01
一个帖子引起的警觉
最近刷到一位HRBP的帖子,她的经历惊醒了很多人。
事情发生在去年。那天她发现一向准时的某个同事,居然过了上班点,还不见人。了解到同事既没请假也没出外勤,她急忙打电话过去,没想到怎么打都是关机。
眼看一直联系不上,她越想越怕,连忙向上级反映,并和另一位HR火速赶去同事家。
可公司只登记了入职时的地址,而那位同事早已搬离。当她俩赶到现场,只等到物业的一句“查无此人”。
碰壁的她没有气馁。通过在全公司打听,终于了解到同事可能住在某某小区,但具体哪栋几号房,还是没眉目。
经过比对疫情防控时的报备及办理进出证登记的信息,最终她们终于锁定地址,并联系房东开了门。
开门的那刻,昏昏沉沉的同事才被叫醒过来,一旁的手机早因为没电关机…
这段经历一波三折,好在有惊无险。但有些“失联”的员工,因为没被及时发现,就没这么幸运了。
比如去年上热搜的25岁外卖小哥,一连几天昏迷在出租房没人发现。当房东觉得不对劲,拿来钥匙开门,但为时已晚。
有家公司的职员突发脑溢血晕倒在厕所,半天都没人发觉。被找到时,已错过最佳救治时间,不幸身亡…
这些活生生的案例警示着众人,也提醒着HR做好员工信息登记和更新的重要性。
作为员工管理的第一步,大部分单位在入职当天甚至面试后期,就要求填写员工信息登记表。可别小看这一张表,它的实际作用却不小。
在大多数场景中,员工信息登记表是个人档案的基础材料,也承载了很多功能。
比如紧急联系。
尤其是员工无故失联、发生工伤/工亡等情况,公司需要及时联系家属,确认相关情况,采取下一步对策。这时,员工的身份信息、联系方式及住址、紧急联系人等信息的存档,就显得非常重要。
背景调查是另一大功能。
比如大部分员工信息登记表,除了基本信息,同时要求填写教育经历、任职经历、亲友在司情况、历史薪资、离职原因、前上司及联系方式等。
根据《劳动合同法》第26条:
以欺诈、胁迫的手段或乘人之危,使对方在违背真实意思的情况下订立或变更劳动合同的,可使劳动合同无效或部分无效。
这意味着:如果前期准员工提供的信息存在造假或欺诈,即便已经签订劳动合同,后期被发现,依然可能被据此解除劳动关系。
规避劳动风险是第三大功能。
比如员工信息登记表,明确了入职时间、岗位等信息,在没有正式签约的情况下,可以作为员工身份的补充材料,减少劳动争议。
如果员工在上下班途中遭遇事故,如何界定“在上下班途中”,员工登记的住址就是重要参考之一。
再比如遇上员工留遗书失联、财务误发工资,员工辞职失联,或前员工骗取同事钱财这类曾上热搜的事件,此前员工登记的信息,也能协助警方调查,及时止损或避免类似悲剧的发生。
就此来看,做好员工信息登记和更新虽是小事,但也是关系用人单位命脉的大事。
2号人事部智能花名册
高效维护员工信息
维护员工信息是一件工作量大且耗时长的事。如果仅仅通过EXCEL表找到相应的员工信息,再做信息修改或增减的话,由于数据量较多所以工作会比较繁琐,特别是员工生日、转正提醒等,用EXCEL不仅不方便,而且容易忘记。
而有了2号人事部,利用智能花名册系列功能,不仅可以一键导入多种类型的花名册文件,还可快速编辑修改信息,需要修改数据量与员工较多时,甚至可以进行批量修改;同时,在2号人事部还能智能生成员工生日、转正、入职周年等人事提醒,实现花名册高效维护,让HR更轻松!
1. 可自定义设置国家地区、身份证件类型、离职原因、工时制度等:
对于一些大型企业,尤其是外企来讲,有很多员工其实并非中国籍,这样HR在录入员工信息,进行员工管理的时候,就需要对外籍员工的信息专门进行手动采集,费时又费力。
而现在通过自定义设置国家地区、身份证类型等,就可以妥善解决这个问题了,HR也不用一个个问,再手动操作,直接通过系统设置就可以搞定。
2. 部门内人员可以手动排序、部门岗位等搜索条件支持多选:
正常情况下,部门内员工的排列顺序是系统自动默认的,现在HR或者部门负责人,可以根据自己的实际工作需求,对部门内员工进行手动排序,把经常联系的员工手动排到靠前的位置,这样在以后找人的时候都不需要翻页,直接就能看到。
3. “查看人事数据”权限:
不同模块的HR,工作职责是不一样,比如招聘专员,只需要负责招聘,也就只需要操作招聘功能的权限就可以了。
所以主账号可以设置成,只允许招聘专员看招聘功能的数据,这样招聘专员就只能看招聘功能的数据 ,整个员工管理就不能看了。有效避免了员工档案信息泄漏等问题,每个HR负责不同的模块,出了问题也能直接找到对接人。
4.支持集团内部员工调动,企业间可一键调动员工:
大一些的集团公司,经常会有内部员工调动的情况,需要HR在中间做很多协调工作,还要进行相关的员工信息调动的工作,事情虽然简单,但真的挺繁琐。
而现在,2号企业版支持集团内部员工调动,HR只需要在电脑端动动手指,就能一键调动员工,员工所有档案信息秒转移,接收相关员工子公司的HR,也不用再重新录入调动员工信息,省去了很多麻烦事。
所以,各位小伙伴们,赶紧借助HR效率软件——2号人事部来提升工作效率吧~
扫码免费试用2号
2号人事部-企业效能顾问
在文章的最后,小二整理了一份《 组织架构设计工具包 》送给大家。内容涉及23套组织架构PPT模板、超全面的不同阶段组织发展与职位设计PPT、组织架构调整方案流程等方面 。
第1步:点亮右下角“赞”+“收藏”
第2步:添加上方2号人事部-企业效能顾问企微,添加后发送关键词: 组织架构设计工具包