推荐从基础成长（10）：员工信息表

作者齐涛更新于：2017-02-21 14:23 7341

注：本文主要针对没有E-HR系统的情况

员工信息管理是每个公司人力资源部门必做的一项工作，它能记录员工信息，可以加强员工关系管理，为人力资源其它工作提供信息和数据的支持。员工信息表的完善程度，决定着整个人力资源部数据分析的完整程度和效率，如人员异动分析；招聘、培训、薪酬、绩效等多维分析等。

一、员工信息表记录哪些信息

经常会有学员问：员工信息表该记录哪些信息？能不能提供员工信息表模板？能不能帮忙设计员工信息表？……要建立一份适合公司的员工信息表既是简单的也是比较困难的。

为什么说建立员工信息表是简单的？

因为员工信息表是记录员工基本信息、岗位信息、劳动合同信息等，如姓名、性别、出生年月、身份证号、部门、岗位、学历、电话、家庭住址、入职时间、转正日期、劳动合同期限及起始时间等，再根据公司情况增加需要统计的信息。

为什么说建立员工信息表是困难的？

因为员工信息表中除了包含基础的信息，还要包括员工在公司的发展轨迹，如员工岗位变动情况、员工奖罚情况、荣誉情况、学历晋升、职称变动等情况，这些信息数据如何处理，如何能快速的提取需要的数据是比较困难的。

二、员工信息表建立维护过程中需要注意的问题

（一）员工信息表中必须有员工编号

这个在以往的文章中进行了说明，不再解释。

（二）员工信息表不是一个表格

员工信息表是一系列的表格合集，并非一个表格。如员工岗位变动情况、员工奖罚情况等这些发展轨迹信息，是需要建立独立的表格来存储的，如果都放在一个表格中，对数据统计是非常不利的。

（三）离职人员信息如何管理

离职人员信息和在职人员信息放在一个表格中是比较方便管理的，如公司人员流动过快，分开管理的话增加工作量，还有可能造成数据错误；入职和离职人员进行数据对比时，表格不一致会导致数据统计困难……

曾见过不止一家公司，人员离职后即将此人信息删除，表格中只保留在职人员信息，到年底时数据根本没办法进行分析。但是年底时年度人事数据分析中，出现了离职人员的数据，可想工作做的是多么虚。

（四）员工信息表中要不要对员工工资标准进行管理

员工工资标准是必须进行管理的，在哪管理需要根据公司情况。无论如何，在员工信息表中进行管理是不方便的，一方面是薪资绝对保密或相对保密的问题，另一方面是员工信息表中信息太多容易造成操作失误。

（五）要保证员工信息表信息更新及时准确。

三、怎么能建立一套完善的员工信息表

建立一套完善的员工信息表，需要综合分析部门工作，需要员工信息表对其它工作提供哪些信息和数据支持，将所需要统计的信息项目逐一的来分析必要性，确保统计的信息不会繁杂也不会缺失。

建立员工信息表一般用Excel，注意几项要领：

能用公式提取信息的不要手工输入，例如身份证信息包含出生日期、性别等，年龄、工龄可以根据出生日期、入职日期来计算。

能进行序列选择的不用手工输入，例如学历、部门、岗位、离职原因等都可以通过数据验证（数据有效性）设置下拉菜单，防止输入名称不一致。

手工输入的信息尽量用数据验证（数据有效性）确保输入的信息格式规范。如日期型数据；员工编号、身份证号、手机号等唯一性和文本长度等规范。

【作者简介】

齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业人力资源经理、人资行政总监、人资行政副总工作经历。对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性搭建与管理。著有《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》（中国铁道出版社），在当当、京东、亚马逊、天猫均有售。

书籍试读请戳：《Excel 人力资源管理实操从入门到精通》

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获得 打卡牛人 专栏作家 课程讲师 三茅认证称号

高级人力资源管理师。人力资源数字化管理专家。工信部《人力资源数据分析师》职业能力首席评审专家。著作：《Excel人..

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