时间管理之二十

作者 LHYX胡许国 2023-09-28 18:45 18404

内容来自 2023-10-13 打卡话题

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摘要：我们知道，“时间管理”对我们来说，一直是个重要的问题，而我们要想成为一个高效的时间管理者和职业化的人，减少时间浪费的现象，的确也应该是很重要的一个事情，既然我们要提升时间利用效率，那我们就要对时间的利用有所改善。

【接上期，即2023年9月28日的《时间管理之十九》】

在上一期中，我和大家分享了持续改进，时间管理的好习惯的第一个好习惯：随手记，避免遗忘。在这一期当中，我将继续和大家分享，持续改进，时间管理的其它好习惯。

那么第二个习惯，叫做统筹安排，充分利用时间。

统筹安排这个事情，谁做得特别的好呢？所有做饭的人可能都能做得特别的好。这一点我爱人就会差一些，因为做饭做的比较少，看来，充分的做饭会对我们整个时间管理是有帮助的。像我呢，这块就做得比较好一些。要是她做饭，她可能需要两个小时的时间，才能把这饭给做好，她会一步一步依次去做，土豆切了，切成丝，放在一个盘里边，把葱切了，切成葱花，放在一个盘里边，把辣椒切了，切成丝，放在一个盘里边，把什么什么切了，放到一个盘里，全都切完以后，再依次去炒，那时间就会慢一些。那么会做饭的人呢，会统筹安排的人则不然，那边米饭蒸着的时候，他呢去切菜，把这个菜放在锅里炖的时候呢，再去切另外一个菜，那么整个时间就能得以充分的利用。

其实工作中也是一样，您有那么多工作，有很重要的，但是不够紧急的，也有紧急的，但是不重要的，事情有很多，哪些事情能够放在一起，还能把这个事情给做好呢？可能是您在下载某一个客户发给您的数据的时候，在下载的过程当中，您可能会打几个电话，都可以啊，这是一个统筹安排的过程。所以我说，计划为什么叫做：凡事预则立，不预则废，就是这样的。当你把各种事情都给罗列出来以后，进行计划安排的时候，这就是一个统筹的过程，就让时间在您这里成为您的可驾驭的一个东西，而您也将成为时间的主人，而不是奴隶。这是第二个习惯，统筹安排，充分利用时间。

那么第三个呢，叫整理整顿，避免杂乱。

我相信这个很多人都会很有感触，打开您的电脑以后，您看一看您的桌面内容多不多？如果说桌面内容很多的话，就会显得杂乱一些。看一看您的家里边，整体是客厅，还是卧室，乱不乱，两者是不同的，对时间的掌控感是不一样的。有一次，我们家的孩子找一份考试卷的时候总是找也找不到，结果找了大半个小时，终于把这个考试卷给找到了，但是时间呢？这大半个小时的时间就浪费过去了。那如果说，您做不同的文件夹，这个文件夹呢，放的是我的语文试卷，那个文件夹，放的是我的数学试卷，那个文件夹，放的是我的英语试卷，那个文件夹，放的是我的某一个学习用品，那我需要的时候，只要到那里一找，我就能把它找到，您发现，同样的时间，您做的事情将会更多一些。

如果说，您在工作当中，您需要某一个资料的时候，您这翻一翻，您那找一找，翻个乱七八糟，结果找的时候，还是找不到，好不容易找到以后呢，再去收拾被你翻的乱七八糟的这些东西，时间匆匆就过去了，所以时间都去哪儿了呢？时间就在不断的找，在弄得很乱，在收拾当中，它就过去了。所以第三个习惯，整理整顿，避免杂乱，这个可以参考我讲的第二部分的内容，就是自我的时间管理，整理整顿，该是哪儿，放在不同的位置上面，去给其分门别类，该是蔬菜就归蔬菜，该是水果就归水果，该是项目验收资料，就归项目验收资料，该是招投标资料，就归招投标资料，这样就会好一些。这是我们说的第三个习惯。

第四个习惯，叫做利用合适的工具。

工具是非常关键的，自古以来有一句话是这么说的：工欲善其事，必先利其器。有好的工具、合适的手段，就能容易实现这个结果、实现这个目标。很多人喜欢吃蛋挞，我们家也是一样的，就打算自己做蛋挞，但是家里只有微波炉，结果调好了调料之后放进去，怎么也做不出来那种酥酥脆脆的效果，要么是焦了，要么是熟的不一致，怎么办呢？于是就买了一个烤箱，买了一个烤箱之后，结果就做得很好。这就是一个好的工具，非常的重要。

那么我们很多人在工作的时候，到底这个事情你是用Word来做，还是用Excel来做，还是用什么来做？怎么去把它给呈现出来呢？你用Excel来做，只是用简单的表格把数据堆砌出来呢，还是用切片和透视把它给做成看板呢？这个结果是有所不同的。我培训和辅导过上千家公司，见过很多的企业到现在连基础的人事档案的管理和分析、市场数据的统计和分析、项目进展的管理和分析，等等，都没有一个基础的工具来应用，就算用那个Excel表格，也都只是靠人工一点一点的去扒的，连基础的函数和函数组都不会用，连散点图和气泡图都做不出来，那就更不要说用切片和透视了，所以，不管是做质量管理，还是做回归分析，还是数据统计，还是薪酬看板，或者市场分析，这些工作的效率都非常的低。所以，工具在有的时候对我们提高工作效率是非常重要的。

也有很多公司在展示自我项目的成果的时候，或者给客户做演示的时候，需要做上一份PPT，那么当然，有一些好的模板、一些好的文字、素材、好的图表、表格、工具，那可想而知，您的整个PPT呢，做得将会非常好，做得将非常的漂亮，不是有人说过这么一句话么：干得好不如一份PPT展示得好。虽然说的有点夸张，但是事实确实是一样的，一个比较合适的工具会让您在做事情时的效果当中事半功倍，这是工具的一个重要性。这个是我们说的第四个习惯。

【未完待续】

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