正面两面管控办公浪费

作者北方雪 2024-03-22 18:38 43

内容来自 2024-03-14 打卡话题

下班后办公室已经没人了，但灯和电脑还开着；打印了一堆文件却没有人去拿；办公用品感觉总也买不够。
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但这些在员工看来，是“存在即合理”，电脑不关是因为开机慢影响第二天工作，同样的，打印纸和办公用品等是小事，不要因此耽误了工作效率。
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各位老师，应如何看待这类浪费，行政部该不该管？如果该管，应如何管？

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我，经历过类似的情况。

       浪费办公资源似乎是一个常见的不良现象，说大不大，说小不小。下班电脑不关机，晚上办公室没人灯却亮着，由于设置失误而打印出很多无效文件等。
相对公司业务经营来讲，这些都小事小问题，不值当在管理上大动干戈，由每个员工做好自己便能避免。但事实上并非如此，没有人管理，没有规则约束，员工就会理所当然，更加肆无忌惮。这就像社会基本礼仪都从幼儿园小学抓起，但依然有人乱仍垃圾，不排队乱挤。是他们不知道公德、不知道秩序么？不是，他们肯定知道，只是因为他们没有被监督，缺少对他们负面行为的有力惩戒。人性使然。
社会上对乱丢垃圾、室内抽烟行为的管理很有借鉴意义。基本思路是加大正面的宣传教育，从娃娃抓起，到处张贴标语；在反面上加大巡查，发现违规行为则及时制止和通报。同样，在公司中对如上不良现场也要采取类似的措施。
1、倡导厉行节约，多渠道宣传提醒
俗话说，头上三尺有神明。除了让人们自学遵守办公节约的德行，也要进行时时提醒。给每一个员工发一个小贴纸，提醒离开工位要电脑锁屏，下班离开要关闭电脑；在每个灯源开关处贴上标语，节约每一度电；打印机张贴操作指引，节约纸张，避免打印失误等。事情虽小，那就用小的提醒来解决。想必没有人会反对，反而将给公司带来正向的影响力。因为提倡节约，合理使用资源的本身，就是规范管理的一部分。
2、不定期巡查，发现不良行为及时劝阻
公司每晚可安排保安巡查，开机的电脑屏幕亮着或主机风扇有响声，可以强制关键和记录下来。一般情况下，偶尔会有员工忘记关机，但大部分情况下，部分员工是习惯性的不关机。保安今天检查出来，做出提醒，过一段时间他仍会这样做。下班办公室关灯这就要靠自觉了，一般情况下，最后一个走的员工都会关闭灯源；但这个还是要靠留守的保安，比如晚上每半个小时巡查一遍，顺便关灯即可。一般情况下，IT不会监控员工打印或复印的内容，但使用打印复印权限需要刷员工工卡，所以后台也能发现异常打印情况。如果行政发现以上异常浪费情况的，可以先约员工面谈沟通，委婉提醒，保留面子，大部分人都能够听进去；但如发现极个别人员经提醒劝阻仍不守规矩的，可直接申请通报。但凡这样在基本小事上做不好，经提醒也没有改正的员工，其工作表现也一般。

       总结，杜绝办公资源浪费，提倡合理使用。发现浪费现象，不适合用“牛刀”，而可采用“小刀”，即多频次多渠道宣传提醒，发现浪费行为则即使提醒，恶劣反复浪费的可通报批评。

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