分享一个简单有效的工作分析方法

作者三茅会员编辑部更新于：2022-12-15 18:21 6482

谈到工作分析或岗位说明书，很多HR就头疼，太枯燥了。但工作分析是人力资源各类工作的基础，没有工作分析，就像大厦不建地基。

在招聘工作中，缺少工作分析也就没有了任用员工时的选聘依据和标准；
在绩效工作中，工作分析的结果是判断员工其是否称职，并依此作为奖惩、报酬和培训、任免的依据；
在薪酬工作中，没有工作分析，就没办法进行岗位价值评估，如何定薪酬就成为了难题；
在培训工作中，工作分析的结果是岗位培训的客观依据，对员工具备的技能以及任职资格条件提出了要求。

工作分析是指从企业发展战略、组织结构以及业务流程出发，对组织中各工作岗位的设置目的、工作内容、工作职责、工作权限、工作关系等工作特征以及对任职者的知识技能、工作经验、能力素质等方面进行调查、分析并描述的过程。我们知道工作分析的结果是岗位说明书。

那么，工作分析怎么做呢？下面我们分享其中几种做法，以及他们的特点。（有必要提醒的是下面的几种方法主要用于工作职责的梳理，岗位要求或胜任力等工作分析内容是再下一步的分析内容了，这篇文章没有涉及）

1、观察记录法；观察并按标准格式记录在岗人员的工作内容。观察记录法呢好处是操作门槛低，只要认真记录就可以。不足是很多临时的或者项目性的工作如果不在观察期内，你就很难被记录，另外这种方法耗时太长，需要人力和时间去整理观察记录的内容。

2、访谈问卷法；人力资源部通过对各部门在岗人员进行访谈或者发放问卷，从而获取、分析和整理岗位信息，形成岗位职责。这种方法也有缺陷：要做好访谈问卷法的前提是访谈双方都对岗位有充分的理解，但是现实中这种前提几乎不存在，不然也不会费很大的精力做职责梳理了。

特别是现在，企业的内外部环境变化加剧，导致岗位职责也在不断的变化当中，花了大量时间精力梳理完成的岗位职责很快又不再适用。所以，每个企业对投入产出比进行权衡之后，会趋向于使用一个较为简便的方法进行岗位梳理工作。

比如在招聘工作的场景中，有人将职责梳理所要回答的问题归纳为6W1H，就是一个非常好的岗位职责梳理思路。6W就是做什么（What）、为什么做（Why）、用谁来做（Who）、什么时候去做（When）、在哪里做（Where）、为了谁做这件事（for Whom）以及如何做（How）。这6W1H基本上涵盖了职责梳理所需要收集信息的所有内容。

3、这里向大家推荐另外一种职位梳理方法，这种方法是从工作流程入手，先把部门主要工作流程罗列清晰，再按照工作流的主线呈现在每个岗位在流程上负责的工作内容，最后将每个岗位在不同流程节点的工作内容进行收集整理，便可以形成这个岗位职责梳理的内容。我们把这种方法叫做流程对标法，下面用一个具体的操作案例来加深大家的理解。

下表是一家企业的招聘流程，职责可以细分到人力资源部人力总监、高级经理和招聘专员三个岗位上。假设招聘在这家企业共分为15个步骤来完成，我们按照工作流程顺序，把每一个工作步骤都写出来，按照工作先后顺序给这些工作内容标注上号码。

招聘流程	人力资源总监	高级经理	招聘专员
招聘申请		2、确认需求岗位职责和任职标准	1、收集、整理用人部门要求
需求确认	3、审核招聘申请	3、审核招聘申请	4、备案招聘申请
渠道管理		5、选择招聘渠道、发布招聘信息	6、同步各招聘渠道职位发布信息
简历筛选		7、筛选简历	7、筛选简历
面试协调		8、高级职位候选人面试协调	8、初级职位候选人面试协调
初试		9、高级职位候选人初试	9、初级职位候选人初试
复试	10、高级职位候选人复试，将通过面试人选推荐给用人部门进行终试	10、初级职位候选人复试，将通过面试人选推荐给用人部门进行终试
录用决策及审批	11、确认面试结果、薪资待遇，进行录用审批
工作意向确认	12、高级职位候选人薪资谈判及工作意向确认		12、与候选人进行薪资谈判及工作意向确认
发出录用通知		13、制作《录用通知书》	14、发送《录用通知书》
办理入职			15、办理新员工入职

在这15个步骤当中，我们分别将人力资源总监、高级经理和招聘专员负责的工作进行整理和归纳，就会非常容易得到每个岗位的职责。每个部门内，关键工作的工作流程可能有5个、10个或者更多，都可以按照这个方法进行归纳总结，快速的获取岗位职责。因为公司的工作流程一般已经非常规范，而且变化较小，通过流程对标法可以减少操作的时间成本和沟通成本。

有人也认为这样做职责梳理不够全面。其实企业做任何事情啊都需要考虑投入产出比，我们要有成本和效益的思维。如果没有，既简便又有效的办法，那选择用60分的力气达到90分的结果，还是选择用200分的力气达到95分的结果呢？不同的情境可能有不同的选择。通过传统的问卷观察法做职责梳理啊可以获得更好的结果，但是要消耗200分的成本和力气去做这件事情，如果采用流程对标法，结果可能只有90分，但是却能够满足工作的需要。

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