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行政管理者的六个层次,欢迎对号入座

作者 秉骏哥李志勇 更新于:2020-08-04 17:05 67812
许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。
许多人都说,行政是企业的管家、专家和公司文化的推动者。然而在中小企业,行政人事工作都是由HR一把抓,由于行政工作繁琐且杂乱,而且很多都是协调服务性质,导致不被人重视,就连很多HR自己都认为做行政工作是打杂,不如人事工作专业。
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  不管什么单位,都有从事行政工作的人员,部门叫法不一,行政部、办公室、行政人事部或综合办等,但工作内容基本类似,但是,就行政工作人员的工作能力、水平、过程及结果来看,我认为是可以分为以下几个层次:

1、打杂

  不管是可以预先计划的事项,或者是临时指派的工作,多半只能按照上级要求或指令去做,自己不能形成可以落地的周/月/季/年工作计划。领导让做什么就做什么,很少主动寻找工作或任务。

  在工作的实施过程中,需要领导不定时监督、抽查,否则就容易偏离领导要求的目标和方向,如果领导工作要求交待不十分清楚,自己也不太会主动问明白,所以,工作中这样那样的错误、失误虽然不经常发生,但出现的频率也不小。

  这样的行政人员,姑且称为行政文员吧,比如:前台、初级职员等。

2、管事

  在不少事情上,能够站在公司高度来考虑得益得失,比如:办公费用、车辆控制、环境卫生、安全绿化等,能够分担上级一部分工作,比如:草拟部分制度初稿、写会议纪要等。

  也就是说,对自己职责或能力范围内的工作,能够理得清,能够主动去做,甚至可以形成工作计划,经过上级少部分修改后就可以实施。比如:两名保安人员争吵起来,能够较好的调解和平息;食堂工作人员对员工的服务态度不好,能够依制订进行教育或处理。

  但是,能力或职责以外的,就有些无能为力,比如:公司准备搞十周年司庆活动,你无法担当活动的主要组织者,只能做其中布置现场、邀请兄弟单位等类似的一两件事情;老板准备给几位高层配车,车买好了,也要控制高层的用车费用啊,但你不知道怎么来控制,只知道要控制油费、里程、使用人等,但说不全,更不会写一个制度来规范。

  这样水平的,可以是在公司行政部门工作了一两年的行政人员。

3、管家

  公司是全体员工的家,更是老板的家。

  在安全、卫生、后勤、车辆、费用、接待、宣传、荣誉、活动、会议、文件、档案等方面,都能够站在老板或公司要求的高度,给予全面细致的管理,可以不会写制度、流程,但一定能够将已有的制度流程不折不扣的落实,能够令老板和公司多数人员满意。

  比如:拿安全来说吧,是不是包括:公司生产经营场的安全,门窗、财务室、安全网,是不是需要保安人员按制度规定进行检查、值守、巡查,还需要监控系统正常运行;人或物的安全,员工工作期间操作设施设备、用电用水电气、走路吃饭、工作配合、上下班途中等,公和私的财物、资料、电脑信息等;演练,需要定期进行消防、各类应急进行培训和演练等。

  以上只是对安全粗略的罗列了一下,如果细致下去,内容也是非常细致的,当然,其他如卫生、宣传、活动等,也都有不少内容,如果能够全家管好,做到老板满意,也确实不容易。

  但是,也有无为力的时候,比如:上级有一个临时重要会议要出席,不能帮领导写会议发言稿;有某新闻媒体记者要求前来采访公司某事项,由于没有这方面的经历、胆识,虽然对这件事情比较了解,但不知道如何表达才是“最合大领导的意思”,所以只能另寻他人来处理。

  我认为,司龄较长(比如达到8年、10年以上)的行政主管,对公司行政事务各方面工作都非常熟悉,是可以胜任管家这个角色的。

  这样的人,与我们在电视电影上看到的老板管家类似,虽然职位不高、薪水也不太多,但地位可以说是一个之下、万人之上,一个资深的管家,老家是非常器重的,不但十分信任,而且还会对管家的家人给予某种特别的照顾。

4、专家

  对管家能够做的所有事情,不但能够完全胜任,甚至还做得更出色,并且还能够:

1)熟悉法律法规。

  对公司所处行业的国家、地方法律法规或行业规范,特别是对企业的产品、服务或企业管理的这部分内容,虽然比不上专业的律师,但也能够说到哪里都知道是怎么规定的,或者能够很快查阅到有关规定。

2)会写各式公文。

  行政部门要写的文字资料不少,比如:通知、会议纪要、活动规则、发言稿、函、行政制度、通告等。

30处理各类事件。

  熟练处理内外日常行政事务、接待等,即使遇到新闻媒体前来采访、员工集体闹事、出现工亡/火灾等,也能够依照流程冷静妥善处理。

4)行政专项老师。

  不管是人,还是物,凡公司行政事务,到底应该怎么处理对公司是最为有利的,即使是老板,大家都要来咨询或请教,讲出的处理方法,能够说出充分理由、说服大家,事后证实确实是最好的选择。

  这样的人,可以是行政经理这样的人员,但一定是能够胜任的。

5、文化推动者

  或者叫老板代言人,也就是说,在各方面,都能够达到老板的高度,基本上就是老板的替身。具体讲,可以体现在以下几个方面:

1)制度的化身。

  他不但模范遵守公司各项规章制度,有了他,大家能够自觉约束自己言行,他发现任何违规行为,都能够顶住任何压力、严肃公平公正的处理。

2)爱司的典范。

  一花一草、任何产品/物品/资料/设施设备,都是轻拿轻放、按照规程和要求操作、绝无损伤,随时宣传正面宣传公司。

  比如:工衣干净整洁、有凌有角,拿放东西小心翼翼、物归原处,对员工/客户热情洋溢进行培训、讲解、介绍,主动清理一切不合乎要求的现场,清楚记得公司发生的各类重大事件等。

3)老板的影子。

  老板的要求、重要讲话、会议精神等,能够及时转化成对公司全体员工的具体要求,并且能够落实到产品、服务、管理工作中去。

  也就是说,可以将老板的最新最全的要求,不折不扣的从制度完善、流程优化来体现,用具体的新表格、员工新操作来落实,但不是全盘吸收,而是扬弃,能够给老板提出合理中肯、合乎公司实际、可落地、带来效益的建议,同时,将与新要求不符的旧东西及时更改,这样的完善是持续反复的PDCA。

  我认为,这样的员工,至少是行政总监或行政副总、行政总裁级别的,也就是能够真正全面系统而且有高度从全局来理解老板的一言一行,能够贴合公司现在和未来发展的实际要求。

6、集于一身的泰斗

  前面五个层次,可以是独立存在的,也可以是高层次包含低层次的,比如说:专家,即是专家,还能够做管事、打杂的事情。

  这样的人,能够上得厅堂、下得厨房,老板当然是最喜欢不过的了。

  想想看,如果一个行政工作者,不但是公司文化的推动者,还是行政方面的专家,又可以打杂、管事、管家,不但有大局观、能够做大事,还可以很好处理细节,各类细致、繁琐的杂事也做得很到位,也可以根据公司行政需要编写实用的各类制度、流程、表格等。

  这样真正的全才,老板很喜欢,同事很羡慕嫉妒恨,是不是很难得,但不能否认没有,不知道该怎么称呼他们,暂时用“泰斗”表达一下吧。

  这样的人员,一般公司是难以存在的,估计部分全能型的老板能够胜任。

 

  这样对行政工作人员能力和水平的分层,符合您的想法吗,有什么意见,欢迎吐槽,谢谢!

 

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梅雨

24楼 梅雨

行政6个层次:打杂,管事,管家,专家,文化推动者,泰斗。

2020-08-05 18:37:35 回复 赞(0)
毅行

23楼 毅行

对号了,谢谢!

2020-08-05 17:57:02 回复 赞(0)
毅行

22楼 毅行

打卡

2020-08-05 17:56:36 回复 赞(0)
小周洲

21楼 小周洲

感谢

2020-08-05 16:40:00 回复 赞(0)
V课测试

20楼 V课测试

说的很美好。

2020-08-05 16:19:32 回复 赞(0)
夏天拐角

19楼 夏天拐角

对管家能够做的所有事情,不但能够完全胜任,甚至还做得更出色。

2020-08-05 16:19:04 回复 赞(0)
劳动Publish

18楼 劳动Publish

要真能当家就好了。

2020-08-05 16:18:37 回复 赞(0)
寻找眼泪

17楼 寻找眼泪

如果能够全家管好,做到老板满意,也确实不容易。

2020-08-05 16:18:13 回复 赞(0)
语笑

16楼 语笑

不是我的家、。

2020-08-05 16:17:48 回复 赞(0)
东风第一枝

15楼 东风第一枝

公司是全体员工的家,更是老板的家。

2020-08-05 16:17:20 回复 赞(0)
壹滴水

14楼 壹滴水

写的不错

2020-08-05 13:19:30 回复 赞(0)
荣村大队东北队

13楼 荣村大队东北队

从行政专业角度来看,文章还是有些片面,公司的行政不能始终围绕着老板,要从公司中长期战略去规划、执行、优化、固化,有时候还会限制和约束老板的行为。

2020-08-05 11:36:36 回复 赞(1)
red wan

12楼 red wan

感谢分享!!!

2020-08-05 11:35:03 回复 赞(0)
red wan

11楼 red wan

感谢分享!!!

2020-08-05 11:34:43 回复 赞(0)
林牧

10楼 林牧

打杂

2020-08-05 11:00:39 回复 赞(0)
晚霞美

9楼 晚霞美

学习了,谢谢老师分享。

2020-08-05 10:36:59 回复 赞(0)
JamesWong2020

8楼 JamesWong2020

从行政专业角度来看,文章还是有些片面,公司的行政不能始终围绕着老板,要从公司中长期战略去规划、执行、优化、固化,有时候还会限制和约束老板的行为。

2020-08-05 09:08:55 回复 赞(1)
hphy

7楼 hphy

做好不容易啊

2020-08-05 09:03:31 回复 赞(0)
史努比97842

6楼 史努比97842

谢谢分享

2020-08-05 08:54:09 回复 赞(1)
幽幽ちゃん

5楼 幽幽ちゃん

公司是员工的家????

2020-08-05 08:40:55 回复 赞(0)

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HRD,一级人力师,20多年专注人资、深耕实操,自称“农民HR”,出版2本畅销书,专业文章几千篇,对人资、企业管理和职业..
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