摘要:在我们的日常工作当中,部门之间的工作协作必不可少,有时不能仅仅只考虑自己的工作,还要考虑到部门和团队之间的工作协作,工作当中多为其他人思考、多站在他人的角度上处理工作,会让工作氛围更好,时间也能让同事之间的情谊更深!
从案例的题意可以得出,财务相关的制度发到群里后就被群消息淹没了,很多员工并没有看到更新后的财务制度消息,说明员工习惯性关注人力行政部发布的消息,同时认可人力行政部对制度发布的权威性。
从题主的文字表述来看,财务总监没有认可人力行政部对于制度发布的权威性,财务部既然自己发布制度通知,那就不要怪人力行政部对其造成的麻烦“视而不见”了,只是没有想到员工还是找回了人力行政部,追责人力行政部,改了财务的报销流程却不说,人力行政部觉得明明是财务总监不按流程办事,还让人力行政部背锅,真是冤枉!
人力行政部被员工“误会”,真的只是财务部的责任吗?
公司运营时,没有一个岗位可以闭门造车、独善其身。
一家公司的良性运营,离不开每个岗位的的员工尽职尽责,只要有一个人在消极怠工或恶意不做好工作,就会给很多同事造成工作上的不便。
比如我们曾招过一个采购人员小张,小张有离职的想法后,单一个采购产品-付款的工作处理不当,就影响了很多同事的工作。
在销售部的运营同事下了《采购申请单》时,小张采购产品的来货数量和运营人员《采购申请单》上的产品数量、颜色有出入。
申请付款时,小张在没有经过领导同意的情况下给供应商申请大额款项,导致财务多方确认才没有把这笔当时不应该付的款付出去,给财务工作带来了很多不便。
在个人行为上,小张以请假为由,让行政部帮忙搬个人物品,行政部若不搬就会影响公司其他工作的安排。
由此看来,各部门岗位之间的工作,并不是完全独立存在的,而是相互关联的。
回到案例中来,人力行政部明明知道可能会发生信息不对称引起的沟通不愉快,却没有及时提醒财务、协助其更好的传达制度变更的信息,导致被员工追责,并非一点责任也没有。
要避免这种情况再出去,可以从以下几点完善。
首先,人力行政部做好新员工入职培训。
所有的新员工入职之后,不论职务高低,都要做好新员工入职培训,对每个部门的职能都要做介绍,包括公司各部门的制度都统一由人力行政部发布等,都要一一告知新员工,对于管理人员,更要做好强调工作。
如果财务总监没有对入职培训走心,财务部的其他员工也应该知晓并尽可能做到提醒的义务,在这里要解决信息不对称的问题,让员工知道制度里有这样的规定,而不是两眼一抹黑,这样也行,那样也行,而忽略了不合理的工作处理方式背后带来的麻烦。
每当公司有新制度发布时,如果公司的员工数量大,制度关乎的人也多时,制度发布部门会面临大量的制度解释工作,面对有些喜欢“钻牛角尖”的员工,有时说服他们理解并服从制度并不是一件简单的事。
相信有人力行政部来做解释制度这样的“苦差事”,财务部也是乐意偷偷懒的。
其次,制度执行有偏差时,第一时间纠正。
人力行政部的员工第一次发现财务部自己发布制度时,可委婉提醒财务总监,说明其中可能造成的信息不对称,大量的员工解释工作,同时明确人力行政部、财务部的职责等,并及时补救,比如人力行政部按正常工作流程重新发布财务部的制度,并提醒大家报销前注意按新制度执行。
若财务有特殊要求,申请自己发制度,人力行政部的同事可以给财务部一些建议。
比如设置群待办消息、私下再给每个部门的负责人再发一份、在会议上强调报销流程的变更……
而不是看到这种情况后,听之任之,认为“事不关己,高高挂起”,最后被员工不管三七二十一地追问人力行政部改了流程为什么不说。
最后,谁发布制度不重要,重要的是达到员工接收信息的目的。
制度发布的流程一般是这样的:
制度发起部门草拟制度-部门领导审批确认-人力行政部确认-总经办确认-人力行政部发布。
有些公司的部门,所有的制度都是由人力行政部发布的,而有些是由各部门自己发布,只要目的达到,两种方式皆可以。
当制度是面向全体员工时,员工通常都认可人力行政部发布制度的权威性,应该由人力行政部发布。
比如《员工手册》、《薪酬管理》、《绩效管理》、《股东分红协议》等制度。
当只是某些部门针对个别员工或个员部门发布的制度,可由制度制定或发布部门直接发布到对应的部门或人员,但同时人力行政部要提醒中间可能出现的问题及如何解决。
雪崩时,没有一片雪花是无辜的,一家公司的员工若是都从内而外地,开始只顾着自己的份内工作处好理好,而不顾及与其他同事的工作关联时,这家公司的经营迟早会出问题。
而员工如果想要做好自己的工作,有更好工作前景和钱景,必然也要在工作当中多方考虑,才能做好本职工作!
共勉!
10楼 S_1330407177
感谢老师分享。
9楼 斌岚
人事行政的没做到位,员工不找你找谁呢。
8楼 shi小辛
说到底还是公司内部混乱,没有完善的管理制度。
7楼 SANMAOLIULANGJIXUJI
老师说的好,行政在财务发出来的时候自己再重新发一遍并转发各部门的领导,这样就能避免这样的情况发送,即使出问题了,人力行政部门也尽到了自己的责任。
5楼 hyk426
打卡
4楼 我爱芝士
没有联动互助,通知没传达到员工也是正常的。
3楼 叮咛物语
学习了
2楼 adsf342342345
打卡学习
1楼 大卡
马璐老师——
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