时间管理之九

作者 LHYX胡许国 2023-03-16 18:01 21720

内容来自 2023-03-17 打卡话题观看本期直播

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摘要：我们知道，“时间管理”对我们来说，一直是个重要的问题，而我们要想成为一个高效的时间管理者和职业化的人，减少时间浪费的现象，的确也应该是很重要的一个事情，既然我们要提升时间利用效率，那我们就要对时间的利用有所改善。

【接上期，即2023年3月10日的《时间管理之八》】

在上一期中，我和大家分享到了时间管理中的自我时间管理的第四个和第五个步骤，即如何匹配任务情境，以及如何进行周期性回顾。这个过程中，有一个非常有效的工具，那就是帕累托原则四象限，这也是我一直以来都在使用的工具之一。本期中我和大家简单分享一下，希望能对各位的时间管理起到很好的作用。

相信这个工具的大名，大家基本上都是听过的吧，如下图所示：

时间管理之九

虽然很多人可能都知道这个工具，但是我在这里还是要和大家简单说明一下，这四个象限的区别是什么。

第一象限是重要又紧急的事。诸如应付难缠的客户、准时完成职责内的工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的领域，如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但是我们也不能忘记，很多重要的事情都是因为一拖再拖或者事前准备不足，而变成迫在眉睫的。

第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关的，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等，荒废了这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付，而反之，多投入一些时间在这个领域，有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备、以及预防措施，很多急事将无从产生，这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主要地去做，这是发挥个人领导力的领域。

第三象限是紧急但不重要的事。表面上看，这个看起来有一点像似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉，可实际上就算是重要的，那也是对别人而言，前面章节中给大家举的案例里，电话、会议、突来访客等等，都属于这一类，我们花了很多的时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。

第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之，就是浪费生命，所以说，根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往是在一、三象限来回奔走，忙得是焦头烂额，然后不得不到第四象限去疗养一番，完了之后再次出发。这部分的范围倒是不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动也是很有价值的。然而，像阅读那些令人上瘾的无聊小说、看那些毫无内容的电视节目、刷那些没什么价值的抖音、短视频、办公室聊天，等等，这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始的时候，也许有滋有味，到后来你就会发现，其实这些事是很空虚的。

大家可以先把自己上周之内所干的事像流水账一样都给记下来，然后拿着这张空表，对照回顾一下上周的生活和工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和第三象限的时候要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事，其实二者的区别就在于，这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，则应归入第三象限。

下面这张图是对这个工具的简单说明，便于大家理解。从实际工作中我们可以看到，第二象限工作法对我们很重要。

时间管理之九

那么在应用的时候，我们需要注意什么呢？有这样几个点需要注意：

(1) 工作合理分配到不同象限。

(2) 先做或将多数精力和时间做第二象限的工作。

(3) 第一象限的工作，很多是由于没按照第二象限工作法去做而产生。

(4) 不要被第三象限中的假象迷惑。

(5) 制定计划要根据第二象限。

(6) 80%的时间做第二象限的工作，20%做其它象限。

在实际工作中应用（大家可以用自己的工作来举例对照），事情分类表要用起来，形成习惯，记录时间的目的是要管理好时间，重点是：一定要练习。所列的事项的重要程度也要符合80/20原则，也就是按照事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则，是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上的，大家要避免将时间花在琐碎的多数问题上面，因为就算你花费了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些“重要的少数问题”，你只需花20%的时间，就可以取得80%的成效，从而大大有效地管理好你的时间。

好了，到这里，我们时间管理中对自我的时间管理就简单地和大家介绍完了，我们把这一部分做一个小结。

我们所谈的是自我时间管理的流程，一共是五个步骤。第一步是理清各种事项，就是清空您的大脑、罗列所有的任务清单。第二，是区分事项的类别，要具备一个整体性、归类原则，增强你做事情的条理性。第三步，是整理任务进展，做好材料支持，便于下一步去执行。第四步，是匹配任务清单，你把时间充分的得以利用，在什么样的情境之下做什么样的这个事情，减少它的无序性。最后一步，是周期性回顾，不忘初心，一个扬弃的过程，如何用好帕累托原则的四象限原则这个方法，每天进步一点点。我在下一期中将和大家继续分享作为管理人员，如何帮助他人，提升下属的时间效能。

【未完待续】

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