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【时事杂谈】工作例会太频繁,且占用下班时间,怎么办?

我也要提问


  为了加强公司的管理,老板要求每周星期一召开全员大会,由老板亲自主持;每周二、四、六各部门开小例会,老板不参加,但是会看会议纪要。后来由于开会的次数太频繁,大家纷纷抱怨,跟老板商量后老板不愿意将开会的时间调整到上班时间,而变成每周一员工大会不变,但周二和周五还是要开小例会,这样还是要占用了我们晚上下班时间,而且每次开大会至少要2个小时左右,就算是小例会也得将近1个小时,这令大家很不满意。





  请教大家,工作例会太频繁,且占用下班时间,我们该怎么办?

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先执行,后进言
作者:王泽强 海南海口  多年人力资源管理经验,擅长薪酬管理、劳动关系管理。
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    老板之所以要求“多开会”,是因为老板对公司内部管理现状不满意。以至于老板要求每周星期一召开全员大会,每周二、四、六各部门开小例会,小例会老板不参加只看会议纪要,全员大会老板亲自主持,可见老板更重视全员大会。后面大家抱怨开会次数太频繁,老板知道后也理解,做出了让步,每周星期一员工大会不变,部门小例会由每周三次,改为两次,这也算是小的改动,不过大家还是不满意。那么问题来了,面对大家的不满意,HR该怎么办,是继续跟老板商量呢?还是先执行呢?且看笔者下文分析。
    先执行,再探老板口风。作为执行部门,老板既然都做出让步了,HR也不好说什么,即便大家不满意,还得执行下去,否则,老板不高兴又要求恢复原来的,那不是弄巧成拙吗?嗨,本来老板都松动了一些,如果大家还不满足,老板不高兴,友谊的小船说翻就翻,老板一句话一朝回到解放前。执行老板新的开会要求,先下发一个通知,然后到各部门串门,做大家的思想工作,我们人力资源部已经跟老板商量了,开始的时候老板是不同意改的,后面经过我们苦口婆心说了,最后老板才松动了,勉强同意调整开会要求。既然老板好不容易被我们说动了,希望大家能够珍惜,现在开会要求的调整,至少比原来好多了一些,后面我们人力资源部会跟老板继续沟通的,争取能让大家满意。如果大家还是有抱怨,不配合人力资源部的工作,那老板不高兴要求恢复原来的,那这个责任只能大家一起承担了。新的开会要求执行下去后,HR需要跟老板汇报这次执行的情况,随便探一下老板的口风,主要是探一下老板要求“多开会”的缘故,正所谓无风不起浪嘛。
    改变可以有,但必须能让老板欣然接受。要改变现状,光靠HR是不够的,需要各部门的积极配合,同时HR要了解老板的真实意图和想法,弄清楚老板为什么要求开会的原因和问题,找出问题后,就要整理资料提出解决办法。笔者以为改变现状,有两条捷径可走。
    1、向老板提交进言书面材料。
    在向老板提交进言书面材料之前,HR首先要搜集相关的数据,确定进言材料的大纲。要想让老板欣然接受进言,HR就要充分准备好,进言的内容主要是:一是频繁开会的人工成本。在过去没开会前,公司的加班费是多少,自从老板决定开会后,公司支付的加班费增加了多少。因为每次开会都安排在下班时间,超过8小时之外算加班,如果不能安排调休,则这笔加班费的支出也是不小的开支,老板如果是精打细算的人,老板倘若看到这笔加班费开销不小,或许会调整开会时间。二是频繁开会的弊端。如果开会能提高公司的生产经营水平,提高效率,搭建各部门沟通的桥梁,这样的会多开还是对公司有益的。如果开会只是流于形式,实际效果不理想,既费时费力,又劳民伤财,这样的会少开为益。三是大家对频繁开会的民意数据。前面已经提到了,因为大家的抱怨,老板松动了,这说明这位老板还是能听得进去大家的意见的,所以通过民意大调查的方式让老板听到大家的声音或许能让老板有所改变。四是开会时间调整的建议。每周一的全体会议还是要保留,而且老板亲自主持,说明老板很重视,这个会议是不能取消的。唯一可以调整的就是部门例会,部门可以根据各部门的实际情况自行安排部门小例会,具体时间由部门负责人决定。至于开会时间,可以建议在上班时间开,这样可以为公司省去一笔不小的加班费。五是公司开会以制度化的方式确定下来。HR可以起草一份《公司会议管理制度》,公司大大小小的会议,通过制度的形式确定下来,这样也能做到有章可循。
    2、 提高公司内部管理水平。
    前面提到,老板之所以要求“多开会”,是因为老板对公司内部管理现状不满意。打蛇就要打七寸,治病就要从根上治。所以,老板有意通过“多开会”加强公司的管理,搞得大家跟着受累,那还不如通过提高公司内部管理水平的方式,从根本上解决问题,当老板看到公司管理水平提高,而且不是通过开会的形式提高的,那老板也就能少开会了,甚至不开会了,不把开会常挂嘴边,大家也就能彻底解放了。问题是,要提高公司内部管理水平,可是个大工程啊,非一朝一夕能解决的,所以HR就要充分动起来,让各部门配合,大家通过努力一起把公司的管理搞上去。管理的问题无非以下几点:一是人员比较散漫;二是管理制度执行不到位;三是遇事部门间相互推诿责任;四是部门间缺乏沟通导致订单减少等。这些管理的问题,HR需要通过跟各部门人员进行开会沟通,集思广益,集大家之力解决之。如果大家想少开会或不开会,就要让老板看到我们的努力,既然老板对公司内部管理现状不满意,那我们就要通过努力,让老板看到公司的改变,以及每个人的改变,而且这种改变不是通过多开会的形式做到的。但在这之前,HR就需要跟老板商量好,如果我们人力资源部能采取有效措施提高公司内部管理水平,希望老板能调整开会时间,或少开会甚至不开会,如果老板同意,后面的工作都围绕着提高公司内部管理水平展开。

 

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猫猫wjj

猫猫wjj 2016-06-13 09:01:15

太棒了,谢谢老师的分享! 回复

Freedom如水

Freedom如水 2016-06-03 20:19:21

我只觉得这个老板是2B,如果开会就能提高工作效率,政府就是执行力最强悍的机构。 回复

刘许267

刘许267 2016-06-03 17:18:01

谢谢强哥,赞!! 回复

灯火蓝山

灯火蓝山 2016-06-03 15:57:17

我觉得有时候很多老大哥,大姐们对案例讲解的太细了,让当事人都不费心了.
其实需要用心去动动脑筋,自己学会解决问题了. 回复

connie梦轩

connie梦轩 2016-06-03 13:59:54

学习了,谢谢分享~ 回复

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  凡是会议必有主题,凡是主题必有议程,凡是议程必有决议,凡是决议必有跟踪,凡是跟踪必有结果,凡是结果必有责任,凡是责任必有奖罚,凡是奖罚必有透明。所有的会议都应遵循会议的准则,讲重点、定方案、找人才,跟结果。但是今天的案例中所说到的会议,应该是公司的企业文化表现。若大家接受不了公司的文化,那只要两个选择,一是离开,二是从此以后开始接受这现实。
  案例中说到老板每周一都会给员工开一次大会,而且还是自己亲自来主持。其实作为企业的老板,能每周抽时间出来亲自主持这种大会,每次都得2小时以上,真心不容易。老板在召开这样的会议时,并不是要确定工作,也不是要安排工作,他只是想给员工们信心,想离员工更近一步。让员工知道老板的想法,知道公司的发展方向及公司的要求。这个会议只是宣讲老板文化而已,让员工明白这是一个团体,...

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  先对于“开会”发表我个人意见:
  开会—虽然身处组织中的我们几乎无可避免。然而,在工作节奏快、讲究效率的今天,“开会”并不受大家的待见,因为很少有人能通过会议这一形式取得一些真正的成果。而如果谁说“我就喜欢开会,越多越好!”那他就是一个混日子的。
  而案例中,竟然还在固定的下班时间频繁的开会,员工有抱怨很能理解,面对还需要去执行的HR表示同情啊!
  那作为HR我们如何做呢?
  首先,作为员工只能是先执行再说。既然要开,就先得提高开会的质量。一定程度上降低时间成本。
 
  因为不管何种组织,开会都是为了达到某种目的,...

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对事,做会议管理;对人,摸老板意图
作者:飘过三毛 福建福州  多年人力资源管理经验,擅长培训,职业生涯规划
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一、对事,做会议管理。
   先接受现实:老板一门心思抓会议来加强管理。有没道理?有没有效?你这个位置管不着。不想被骂,听命就是。
   你能做的是,把会议开好。那你得学会会议管理。
   会议管理,是为了提高会议效率。专业的会议管理,网上有海量资料给你参考,基本上都要求做好以下工作:
   1、会前。
   会议的计划、筹备和安排。   2、会中。
   会议的召开阶段,分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。   3、会后。***|...

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下班开会难改变,先执行再据实请示
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   类似老板,不在少数,何以应对,且看下文。
  执行起来
   部门小例会由原来每周二/四/六变为每周二/五,虽然仍然是占用晚上下班时间将近1小时,老板已经松动并改变,从时间上来说压缩了一次即三分之一即33%,已经很不错了,虽然大家很不满意,但应当先执行起来,所以,人资部必须第一时间出通知要求各部门执行。
  如果不执行,仍然说这不好那不便,一定会引起老板非常不满意,他会想到:原来没让步时,不是例会照开不误吗,我已经让了步,大家还有意见,是不是其他工作也是一样,让了步还有罪了?那干脆恢复原来的要求,否则,有意见的,可以辞职走人。
  要知道,老板都不是吓大的,只要老板一个人在,其他员工...

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感觉老板脑袋被驴踢了?
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一、引言:
感觉这种老板脑袋被驴踢了,也感觉我的脑袋被老板踢了,驴错,还是老板错?这就是人资的苦逼。
二、初析:
1.老板要求每周星期一召开全员大会,由老板亲自主持;
这一点我没意见。如果老板能坚持2年以上,我一定服他。如果看客有意见,痛苦太多时,适当减量减轻痛苦,可以考虑一个月内人资部同仁轮流请一次假。
 2.每周二、四、六各部门开小例会,老板不参加,但是会看会议纪要。
(1)这是老板准备的三双小鞋,他需要各位将周一大会的精神在二四六进行贯彻下去,看看哪个家伙不落实。从例会来看,老板对下属的执行力是很不放心的。
(2)关于频次:如果是制造业,生产一线岗位每天开一次会议都不为多,因为生产绩效每天都可以评估,但每天要讲一个小时,估计很多人要吐血,因为善表达、口才好的生产人员毕竟是少数。也许一线管理人员...

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答:今天的话题应该说在大多数公司都会出现,只是程度不同而已。会议本身就是一种管理方式和手段。既然是一家企业或者组织,有些事情必须通过会议的形式来解决,除了统一思想,严肃要求,公之于众的效果之外,更多的也是一种交流的手段和渠道,所以,取消会议一般是不现实的,但是可以通过改善会议的形式和内容以及在如何提高会议的效率上做文章。这样既可以延续会议的功效,又可以不令人反感。然而,总会有很多的老板感觉上班时间因为工作内容较多,将有些会议习惯在工余时间或者下班之后来进行,个别现象是可以理解的,但是如果将占用下班时间开会成为一种习惯,则企业应该考虑一下是否违犯劳动法以及是否应该给予一定的补偿?否则,不满只是迟早的事情,更严重的会导致人员的流失。
   首先,开会与否不是一个部门决定的,更多时候是老板下的决定。尤其老板规定每周的全员大会外,还规定各部门也要至少...

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跟毛泽东学,治好老板的“会议症”。
作者:仙桃阿祥 湖北仙桃  制造业HR,从业10年,擅长企业文化培训
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  会议是为了更好的提高管理效率,而楼主的公司频繁的召开大会、小会还要有会议纪要,搞得员工怨声载道,就有点过头了。建议楼主的老板学一学毛泽东选集。
  毛泽东在1949年3月13日所作的《党委会的工作方法》中关于会议的结论有以下三条:
  一、“要把问题摆到桌面上来。不仅‘班长’要这样做,委员也要这样做。不要在背后议论。有了问题就开会,摆到桌面上来讨论,规定它几条,问题就解决了。有问题而不摆到桌面上来,就会长期不得解决,甚至一拖几年。”
  二、“‘安民告示’。开会要事先通知,像出安民告示一样,让大家知道要讨论什么问题,解决什么问题,并且早作准备。有些地方开干部会,事前不准备好报告和决议草案,等开会的人到了才临时凑合,好像‘兵马已到,粮草未动’,这是不好的。如果没有...

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下班会议成常态,解决问题是重点
作者:吴晓丽 湖北襄樊  从业十年,擅长培训
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在一些中小民营企业上过班的HR们都有这样的感受吧,下班后开会,下班后培训,不算加班,用餐自理,还要安抚员工的抱怨。
我也曾服务过一个公司,每天早上开早会,周二公司会议,周三部门会议,周四项目会议,周五员工大会,我每每抱着笔记本回来的时候,部门员工已经走得只剩一盏灯了。
还有一家公司,下班开会或培训都是正常现象,就这,老板还总喜欢在周日召集部门管理者开会,要么是上午,要么是下午。亲爱的老板,你一周只放我一天假好么?虽然这两家公司我最后都离开了,但这种现象真的不是个别现象啊。
所以说,小公司,企业文化就是老板文化啊,开会文化也是老板文化啊。作为老板,都希望多产出,所以开会培训不占用上班时间很符合老板的想法。对于这种情况,建议:
1、执行要求------先按照老板的想法走。
2、找出原因------找机会弄清老板开会的真正目的:为了加强公司...

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低效会议在呢么改?
作者:罗明 福建泉州  一直专注于绩效管理工作,具有大型民营企业上市集团的内部...
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系主任:哎呀,罗老师,最近忙什么呢?
罗:忙着开会呢。
   来吧,如果你是疲于开会的HR,如果你觉得会议效率地下的HR,如果你曾经经历系主任、罗老师一样的对话场景,欢迎给作者吐槽。。。。。
   “会而不议,议而不决,决而不行,行而无果”大家听过、看过N次的一句话并且觉得是一句空话、套话、需话。有过想法的HR请举手(举手可以是点赞)
    从案例中得出思考有二:
一、如果我们着眼于怎么开好会议,这个往往属于个人技巧问题,有时候这个技巧并不是由个人决定,而是由领导,会议中最大的领导决定;
二、如果我们着眼于“会议和会议之间是什么关系,一个公司到底要开什么会、不开什么会、分别怎么开”,这是一个系...

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会议啊,你算老几?
作者:建筑行业开心 上海黄浦区  
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每周开一次员工大会,每次员工大会2小时;
每周开两次例会,每次会议1小时;
每周至少有4小时花在会议上,且属于员工业余时间。
这年头,有钱的公司任性,没钱的公司也任性。不知道开这么多会议,究竟效果怎样。不过,大家有意见,我觉得很正常:毕竟无故占用个人时间,可能还没有加班费。
记得我曾经任职的一家公司,也会一个月一次员工大会,每次会议2-3小时不等。会议上,也有老板讲话等。年底也会开会,也是老板讲话。一般到这种会议上,员工都准备好各种闲书、手机电池等。讲话变成老板一个人的自high。那时,公司还要求:部门每天上午要开小会,总结前一天的工作,布置当天工作。可惜,这也变成了一个形式主义:各部门交会议纪要,不召开实际的会议。
所以看到这个例子,一股浓浓的熟悉感觉油然而生。不管开什么会议,只要时间长、频率高,哪怕是上班时间开,员工也会...

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