行政好比空气，做好前途可期

一、行政好比空气：

       从事人力工作将近20年了，你要问我什么职位最难招——说句实话，行政类别的职位最难招——行政从业的人数不少，但是优秀的、坚持下来的对比起人力从业人员来说太少了。

      可能很多人包括做行政的自己都有一个误区，那就是行政工作是公司里“打杂的”，繁杂、琐碎，更多的是迎来送往，还有比起人力资源工作来，行政出成绩不容易，被人挑出毛病太简单。因此在某些人眼中行政工作简直无一是处、毫无前途。

       行政工作真是这么不堪吗？其实，不是的，在公司的分工中，我经常把行政工作比喻成公司的“空气”，而把人力工作比喻成公司中的“水”。这体会是因为我一段独特的职业经历的心得，因为我知道公司可以没有专门的HR，但是不能没有人做行政，行政管着公司的吃喝拉撒，行政工作就像空气一样，经常会被被忽略，但是缺乏的后果是相当严重。

       在我的职业经历中有这么一段特殊经历，我曾经被“赶鸭子上架”负责过行政工作。那时候，我刚刚进公司时是只负责公司的人力资源工作的，但是随着时间的推移，我负责的工作越来越多，直至——我负责公司的人力、行政和运营三方面的工作，说真心话，人力和运营我都愿意做，但是我接手行政工作的时候内心是很无奈的，我当时也认为行政属于附加值不高的服务类工作，很难有成绩，但是一段时间下来，我发现行政工作也是分模块的，根据我的工作总结，一般公司的行政工作可以分为以下几大模块：

     （一）对外关系管理：

      负责公司对外关系管理。参加地方政府及行业协会举办的相关会议；外部来访的接待与协调；代表公司接受来自公安、卫生、环保、消防、工商、税务等政府监察机关对公司的行政检查；与公司相关的一系列非生产运营类事务处理，比如公司因故打110报案去派出所处理、再比如与街道接洽未婚员工联谊会事宜等。

       这部分说起来比较简单，但是实施起来却是要慎之又慎的，都说“外交无小事”，虽然一个公司的外部关系维护上升不到一国外交那样的高度，但是，这种外部关系的处理要求主责人谙熟人关系及相关心理，会察言观色只是入门级别的要求，能够在有“亲疏远近”的关系中游刃有余地让各方感到“舒服”二字，无疑是最难的。

       当然，有的公司公共关系是一个独立的部门，但是客人的接待、食宿、出行等事宜也要由行政部来配合完成的。

     （二）流程制度管理：

       一般公司的行政部会主导公司的流程建设、公司规章制度管理，而且没有单独运营部门的公司经营计划、《目标责任书》签订等工作一般也是由行政部门来完成，也就是说，在没有单独运营部的公司里，行政起到的作用更加重要，一边负责公司的流程及制度管理，一边又负责公司运营管理。看到这里，还有人说行政工作不重要么？

       不是教坏小朋友，哪个部门不听行政部的话，不尊重行政部，咱们“君子报仇十年不晚”，咱们等着公司流程梳理或者签订《目标责任书》时见，到时候看谁更“豪横”！

      （三）公司会务管理：

        公司大型会议（包括年会）的各类组织、协调、筹备，会议物料准备；会议相关文件准备及会议纪要的下发、存档；公司各会议室的预约与管理，遇到会议冲突要有效协调，保障会议顺利进行；参加外部会议时相关大型展板制作。

      （四）公章资质管理：

       经审批流程的各种协议用章；公司印鉴管理；公司营业执照、相关牌照等资质管理及使用；按照相关政府部门的要求，定期完成企业年报及换证工作等工作。

在工商证照办理及年审方面，公司内部还有两个重要协助部门，一个部门就是财务部，一个部门就是法务部，这两个部门在财务及法务方面提供有力的专业支持。

     （五）档案资料管理

      公司内部各项目资料、协议文档、公司各类会议既要、红头文件、股东会资料等相关档案管理、资料管理；公司历史发展资料、公司大事记、重要接待的视频及音频资料、公司的相关采访报导、荣誉等的存档及管理。

       有的大公司档案管理是从行政部独立出来的，而且有独立的档案室、荣誉室来存放公司的档案及荣誉，有的公司还把公司荣誉做成“荣誉墙”，可以看成是企业文化的一部分。

      （六）采购资产管理：

       办公设施设备资产管理、办公用品采购、领用及登记、办公成本控制及管理等工作；定期盘点工作；行政费用预算拟定与控制工作。

       其实在成本控制这一块，我把它延伸为对“供应商”的管理，为了降低公司的办公成本，在采购时，除了公司的正常签约供应商之外，口碑较好的电商我们也把它添加进来，在采购时我们会把电商价格与供应商采购价进行比对，取低者进行采购。

       当然，行政费用预算与控制工作除了行政部之外，也有财务部参与，预算编制与成本控制这项工作不是行政部可以独立完成的。

      （七）职场管理工作：

        办公室的租赁及相关谈判、协议签署管理工作；房租各项费用确认工作；办公室装修工作，此工作比较庞杂，包括各路供应商的招标、协议签署、协议执行及验收、付款工作；办公家具的采购；办公区域的划分、办公室及办公位的分配。

       没有经历过办公室装修的行政，你的职业生涯是不完整的，还说不上你全盘掌握行政事务，为什么这么说？有机会做一下不就知道了。

      （八）后勤管理工作：

       后勤保障是行政工作的常规工作内容，其中包括了车辆管理、安全保卫、订餐管理、办公室及工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生管理、餐旅管理、报刊信函收发、环境管理（含清洁绿化）等。

      这些工作有的是需要相应规章制度配合的，比如车辆管理，规范的公司要有相关的管理制度配合以及派车流程；更多的还是属于琐碎的日常事务，更需要我们行政操作层面的同事细心、耐心。

二、做好前途可期：

       如果退回20年前，让我重新选择，我很可能会选择做行政而不是做人力，因为我知道稀缺的才是珍贵的——市场上优秀的、专业的甚至是做到专家层级的人力资源从业者一抓一大把——各个Level人数都不少，而反观行政从业者，同等Level上的人数比人力少太多了，但是大家不知道的是，行政副总裁或者是行政总监的薪水一点不比同等职级人力资源的低，甚至我见过行政出身的在大型集团里上位高级副总裁更加容易。

        在我看来，做好行政前途一样会很光明和灿烂，原因如下：

        首先，行政工作可以锻炼过人的接人待物的能力。

       大家在我上文分享的行政管理的几大模块工作内容可以看出，行政工作对比起人力工作来接触的人广多了也复杂多了：对外有政府部门、公司客户、媒体、行业协会、银行、各类供应商、物业管理公司等；对内有公司管理层、公司平级部门、公司员工等。所以，行政工作中所处理的管理的难度及复杂程度大大高于人力工作中相关关系处理，有的行政部遇到的外部关系处理危机用“走钢丝”形容一点也不为过。

       这种复杂的工作环境，锻炼的是你面对复杂局面的接人待物的能力，因为关系的核心就是“人”。虽然我们现在是依法治国，但是同一件事情，有良好关系的行政和没有良好关系的行政其办事效率及结果很可能是天差地别的。这儿，我就不举例了，大家可以自行对照，现实是不是这样的。

       可以说行政工作历练出来的优秀的“接人待物”能力是很稀缺的，也是今后助力升级的有力“特殊武器”。

        其次，行政工作可以锻炼你超强的谈判能力。

        很多行政工作都不是行政部自己完成的，比如公司的装修工作，做行政的同学肯定不能自己亲自上阵设计、装修，对吧？那行政部的同学们就得对设计、装修公司进行招投标，招投标过程要有公司的相关部门监督和支持（比如公司的预决算部门、法务部、招采部等），然后就是与中标公司进行谈判，谈判结束之后就是协议的执行。。。。。。此处略处一万字，从装修这件事来说，并不像其他部门想象的那么简单——拎包入住即可——各部门拎包入住之前行政要完成办公室的租赁、设计公司及装修公司确定、办公室及工位在图纸上确定、办公家具采购等等一系列工作。

       还是我前文那句话——没有经历过办公室装修的行政，你的职业生涯是不完整的，还说不上你全盘掌握行政事务，为什么这么说？办公室的设计搞定之后，对外谈判结束了，接着就是对内的协调了——办公室及办公位的划分，这个可是一门大学问，有的行政可以做得人人满意、皆大欢喜，有的行政可以把“喜事丧办”，弄得各个部门都对行政不满。

       这才仅仅是装修，想到还有各种供应商谈判：比如机票供应商、酒店供应商、办公用品供应商、复印机供应商、租车公司、绿植公司、打印社等各路供应商与公司的合作，都要进行谈判，行政部的谈判能力可以说是公司内除了业务部门之外最强、最全面的，从这个角度上来讲，行政工作机会对谈判能力的锻炼是其他后勤部门难以企及的。

        最后，行政工作可以锻炼个人超强的韧性。

       上文梳理完毕，大家可以对行政工作的庞杂程度有了一个初步概念，行政工作既有类似对外公共关系管理、制度管理、流程历这样的“阳春白雪”，也有系列后勤管理工作的“繁琐细致”，只想做好可以出彩的“大事”显然是不称职的行政，只有既可以做好大事，也可以照顾好“细节”，这样才是称职的行政。

       工作内容的繁琐、人心的复杂，对行政人员的考验可以说是全方位的，有的时候解决方案是要考验经办人的智慧与经验的，这就免不了一次次的碰壁，一次次的失败，而且行政工作像“空气”，并不容易出成绩，但是，正是这样的工作才可以让优秀的行政具备超强的韧性。

        Tips1：行政是不是公司的管家、专家和企业文化的推动者和公司对行政的定位、分工及公司行政管理水平直接相关的，有的公司的行政是公司的大管家、行政专家和企业文化的推动者，有的公司行政却只是“打杂的”，差别就在于做行政的人的水平。

        Tips2：三百六十五行，行行可以出状元，其实行政做好了，是比人力更容易在公司里获得晋升并且更有机会晋升到高层管理的工作。

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