员工工作失误后HR需要妥善处理

作者王泽强 2023-11-18 16:31 18315

内容来自 2023-11-21 打卡话题观看本期直播

【员工关系】员工工作失误，导致公司发生损失，HR应如何应对？

电商行业常见因为员工错误设置了上架商品的价格，导致公司发生损失的新闻。
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类似上述情况，如果员工在工作过程中存在过错，并给用人单位造成了经济损失，HR于情于理应该如何处理较为妥当？

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摘要：员工工作失误后，作为HR以实事求是的态度妥善处理好，迅速查明原因和给公司造成经济损失金额，注意过程沟通，做到公平、公正、公开处理，对事不对人，这样才能妥善处理好类似事件。

工作难免有失误，但失误需要评估其造成的不良影响程度，如果是没有给公司造成经济损失，一般处理是给予其警告，但如果给公司造成了经济损失，需要评估损失金额，然后根据责任大小进行处理。在日常员工管理中，当HR遇到员工工作失误的时候，可以通过以下六个方面进行处理：

一、先调查了解原因。

俗话说，没有调查就没有发言权，作为HR当接到员工工作失误给公司造成经济损失的情况后，需要第一时间去找相关人员进行调查，了解是哪个部门，哪个员工工作失误。具体调查的方向有五点：一是具体部门和具体人，二是什么原因造成工作失误，三是工作失误有没有给公司造成经济损失，四是相关责任人的责任认定，五是工作失误发生的时间和地点。具体部门和具体人，是工作失误人员所在的部门和岗位，其涉及的是当事人和当事人所在部门。什么原因造成工作失误，分为主观和客观两个因素，主观因素是当事人主观原因造成的，比如工作疏忽、玩忽职守等，客观因素是因为客观存在条件造成的，如机器设备老化、后台设置问题等。工作失误给公司造成经济损失，要对其进行评估，可以调查后台数据查看损失金额。相关责任人的责任认定，分为次要和主要两个责任，次要责任是其承担40%以下的责任，其他主要责任是其他同事承担，主要责任是其承担60%以上责任，是其主要原因造成的。HR在调查阶段，了解到以上五点信息后，可以做一个调查报告，上报给公司领导。

二、找出制度处理依据。

HR需要根据调查结果，找出制度处理的依据，可以从《员工手册》、《员工奖罚制度》、《员工违纪违规处理办法》等制度中去寻找处理依据。工作失误造成的严重程度，决定了其处理的尺度，分为一般性、轻度性、重度性、严重性、记小过、记大过、特大、极大等。如其积极配合调查，并有悔过写了检讨书，态度诚恳，给公司造成的经济损失不大，那么作为HR在上报调查报告的时候，一定要加上鉴于其积极配合调查，有写检讨书，态度诚恳，申请给予从宽处理。处理的依据是，按其触犯了公司的哪个制度，哪个条款，在写调查报告的时候，就要注明，根据调查结果，其工作失误触犯了公司XXX制度规定，依据公司XXX制度第几章、第几条、第几款规定，应罚款多少元，或给予什么样的处罚，相关处理依据要通报给工会，并听取工会的意见。

三、与当事人进行沟通。

当调查报告上报公司领导，公司领导也给出了处理决定，HR需要跟当事人进行沟通。在与当事人沟通前，需要找一个安静的跟当事人进行沟通，最好是会议室或者单独的面试室。在沟通过程中，先表明公司的处理决定，说明其在这次工作失误过程中的责任和原因，指出其需要改进的地方，肯定其工作中的优点，以及其他同事对其肯定。当事人听完公司处理决定，可能会情绪激动，作为HR需要学会倾听，不要打断当事人的诉说。HR需要基于客观事实，跟当事人分析问题所在，不要一味批评当事人（这样会激化矛盾，不利于问题解决）。HR与当事人沟通，一定是要心平气和沟通，并分析公司人性化处理决定，就事论事。

四、涉及扣款的要让当事人签字。

因员工工作失误给公司造成经济损失，涉及到扣款的，HR需要让员工在《员工处罚单》上签字。《员工处罚单》一般会包括姓名、所属部门、所属岗位、处罚时间、罚款金额、罚款原因（某某XX年XX月XX日因违反XX的规定，因工作失误给公司造成经济损失XX元，依据XX规定第X章X条X款之规定，对您做出处分并扣罚XX元）、处罚类型、员工签字、部门负责人签字、人力资源部签字、财务部签字、备注。需要注意的是，如果处罚金额较少，则可以让员工到财务部那边交罚款金，如果金额较多，则需要在备注一栏中，注明从员工工资的多少个月中扣。另外，HR需要注意扣款不得超过超过员工月工资的20%，依据是我国《劳动部关于印发<工资支付暂行条例>的通知》第十六条有明确规定，因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20％。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。

五、处罚后要进行通报。

员工签《员工处罚单》后，HR需要起草一份通报，内容根据调查报告，把员工工作失误的原因、时间、地点、给公司造成经济损失金额等内容详细说明，并告知公司的处理决定。最重要是，在通报中需要强调让全体员工引以为戒，公司将采取哪些措施避免类似事件再次发生。处罚通报目的是让全体员工强化责任意识，注意工作细节，思考问题要考虑周全，多与部门同事进行工作沟通，避免工作失误。在通报中，要基于客观事实进行说明，不做人身攻击，对事不对人，对当事人在配合调查、工作优点可以在通报中体现出来，处罚通报后，禁止进行背后议论。在责任承担上，处罚通报也要有所区分，主要和次要责任要明确，部门负责人监督工作不到位，也要做相应处罚。

六、总结经验教训提出建议。

HR需要对这次工作失误做一个总结，并提出建设性意见。针对员工错误设置了上架商品的价格，HR可以提出三点意见：一是强化审核流程监管。上架商品价格，除了部门负责人审核，还需要增加财务部门、公司总经理审核。二是后台系统审核。在后台系统除了录入商品价格，还需要录入商品成本价、采购价、批发价、会员价、最低售价、零售价等信息，设置好平台售价不得低于采购价或成本价。三是订单监控。对于短时间内订单暴涨的情况，相关部门应及时进行预警，然后通报给公司，相关部门要及时做下架处理。HR通过流程再造，强化各方和部门的责任，避免类似情况再次发生，也是对这次工作失误暴露出的问题，提出解决方案和补漏措施。

员工工作失误既然已出现，作为HR需要及时跟进，及时了解，及时展开调查，分析工作失误原因，查明各方责任，落实后续处理和沟通，及时补漏，这是HR在这一过程扮演的重要角色。HR做的是跟人打交道的工作，员工工作失误给公司造成了经济损失，需要HR进行协调处理，既要挽回公司经济损失，又要考虑员工的实际情况，两者的关系要平衡好，相关的规避风险措施要做到位，后续总结经验，提出建设性意见，可以避免问题再次发生。

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