怎样提高处理考勤的工作效率？有哪些窍门？

 关于如何提高考勤处理的工作效率，针对楼主的问题，我认为可以做如下努力：

 1、楼主所在20多人的小公司，我甚至认为都无需用指纹打卡机，最老式的机械式打卡机就能满足需要。但既然已经安装了指纹打卡机，就必须用起来，否则钱就白花了。首先能用技术手段可以解决的问题，尽量不用制度去解决。我们要确认楼主公司的打卡机以及相应的考勤软件是否先进。很多人力资源软件都集成了考勤功能，而且非常好用。我知道几个非常好用的考勤软件，这里就不做广告了。如果因为考勤软件的问题导致考勤效率低下，建议联系供应商，要求其完善考勤功能。比如考勤软件一般都具备给员工划分部门、设置班次时间段、设置班次、给员工排班、导出考勤报表、考勤异常自动提示的基本功能。如果这些基本功能都不具备，我只能说你们那个软件太烂，趁早换了吧。如果将来考勤的员工增多，还可以将考勤的一部分工作交给各部门的文职人员，HR只要做最后的考勤审核。

 2、建议出台《考勤管理规定》，把相应的打卡考勤规则（比如上班前XX分钟打卡有效，下班后打卡XX分钟打卡有效）都写进去，审批通过后张贴出去让全公司都知晓。对于违反打卡规则有打卡异常的员工，要进行追责，辅以一定的奖惩。不能让天天打卡、遵守纪律的人吃亏，这就是制度的公平和公正。如果你觉得拟定一份《考勤管理规定》对于20人的小公司没有必要，可以拟定一份临时的考勤规范，同样需要领导签字并公示。

 3、我认为只有你较真了，别人才会认真。所以对于缺打卡、晚打卡的员工，第一次提醒给予改正机会，第二次通报批评，第三次直接处罚。对于代打卡员工要加重处罚，甚至算作严重违纪，因为这涉及到道德层面的不诚信。如果HR不管不问、纵容违纪员工，那些员工会更放肆，认为打不打卡都无所谓。HR较真一段时间后，这种考勤混乱的局面就会有所改善。

 考勤工作确实较琐碎，但我认为意义重大。考勤一般与员工薪资直接挂钩，像我们公司有一段时间发现薪资虚高，但人均的劳动效率却很低。我们便开始找原因，开始的时候我们到各部门巡查，发现有人上班时间做与工作无关的事情，甚至玩游戏、睡觉，特别是生产一线的晚班人员，上班效率极低。整顿后效果不大，最后我们发现是考勤出了大问题。有些员工打完卡就出厂办私事，还有员工正常工作上班时间请假，到了周末算两倍工资的时候就申请加班，导致一个月实际出勤仍是21天，但工资却高了不少。这里面有制度设计的缺陷，但更多的原因是管理人员的不作为和讨好员工，不按考勤管理规定执行。针对考勤问题，我们召集所有部门长和部门考勤文员开了整顿会，从第二月开始薪资就下降了一截，效果十分明显。

 最后，我想说考勤虽好，但不能解决公司的一切问题，比如你选择指纹打卡是为了防止员工请人代打卡，但上有政策，下有对策。有员工跑到淘宝上购买指纹膜。我们还会偶尔发现有人打了上班卡再去吃饭，到下班时有人提早吃饭再打下班卡。对于无心上班的员工，即使他每天打了卡，也可能在岗位上出工不出力、无所事事。因此考勤并不能完全解决员工工作效率的问题。但我们不能因此说，干脆就不要考勤了，因为不要考勤公司会更乱。

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在阅读下面之前，我想大家心里要有个概念：这个公司多次打卡的现象能管控住么？答案是不能的，因为和门禁是一体的，员工进出门就会产生考勤数据，所以多次打卡的现象是不能管控的。这个公司未打卡的现象能管控住么？答案是可能的，并不是一定的，有一些客观情况决定了未打卡现象不能完全管控。

在我工作经历中的一家公司，我入职第一个月，有1.5个人负责考勤工资核算的工作，300多人的工资用了37天才发放，里面还是错误百出。当我对她们的一些工作方式方法改变以后，1个人1天即可完成所有的核算，说出来好多人不相信，因为生产型企业的考勤和工资太复杂了，在熟知的人眼里这是不可能完成的任务，但确实是发生了。

在三茅自选课程中，有一门课是《考勤数据整理训练》，估计好多人没注意过，注意过的人中很多人又说很难，但处理思路又有几个人去仔细体会过，只关注到了函数难学不会，殊不知掌握理念的时间比掌握函数的时间要多N倍。

有好多人想到考勤数据处理要用到EXCEL，于是找了很多的操作方法甚至是模板，最终还是有诸多错误，殊不知考勤具有公司的特殊性，一般没有通用模板的可能。

考勤为什么处理困难？因为没有很好的思路和方法。为什么没有很好的思路和方法？因为根本没有仔细去考虑和研究。

要提高处理考勤的效率，多管齐下方为王道，具体看下面分解：

首先是制度有没有

制度要规定什么？规定迟到早退有什么处理措施，规定未打卡有什么处理措施，还要规定加班必须实行审批制。

具体如何规定结合本公司情况来制定，只要不违反法律法规即可。其中要注意，未打卡处理措施要比迟到早退严厉，因为未打卡根本不知道这个人是什么时间到的，或者说他到没到公司。加班审批制要和考勤机数据相对比，当然如果公司特别壕，员工加班多长时间也认那么这一条可以略去。

制度还可以规定什么？可以给员工正激励，例如全勤奖，公司单独拿出一部分费用来作为当月出满勤且无考勤异常的人员的奖励，这样在一定程度上也会减少考勤异常情况。还可以规定忘记打卡的、手指脱皮的、考勤机故障的、外出办事不来公司的等这些情况可以向人力资源部报备。

其次是考勤机设置有没有

考勤机可以设置上下班时间、可以设置多长时间重复打卡无效、也可以将多次打卡的数据处理成标准的打卡次数……

仔细研究一下公司的考勤机，将这些设置全部设置好，那么导出来的数据就是标准的打卡时间和统计出来的迟到、早退、未打卡等情况。如果缺少一些功能，而且如果公司允许，再购置一台有这些功能的打卡机。

考勤机虽然能实现标准的输出，但毕竟程序是死的，有好多特殊情况也不是考勤机能处理的，所以如果公司有特殊情况，无论公司购置不购置新考勤机，都需要继续看下面操作。

第三EXCEL处理考勤机数据会不会

制度规定再严格，考核再严厉，领导再强调，全勤奖奖励的再高，也会有特殊情况。如员工不小心或无意识多次打卡了，这个如何处理；考勤机和门禁绑定，员工多次出去办事进出需要打卡，这样会产生多次考勤数据，这个如何处理；员工忘记打卡了、手指脱皮没打上卡、考勤机故障未打是卡……，这些情况哪怕向人力资源部报备了，同样会存在处理考勤机数据的问题，这个如何处理？所以制度是保障，考勤机是辅助，EXCEL处理考勤数据才是王道。正所谓，多管齐下，EXCEL为主。

多次打卡如何处理？

产生多次打卡可能的原因有：一天中外出办事，进出需要打卡；员工一不小心多按了几次；员工忘记自己打过卡了，再次打卡……这些都有可能产生多次打卡。这些靠制度能约束的了么？答案肯定是不能的。所以我们需要考勤自己该如何处理这些数据。

如下图，假定8:30上班，17:00下班。

这种考勤数据处理的原则是：上班多次打卡取其小，下班多次打卡取其大。即取每天打卡最早时间和最晚时间。但这个里面也是有一些问题的，例如某员工中午12:00到了公司，在12：30以前打了4次卡，那么用取小和取大的方式显示是不行了。我们可以以某个时间点为界，超过了这个界线再打卡那么就得有强有力的说明了。如以上午9:30和下午16:00作为两个界线，早于或晚于两个时间点打卡的，我们认定为正常打卡或迟到早退，如果在这两个时间点之间的，该如何处理，这应该是制度来规定的，EXCEL是解决不了的。

我们在J2和K2两个单元格分别输入公式，并下拉。

J2 =IF(MIN(E2:I2)<9.5/24,MIN(E2:I2),"")

K2 =IF(MAX(E2:I2)>16/24,MAX(E2:I2),"")

处理一下格式问题，J列和K列是不是显示标准的打卡时间了？

加班时间如何处理

这个在案例中只是说明了加班前后要打卡，一般情况可以理解为下班后就加班，而不是下班很长时间了再回来加班。如果是前一种，那么应该是下班后打卡，加班后再打卡。如果是后一种，应该是下班后打卡，加班前打卡，加班后再打卡。如果两种情况都有，那么会更复杂，这就是之前为什么说实际加班审批制，不这样操作的话，仅依靠考勤机数据是无法准确识别加班时间到底有多长？如果员工17点下班，18点回来加班，19点加班结束，回来加班的时候忘记打卡了怎么办？不承认加班还是计算17点-19点这个时间段的加班？

如果实行打卡机时间计算加班时间，那么可以用最晚打卡时间和下班时间的正值差作为加班时间即可。如在L2单元格中输入公式并下拉。

L2=ROUND(IF(OR(K2="",K2<17/24),0,(K2-"17:00:00")*24),1)

如何实行加班审批制，那么我们可以计算打卡机加班时长和实际审批的加班时长作对比，这个完全可以用加班时长对比，没必要去核对具体打卡时间了，因为能出现的特殊情况已不是仅依靠打卡机数据和加班审批单所能约束的了，具体原因不再解释，自己去考虑一下。

我们可以单独建一个工作表，统计具体审批的加班时长，两者作对比，出现异常情况的再去核对。

建立的工作表格式如下：

我们在原表中和打卡机的加班时间做一对比，将统计的加班时间导入原考勤表中，如下图：

在N2单元格中输入公式并下拉。

N2 =IF(M2,IF(AND(M2>0,M2<=L2),"加班正常","加班情况异常"),"")

这样，出现异常的情况会被标注出来，然后我们可以重点去核对加班情况异常的情况，找出具体的原因。从少数异常数据中找出具体原因总比从多数数据中慢慢核对要快的多。

当然加班时间的核对，还可以用最大时间法来核对，具体思路和操作方法和前述差不多，不再说明，有兴趣的可以试一试。

其它情况不再详细描述，因为自选课程中已经给出了思路和答案，有兴趣的可以去研究一下，具体链接：https://www.hrloo.com/dk/cshow/100028

考勤的问题很多人都咨询过我，在此说明几种情况希望大家能考虑一下：

一、不要将核对考勤机数据的工作分解到各部门或各位员工，处理考勤数据的人员将工作下放，这完全是不负责任的做法，而且从工作时间上来看，花费了大量的时间才完成这项工作，得不偿失。

二、公司务必有考勤的规章制度且能落地实行，让员工知晓考勤的规定到底怎样的，不要口头通知、非正式说明或者拿领导的命令当规章制度。

三、网上找不到完全适用公司的考勤模板，可以借鉴但不能套用，因为考勤多样性和特殊性决定了不会出现能统一应用的模板。

四、考勤处理人员要有责任心，因为除了发给员工本人核对考勤之外，没有其它情况能去核对你处理的考勤数据是否正确，而且没人去核对你是否修改过考勤机数据，所以这个岗位人员必须得有责任心。

五、不要感觉考勤数据处理麻烦就想着限定员工做或不做什么，或者让他们分担什么工作，我们要做的是从服务的角度出发去促进其它部门和人员工作的提升，而不是掌握了一定的权力就去规定规定再规定。有些HR就喜欢从自身出发，感觉不合自己意或者想当然的以为，就出台这个规定那个规定，公司、老板或者职责赋予你的权利不是这样用的，千万千万要注意。

六、考勤数据处理真的是一个工作量不大的工作，1000多人的公司员工的考勤，我手下的专员用EXCEL在轻松的状态下不到1天就能处理完，你还有什么理由说这项工作是难题？

七、考勤问题处理和考勤数据处理是两个问题，不要混为一谈，考勤问题处理的好并不一定考勤数据就能处理好，这个一定要有清醒的认识。

八、一项工作的改进和提升并不是靠某个方面即可，它是需要从各方面促进工作提升的。拿考勤处理来说，制度可以处理一些，考勤机可以处理一些，剩下的还得交给EXCEL来处理。

九、不要迷信系统或程序，它们毕竟是死的，出现的问题是多样的，从来没见过一个系统或程序能把所有问题都处理好，哪怕针对性进行设计的，过段时间还得去更新纠正。

十、不要想着每天、每周或定期去处理这些考勤，将工作分解到下去，减少统一处理考勤的时间。因为处理考勤时间总量没有减少，这不是提高效率，有可能会比统一处理的时间还要长。

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考勤机本来是辅助考勤用，现在倒变成了一种负累，看到这我也是醉了。

考勤君表示，你再这样下去，我就得工作负荷过重，吐血而亡了。

回归问题本身，其实解决问题很简单，虽然远离考勤君好多年，但是一些基本的操作原理应该还是相通的，我恍惚一下回到“想当年”，哈哈~~

1.    设置考勤时间段。考勤机不都是可以设置时间段的吗？按照公司上班前以及下班后的时段来设置考勤时间，那么，当非这个时段的时候，就不会显示出来，而只作为门禁使用。当然，这个是最基础的筛选而已，可能一样会面临着下班后多次打卡的情况。

如果还是觉得考勤数据庞大，那干脆加台考勤机好了，门禁和考勤分开使用。谁说，这很浪费钱的？那你究竟是想增加工作量，还是想加台机？什么，你想加机？老板可能不同意？不同意你就凭本事去谈咯，至少我们公司是两台机的，一台考勤，一台门禁，你问我怎么做到的？因为我们有钱任性，可以吗？哈哈~~

2.    设置默认打卡显示。比如考勤整理的时候，设置打印第一次打卡以及最后一次打卡的显示，这种情况，就自动忽略了中间的N次打卡，从第一次打卡以及最后一次打卡就可以判断，这个人是否符合考勤标准了。这个比劝老板买多台机容易多了，快快使用起来~~

3.    加班需要提供加班单。其实我挺奇怪题主的思维，哎呀，怎么办，我不知道加班是哪些时间段。话说，加班不是由加班人来自我负责的吗？你只是负责审核而已，难道你就根据他的打卡记录就自动填上加班了吗？如果他是在公司磨蹭而不回去的情况呢？如果他只是出去吃个饭，打个卡又回来加班呢，你又该怎么办？按照我们惯例做法，一般加班，都是由加班人提供加班单作为依据，并且由部门审核后才提交到行政部的，所以，考勤君，你只需要针对加班单来对应考勤数据就行了。

4.    打印日考勤供核查。考勤最烦的事情，经常有人不记得自己是否有打卡或者忘记打卡，然后就各种要查记录，还弄出一堆的理由来辨析，让你来烦。因此，针对这种问题，我们每天前台小MM打印一张前一天的日考勤，一个月三十张放在一个小夹子里，你啥时候觉得有疑问了，就自己对考勤记录去，如果日考勤，显示没打卡，就自己操作去（我们考勤制度忘打卡制度，但是需要部门负责人签名确认），如果没有操作，就只能按照考勤机的显示来做考勤，不要怪我们没提醒你。

日考勤表实例图示

PS    ：这些数据都是考勤机直接导出来的，如果有相关考勤凭证（假单）的，可以直接后面备注，如果没有提供凭证（假单)的，一律按照考勤制度处理。

写到这里，我突然觉得有种教前台小MM做考勤的感觉了，其实，就一个打卡问题，多研究研究机器，依法执行也就OK了。统计考勤本来就是件琐事，如果你还想着做考勤君，能躺着睡觉，电脑还自动帮你计算出哪个人具体情况怎样供你看，估计哆啦A梦的法宝才能帮到你了。

最后，建议考勤君关注一下如何建立完善的考勤机制，奖惩分明这些“大事”，可能一个顶好多个了。喔，对，前几天不都是关于考勤的主题吗？回去好好翻阅一下大咖们的建议，可能会有收获的。

关于这个小问题，我挺佩服自己能写那么多，我没有凑字数，真的！！觉得有用就点赞呗~~

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    20多个人的考勤，工作量应该不大，连20多人的考勤都管不好，那要是100多号人甚至上千号人，不可想象啊。20多人的考勤乱成一团，是因为你没有把考勤制度落实、考勤培训、考勤跟踪等各项工作做好，员工的不配合让你的工作量不降反增，难怪会管不好，根源就出在管考勤的人身上。

    一、管考勤选择一套好的考勤系统很重要。

    现在很多企业的管考勤，用指纹打卡机比较多，纸质打卡机往往会出现代打卡的现象，指纹打卡机正好可以杜绝这一现象。市面上或网络上有很多考勤系统，在京东商城上搜“考勤机”，出来很多种考勤机，性能和价格不一，有中控、汉王、得力等不同品牌的考勤机，HR在选择考勤机的时候，最好货比三家，不仅要看价格，还要看售后、性能如何。好的考勤系统，既能满足公司的实际需要，同时性能比较稳定，能提高考勤管理的工作效率，最好能自动生成电子表格，这样的考勤系统才是最适合的。

    二、对员工进行考勤培训。

    考勤制度出来后，或是新的考勤方式即将执行后，HR需对员工进行集中培训，培训的目的是为了让员工了解公司的考勤制度和相关的处罚奖励措施，以及如何打卡签到。针对有些人一天多次打卡，有些人一天没打卡或晚打卡的现象，HR就需要对他们进行集中培训，并在考勤制度针对这一现象作出明确的规定，打卡时间有规定时间段，超过打卡规定时间段打卡视为无效打卡……

    三、加强日常考勤的跟踪工作。

    HR每天上班的第一件事，就是看今天的打卡情况，如果有人打卡异常了，可以调出数据，然后跟相关人员进行必要沟通，让其明天打卡时注意按照公司规定进行打卡签到。为了减少月底的工作量，造成月底工作堆积，可以对员工每天的打卡数据进行整理和记录，到月底汇总的时候方便进行汇总。如果某个员工多次出现迟到早退的现象，HR也可以及时进行跟踪，与其进行谈心，问明迟到早退的原因，通过真诚沟通解决问题，确保沟通无障碍。

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    分享RX：

    磨刀不误砍柴功，工欲善其事、必先利其器，楼主想提高处理考勤的效率，以下五点可以注意：

    考勤管理规定

    虽然只有20多人，如果没有规矩也是不容易管理的，就拿考勤来说，如果没有明确的制度，领导今天说考勤这样管，明天说那样管，这些员工这样上班，那些员工那样上班，某些员工可以打卡也可以不打卡，一些员工没打卡只要领导一句话就可以说是已打卡，总之，乱象丛生，不一罗列，所以，即使人员不多，也一定要有考勤管理办法。

    这个办法的主要内容有：各岗位上下班时间、打卡有效时间段（比如：上班时间前半小时内、下班时间后半小时内方为有效）、全天打卡次数要求、出差或外出办事补卡期限、迟到早退处罚细则、各种请假的考勤计算等，总之，一旦制订，人人均适用，不得有例外，否则，这个制度也难以实施。

    考勤机使用

    楼主要充分熟悉指纹考勤机的使用，特别是指纹的录入（最好每个员工录三个不经常用的手指，比如无名指、小指等）、姓名及录入编号的一一对应、有效打卡时间段的录入（这一点最关键，可以避免重复或多次打卡带来的人工确认，还可以自动识别迟到早退现象，迟到早退会显示为红色），另外，考勤机可以与电脑外接，以便随时检查每个员工的考勤情况，如果考勤机旁边有摄像头，那将更方便监控。

    另外，要简单培训所有员工如何爱惜和使用考勤机、如保打卡等，正常情况是：录入指头不轻不重放到采录处正中，不要急着离开，大约一秒钟后，考勤机会有“谢谢”的提示音，表明已经打好卡，如果再打卡，会提示“已打卡”，说明已打卡，不用再打了，当然，不同牌子的考勤机，提示音可能有区别。

    例外情况处理

    不管是20多人，还是200多20000多人的企业，都会有员工打卡，不管怎么详细规定，都一定有例外情况、例外员工的特殊情形要处理，对楼主而言，只坚持一条：以规定为主，若有特殊，见领导批条。

    不管是老板的舅子老婊，还是领导的法外开恩，在考勤这里，楼主没有任何特殊处理权限，只能按照考勤机上实打实的考勤记录来汇总每月的考勤，没有领导的批条，任何开后门、死赖皮都不要开绿灯。

    所以，对楼主坚持原则、严格考勤也要有一条红线规定，比如：我们在员工奖惩管理办法中就明确了“私自更改考勤原始记录的一律按严重违反公司规定处理”。

    另外，随着季节的变化或者员工个体差异，也会有少数员工无法打上卡的情况，这时就需要用手工考勤或员工每天输入设置好的考勤机密码进行考勤。

    每日整理完毕

    奉劝楼主，员工上班下班都在不断的进行着考勤，出现这样那样的情况是难以避免的，所以，楼主应当在今天整理完毕昨天的员工考勤意外情况，包括各种没有考勤记录的请假出差等，而不要等到月底时再来集中清理，那时的工作量就显得尤其大。

    每天清理的好处还可以即时发现员工意外打卡的情况，给予及时提醒或向员工部门负责人反映情况。

    实际出勤记录

    在进行指纹考勤的同时，一定要要求各个部门负责人要用纸质的进行考勤，这是从另一个侧面来检验指纹考勤的作假的可能，如果不这样，有的员工就可能打了上班卡，中途溜号离岗，然后快下班的时候再来打下班卡，或者员工与某些管理人员串通作假。

    所以，一方面要求各部门在月底需要报送员工实际出勤的手工记录表，既与原先排班表进行比对，也与指纹考勤机比对，还与调班换休请假等情况比对。另一方面，楼主所在的人资部，要不定时的到各部门抽查打卡、出勤情况，防止“吃空享”的可能。

    另外，所有的考勤记录，按照法规规定，应当至少保存二年以上，所以，每月要将考勤情况汇总打包保存，并标识清楚，随时备查。

    考勤管理，看起来简单，其实涉及的情况比较多也比较杂，要做到滴水不漏，也是不容易的，由于考勤直接涉及员工的收入，所以，更应当引起各级管理人员高度重视，不要出现钻空子、开后门的情况。

    您若有任何HR或其他疑问，请移步：

https://www.hrloo.com/hrloo.php?m=consult&c=index&a=product_info&productid=1509000044

https://www.hrloo.com/hrloo.php?m=consult&c=index&a=product_info&productid=1509000042

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    考勤是人事管理的基础性工作，但地位却是举足轻重。一方面它与员工工资挂钩，是员工较为敏感的问题。出勤、加班计算多了，员工不会找你退还工资，但计算少了，员工肯定就来会找你麻烦；另一方面，员工的出勤状况也是人事管理者掌握员工动态的晴雨表。所以提高考勤工作的准确性、及时性是考勤专员的首要工作。这位同仁现在的状况看似棘手，但静下心来，采用倒推的方法，于繁杂中抓住主线，剥茧抽丝，也可以解决这个问题。

这位同仁面临的首先是数据计算问题。面对大量重复却有规律的考勤数据，借助工具无疑是最好的办法。所以掌握excel的使用技巧是必须的。其次，规范数据。工具就是将一些规律的东西程序化。要想使用excel替代手工计算，那么规范的数据是必要的。也就是说，全体员工都要规范打卡，才会产生合规的考勤数据。那么如何实现呢？就要定制度，要培训，要考核。你看，按照这个思路，主线就出来了。也就是说，我们可以按照教会员工打卡——规范打好卡——利用工具计算打卡数据的思路来加强考勤管理，提高考勤的效率。

一、教会员工打卡

首先需要得到领导的支持，用制度做保障，提高考勤意识。毕竟是与工资挂钩，考勤制度推行下去相对容易。毕竟没人愿意拿自己的工资开玩笑。

其次，严重性宣讲到位。对于不执行公司考勤制度，或者未按照要求打卡、打卡记录不全的员工，要将严重性列明。比如考勤记录不全视同缺勤等等。

最后，特殊情况想周全，配套表单做支持。对于特殊情况的考勤，如当天直接去外单位办事，无法正常打卡的，可填写特殊情况考勤说明，执行审批程序；加班期间的考勤需要有加班申请单等等。

二、用规范打好卡

在提高了员工的打卡意识之后，就需要执行了。

工欲善其事，必先利其器。使用前必须要熟悉考勤机的设置，比如数据的显示方式、工作时间段的设定、加班时间的设定等等。要让考勤机发挥最大的功效，提供最方便分析的数据格式。

在使用新考勤机前，还应下发通知，并将考勤机的使用方法详细列示在通知里，同时张贴在考勤机旁，留好联系方式。初次使用指纹考勤机的时候，可以让考勤专员提前到岗，及时处理指纹不识别等突发状况，减少不规范的考勤记录。

在过渡期建议手工和电子考勤相结合，尽量做到数据的可追溯，可查询。

三、巧用excel计算打卡数据

考勤记录导出后，就涉及数据的计算与分析了。这阶段的重头戏是excel的使用技巧。数据的分列、函数的组合使用等等，能够让你的数据计算起到事半功倍的效果。至于如何使用excel函数，三茅自选课程里韩小良老师有详细的讲解，可参照《利用Excel快速处理汇总考勤据》https://www.hrloo.com/dk/lshow/1000172加强学习。

四、考勤制度的不断修订和完善

制度在执行的过程中会遇到各式各样的现实情况，所以不断的修订和完善制度，也能提高我们的工作效率。

其实，提高效率无非就是实现过程标准化、可控化的过程，这个过程要求我们在事前要考虑周全，事中要跟踪进度，事后还要反馈调整。

一点拙见，欢迎各位卡卡拍砖。

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案例纲要：

1.20多人的考勤处理出现统计混乱；

2.需要快速处理考勤数据；

考虑以下两个方面：考勤机方面和数据处理方面

    1.应地适宜的选择性价比高的考勤机：市面上见得到的很多考勤机，像中控IFACE702、 汉王C330E 、科密331A-U、办公逸微信考勤机、飞瑞斯精英F1等等，而考勤机使用其实都是大同小异的，作为HR人员能够快速学习并运用，这里主要讲考勤机的目的就是区分类型，像第一种考勤机，主要参数面部识别容量：400张脸，指纹容量：2000枚，记录容量：100000条；第三种指纹容量：1000-2000枚，管理记录容量：1000条，记录容量：30000-50000条，价格当然第一种比第三种高，所以从性价比上来看，选择功能少的考勤机，有助于20人左右的考勤快速核算；

  2.巧设置考勤管理：一般都是使用向导设置考勤

1.普通班次设置设置好上班时间和工作日就基本OK了

2.多班倒班设置如果使用多班倒班则必须排班

注：1.结合考勤制度进行设置，对于不同人员是否有不同的考勤规定，考勤规则可设定多个,相同的班次，不同的规则反应的考勤报表也不相同。

3.考勤规则设定：

1、“迟到时间在（）分钟内忽略”等于或小于此填入的时间值时将不计迟到（单位为分钟）
2、“早退时间在（）分钟内忽略”等于或小于此填入的时间值时将不计早退（单位为分钟）

3、“重复刷卡间隔（）分钟”一般两次打卡的最小时间间隔值，一般设为30分钟以下

4、“迟到、早退超过（）分钟扣工时”迟到、早退时间大于此填入的时间值时将从员工本班次中的总工时中扣减（单位为分钟）

5、“迟到超过（）不计出勤”迟到时间大于此填入的时间值时将计员工为旷工（单位为分钟）

6、“早退超过（）不计出勤”早退时间大于此填入的时间值时将计员工为旷工（单位为分钟）

7、“提前上班（）分钟算加班”如果从规定上班时间起到提前打卡时间之内的累计时间超过此值时那么此累计时间计为员工的加班时间

8、“推迟下班（）分钟算加班”如果从规定下班时间起到推迟打卡时间之内的累计时间超过此值时那么此累计时间计为员工的加班时间

4.时间设定说明

1、勾选每周需上班的日子，如果指定某天为休息日时则无需打勾（以星期单位为准）

2、启动无规则休息（）天/月，以月为单位限制如果此处填入的时间等于员工的无出勤时间那会本考勤系统会自动计此员工休息（单位为天）如果员工的无出勤时间大于此时间那么本考勤系统会自动从此员工的旷工时间内扣减休息时间

(注意：如启动无规则休息，则星期休息制无效。如有排班则以上均无效。)

3、加班规则设定说明：如果要在规定的加班的上下班时间中计算员工的迟到、早退则在此选项处打勾，否则无需打勾

4.夜班计算方法设定说明：

小夜班：如果员工的当天最晚下班时间大于此时间并小于所设定的

    大夜班的时间则计此员工的小夜班次数（单位为次）

    大夜班：如果员工的当天最晚下班时间超过此处设定的时间并小于第二天的首次上班时间则计此员工的大夜班次数（单位为次）

数据处理方面

1.个人日报表及月报表的统计：首先根据月报表的考勤分析中找到异常的天数考勤，然后进入日考勤出查看是否请假、迟到、早退的情况，结合相关单据进行数据处理；

建议如下：导出月报数据，然后根据打卡记录进行比对，进行处理完后汇总成月度考勤报表

2.单据处理：依据审批的请假、外出等单据结合考勤记录进行修订

 3.像数据处理技巧方面：类型统计求和，查找及函数设定方面，这里就不一一列举了。

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    上下班打卡，加班打卡是正常的工作，再普通不过了，考勤工作也是人力资源最基础的工作，不需要太高的技能，但需要原则。

    出现新的事物、工作，首先相关责任人员、归口管理人员要研究明白产品的功能，如何操作，操作流程。等管理人员研究明白后，再是对相关人员的培训，教会大家如何操作，操作流程，以及作业标准。举个例子：新的指纹打卡机，打卡和门禁在一起，与原来的打卡机的功能肯定不一样了，这就要你先弄明白新功能怎么使用！弄清楚进出办公区与打卡的关系，因公外出与因私外出如何区别，重复打卡如何冲减等。等你把这些功能都研究明白了，再培训所有员工，如何打卡、外出办事履行什么样的手续，如何请假，如果加班应该怎么申请等等。

    简单的事情重复做，你就是专家。 重复的事情用心做，你就是赢家。

    考勤的工作，没有什么复杂的，很简单，但需要天天做，月月查，重复性很高。有些人工作了一年，是积累了一年的工作经验的，而有的人只是把一件事重复了一年，只不过增加了一年的工作经历而已。怎样才能把经历转换成经验，把简单的事情也做出专家的水平，成为赢家？那就看你用心的程度了。

    一、归纳、总结，找出规律，调整，改进！

    考勤工作看似日复一日，没有什么变化，也没什么好归纳、总结的，很多人也是这么做的。但越是这种平凡的小事，越能体现一个人的能力。

    考勤一团乱麻，有可能是考勤班次设计有问题，不同的岗位有不同的作息时间要求，所以考勤班次的设定要因岗而设！办法总比问题多，不怕考勤出问题，要根据出现的问题，去解决问题，调整、改进现有的规定、流程，并预防类似问题。

    将每天都要做的、重复性高的考勤工作，效率提高一点点，全年下来，就会节约出很多的时间。

    二、提升技巧！

    加强新指纹打卡机的功能学习，将新打卡机的功能学透，发挥其最大的功效。

    大部分的打卡机数据都是要导出进行编辑！通常用EXCEL进行对接，要提升EXCEL技能的应用！

    三、考勤制度的宣讲，执行！

    考勤一团乱麻，也有可能是员工对考勤制度不够了解，制度的颁布，要先经过宣讲、培训，然后才是执行、落实，如果未经培训，员工对考勤制度的理解就可能千奇百怪。

    四、违规的处罚！

    员工接受了考勤的培训，了解了考勤的程序及作业的标准，如果还有人不按规定执行，那就要拿出管理的力度，对违规的员工进行处罚，让其它员工引以为戒。

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有头脑方能有办法解决考勤问题

   系主任说了，我来他就会专宠我。我就信了，就来了。这就是系主任沟通的魅力，至于是不是宠，是不是专宠，我都没敢那么想。难怪有管理专家说，管理就是沟通！HR就是一个圈子、它就是一个江湖，各位能人、奇人、高人太多了。但是，我在想，放开心胸，多学习、多开阔眼界，回归个人，当然专心、专业、敬业是基础，还要有团队合作精神，所以三茅的事是我们HR共同的事情。

     何况这个案例中的楼主是个上进HR，所以我们这些老江湖HR一定要拿出点干货帮帮你。

    一、了解、分析目前困境的原因

    事出必有因，HR的工作都是围绕着人性在工作，不了解人性不行滴。一般会是三方面因：

    一是没有奖惩，没有吸引力又无所谓对错；

    二是没人重视，大家都这样法不责众。

    二、分类解决，找出应对解决办法

     由此可以看出，每一条原因背后，都对应着一堆可以改进的措施或手段了。

     不好理解，是吧？那就上表格：

    三、管理就是沟通

    有了思路、有了解决问题的办法后，该起草制度、方案的工作赶紧做起来，这些是我们未来沟通的基础，不要以为沟通只是口头语言，没有方案，那一切就只是说说而已。

     1、方案沟通

     将考勤、考勤结果运用、通知、培训方案等提交准备好，这是沟通的基础；

     2、口头沟通

     1）与部门领导、同事沟通。了解不能完好出勤的原因，以及多次打卡的原因，如果有打卡系统的原因，就需要与相关公司进行沟通协调解决这个问题；

     2）与直属上级沟通。拿出自己的方案，与直属上级合议，对方案进行完善，征求上级支持；

     3）总经理沟通。向上级汇报围绕提升全员工作效率的一揽子方案，获得老板的认可与支持。

      至于如何区分正常出勤与加班，那就正常出勤就是正常上下班时间有打卡记录。何况人性化管理，可以出台加班管理政策，一般不鼓励加班，如果需要加班，请填报加班申请表，并有部门领导签字。加班时间就是正常时间以外的其它时间。

     当然，这个案例中，我们还看到了一个比较有利的条件就是，公司虽然目前只有20多人，但人家门禁、打卡管理系统就有了，说明老板具有较好的先进理念、愿意接受新鲜事情，而这些都HR能良好推进工作的大前提，祝福这个年轻HR朋友工作顺利。炎炎夏日，如果我的分享让你如沐春风，一定不要忘记点赞或留言啊，这是系主作以外，我打卡分享的最大动力了。爱我就点赞支持吧，会激励他人的朋友都会前程远大！

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