摘要:1、做人力资源管理的档案管理工作,要从档案落地的角度去从招、培、用、留、离等环节去实施建目与收集的工作。
2、要将档案的真实性与完备性的责任赋予到对应工作的责任人。不然,你就需要成为一个真正的跑断腿了。
档案管理,从来只为过往今用
——历史不只是记忆,更为对照纠偏
一、做档案管理的要求。
说到做档案管理,常与工商打交道的或许可以看到过别人家的档案是怎样管理的。(在我们这做营业执照有关的变更,是需要先提档案来进行对照检查的。)
一列列,一排排,一格格,你需要找什么,只需要你提供相关的代码或者编号,档案管理者或者从电脑里,或者从厚厚的目录里找到你要的信息所大之处。而有的已经扫描成电子档的,更是可以直接打印给你。
当然现在已经直接往纸电全面发展,有的已经可以直接进行电子档案查核,不再需要你直接去档案馆打复印了。
而工商局(现市监局)里的档案,比绝大多数的企业自己保存的档案都要全面得多。保管得好得多,也好用得多。
这是为什么?
就在于档案馆的人专业。
其专业的地方就在于两个词:认真、全面。
真正的专业做档案管理(现在很多局行都会将档案委托专业的档案管理企业进行代管),就在于对要求认真,对资料认真,然后才是对档案的管理做到细致,全面。
认真:
一是对照办事的要求资料进行资料科目、数量的认真核对。资料不全一般不收,就算是收下,也必须限时追着补全。
二是对资料本身状态进行认真的评估并描述在档。对于资料本身的检查,皆是从纸张、质量、介质等角度去描述。并记在扉页。
因此,认真,是作为移交档案时的一种检查和验收的态度。
全面:
是指对于档案管理的思维要全面。既要从档案的科目树进行思考,也要从档案的时间线进行管理。既要从档案的保管角度去思考,也要从档案的便于应用去管理。
因此,全面,是指的管理的思维要全面,便于存,便于用。
二、如何落地档案管理的认真与全面?
我常在分享中借部队上的线型管理来说秩序就是力量。
参观过部队营房的人应该都知道,部队上一眼看到就是整齐。整齐的物资,整齐的内务,整齐的队伍。方块就是方块,纵队就是纵队,横队就是横队。
这是因为他们习惯了秩序,只有有秩序才能真正的协调,而协调才能同步共频,才能发挥出1+1>2的效果。
因此,做档案管理能做好的前提就是秩序。
而在企业要做档案管理自然也要从秩序上去要求,从秩序上去落地做管理。
1、明确档案的本质。
档案是指企业在生产经营管理活动中产生的,具有保存价值的原始记录。而原始记录,真实性就是其本质属性。
因此,在做档案管理时其入档的资料要保证其真实性。复印的,提供者要在其上签字备注。
2、落地档案的管理。
企业的档案管理员,不可能真正的只做档案管理。更别说是人事助理负责档案工作。
因此,在企业做档案管理,就要包括从规定、收集、保管到应用的多个环节管理。
(1)要想规范,先得规定并示范。
因此,对企业人力档案要管理要进行有关收集、报送、管理、查询、复印、维护及有关费用等多方面的事项进行规定。
不能只靠你一个人去收集、检查、核对吧?因此,要将某些责任放到招聘官或者面试官身上。比如,对资料的审核、验收等。
因此,制定一个有效的档案管理制度是必须的。
(2)要想好用,先得认真并落地。
在做档案管理的时候,我们首先应该知道该档案要有什么?
而人力资源的档案,则与岗位的任职资格与胜任模型相关。
任职资格中规定的资料是招聘入职所形成的。
而胜任模型中规定的题型、标准及考核评价等资料,则是评估岗位责任人的人岗匹配情况而形成的。
因此,企业的人力档案管理,有时也称为员工工作的痕迹管理。从过程到资料的描绘并收集对应。
而在档案管理中,我们应该注意几个方面的动作:
一是对应要求收集。要按照任职资格与胜任模型中的相关内容及考评周期,向有关岗位及责任人提醒送存。这也是做绩效管理中很重要的一环。
二是要做整理鉴定。所有的档案,不仅是责任人要进行审定。而作为管理人,也同样要对收集到手的资料进行分项分类并对照要求进行检查。保证资料的真实性与完备性与整洁度。
三是要做好保管统计。资料的保管一定要从时效及防物质损坏的方向去保管。同时有效的对档案进行分类,分时统计。形成岗科的树状目录与时间的线型目录。
当然这里的目录,要有电子版与便于搜寻查找,同时要尽量保证纸质目录的存在。但,我们一定要明白目录备份的重要性。以防止一时设备、物料的损坏导致目录的消失。
四是要做好动态管理。这里的动态管理,不仅是指要随时更新档案资料及目录,同时要按规定进行资料的销毁申报。同时要还要随时提醒资料责任人对资料的完备与更新负责。
五是要做好应用管理。档案的存在是为了印证历史及以古论今。因此,有效的将为需要方提供档案服务是必然的。而强调并严格执行档案的借阅与打复印制度是必须的。同时使用的痕迹也成为一份档案。
因此,要做好人力资源管理档案的管理,首在对应岗位任职资格与胜任模型去完善资料科目。其次,要将档案的完善与真实性责任要赋予到对应的招聘、考核、评估责任人身上。接下来,才是按档案管理的环节过程做好移交、保存及提供应用的管理工作。
小结:
1、做人力资源管理的档案管理工作,要从档案落地的角度去从招、培、用、留、离等环节去实施建目与收集的工作。
2、要将档案的真实性与完备性的责任赋予到对应工作的责任人。不然,你就需要成为一个真正的跑断腿了。
4楼 linnawang
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有没有用不知道,但理论十足
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很细致
12楼 修夏
有秩序的管理档案这样管理起来不吃力,不然真的要跑断腿
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档案管理要是动态的才有意义
10楼 junliyu
学习了
9楼 abing
学习了
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档案的真实性与完备性的最重要
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要之后用的场景去实施建目与收集档案
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阿东老师——
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