现在已经进入专业的细分时代,在企业的管理中却有很大部分小微企业由于人员、业务等的量小、管理粗放等原因,对精细化管理的需要及追求在意识上都还不是很足,而将行政、后勤与人力资源管理等束缚在一起进行打包管理。但为行政、人资等的专业管理及对外业务的对接实现,往往又需要较为专业的分工,这就导致了将行政与人资工作有机结合管理的需要。
一、行政管理与人资管理的关系
现在一般就行政、后勤、人资三方面工作有的较为正规大型的企业会设办公室,后勤部、人力资源部等分别负责这三样工作。但在大部分小微企业往往会设立一个办公室或综合部等将三方面工作统管。
但综合统管并不是说就不分行政(一般将后勤同时纳入行政)与人资了!两者为相辅相承,互为依托的关系。
(一)行政与人资的一般性事务内容
行政事务是比较分散而繁琐的工作,扮演的是一个管家的角色,(资产采买购置、制度的修订维护、车辆宿舍食堂的管理、行政费用的管控、会议活动的主持组织、企业文化的宣教推广、通知通告公文的派发、公文收发档案资质的保管、突发事件的处理、安全消防、环保环卫、职业卫生、党工团等等。
人力资源工作比较具体,有具体的操作规范,所有的工作围绕着人力资源六大模块展开工作:人力资源战略规划、招聘、培训、薪资福利、绩效考核、劳动关系,除人力资源战略规划为老板或负责人资行政的副总制订外(有很多企业还是由行政人事经理制订),其他五个模块都有人力资源工作者分解完成。
(二)行政管理和人力资源管理的内涵
就行政管理而言,其内涵丰富,大的方面来讲指公司上下及所有部门所开展的综合管理活动;从狭义上来看,就是行政部门开展的针对领导及其他部门的行政管理活动。
人力资源管理是指,人员调动、人力整合等一系列管理过程活动,要求管理人员必须按照科学合理的管理方式而开展管理活动。在人力资源管理中,人的主观能动性能够得到充分发挥,对更好实现人员调度有着积极的促进作用。
(三)行政管理和人力资源管理的区别与联系
在一般企业中往往都没有将人资管理与人事管理进行分开,特别是在小微企业。人资管理是将人作为一种资源来进行开发与管理,是一种投资性行为的管理模式,就是在人资上进行投入而期待投入后的管理提升而促进效益的提升;而人事管理是将由于人的动作,而产生的各项事务进行管理,主要针对的管理目标是事务,是一个被动管理的行为。
但小微企业又由于事务性的集中处理,又往往存在一个事务管理的谅解性,导致行政与人资在一起打包管理时与时代的脱节,导致处于传统不能超脱的状态。
行政管理和人力资源管理有着一定的区别。一方面,人力资源管理是行政管理的一项管理内容,其管理范围相对较小,管理工作更具针对性;另一方面,行政管理为人力资源管理工作提供思想理论的指导,是人力资源管理工作开展的重要依据。但是,二者也具有一定的联系。人力资源管理是由传统的行政管理逐渐演变而成的,比传统管理模式具有一定的优越性,并且其工作内容具有一定的整合性。行政管理工作效率在很大程度上取决于人力资源管理水平。
二、如何有机结合行政管理与人资工作
明白中小微企业的行政人资部的意义:如润滑油,使车辆跑的更轻、更稳、更快。综合的行政人资管理可以让企业各部分严密结合,充分集力发挥,共同为达成目标而努力。
(一)组织一个有机的工作网络。
中小微企业的行政人资管理以总经理为最高领导,由行政副总分工负责,由综合行政部门组织实施、操作,让其工作触角深入到各个部门和分支机构,形成一个完整的系统和网络。实施有效的规划、组织、监督、控制、协调,为其他职能活动的高效开展创造条件,做到人尽其才,物尽其用,财尽其用,时尽其用,交流畅通。
(二)完善建章立制,有法可依严执行
中小微企业不能象如BAT等企业一样主要靠人的能动性进行管理。必须建有系统的规章制度,明确的逐级授权,并建立环环相扣的工作程序和流程。要做到:事即议,议必决,决必行,行必果,果必复!保证工作效率和员工士气的一直高扬。
(三)以绩效促管理,以管理提效益
企业是逐利的,而利益是靠人来创造的!而人都是要惰性的!那么使用如绩效考核这样的管理工具及手段,以激励员工的工作积极性,主动提升并发挥自有潜能,为企业做好各项工作。有如企业中档案管理工作,一般属于行政管理中夹缝中的工作,很多时候是被忽视的工作状态。但往往都会在需要用到某种文件时才知道,档案管理关注太少,导致这样找不到那样找不到!特别是在项目初期过后,往往就会将之遗忘!而在后期报税、免税、资金申报时却无法寻找使用。而如果将档案管理纳入绩效管理,就可加大工作的督导落实力度,对提高档案资料的完整程度和工作管理水平发挥着重要作用。
用绩效管理与行政管理结合,会产生五个方面的作用:
1、可以进一步明确工作的目标和标准,在工作中起到沟通、学习、改进作用。
2、通过奖优罚劣,可改善和调整工作人员行为,从而更加积极、主动、规范的工作,会对相关人员起动鼓励先进,激励后进的作用。
3、以明确的工作标准和数据化目标,可以规范工作行为,确立工作方向,并围绕工作目标一至努力,起到工作的导向作用。
4、通过绩效考核,对工作过程、环节、质量及效率等方面进行监督、规定和考评,会起到对工作的诊断作用,可有效促进工作的改善,起到监控改进作用。
5、行政管理工作纳入绩效考核后,会产生奖惩作用,会对责任部门及人员起到较好的约束的作用。
(四)以培训开发提升素质,以人员素质提升促进企业管理水平提升
1、培训是管理的前提。作为企业员工,必须通过培训使其具备实施管理所应有的观念、文化、知识、技术和素质。作为被管理者,也应通过培训使其掌握自身的职责、义务和相应的专业、技术。很多企业出现问题时,往往是从经营上找原因,而对管理、技能和服务上存在的缺陷,尤其是我们自身素质所存在的问题却重视不够,甚至视而不见。实践证明,企业经营状况如何,起决定性作用的还是我们企业人的因素。
2、培训是管理的过程。管理培训过程,实质上就是帮助你了解、熟悉、掌握各种管理标准、管理程序、经营流程、工作准则的过程。而学习培训,就是要让员工全面了解、熟悉、掌握与本职工作有关的标准、准则和程序。从这个意义上讲,培训过程就是个管理的过程。
3、培训是管理的手段。有针对性的培训教育会充分满足大家普遍要求上进,要求学习生产技术、检验技术,提高自身科学、文化、技术素质的愿望,这就能够激发员工的工作干劲、工作热情和责任感。通过学司、讨论的过程,沟通上下级的联系促进上下级的交流,达成相互理解和支持,使之不断提高工作效绩。使大家加深了对执行企业管理程序、规章制度的自觉性和主动性。
从而改进和提高员工知识、技能、工作态度、管理水平和行为规范。增强企业的凝聚力和竞争力,培养团队精神,达到构建企业文化,树立企业形象的目的。
其实将行政管理与人资工作要机结合的还有很多,如做好员工关系,促使渠道畅通;将薪酬福利与后勤保障相结合提升劳资关系等。
总之,中小微企业即使不能做好行政与人资完全分开,但要有机结合才能将行政、人资、后勤工作开展得更有声有色,并促进企业生产经营发展!
23楼 sing_星
感谢东哥分享
22楼 Miss一点儿李倩
#赞赏# 最近总遇到做行政想转入HR的小伙伴,看看东哥的文章,转不转行,真得没那么重要,毕竟中小企业的需求相对更广泛一些。
21楼 孙武28005
我现在正在面临这样的问题,之前一直在中型企业做人资主管,因现公司离家近,就在这里工作了,也没有考虑到现在的公司比较小,现在在小公司,什么都是我自己干,其他的制度什么的,感觉都没有执行力,并且也没有多大的实用性意义,都是事务性的工作,感觉很迷茫。
20楼 hjh2016
谢谢分享
19楼 张涛HR
#赞赏# 东哥的分享一向实用落地,向东哥学习!
阿东1976刘世东
@张涛05236:感谢肯定啊!
18楼 lzqlzq1155
学习了,谢谢。
17楼 飞姐姐
谢谢分享
16楼 飞翔的月季17082419
谢谢分享
15楼 徐宁神采奕奕
#赞赏# 这个切入点非常实用,很多HR朋友都有借鉴价值。超赞!
14楼 伊里丝42692
学习了,谢谢分享!
阿东1976刘世东
@伊里丝42692:感谢光顾,共同进步!
13楼 不迁不贰
谢谢
12楼 nevugu
这个话题好,我们公司正是这种情况,每个从都兼多职,不太能留得住人。保洁也没有,大家轮流打扫卫生,员工们不太愿意。
阿东1976刘世东
@nevugu:很多是这样的呢!
11楼 闹着玩88
谢谢分享
10楼 万年大魔王
我觉得吧,很多人特别混淆,人资、行政、人资行政,这是3个不同的岗位,会有相交的地方,但是侧重点不同,需要的能力要求也不一样,就好比香蕉、牛奶、香蕉牛奶一样,是3种不同的食物。行政人事是特定环境的特定产物,是企业未细分分工之前后勤的统筹,很少会见到有一定规模的企业行政人事不分家的(有些企业发展比较迅速,还没来得及转型的),在这个阶段的企业并不需要太多高深的专业知识,能协调公司内部运转就是行政人事岗位的关键技能。当企业发展到一定规模,需要细分岗位,人资就着重于人力的掌控(六大模块),而行政则着重于后勤内务的掌控,而企业内部的运转则依靠企业的中层管理者。东哥的文章实操指导性很强啊。
阿东1976刘世东
@万年大魔王:魔王一针见血!感谢指正!
9楼 芭比65060
小微企业就得多劳啊
阿东1976刘世东
@芭比65060:同感
8楼 Lily48372
谢谢分享
7楼 木渔
????????????
谢谢分享!
6楼 騎著蝸牛去相親
学习了,谢谢分享
阿东1976刘世东
@騎著蝸牛去相親:感谢光顾!
5楼 425534083
谢谢分享!
阿东1976刘世东
@425534083:感谢互动!!
4楼 成都听雨
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