工作期间操作设施设备、用电用水电气、走路吃饭、工作配合、上下班途中等,公和私的财物、资料、电脑信息等;演练,需要定期进行消防、各类应急进行培训和演练等。

  以上只是对安全粗略的罗列了一下,如果细致下去,内容也是非常细致的,当然,其他如卫生、宣传、活动等,也都有不少内容,如果能够全家管好,做到老板满意,也确实不容易。

  但是,也有无为力的时候,比如:上级有一个临时重要会议要出席,不能帮领导写会议发言稿;有某新闻媒体记者要求前来采访公司某事项,由于没有这方面的经历、胆识,虽然对这件事情比较了解,但不知道如何表达才是“最合大领导的意思”,所以只能另寻他人来处理。

  我认为,司龄较长(比如达到8年、10年以上)的行政主管,对公司行政事务各方面工作都非常熟悉,是可以胜任管家这个角色的。

  这样的人,与我们在电视电影上看到的老板管家类似,虽然职位不高、薪水也不太多,但地位可以说是一个之下、万人之上,一个资深的管家,老家是非常器重的,不但十分信任,而且还会对管家的家人给予某种特别的照顾。

4、专家

  对管家能够做的所有事情,不但能够完全胜任,甚至还做得更出色,并且还能够:

1)熟悉法律法规。

  对公司所处行业的国家、地方法律法规或行业规范,特别是对企业的产品、服务或企业管理的这部分内容,虽然比不上专业的律师,但也能够说到哪里都知道是怎么规定的,或者能够很快查阅到有关规定。

2)会写各式公文。

  行政部门要写的文字资料不少,比如:通知、会议纪要、活动规则、发言稿、函、行政制度、通告等。

30处理各类事件。

  熟练处理内外日常行政事务、接待等,即使遇到新闻媒体前来采访、员工集体闹事、出现工亡/火灾等,也能够依照流程冷静妥善处理。

4)行政专项老师。

  不管是人,还是物,凡公司行政事务,到底应该怎么处理对公司是最为有利的,即使是老板,大家都要来咨询或请教,讲出的处理方法,能够说出充分理由、说服大家,事后证实确实是最好的选择。

  这样的人,可以是行政经理这样的人员,但一定是能够胜任的。

5、文化推动者

  或者叫老板代言人,也就是说,在各方面,都能够达到老板的高度,基本上就是老板的替身。具体讲,可以体现在以下几个方面:

1)制度的化身。

  他不但模范遵守公司各项规章制度,有了他,大家能够自觉约束自己言行,他发现任何违规行为,都能够顶住任何压力、严肃公平公正的处理。

2)爱司的典范。

  一花一草、任何产品/物品/资料/设施设备,都是轻拿轻放、按照规程和要求操作、绝无损伤,随时宣传正面宣传公司。

  比如:工衣干净整洁、有凌有角,拿放东西小心翼翼、物归原处,对员工/客户热情洋溢进行培训、讲解、介绍,主动清理一切不合乎要求的现场,清楚记得公司发生的各类重大事件等。

3)老板的影子。

  老板的要求、重要讲话、会议精神等,能够及时转化成对公司全体员工的具体要求,并且能够落实到产品、服务、管理工作中去。

  也就是说,可以将老板的最新最全的要求,不折不扣的从制度完善、流程优化来体现,用具体的新表格、员工新操作来落实,但不是全盘吸收,而是扬弃,能够给老板提出合理中肯、合乎公司实际、可落地、带来效益的建议,同时,将与新要求不符的旧东西及时更改,这样的完善是持续反复的PDCA。

  我认为,这样的员工,至少是行政总监或行政副总、行政总裁级别的,也就是能够真正全面系统而且有高度从全局来理解老板的一言一行,能够贴合公司现在和未来发展的实际要求。

6、集于一身的泰斗

  前面五个层次,可以是独立存在的,也可以是高层次包含低层次的,比如说:专家,即是专家,还能够做管事、打杂的事情。

  这样的人,能够上得厅堂、下得厨房,老板当然是最喜欢不过的了。

  想想看,如果一个行政工作者,不但是公司文化的推动者,还是行政方面的专家,又可以打杂、管事、管家,不但有大局观、能够做大事,还可以很好处理细节,各类细致、繁琐的杂事也做得很到位,也可以根据公司行政需要编写实用的各类制度、流程、表格等。

  这样真正的全才,老板很喜欢,同事很羡慕嫉妒恨,是不是很难得,但不能否认没有,不知道该怎么称呼他们,暂时用“泰斗”表达一下吧。

  这样的人员,一般公司是难以存在的,估计部分全能型的老板能够胜任。

 

  这样对行政工作人员能力和水平的分层,符合您的想法吗,有什么意见,欢迎吐槽,谢谢!

 

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行政是走向高层领导的基础——锻炼与成长

阿东1976刘世东
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行政管理才是走向高层次领导的基础一、生活总是在逼迫我们进行选择专业与生存不一定同频一直有才从学校出来的骄子们问我:我才毕业,我要做什么才好?我要怎么才能在职场上发展得更好?每次面对这样的问题,我都心里沉重。在学校叱咤风云,面对社会却忐忑不安。这是大部分应届生在毕业时的惆怅。除了那些在学校时就已经被企业聘走了的学生似乎还能稳定心态。而那些考研没有着落,工作也无着落的,面对的就是似乎透明却又一抹黑社会染缸。拿着一张似乎代表自己专业的毕业证书,却并没有想象中的那么好找工作,好找的都是那些自己看不上的工作。正如前几天在人社局发布市场职位空缺,HR如何解读?的话题中,我在《国民之伤关注缺位,导致面子与价值不和谐》说的一样:每个人都喜欢有面子有里子的工作。但更多的人却看不清现实中面子与价值的和谐(匹配)问题。因此,有的人不愿意抛弃面子做那些似乎面子不好看价值又不高...

行政管理才是走向高层次领导的基础  

 

      一、生活总是在逼迫我们进行选择——专业与生存不一定同频

        一直有才从学校出来的骄子们问我:我才毕业,我要做什么才好?我要怎么才能在职场上发展得更好?

        每次面对这样的问题,我都心里沉重。

        在学校叱咤风云,面对社会却忐忑不安。这是大部分应届生在毕业时的惆怅。

        除了那些在学校时就已经被企业聘走了的学生似乎还能稳定心态。而那些考研没有着落,工作也无着落的,面对的就是似乎透明却又一抹黑社会染缸。拿着一张似乎代表自己专业的毕业证书,却并没有想象中的那么好找工作,好找的都是那些自己看不上的工作。

        正如前几天在“人社局发布市场职位空缺,HR如何解读?”的话题中,我在《国民之伤——关注缺位,导致面子与价值不和谐》说的一样:

        每个人都喜欢有面子有里子的工作。但更多的人却看不清现实中“面子与价值”的和谐(匹配)问题。

        因此,有的人不愿意抛弃“面子”做那些似乎面子不好看价值又不高的岗位。

        这里的“面子”代表两个方面:

        一是体现个人的生活地位的务虚的面子。

        二是自己所坚持凭此过一生的专业技能。

        前者一般是作为虚荣的代表,而后者则是自己的选择与坚持的心理的放下。

        这两者都是对人心颇具影响力。而在社会的实际生存要求,对于部分人来说,却恰恰是用来打击与逼迫个人进行反向选择的。

 

        因此,有不少人放弃了自己的专业,选择了求生的过渡性放弃或者直接转项进行发展。而有的人则还是秉持初心,坚持用自己的选择去碰撞。

        这样的不同道路,其实无所谓好坏。毕竟明天还未来,谁知道发展的结局如何。

        因此,在进入职场如果有机会在行政管理与人力资源管理之间选择,其实都是不错的。360行,行行出状元,这可以古史进行论证过的。

 

        二、行政本是管理的开端——人上人都从行政起

 

        1、做行政是重在团队协调,是真正走上管理的开端。

 

        自从人类形成团队以来,无论是从上古时的母系还是到后来的父系,再到后来的各类社会形态,再到发展到今天的网络时代。从人有了智慧到亚当和夏娃开启了欲望,人就有了私欲,在人的团队中就逐渐的诞生了管理。而这样的管理,在初始时都可看作是行政管理的开端。

        因此,做行政管理,才是做头人的基础。而这也在后续的各类型高端领导人中得到了证明——做管理能做人上人,做专业只能学问、科学家、工程师和别人手中刀。

        真正的从专业不经行政管理锻炼直接转向高层管理的人,基本都是难以成功的。这也是为什么很多企业将业务做得好的晋升上领导岗位反而业务做不好,团队也管不好的原因。

        而反过来看我们的国家领导人,基本都贯彻了从行政中锻炼然后再走向高端的过程。才能让10多亿国人的管理都能井井有条。不象老美现在稍一不顺就这里冒泡那里有坑。

        国家领导人中近看习大大曾经在国家办公厅、中央军委办公厅做事多看。而前主席胡大大同样是从秘书出来。而我们的江大大若不是先做食品厂的工务科长,说不定就因没有全厂的事务协调管理经历,估计只能当他电机工程师和电机专家。

 

        2、做行政其实内容丰富,所含专业知识甚多。

 

        而在企业的行政管理中,我们也应该明白其是其他所有管理的基础。在这里借助以前的分享《做好行政是做好人资的基础》一文中的图给大家展示一下,行政管理的概念要领(分为广义与狭义上的行政管理内容)。

 

        在其中我们可以看到在广义上的行政管理,会将行政事务、人力资源、后勤保障、甚至是财务管理包含在内。

        而在狭义上的行政管理,也同样专业要求不低。要从行政文秘、后勤保障、资产设施、制度流程、文化建设、沟通协调上去着力管理。

        因此,真正的能做好行政管理,代表你具有相当多的专业管理知识。正如海儿丁老师说的“做好人力资源管理你需要懂五个大方面的知识”一样 。

        做好狭义的行政管理,同样是围绕企业的业务发展在进行的,甚至其比人力资源更需要贴近业务。毕竟人力资源管理相对行政管理更为注重在“人”的管理上——激励与管理。

 

        三、如何做好行政管理——要先懂才能做好

 

        1、搞懂行政管理,摸清行政管理的六大模块

 

        我们时常说人力资源有六大模块的专业管理,其实在行政管理的工作上也同样具有六大模块的分工协作。现借助前段时间为企业做诊断形成的六模块的分享给大家。

        当我们具有明显的块状工作进行操作的时候,自然会对工作具有分块完成的成就感。

 

模块一:制度流程管理

        制度流程工作是行政管理的必备工作,也是所有人都觉得似乎与人力资源管理工作相交叉的工作事实上制度流程的源头就是行政。而人力资源管理中的制度流程只是其管理的专业所属而已。

        一般情况,我认为具有以下制度就可以了。

        1、制度流程管理办法 。这是对制度流程的制定与管理进行明确。

        2、授权管理制度。授权是在企业管理中最重要的部分。大部分企业之所以管理成效低就是授权不到位或过度授权的问题。

        3、合同授权委托管理办法 。在企业的生产经营中,各类合同是产生经营效益的承载。而做好合同签订的管理是保证生产经营能围绕企业核心价旋转的基础。

        4、员工奖惩管理办法 。对于员工的激励不只是在人力资源模块的。而对于企业管理、员工行为的激励,在行政板块同样重要。这是保证制度流程落地的杠杆。

        5、费用开支管理制度。在企业的成本管理中,各类费用,特别是行政类费用更是控制摩登的基础所在。

 

模块二:会务外联管理

        作为企业形象代表重要窗口的行政管理部门。一般要接受所有政府业务、三方评审等各种专业板块的下午督察与评审鉴定。其在企业的内部协调、会议组织、外部公关、来宾接待等具有天然的亲和和专业要求

        1、会议管理制度 。能保证企业的生产经营与会务学习的有序进行。并使企业的行政资源能得以有效运用。

        2、接待制度。作为企业品牌展现的一个重要窗口。如何做好接待、公关,是我们能否有效的获得企业政策资源的的基础,同时也是能得到政企和谐的基础。

 

模块三:文印资质管理

        对于企业的生产经营来说在内外行文、资格与资质的管理、各种代表企业权威与权力的印鉴等都涉及企业的重要资源的有效性。可说是与企业的命运息息相关。因此,做好文印资质更是企业管理的重中之重。而行文更是一种绝对的专业需求。每次看到部分单位的行文连一点格式都不知道。就算是在三茅分享的部分老师的行文格式,也有不少是不符标准的。也同样需要学习(包括我自己)。

        1、行文流程及管理办法。内外行文必须要有一定的流程统一口径并具有一定的行文标准,合符国家公文标准。

        2、印章管理制度。印鉴章的管理其实与分层次的授权紧密相连。而印鉴更是确认与认可的标示。每枚印鉴有其作用,更有其权威。

 

模块四:档案资料管理

        在企业文化的形成规范与沉淀发酵其实全靠企业的文书档案的管理而一些更为核心的技术资料更是关系企业的生死存亡。因此,对于企业的档案管理、保密管理是必须要具有一定的专业与技能的。不然,一堆纸卷、光碟你知道那是什么?一堆废纸而已。就如这段时间我写的《成长系列——知识仓储构建》一样。没有经过管理的文书档案,就是一堆垃圾。

        1、文书档案管理制度。档案是需要完善与更新的。而在档案中有何因果,有何关联,有何作用。作为档案管理者,我们要简要知道的情况下能保证档案的存在与管理。才是档案的有效有序性。

        2、文书档案归档整理流程 。如何进行企业各业务板块、各部门、各种类的档案归口管理、如何进行入档管理都是必须要一定的过程与管控的。就如非人力资源的人力资源学习一样,如何让其他业务部门具有文档的管理能力也同样重要。

        3、保密管理办法。在企业的核心价值中,具有核心技术的产品信息、管理信息就是涉及企业发展与生存的根本问题。有时一个知识点就是黄金分割点。你一家有,你就有不息金泉。你一泄漏,金帛就成了平淡的小溪。

 

模块五:采购资产管理

        在行政管理中总是与其他部门相关联。而在企业的资产管理中,资产的价值管理归财务管理,而资产的采购与维护却又是由行政来负责。而生产运营的设备等要归生产制造系统采购和管理。因此如何让企业的各种资产能有效的协调运作,有专业的渠道与运营是必须的。

        1、固定资产管理制度。在此中明确各种资产的采购、维护、价值运营是必须的。在此中明确生产类资产、办公类资产的管理与维护是我们必须要清晰的。否则管理的交叉与推诿将使资产快速贬值。、

        2、办公用品采购管理办法。在企业中资产财物的消耗更多的就是管理中的载体消耗。而办公用品是看起来不贵却是细水长流的消耗与可能降成本的东西。

 

模块六:后勤安保管理

        都说千军未动,粮草先行一个有没有前程的企业决不能只看梦想有没有。就在前几天的关于初创企业难以吸引高端人才的分享中我就说过:吸引人才不只是梦想,还要有自己的建设与团队。不然一个光杆司令,你有再好的梦想与方案也只能是独树难成林。因此,一个有效的组织后勤保障就是企业的运转的保障。

        因此,下面的后勤保障方面的制度就很重要了。要从办公、效率、生产安全、环境安全、生活保障等去落实,才能给予员工以无后顾之忧的感受。

        1、办公用品管理办法。让我们办公无忧。其中要包括低耗的领用管理、降耗奖励等。

        2、车辆管理办法。公私分明还是公私同样,对于现在以追求快速反应的企业来说,将车辆作为激励的一个措施是有效的角度。

        3、物业管理办法。在企业的建设中如何将所有的物业有效的利用,如何将物业打造得更为美丽,都是事关员工办公心境的一个方面。

        4、安全保障管理制度。这主是针对人生安全、生产安全、环保建设等方面的管理建设更是一个绝对的大项目。

        5、环境卫生管理规定。在环境卫生中,是属于环保管理最基础的一项工作。虽然简单但却保持不易。现代人职场环卫意识见涨。但执行环卫清洁的人却大都并没有那种意识,其只是作为一项工作而已。需要监督检查。

        6、食堂管理制度。舌尖上的东西,更是政府行政监管部门重要关注的部位。如何做好食堂管理是员工满意度最为重要的一块。而也是最难做好的一块。

 

        2、如何让自己的行政管理能够更具价值——与人力资源相结合

 

        其实很多人都能理解行政是锻炼自己的管理能力的良好契机,但有时就是沉沦在事务中却得不到管理能力的锻炼,其实就是自己的管理能力根本就没有有意识的去提高过。而总是将认识与意识放在行政是杂事、行政是服务、行政是后勤的认识上。思想都不阳光,行动怎能有效果。

        因此,一要改变态度。二要改变成绩。三要学会结合。才能让你的行政管理变得越来越有价值。

 

        一是要改变态度,重新认识并积极愿意做行政。

        在如何改变态度中,一般就是心理的两个方面,当我们不断暗示自己这样的认识更好。自然就会越来越好。

        正如上面的六模块一样,就能将行政的杂乱改为工作的有序分类与归集。而通过上述国家领导人的进阶,我们也能认识到行政管理才是走向高层次领导的基础。

        二是要改变成绩增加行政岗位的价值。

        我们时常说你不被人重视,只是由于你没有做出成绩,或者你做的成绩没有价值。因此,如何让自己的行政管理工作更具有价值,则是我们必须要从成绩与价值上去思考的。在《行政工作,勤、细、实,就关键,价值在老板的认可》一文中有过细致的分享。不多说,有意者请点击参阅。

        三是要拓展行政的工作范围,从行政涵盖人资。

        无论我将行政管理说得如何开花,还是会有人觉得行政是打杂型的。毕竟行政确实是接触细致事务更多。因此,将自己的行政管理工作进行拓展和延伸,让自己的价值链伸展变长就是必须的。在《小微企业如何将行政管理与人资有机结合起来》一文中,我对如何将行政管理与人力资源管理相结合,实现有边界的合作与共同发展有分享。请参阅。

 

        小结:

        行政管理是一个门槛不高的入行岗位,但他同样是一个十分具有锻炼意味的岗位。具有良好的行政管理基础,能让我们在企业管理、人力资源管理上走得更为的顺畅。

        因此,一时的服务管理做事苦,为的是明天的专业、高端更上路。

 

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做行政容易!做好行政却非易事!

瓷都之子庄震环
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小的时候看港剧,行政总裁是香港比较普遍的对公司管理层最高职位的称呼。当时就很羡慕行政总裁这个职位,觉得长大以后要是能够当个行政总裁一定很拉风。所以如果有人要说行政工作只是打杂的,我肯定举双手加双脚表示反对。但是现实中行政却是大部分中小企业中最卑微的部分,成了大部分人眼中一个没有前途,混吃等死的岗位。一、大家对行政的误解  1、门槛低。基础的行政工作,准入条件低,给不了从业者成就感;  2、前景模糊。一个质量过关的行政人员,什么都要懂,青春少年要样样红。但每个部分要求都不会多高,样样通样样松。  3、成长过程漫长。因为做的大多是基础工作,不经历风雨,也难得看到彩虹,长得就要慢一点。别人的成长时间用月来计,你可能要用年。二、行政工作内容繁多行政工作跟人力资源工作一样也是分模块的,行政工作也可以分为6大模块。模块一:流程制度化管理流程化工作是行政事务工作的首位...

       小的时候看港剧,行政总裁是香港比较普遍的对公司管理层最高职位的称呼。当时就很羡慕行政总裁这个职位,觉得长大以后要是能够当个行政总裁一定很拉风。

      所以如果有人要说行政工作只是打杂的,我肯定举双手加双脚表示反对。但是现实中行政却是大部分中小企业中最卑微的部分,成了大部分人眼中“一个没有前途,混吃等死的岗位”。

 

一、大家对行政的误解

  1、门槛低。基础的行政工作,准入条件低,给不了从业者成就感;

  2、前景模糊。一个质量过关的行政人员,什么都要懂,青春少年要样样红。但每个部分要求都不会多高,样样通样样松。

  3、成长过程漫长。因为做的大多是基础工作,不经历风雨,也难得看到彩虹,长得就要慢一点。别人的成长时间用月来计,你可能要用年。

 

二、行政工作内容繁多

行政工作跟人力资源工作一样也是分模块的,行政工作也可以分为6大模块。

模块一:流程制度化管理

流程化工作是行政事务工作的首位,行政公司不比HR工作的标准多,但其建设性的流程建设、企业规章制度管理、经营计划、目标责任签订书签订工作等就是需要行政事务小伙伴们需要日常性完成的工作事务。

模块二:会务外联管理

办公室工作包括了秘书服务、会议管理、活动管理、文书文稿写作与印发、公共事务管理、党团工会妇联工作等其他工作的对接、外部来访的接待与协调,也包括代表公司接受来自公安、卫生、环保、消防、工商、税务等政府监察机关对公司的行政检查及有关工作等。

模块三:文印资质管理

办公室工作较为繁琐,事无巨细的程序一点都不比HR工作少,特别是总经办、总裁办、董事办等行政人员还要负责企业内部文件公文的制作及印发,印鉴管理、公司营业执照等资质管理及使用以及按照工商、税务和质检部门的要求,定期完成企业年报及换证工作等行政事务。

模块四:档案资料管理

企业各种会议纪要、工作决议、红头文件、对外对内的财报、审计报告、董事会资料等的档案管理、资料管理,同事也包括公司内部图纸、照片、证件证书、荣誉牌匾等的保管、使用工作,都是行政部门小伙伴每天都要负责去做的行政工作,可以说每一项资料都非常重要,需要行政去认真完成。

模块五:采购资产管理

行政工作之所以繁杂和细致,要有对办公设施设备资产管理、办公用品领用及登记、办公成本控制及管理等工作,这项工作既是行政也有财务方面的工作,可以说此项工作的难度不是一个行政部门就能独立完成的。

模块六:后勤安保管理

后勤保障是行政部门日常工作,其中包括了车辆管理、安全保卫、食堂管理、办公室工位管理、宿舍管理、钥匙保管、名片印制、卫生管理、接待服务、报刊信函收发、环境管理(含清洁绿化)、后勤服务(吃住行及医疗服务)等。

虽然看上去事情简单,可替代性很高,但事实真的如此吗?

我有个朋友在一家公司做行政经理,此人日常工作的主要内容有:

  •   房租、物业费、水、电等各种费用的管理;
  •   办公室里各种用品供应商的联系、选择、采购费用核算,比如笔、本子、名片、信封、下午茶零食水果、节假日礼品、矿泉水、鲜花绿植等等;
  •   里里外外的事务,比如安防、家具、用车、装修、搬家、快递;
  •   各种活动的举办和支持,生日会、团建、年会……每一台活动都要从方案策划、酒店联系跟到舞台布置;
  •   人员的管理,小时工、保洁、司机,还有出差人员的差旅成本控制;
  •   物资的调配,接待访客、安置求职者、收发快递、会议室管理、政府各个部门的检查;
  •   工作氛围创建,春天的药品,夏天的电风扇,秋天的零食,冬天的取暖器,还有端午的粽子,中秋的月饼……全部都要考虑到。

作为一个“可替代性很强”的职位,有一回这人因为母亲突发疾病而火速离职,公司迅速在一周内陷入混乱。

        古时候打仗,讲究兵马未动粮草先行,虽然押运粮草看上去没有技术含量,但是如果粮草没有运送好,军队必败无疑,这也就是为什么古代战争最喜欢劫粮道烧粮草。而一个公司的行政就像粮草运送的部门一样,其实是公司非常重要的部门,否则整个公司玩不转。

 

三、做行政容易!做好行政难!

       行政管理工作相对于企业中其他工作而言,真的很重要,但是要想干好,说句实话,难!太难了!真的太难了!有些人说行政工作是“好汉子”不愿意干,“赖汉子”干不了!

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。

企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是,这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次,才算是一个合格的现代企业的行政管理者。

从“管理“方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“,还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;换句话说,他不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。很显然,也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人,才能把行政工作做得更好、再上一个档次。

“协调“方面来说,行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

从“服务“上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色,毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作,特别是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的“中心“。不但不可能,而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,以致于引起大家的关注。

行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头,争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成“门难进,脸难看,事难办“的官府衙门。管理是要执行制度的;但执行制度也是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。

 

四、行政工作建议

        行政比较适合求稳的人、讲究的人、有点小情调的人,如果本身就喜欢把自己的周边环境调理得舒适顺畅,本身就有广泛的兴趣爱好但都不喜欢深入,那在先天条件上就很适合吃这碗饭。

  行政本身就不是个站在聚光灯下的工作,正常的职业生涯通道是行政助理/专员-行政主管-行政经理-行政总监-公司管理层,这条路本身就已经非常漫长,而在绝大多数的中小公司里,可能就永远的卡在了“行政专员”或者“行政主管”这一级里动弹不得。

  汽车才有上润滑油的需求,自行车可能咯吱响就让它响两声,板车更是一生无休的拖到散架为止,所以做行政工作,最好找一个能足够的施展空间平台。

  但从另一个角度来说,行政的优势就是少变动吧,稳定也是一项隐性福利,许多做行政的人,未必愿意到大企业里勾心斗角,做职场搏杀,小编也觉得十分矛盾。

 

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“三好”体系架构良好的行政工作氛围

吴西楚
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行政工作特别容易引起从业者的吐槽,无非是行政工作本来就非常繁杂,但往往又缺乏太大的专业性,感觉发展也很难说有多好,这种情况下,怎么能够架构好良好的行政工作体系,怎么建设友好的行政工作氛围,这就要求我们要做到三好。一是理好行政工作任务做行政工作入门容易精通难。难就难在行政的事情多,任务杂,所以想要做好行政工作,就先要理好行政工作。也就是做到行政的任务清单。任务清单一是要做到清,就是既然做任务清单,一定要理的足够清晰,既有横向的清晰,也就是工作任务列举的足够的全,能够基本覆盖行政的绝大部分的工作。这样就便于大家迅速识别行政工作,在繁杂中不失方向;还有纵向的清晰,就是要有工作任务的重要程度的识别、难易程度的识别、紧急程度的识别,行政工作繁杂,哪件事优先做,哪件事分配来做,要通过任务清单来进行实现。任务清单二是要形成单,也就是任务清单最好要形成表格化、图表化...

行政工作特别容易引起从业者的吐槽,无非是行政工作本来就非常繁杂,但往往又缺乏太大的专业性,感觉发展也很难说有多好,这种情况下,怎么能够架构好良好的行政工作体系,怎么建设友好的行政工作氛围,这就要求我们要做到“三好”。

 

一是理好行政工作任务

做行政工作入门容易精通难。难就难在行政的事情多,任务杂,所以想要做好行政工作,就先要理好行政工作。也就是做到行政的任务清单。

任务清单一是要做到清,就是既然做任务清单,一定要理的足够清晰,既有横向的清晰,也就是工作任务列举的足够的全,能够基本覆盖行政的绝大部分的工作。这样就便于大家迅速识别行政工作,在繁杂中不失方向;还有纵向的清晰,就是要有工作任务的重要程度的识别、难易程度的识别、紧急程度的识别,行政工作繁杂,哪件事优先做,哪件事分配来做,要通过任务清单来进行实现。

任务清单二是要形成“单”,也就是任务清单最好要形成表格化、图表化的展现形式并进行固化,让从业者一目了然,这样如何去做,就不再是难事了。

 

二是做好从业培训

列好任务清单,就方便构建岗位素质模型。建好岗位素质模型,就便于给现有的行政管理人员进行从业培训,让现有的人员更好的胜任行政工作。

培训分为两块三部分。

第一个板块是意识提升。行政工作要做到处事最公心、领导最放心、企业最安心、办事最舒心、工作最用心,就先要提升服务意识、奉献精神和进取意识。要充分的利用培训将行政工作的重要性、行政岗位的参谋助手、核心枢纽的作用给从业者进行灌输。也要让大家对自己的岗位产生认同感和归属感。

第二个板块是技能提升,分为两个部分。一是专业技能提升,公文怎么拟、桌牌怎么摆、接待怎么做、正餐怎么安排……大小事宜,如何做到标准化、规范化,如何做到适度适宜,都需要专业化的培训,通过技能培训,打造专业化的行政管理。这样,管理的效果好了,从业者的能力也提升了,行政管理者的收获感也获得了提升。两一个部分是综合能力的提升,很多企业的行政管理,虽然设置或者归属的部门未必都相同,但无论如何,都需要提升行政管理从业者的综合能力,大部分企业和人力在一起,那就要在分工清晰的基础上,还要提升岗位的互补能力,拓宽行政从业者的上升通道。

 

三是建好职业通道

行政工作怎么做、做到什么程度,包括招来什么样的人才,核心还是取决于搭建好职业通道。

搭建好职业通道,要有三方面的通道。

一是专业技术通道,就是虽然有些企业是中小微企业,可以提供的晋升岗位很少,但是也可以根据其专业化程度、从业年限,给与认定,并在薪资上予以增加和上涨。二是要有管理类通道,比如行政做得好,也可以设置相应的主任、经理、部长、总监。三是综合性管理通道,比如有些企业虽然没有为行政专门设置岗位,但仍然可以在人力系统发展,或者满足条件的情况下,可以在市场营销等方面发展。

只有职业通道通透了,才能够促使行政从业者更加专业更加职业的去开展工作。事实上,不仅仅是行政工作,任何工作,把工作任务都理清,把岗位素质模型建好,把人培养好,还给与良好的发展通道,那这个线条的工作,都一定会建好。

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还记得拉姆查兰对于HR的职能分拆么

大川howard
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【大川说量子HR】作为一名从行政后来转HR的老兵,这件事情我应该有发言权。首先我认为,管家和专家的描述对于高级行政管理人员是非常到位的。因为他正好对应了做好行政工作,需要的两个核心能力:一是与人建立高质量信任关系的能力,做一名好管家。我曾经说过量子管理的一个关于成功的定义。成功就是与多少数量的人建立连接,共同做事的能力。大连接才有大可能,大连接才有大生意。行政人员管家的角色不好当,因为很多高级管理人员并不懂得如何好好地与人相处,而一大批助理、秘书、副总监就充当了其中润滑剂、沟通桥梁的作用。对于这块有兴趣的,可以看看《侯卫东官场笔记》,但小说的描写可能还不到现实精彩的十分之一。华为为什么独有秘书成长体系和文化?因为在这类高科技企业,技术出身的人一旦到了高位,与人协作的沟通能力大概率还是无法同步成长的,所以就需要一大批高素质秘书来耦合。领导不愿意沟通的人、不...

 

【大川说量子HR】

作为一名从行政后来转HR的老兵,这件事情我应该有发言权。

首先我认为,管家和专家的描述对于高级行政管理人员是非常到位的。因为他正好对应了做好行政工作,需要的两个核心能力:

一是与人建立高质量信任关系的能力,做一名好“管家”。我曾经说过量子管理的一个关于成功的定义。成功就是“与多少数量的人建立连接,共同做事的能力”。大连接才有大可能,大连接才有大生意。行政人员管家的角色不好当,因为很多高级管理人员并不懂得如何好好地与人相处,而一大批助理、秘书、副总监就充当了其中润滑剂、沟通桥梁的作用。对于这块有兴趣的,可以看看《侯卫东官场笔记》,但小说的描写可能还不到现实精彩的十分之一。华为为什么独有秘书成长体系和文化?因为在这类高科技企业,技术出身的人一旦到了高位,与人协作的沟通能力大概率还是无法同步成长的,所以就需要一大批高素质秘书来耦合。领导不愿意沟通的人、不愿意直接沟通的事,才让行政人员去,想想就头疼,但其实这也是最锻炼人的机会。

二是快速学习各类知识的能力,能短时间成为某一领域的“专家”。我想具体做过行政并积极学习的人,才会有类似体会,行政方面其实是规矩最多、挑战最大的。我想可能是因为这个领域大家都觉得可以说上两句,最后导致规矩越来越多的缘故。反正不管怎么样,一切都要求一名高素质行政人员必须有很强的快速学习能力。因为要学习和记忆的东西实在太多了。即使连公文格式都有固定格式,比如标题一般为小二宋体加粗,正文字体为三号仿宋体,行间距26码,页边距分别为上3.7下3.5左2.8右2.6厘米。这还是后来习大大上台微调的标准,原来正文字号大家都是用小三号,是不是觉得不好听?再举个例子,万达王老板内部出席的会场布置,桌椅要用线把位置拉平,不能差毫厘。如果以上都是小细节,再举个我以前负责公司装修的例子,你必须比包工头更懂得用电容量、流明标准、插座布局等,还要了解家具保护包裹用料和搬运距离估算,否则你可能连预算成本也估计不出来,如何向公司交待?

所以,行政做得好,发展天花板要比HR高得多,行政总裁转CEO的人数要远比从HRVP上位的要多得多。我不知道新生代的小伙伴有多少人还听说过曾经那位出身微软的打工女皇“吴士宏”,大专出身的她就是从为领导贴发票做起的,最后拿到了年薪一个亿。

 

很多人不明白行政的核心是什么,以为就是做好某个人的马仔,所以职业发展就变得很迷茫。其实,行政的目标是组织协调团队更好地一起工作;如果你是某位大人物的助理,那么你的目标就是如何让他与更多人更好地连接与合作。所以某种程度而言,HR只是这种职能发展到了一定发展程度,对其中的个别工作内容进行专业化的发展罢了。我认为,行政和HR的核心是共通的,就是如何更有效地连接人。

千万记住,HR的核心不是“选育用留出”各个环节中所谓方法论,也不是如何那些高高在上的三支柱、人才盘点、人力资本理论,而是“与人连接”这四个字。太多HR迷失了,所以这两年教HR如何跳出职业深井的书,特别风靡。HR行业的大师拉姆查兰对于这点认识的非常深刻。他在举世闻名的那篇分拆人力资源部的文章里的观点其实就是说的一码事。什么叫把HR拆成HR-A和HR-LO,其实就是他看透了HR工作由行政工作+组织文化和领导力发展两部分组成,才是当前的全球现状。

当然,我不认可行政专家在作为文化推动者方面的效果。因为组织文化的推动,其实是参与组织中每一个人的活,而推动者应该是组织的一把手。这点不界定好,就是职业界面界定不清晰,高管之间踢皮球。

 

最后分享一下自己当时从Adm转HR的心路历程。一开始其实也是跟大家一样的恐慌:

1、因为行政工作的特点只能让你成为通才,而无法成为专才。比如负责工装的经历可能让你更懂得插座如何分布才能减少飞线和安全隐患,但是要再进一步分辨什么是高质量的插座面板,你其实还是需要依赖专业人员的判断。另外,知识和技能可复用的概率比较小,一家公司再次工装的概率又有多少,不像企业的薪酬方案,至少每年能做一次,熟能生巧吧。

2、工作成果不够直接,个体依附性大。这个问题,其实是所有职能二线部门的通病,回报不直观。那么,大家如何评价和看待你就显得比较重要。换个领导,可能因为一些场外因素,导致大家对你工作口碑的大反转。

3、HR岗位在各个公司的通用性强一些。我估计这也是众多行政想转HR的重要原因。毕竟,如果要换新公司,财务要比HR容易,HR要比行政容易一些。这就是专业的可插拔性。

 

当然,最后我有幸走上了复合管理的发展路径。回首看去,发现行政经历可能比HR专业成长,对我现在的工作帮助更大。我想说的是,大道殊途而同归。做什么事,不要怕杂,而是要做出意义和创新。从贴发票走向打工皇帝,吴士宏可以,相信你也可以。

 

让我们一起用量子思维和中国智慧跨越管理障碍,你我共同发掘人的价值。

文|大川,企业管理咨询顾问兼私董会教练,上海交通大学、同济大学外聘讲师。

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浅谈对行政管理的理解

仟寻李继超
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一、前言以笔者从业经历而言,要谈论行政管理,确是班门弄斧。多年来从事人力资源工作,对本职尚能说个一二,行政方面的认知确实浅薄。唯一的经历,是曾在职场之时,接管全面管理工作后,才接触一些行政部门的管理,且非完整系统,仅是一些经验而已。也是在当时,因为工作需要,对行政管理工作也做过一些思考,借这次机会跟大家分享一下,取长补短。二、历史与渊源2.1现代行政管理有前辈提出同样有六大模块:流程制度、会务外联、文印资质、档案资料、采购资产、后勤安保六大类管理模块及服务工作。研究事物习惯从历史和渊源出发,这也是笔者对行政管理理解的开始。对比上述归纳,行政管理相关工作在中国也算历来已久,接下来我们来了解一下行政管理的发展历史和渊源。2.2现代行政管理学的发展19世纪后期美国随着技术和经济的进步,为了满足企业的发展的新需求,管理部(administration department)从以生产...

一、前言

以笔者从业经历而言,要谈论行政管理,确是班门弄斧。多年来从事人力资源工作,对本职尚能说个一二,行政方面的认知确实浅薄。唯一的经历,是曾在职场之时,接管全面管理工作后,才接触一些行政部门的管理,且非完整系统,仅是一些经验而已。也是在当时,因为工作需要,对行政管理工作也做过一些思考,借这次机会跟大家分享一下,取长补短。

 

二、历史与渊源

2.1 现代行政管理有前辈提出同样有六大模块流程制度、会务外联、文印资质、档案资料、采购资产、后勤安保六大类管理模块及服务工作。

研究事物习惯从历史和渊源出发,这也是笔者对行政管理理解的开始。对比上述归纳,行政管理相关工作在中国也算历来已久,接下来我们来了解一下行政管理的发展历史和渊源。

2.2 现代行政管理学的发展

19世纪后期美国随着技术和经济的进步,为了满足企业的发展的新需求,管理部(administration department)从以生产为核心的企业管理中分离出来,在之后的发展中,administration也逐渐赋予了行政的职能。并在之后的整个20世纪不断分化出了财务、人力、法务、采购、信息等多个部门与分工,专家将这种变化趋势称之为进阶管理资本主义的产物。而行政管理就是在此基础上诞生的,当时对行政管理(admin)的定义就是:无法模块化的管理工作

改革开发后,国内引进了此概念,并将其与中华历史相结合,并在国企中得到应用,早期的表现为办公室、秘书等。

2013年国际行政秘书行业协会的上海峰会提出,将摸索出的行政管理经验与秘书、文秘、个人助理合并为一个专业,主要方向是培养沟通能力、领导力

有人提出,行政管理新的发展方向:向工作空间管理方向发展。说是以FM为渊源的新专业,旨在为企业的业务开展提供全方面的整合的工作空间服务(集成化的工作空间管理模式

FM(Facility Management)即设施管理。

起初,在高校行政管理学科都隶属于政治学门类,注重培养从事学术性研究和教学人员。1998年教育部制定的新学科目录中,将公共管理从政治学提升出来,列为管理类学科门类下的一级学科,标志着公共管理及行政管理学科进入了一个新的发展时期。

2.3 对行政管理的理解

不过对笔者而言,行政管理向FM过度,过于理论化,也过于西式化。赞同向工作空间管理方向发展,赞同集成化的工作空间管理模式,至于是否分配其全部权重在这里,个人觉得尚待探索,中式有中式的需求,FM理念过于重视物质层面。

可能是人力资源从业时间更长的缘故,笔者个人一直认为,人力资源重结构与设计,以法治为主,行政综合如春雨润物,更显儒雅。特别是在企业文化建设方面,更是突出了其特长。人力与行政的结合更像是人与物的交融,彼此依赖,互为共生

 

三、行政管理的境界(个人观点)

上文说到,国内行政管理融合的中式的思想,我们且从历史的经验尝试探索其本质的属性

行政管理在国内的发展是由国家行政体系应用到国企再到各类所有制企业的。我们就来看一看,中国行政体系的发展历史。

早在封建社会,中国被称为礼仪之邦,国家组织行政机构由六部组成。明朝时期,废中书、罢宰相,六部之权空前强大,遂成吏、户、礼、兵、刑、工六部。

3.1 我们将其与现代企业职能分工类比,看看有什么收获。

吏部(人力):负责文官任免,考核、调动,掌京察大计,史称“天官”

户部(财务):负责土地造册、货币流通,掌库藏财权。

礼部(行政):负责典礼筹办,科考、外交,司天下之仪。

兵部(营销):负责武将选录、兵势、操练,握全国兵马。

刑部(法务):负责司律、刑狱,为国家法典。

工部(技术):负责土木、水利建设,能工巧匠,拥天下之才。

汉代以来,儒治天下,故国人重礼,并称礼仪之邦。

从阴阳五行哲学来看,兵部类金,其锐杀伐;刑部似水,如秦尚黑,为水德;户部为木,民生之本;工部像土,固本之源;吏部如火,人才不禁,生生不息。

而礼部则是那分开阴阳之道,刚柔并济之合。

3.2 行政管理的刚与柔

行政,是流程制度的管理者和执行者,制度如法,法不容情是为“刚”。

行政,是事务外联、公共关系、活动组织、企业文化的执行者,人情冷暖、礼尚有德,是为“柔”。

行政,是文印公告、资质办理、印鉴管理的操作者,一丝不苟、字句勘酌是为“刚”。

行政,是档案资料、图书证件的管理者,小心翼翼是为“柔”。

行政,是资产采购、领用备管的规划者,锱铢必较、货比三家是为“刚”。

行政,是车辆安保、食堂住宿、卫生诸事的保障者,无微不至、暖入人心是为“柔”。

在国内,行政的工作远不止此,行政的作用更不可估量,行政的未来不应该仅是FM,更不应成为非模块化职能管理的集合体,中国的行政管理总有一天能够成为那分开阴阳之道,刚柔并济之合

 

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行政好比空气,做好前途可期

丛晓萌
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一、行政好比空气:从事人力工作将近20年了,你要问我什么职位最难招说句实话,行政类别的职位最难招行政从业的人数不少,但是优秀的、坚持下来的对比起人力从业人员来说太少了。可能很多人包括做行政的自己都有一个误区,那就是行政工作是公司里打杂的,繁杂、琐碎,更多的是迎来送往,还有比起人力资源工作来,行政出成绩不容易,被人挑出毛病太简单。因此在某些人眼中行政工作简直无一是处、毫无前途。行政工作真是这么不堪吗?其实,不是的,在公司的分工中,我经常把行政工作比喻成公司的空气,而把人力工作比喻成公司中的水。这体会是因为我一段独特的职业经历的心得,因为我知道公司可以没有专门的HR,但是不能没有人做行政,行政管着公司的吃喝拉撒,行政工作就像空气一样,经常会被被忽略,但是缺乏的后果是相当严重。在我的职业经历中有这么一段特殊经历,我曾经被赶鸭子上架负责过行政工作。那时候,我刚刚...

一、行政好比空气:

       从事人力工作将近20年了,你要问我什么职位最难招——说句实话,行政类别的职位最难招——行政从业的人数不少,但是优秀的、坚持下来的对比起人力从业人员来说太少了。

      可能很多人包括做行政的自己都有一个误区,那就是行政工作是公司里“打杂的”,繁杂、琐碎,更多的是迎来送往,还有比起人力资源工作来,行政出成绩不容易,被人挑出毛病太简单。因此在某些人眼中行政工作简直无一是处、毫无前途。

       行政工作真是这么不堪吗?其实,不是的,在公司的分工中,我经常把行政工作比喻成公司的“空气”,而把人力工作比喻成公司中的“水”。这体会是因为我一段独特的职业经历的心得,因为我知道公司可以没有专门的HR,但是不能没有人做行政,行政管着公司的吃喝拉撒,行政工作就像空气一样,经常会被被忽略,但是缺乏的后果是相当严重。

       在我的职业经历中有这么一段特殊经历,我曾经被“赶鸭子上架”负责过行政工作。那时候,我刚刚进公司时是只负责公司的人力资源工作的,但是随着时间的推移,我负责的工作越来越多,直至——我负责公司的人力、行政和运营三方面的工作,说真心话,人力和运营我都愿意做,但是我接手行政工作的时候内心是很无奈的,我当时也认为行政属于附加值不高的服务类工作,很难有成绩,但是一段时间下来,我发现行政工作也是分模块的,根据我的工作总结,一般公司的行政工作可以分为以下几大模块:

     (一)对外关系管理:

      负责公司对外关系管理。参加地方政府及行业协会举办的相关会议;外部来访的接待与协调;代表公司接受来自公安、卫生、环保、消防、工商、税务等政府监察机关对公司的行政检查;与公司相关的一系列非生产运营类事务处理,比如公司因故打110报案去派出所处理、再比如与街道接洽未婚员工联谊会事宜等。

       这部分说起来比较简单,但是实施起来却是要慎之又慎的,都说“外交无小事”,虽然一个公司的外部关系维护上升不到一国外交那样的高度,但是,这种外部关系的处理要求主责人谙熟人关系及相关心理,会察言观色只是入门级别的要求,能够在有“亲疏远近”的关系中游刃有余地让各方感到“舒服”二字,无疑是最难的。

       当然,有的公司公共关系是一个独立的部门,但是客人的接待、食宿、出行等事宜也要由行政部来配合完成的。

     (二)流程制度管理:

       一般公司的行政部会主导公司的流程建设、公司规章制度管理,而且没有单独运营部门的公司经营计划、《目标责任书》签订等工作一般也是由行政部门来完成,也就是说,在没有单独运营部的公司里,行政起到的作用更加重要,一边负责公司的流程及制度管理,一边又负责公司运营管理。看到这里,还有人说行政工作不重要么?

       不是教坏小朋友,哪个部门不听行政部的话,不尊重行政部,咱们“君子报仇十年不晚”,咱们等着公司流程梳理或者签订《目标责任书》时见,到时候看谁更“豪横”!

      (三)公司会务管理:

        公司大型会议(包括年会)的各类组织、协调、筹备,会议物料准备;会议相关文件准备及会议纪要的下发、存档;公司各会议室的预约与管理,遇到会议冲突要有效协调,保障会议顺利进行;参加外部会议时相关大型展板制作。

      (四)公章资质管理:

       经审批流程的各种协议用章;公司印鉴管理;公司营业执照、相关牌照等资质管理及使用;按照相关政府部门的要求,定期完成企业年报及换证工作等工作。

在工商证照办理及年审方面,公司内部还有两个重要协助部门,一个部门就是财务部,一个部门就是法务部,这两个部门在财务及法务方面提供有力的专业支持。

     (五)档案资料管理

      公司内部各项目资料、协议文档、公司各类会议既要、红头文件、股东会资料等相关档案管理、资料管理;公司历史发展资料、公司大事记、重要接待的视频及音频资料、公司的相关采访报导、荣誉等的存档及管理。

       有的大公司档案管理是从行政部独立出来的,而且有独立的档案室、荣誉室来存放公司的档案及荣誉,有的公司还把公司荣誉做成“荣誉墙”,可以看成是企业文化的一部分。

      (六)采购资产管理:

       办公设施设备资产管理、办公用品采购、领用及登记、办公成本控制及管理等工作;定期盘点工作;行政费用预算拟定与控制工作。

       其实在成本控制这一块,我把它延伸为对“供应商”的管理,为了降低公司的办公成本,在采购时,除了公司的正常签约供应商之外,口碑较好的电商我们也把它添加进来,在采购时我们会把电商价格与供应商采购价进行比对,取低者进行采购。

       当然,行政费用预算与控制工作除了行政部之外,也有财务部参与,预算编制与成本控制这项工作不是行政部可以独立完成的。

      (七)职场管理工作:

        办公室的租赁及相关谈判、协议签署管理工作;房租各项费用确认工作;办公室装修工作,此工作比较庞杂,包括各路供应商的招标、协议签署、协议执行及验收、付款工作;办公家具的采购;办公区域的划分、办公室及办公位的分配。

       没有经历过办公室装修的行政,你的职业生涯是不完整的,还说不上你全盘掌握行政事务,为什么这么说?有机会做一下不就知道了。

      (八)后勤管理工作:

       后勤保障是行政工作的常规工作内容,其中包括了车辆管理、安全保卫、订餐管理、办公室及工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生管理、餐旅管理、报刊信函收发、环境管理(含清洁绿化)等。

      这些工作有的是需要相应规章制度配合的,比如车辆管理,规范的公司要有相关的管理制度配合以及派车流程;更多的还是属于琐碎的日常事务,更需要我们行政操作层面的同事细心、耐心。

 

二、做好前途可期:

       如果退回20年前,让我重新选择,我很可能会选择做行政而不是做人力,因为我知道稀缺的才是珍贵的——市场上优秀的、专业的甚至是做到专家层级的人力资源从业者一抓一大把——各个Level人数都不少,而反观行政从业者,同等Level上的人数比人力少太多了,但是大家不知道的是,行政副总裁或者是行政总监的薪水一点不比同等职级人力资源的低,甚至我见过行政出身的在大型集团里上位高级副总裁更加容易。

        在我看来,做好行政前途一样会很光明和灿烂,原因如下:

        首先,行政工作可以锻炼过人的接人待物的能力。

       大家在我上文分享的行政管理的几大模块工作内容可以看出,行政工作对比起人力工作来接触的人广多了也复杂多了:对外有政府部门、公司客户、媒体、行业协会、银行、各类供应商、物业管理公司等;对内有公司管理层、公司平级部门、公司员工等。所以,行政工作中所处理的管理的难度及复杂程度大大高于人力工作中相关关系处理,有的行政部遇到的外部关系处理危机用“走钢丝”形容一点也不为过。

       这种复杂的工作环境,锻炼的是你面对复杂局面的接人待物的能力,因为关系的核心就是“人”。虽然我们现在是依法治国,但是同一件事情,有良好关系的行政和没有良好关系的行政其办事效率及结果很可能是天差地别的。这儿,我就不举例了,大家可以自行对照,现实是不是这样的。

       可以说行政工作历练出来的优秀的“接人待物”能力是很稀缺的,也是今后助力升级的有力“特殊武器”。

        其次,行政工作可以锻炼你超强的谈判能力。

        很多行政工作都不是行政部自己完成的,比如公司的装修工作,做行政的同学肯定不能自己亲自上阵设计、装修,对吧?那行政部的同学们就得对设计、装修公司进行招投标,招投标过程要有公司的相关部门监督和支持(比如公司的预决算部门、法务部、招采部等),然后就是与中标公司进行谈判,谈判结束之后就是协议的执行。。。。。。此处略处一万字,从装修这件事来说,并不像其他部门想象的那么简单——拎包入住即可——各部门拎包入住之前行政要完成办公室的租赁、设计公司及装修公司确定、办公室及工位在图纸上确定、办公家具采购等等一系列工作。

       还是我前文那句话——没有经历过办公室装修的行政,你的职业生涯是不完整的,还说不上你全盘掌握行政事务,为什么这么说?办公室的设计搞定之后,对外谈判结束了,接着就是对内的协调了——办公室及办公位的划分,这个可是一门大学问,有的行政可以做得人人满意、皆大欢喜,有的行政可以把“喜事丧办”,弄得各个部门都对行政不满。

       这才仅仅是装修,想到还有各种供应商谈判:比如机票供应商、酒店供应商、办公用品供应商、复印机供应商、租车公司、绿植公司、打印社等各路供应商与公司的合作,都要进行谈判,行政部的谈判能力可以说是公司内除了业务部门之外最强、最全面的,从这个角度上来讲,行政工作机会对谈判能力的锻炼是其他后勤部门难以企及的。

        最后,行政工作可以锻炼个人超强的韧性。

       上文梳理完毕,大家可以对行政工作的庞杂程度有了一个初步概念,行政工作既有类似对外公共关系管理、制度管理、流程历这样的“阳春白雪”,也有系列后勤管理工作的“繁琐细致”,只想做好可以出彩的“大事”显然是不称职的行政,只有既可以做好大事,也可以照顾好“细节”,这样才是称职的行政。

       工作内容的繁琐、人心的复杂,对行政人员的考验可以说是全方位的,有的时候解决方案是要考验经办人的智慧与经验的,这就免不了一次次的碰壁,一次次的失败,而且行政工作像“空气”,并不容易出成绩,但是,正是这样的工作才可以让优秀的行政具备超强的韧性。

        Tips1:行政是不是公司的管家、专家和企业文化的推动者和公司对行政的定位、分工及公司行政管理水平直接相关的,有的公司的行政是公司的大管家、行政专家和企业文化的推动者,有的公司行政却只是“打杂的”,差别就在于做行政的人的水平。

        Tips2:三百六十五行,行行可以出状元,其实行政做好了,是比人力更容易在公司里获得晋升并且更有机会晋升到高层管理的工作。

 

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一文搞定高效行政管理精细化操作,有点难

王胜会卷毛老师
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Hello!亲爱的三茅HR小伙伴!我是@工具书作家王胜会-卷毛老师!行政管理首先是一个专业,所以,可以说优秀的行政人员是专家;行政工作繁琐且杂乱,所以,可以说优秀的行政人员是管家;中小企业没有专设企业文化建设部门,而是行政人事工作都是由HR一把抓,所以,也可以说优秀的行政人员也是企业文化推动者。然而,像华为那样的大厂在行政管理专业化的过程中都遇到过各种各样的问题,采取了多种多样的尝试,比如,华为1998年初的膳食管理部设有采购、加工、供应三个中心七个科,已有员工144人,占行政管理部员工总数的三分之一,按照公司发展和服务比例,还存在厨工招聘100多人的缺口。所以,后来,就把膳食事业部社会化,编制取消,改为一个膳食监管科,原对膳食的采购、供应、加工管理全部取消,改为对承包商的卫生、租赁设备监察、合同执行管理、投诉处理等职能。其他行政岗位招聘也改革了,比如安全员、话务员招...

Hello!亲爱的三茅HR小伙伴!我是@工具书作家王胜会-卷毛老师!

行政管理首先是一个专业,所以,可以说优秀的行政人员是专家;行政工作繁琐且杂乱,所以,可以说优秀的行政人员是管家;中小企业没有专设企业文化建设部门,而是行政人事工作都是由HR一把抓,所以,也可以说优秀的行政人员也是企业文化推动者。

 

然而,像华为那样的大厂在行政管理专业化的过程中都遇到过各种各样的问题,采取了多种多样的尝试,比如,华为1998年初的膳食管理部设有采购、加工、供应三个中心七个科,已有员工144人,占行政管理部员工总数的三分之一,按照公司发展和服务比例,还存在厨工招聘100多人的缺口。所以,后来,就把膳食事业部社会化,编制取消,改为一个膳食监管科,原对膳食的采购、供应、加工管理全部取消,改为对承包商的卫生、租赁设备监察、合同执行管理、投诉处理等职能。其他行政岗位招聘也改革了,比如“安全员、话务员招聘为合同工,清洁工、打字员、复印员、投递员、服务员、守护员等改为钟点工,甚至将部门一些管理人员,也招聘为钟点工等”,至今还一直走在改善和创新的过程中。

 

所以,就更别提中小企业的行政管理工作的复杂性和难度了。中小企业行政管理普遍存在以下这些问题,比如:

☆ 存在“机关作风”官僚主义,“游击作风”东一榔头,西一棒槌;

☆ 水平较低,没有专业化行政管理人员,脱离实际,满足不了老板的预期;

☆ 内容狭隘,发挥行政管理效能不到一半,没有重点,抓不住节点;

☆ 体系欠缺,没有框架,没有创新,更谈不上特色有效、细节精致管控了。

 

我们应该知道,行政部是企业的综合办事部门,是不可或缺的后勤保障部门;行政工作涉及企业的日常事务管理,包括上传下达、沟通联络和综合协调等,以确保企业正常和高效运行;行政负责人全面规划、指导、协调企业内行政人事事务、安全保卫、内部服务与对外联络等等工作。

 

可见,无论扮演好哪种角色,企业的行政管理工作如何高效?或者说如何通过精细化操作达成高效化?才是更重要的!

问题来了!正在行政+人力资源两手抓的小伙伴,以及想做好行政管理工作的HR,如果想一文搞定高效行政管理精细化操作,确实有点难;但是,一文把行政的核心职能、管控体系、关键点、流程与节点、制度与配套表单等说清楚,是完全可以的,一块儿来试试吧!

 

一、行政管理四个核心职能

1.参谋职能

行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”,更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解,从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。

2.沟通职能

行政部应清晰传达上级领导的指令,沟通、协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务。

3.管理职能

行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤(卫生、食堂、员工宿舍)、安全保卫等工作。

4.服务职能

行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。

 

二、行政管理风险点识别及控制体系

1.行政管理主要风险点

风险,是在一定的环境和期限内产生和客观存在,有可能导致损失发生的不确定性因素

行政管理风险点是指企业在行政管理过程中产生和客观存在,有可能降低经营效率、带来经营损失的不确定性因素。

 

2.行政管理风险点控制

行政管理风险点控制是指对行政管理的各个风险点设定具体的控制目标,对行政管理业务施加影响的过程和行为。

企业在运营过程中,应构建适合的组织架构,并从内部预防并控制风险,开展行政管理风险识别、分析评估、风险控制等管理活动,构建有效的行政业务风险点控制体系,提升行政管理效率。

 

3.行政管理风险点控制体系

行政管理风险点控制体系如下图1所示,由两大维度组成:

 

由上图可知,行政管理风险点控制体系,一方面是横向的,即要有效识别各类行政管理风险点,主要包括11项行政业务,行政接待管理,印章证照管理,行政文书管理,会议会务管理,财产物资管理,档案资料管理,媒体公关管理,环境卫生管理,安保消防管理,行政后勤管理和行政经费管理;

另一方面则是纵向的,即针对各类行政业务风险开展有效的控制工作,流程上包括七个步骤,监管诉求,信息沟通,风险识别,风险评估分析,建立风险控制体系,制定风险控制策略和风险控制实施。

 

三、设计精细化的关键点管控使行政管理工作高效化

如果对行政管理过程中的某一风险点、步骤或工序等进行控制后,可以防止和消除管理过程中的隐患、问题,使风险降低在可接受的水平,那么这些风险点、步骤、工序等,就可以称之为行政管理中的关键点。企业行政管理效率是否有保障,管理风险能否得到有效控制,主要看其关键点的设置是否到位。

 

1.关键点控制机制设计程序

为了切实降低行政管理过程中存在的风险,提高企业管理水平和效率,行政管理人员在遴选出行政管理关键点之后,需设计行政管理关键点控制机制。具体设计程序如下表1所示。

序号

设计程序

具体说明

1

树立良好的控制理念

◆ 企业应高度重视、狠抓落实,将关键点的控制思想转化成企业的领导思想和管理思想,将其作为一项持之以恒的目标来实现

2

关键点识别

◆ 企业应通过调研,利用系统、科学的方法对各类控制点进行识别和分析,找出控制的关键点

3

制定关键点控制策略

◆ 制定企业关键点控制策略,梳理优化流程,设定相关制度和表单,进行关键点的控制

4

建立岗位分离机制

◆ 建立岗位分离机制,权限分配实行分级管理

5

梳理关键点控制流程

◆ 企业应梳理各关键点的控制流程,通过对流程中各个节点的全程控制,将风险管理及应对策略落实到各项工作和各个相关职能当中,做好人人是防线,处处有预警

6

加强监控控制工作

◆ 有效监控关键点控制体系的运行,及时反馈解决控制工作中的问题,并督促各岗位人员认真履行其职责

 

2.行政经费管理的四大关键点示例

在行政经费管理工作过程中,企业行政部人员、财务部人员、预算委员会应针对存在的风险,加强流程关节点事项的规范执行,加强对下列四大关键点的管理和控制工作,具体如下图2所示。

 

四、设计精细化的流程与节点使行政管理工作高效化

1.管理流程是支持企业战略和经营顺利实施的流程,如人力资源管理、信息系统管理等。企业通过管理活动对企业的业务开展进行监督、控制、协调、服务,间接地为企业创造价值。管理流程具有分配任务、分配人员、启动工作、执行任务、监督任务等功能。

 

2.媒体接待管理流程图示例

媒体接待管理流程图,如下图3所示。

 

3.媒体接待管理流程图节点说明表单示例

媒体接待管理流程图节点说明表,如下表2所示。

文件名称

媒体接待管理业务节点说明

版本号

 

页  数

 

文件编号

 

编制人

 

审批人

 

节点

节点

名称

节点业务操作说明

时长

适用

单位

责任

部门

1

制定

媒体

接待

计划

◆ 行政部根据媒体接待任务工作要求、公关活动目标、拟邀媒体名单,制定媒体接待计划,报请行政部经理审核,总经理审批

◆ 媒体接待计划应包括接待时间、接待地点、接待媒体名单、接待人员分工、接待过程事项安排、接待过程服务等内容

×个工作日

行政部

行政部

2

发送

邀请函

◆ 行政部根据拟邀媒体名单制作邀请函,确保拟邀媒体均收到邀请函

◆ 邀请函应详细说明公关活动的具体内容、时间、地点、规模等

×个工作日

行政部

行政部

3

媒体

接待

准备

◆ 行政部提前___~___天考察媒体接待现场,确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放等情况,确认VIP休息室、媒体接待处的具体位置

◆ 如果媒体是参会的一部分人员,需事先划分媒体区域,并设明显的指示牌

◆ 行政部应组织相关人员准备媒体签到时所需用品,如签到笔、签到薄、人员名片等

×个工作日

行政部

行政部

4

媒体

签到

◆ 行政部在媒体签到前需安排好休息室,并安排相关人员看管媒体人员的携带物品

◆ 媒体签到时要做到有序、清晰,平面媒体和电视媒体应分别由指定人员接待

×个工作日

行政部、媒体单位

行政部

5

安排

媒体

提问与专访

◆ 行政部应有___~___名接待人员留守门口接待,其他人员应进入会场进行服务

◆ 行政部按接待计划执行接待工作,安排媒体提问、专访,维护会场秩序

◆ 正式开场,主持人简要说明活动内容、目的,并介绍与会人员

◆ 活动过程中,行政部相关人员须集中精力,组织现场后勤工作,做好活动记录、拍摄照片等

×个工作日

行政部、媒体单位

行政部

6

接待

工作

评价

◆ 活动结束后,行政部经理须对活动进行评价,总结经验,明确不足

◆ 评价内容包括活动效果、活动组织与过程服务等

×个工作日

行政部

行政部

7

编制活动总结与改进报告

◆ 行政部根据评价结果,编制活动总结与改进报告

◆ 活动总结与改进报告的数据与内容须真实、客观、公正、合理

×个工作日

行政部

行政部

               

 

五、设计精细化的制度和表单使行政管理工作高效化

1.对标案例:华为18万员工,仅703个行政后勤

让几百个行政去服务十几万的员工这是很难想象的事情,在华为,最主要的还是要靠高效的行政管理思路与管理办法。华为行政管理的各类制度包括《OA系统管理办法》《资产管理规定》《差旅管理办法》《接待管理办法》《车辆管理办法》《宿舍管理办法》《物业及装修管理办法》《通讯管理办法》《日常办公行为规范》《供应商管理办法》《行政费用汇总及分析报表》,这些制度和配套表单的执行必须取得高层的支撑和中层的支持才能很好的执行下去。

 

2.制度与表单是对博弈规则的界定或制约

在企业内部管理方面,制度是规范员工行为的主要标尺,是企业推行制度化管理、规范化管理的基础。一套科学、有效的行政管理制度体系及配套的执行表单是企业经营业务良好运作的重要保障之一。

行政管理制度和配套表单的设计人员应遵循相应的规范和原则,鉴别哪些行为、哪些事项、哪些现象属于本企业或本部门的制度范畴,明确管理制度和表单的分类、内容与规范,循序渐进的开展制度和表单的设计工作,与此同时,还应确保管理制度和表单的执行性与可操作性。

 

3.行政管理制度体系示例

行政管理制度体系列表,如下表3所示。

职能事项

可设计的制度名称

职能事项

可设计的制度名称

行政办公管理

工作证管理制度

环境卫生管理

环境绿化管理制度

员工考勤管理制度

办公环境美化细则

员工出差管理制度

绿植外包管理制度

文书资料收发管理制度

厂区卫生管理制度

技术信息保密管理制度

办公卫生管理制度

档案资料保密管理制度

保洁外包管理制度

日常接待管理

前台工作规章制度

公关法务管理

危机公关管理制度

商务接待管理制度

媒体公关管理制度

客户接待管理制度

政府公关管理制度

涉外接待管理制度

合同审定管理制度

招待用餐管理制度

专利侵权处理规定

招待所管理制度

业务诉讼处理规定

印章证照管理

公司印章管理制度

知识产权管理制度

印章使用销毁规定

法律咨询服务规定

公司证件管理制度

行政后勤管理

餐厅采购管理制度

执照使用补领规定

餐厅卫生管理制度

文件档案管理

行政公文管理制度

餐厅员工管理制度

技术资料管理制度

员工就餐管理制度

公司内刊管理制度

员工宿舍管理制度

图书借阅管理制度

医务室管理制度

资料室管理制度

公司车辆管理制度

档案室管理制度

文化活动中心管理制度

文印室管理制度

安保事务管理

人员出入管理制度

内保人员管理制度

会议事务管理

年度计划会议管理制度

保安外包管理制度

公司例会管理制度

保安巡逻管理制度

年终会议管理制度

消防安全管理制度

会务接待管理制度

车辆安全管理制度

会议室使用管理制度

防盗安全管理制度

会议外包管理制度

安全教育管理制度

财产物资管理

采购、验收与盘点管理制度

行政费用管理

行政费用预算管理制度

调拨、折旧与报废管理制度

行政费用报销管理制度

办公用品采购管理制度

接待费用管理制度

办公用品领用管理制度

出差费用管理制度

办公设备采购管理制度

公关费用管理制度

办公设备使用管理制度

后勤财务管理制度

办公设备维修管理制度

 

 

4.行政管理制度配套表单示例

行政管理制度配套表单列表,如下表4所示。

职能事项

配套制度表单名称

行政办公管理

◆ 工作证领取登记表、工作证补办申请表、员工请假表、员工外出登记表、加班申请表、年度考勤汇总表、出差申请表、借款单、差旅费报销清单、文书资料外发登记簿、文书资料签收登记簿、邮资明细账、技术信息保密合同模板、档案资料目录卡、档案资料调阅单

日常接待管理

◆ 来访登记表、来电记录表、函件签收登记表、函件寄送登记表、传真接收登记表、员工外出登记表、接待费用报批表、接待申请表、接待方案确认表、用餐申请单、住宿申请单

印章证照管理

◆ 公司印章使用申请表、印章使用登记表、印章销毁申请表、证件使用登记表、执照使用登记表、执照补领申请表、

……

……

 

综上,是的,行政管理工作的专业性和技术性并不比人力资源管理工作差或少,但是,更加复杂,更多细节,更具挑战性,各位不学习就难受的HR小伙伴,你有信心和卷毛老师一块儿把企业的行政管理工作做到精细化操作,高效化运行吗?

 

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人事行政不分家,其实和工作量与专业度有关

他乡沈冬青
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人事行政不分家,其实和工作量与专业度有关许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。个人认为,人事行政不分家,其实和工作量与专业度有关。如何理解?我们今天就和大家讲一讲人事与行政的来龙去脉。曾几何时,我们国内没有人事这个部门,或者说没有人事这种岗位,如果大家听说过以前国企部门配置的话,最多听说过的是劳资员这个岗位。劳资员这个岗位干什么的呢?就是给员工办理社保、发放工资的一个岗位,至于以前招人或者找工作,联系的部门都是企业的公司办公室或者厂长办公室。这里的办公室可以理解为就是本期话题所说的打杂部门。我们国家经历改革开放以及经过40多年经济的高速发展,后来国内的国有企业不断地进行改革...

人事行政不分家,其实和工作量与专业度有关

许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。个人认为,人事行政不分家,其实和工作量与专业度有关。如何理解?我们今天就和大家讲一讲人事与行政的来龙去脉。

 

曾几何时,我们国内没有人事这个部门,或者说没有人事这种岗位,如果大家听说过以前国企部门配置的话,最多听说过的是“劳资员”这个岗位。劳资员这个岗位干什么的呢?就是给员工办理社保、发放工资的一个岗位,至于以前招人或者找工作,联系的部门都是企业的“公司办公室”或者“厂长办公室”。这里的办公室可以理解为就是本期话题所说的“打杂”部门。

 

我们国家经历改革开放以及经过40多年经济的高速发展,后来国内的国有企业不断地进行改革,以及各个地区招商引资的缘故,原来越多的外资企业引入到我们国内。因为外资企业带来的是先进的管理模式与管理经验,会将部门按照“专业度”及“工作量”去提前规划好,这个步骤或这项工作可以理解为“人力资源规划和人员配置”。基本上,除了日资、台资、韩资企业外(大型的韩、日、台企业部门配置齐全除外),欧美企业进驻当地后,一般肯定要成立人力资源部、行政部的,或者成立的部门是人力资源及行政部,但是内部管理还是分人力资源和行政两大块,不会将工作混在一起。

 

那么韩、日、台企业部门配置是什么呢?一般他们的人力行政部叫做“总务课”,总务课管理人力及行政、后勤工作事宜,基本上分工不像欧美企业那样更细致、更专业,韩、日、台企业人事行政工作的分类与我们国内曾经的国企配置比较相似,但又有些区别。

 

以前,我们国企人事、行政的工作由谁负责的呢?以笔者个人曾经的工作经历及了解,与大家分享一下,目前国内大型的国企还存在此类做法(虽然配置了流行的“人力资源部”这个部门)。我们按照大体时间轴去分类历史演变。

 

1980年代、1990年代,国内的企业那个时候,由哪些部门与人事、行政工作有关呢?我们一起来看一下具体内容,内容仅供参考,如有更详细的内容,欢迎各位HR伙伴们在评论区点评追加并修订本文欠缺之处。

 

在1980年代、1990年代,干部的任命由国企的主管部门组织部门或党委负责研究决定(即过去政府部门的人事局,是负责干部任职决定及档案存储的);企业里的工人或普通职员,一般由厂办(即公司办公室)负责管理,管理之后向劳动局申报档案及入职手续办理;社保、工资等,直接安排劳资员负责处理,考勤工作呢主要是各部门主管负责管辖,办公室宏观政策的制定与通知发布,劳资员根据当月领导签批的考勤、工时、考核分等核算工资。

 

部分规模较大的国企内部,也会有组织部门,组织部门主要负责企业管理职务及干部身份员工的管理与招聘、入职手续办理(包括部队转业干部进入企业上班),工会部门负责企业员工的福利待遇发放,办公室负责整个公司的行政、接待、会务、工人手续等办理,其次国企的退休手续,主要也是劳资员根据员工的“身份”去有关部门办理,干部的去人事局部门办理,工人及普通员工的去劳动局办理。

 

2000年以后,特别是人事局与劳动局合并以后,现在的政府部门设立了人力资源和社保保障局,设立的目的也是经济及企业的发展已经完全市场化了,再以人事局或劳动局身份管理社会上形形色色的企业,已经不合时宜。

 

为了适应时代发展,政府部门还成立一个部门,这个部门叫“国资委”,国资委现在代表政府管理或管辖还属于国企身份的企业,这些国企里的重要管理岗位还是需要国资委委派的“干部”身份,如果不是干部身份的话,需要公开对社会招聘的,即招聘“雇员”身份的,也需要由国资委委托相关部门组织招聘工作,这个招聘工作,大家如果看过的,就知道是什么样子了。

 

不管从哪种角度去分析,行政与人事其实是完全相辅相成的,不可能做到完全独立,就算在欧美这种发达的外资企业里面,也是需要互相配合,互相支持,才能把有关工作做好的。哪怕就算在韩日台这种企业里面,虽然他们叫“总务课”,但是总务课管的工作也是行政和人事,只不过,这个行政和人事是“大行政、大人事”。

 

因此,本期话题说的,行政是打杂的,要看从哪个角度去理解和分析,如果从小处着手看的话,行政是打杂的,人事工作是专业的;如果从大处理解和分析,行政是打杂的,人事工作也是打杂的,因为人事工作是行政的范畴,是行政工作的一个分支。

 

总而言之,不管打杂与否,提升自己的工作能力是关键,否则你可能连“打杂”都不会。

 

本人内容仅供参考,特别是国企的部分设置的描述,如有不妥,请懂行的朋友批评指正,并在评论区留言指正。谢谢!

 

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