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推荐 成功在线会议的三大要素

作者 姚琼OKR课堂 2020-02-19 08:14 281 阅读 0 评论 2 收藏
今天在当前的环境下,由于在家办公(即使一些企业复工,也还有部分员工因为防疫要求无法全部在岗),还有安全不“聚集”的要求,在线会议成为有效沟通协作的一个重要的选项。

但是,在线会议毕竟对我们大多数职场人来说,是个新事物!即使听说过,也没有正儿八经的参加或组织过,那么如何使在线会议成功有效呢?

有三大要素,需要予以关注!


第一要素:充分的准备

充分的准备,是成功的前提!一个成功的在线会议需要做以下的准备:

1.创建会议议程

制定会议议程,是会议准备的一个关键部分。会议议程保证:与会者处在同一频道:知道会议的目的、知道会议的背景及相关信息、知道自己应该准备做什么及对自己产生什么影响与会者在指定时间保持专注:可以安排好任务腾出时间,并准备好技术环境,以及不受打扰的物理空间一个好的议程时,应该需要:明确会议的时间确定会议的主题(需讨论的问题)如有必要,可以收集与会者需补充讨论的问题可以指定主持人与记录人  @ 提示:常规性会议,可以尝试轮换选择团队成员担当主持人与记录人

2. 应用思维导图

思维导图,可以直观的反映会议的各项要素,如会议时间、参加人员、会议议程及主题,让大家易于理解。思维导图可以用在会前发布会议议程,也可用作会议中会议纪要及后续会议跟踪。会议开始前,利用思维导图制作会议议程,发送给所有参会人。参会人在准备会议的时候,可以链接相关文档,并提前做好准备。在会议执行过程中,思维导图可以抓住会议重点和中心,让会议更加集中到应该讨论的事项上,不至于发散而偏离了中心。会议结束后,可以使用思维导图做笔记,让大家易于理解及记忆,并能进行有效记录及复盘。  @ 提示:共享思维导图,便于所有人员进行共创、补充。

这里我们给大家提供一个OKR在线周会思维导图模板:

3. 准备技术指引在线会议与现场会议不同,需要使用技术工具。虽然我们大概能理解,但细致的操作不太熟练或不清楚,为了保证不因为技术原因影响会议效率,在参加会议之前,准备好技术指引。一般技术指引,应考虑以下因素:


开始和结束会议邀请参加者分享您的相机视频使麦克风静音和取消静音使参加者的麦克风静音分享文件分享您的桌面发送和阅读聊天消息

可以根据“会议软件“制定一个简单清晰的指引,如下图,便于参与者阅读。

第二要素:高度的参与


当我们看不到对方的时候,如何保证参与者能高度的投入?如何不受其它任务或者其它事项的打扰或分心?

1. “闲聊“启动

在线会议,大家互相看不见对方,没有眼神、肢体等接触,要启动“融入”环节,让所有人一开始就投入其中,可以有一些做法:聊聊“家常”,让所有人都能感兴趣做一些线上小游戏,比如猜谜、测试等,让所有人都投入结合情景,让某个员工分享自己的故事,比如“最近,您们小区防疫有哪些措施?”最近新闻报道“在家办公通过在线方式沟通,可以减少闲聊,快速启动,提高效率”,这里提出的“闲聊”是否不合适?

我们在应用的时候要区分情景,有些人员很少、各自责任明确的沟通确实不需要闲聊,但是一些例行的会议或人数众多的会议,需要进行启动,让所有人参与其中。

2.尽量让每个人都发言

在会议开始的时候,就明确“每个人都发言“这一原则。具体如何实施,可以参照以下示例:按照参与者列表,轮流发言在会议中途,主持人随机提问在会议过程中,对每个重要的小节,要求成员确认是否“清晰“在会议结束时,让每个参与者重复自己的理解或者行动@提示:如果参与者发言,最好可以使用视频,让参与者的发言被所有人看见。

第三要素:清晰的沟通

在线会议另一个重大挑战是缺乏视觉反馈。现场会议,我们可以根据非语言信息,帮助我们评估他们的理解并决定何时发言。但在线会议没有这些,我们就很难判断参与者是否理解,我们可以采取以下几项措施,予以总结确认:重复关键点和决定。在使用它们时,请使用明确的信号:“大家请注意,这就是我们刚刚达成的共识……”。参与者确认。在重复关键点和决定的时候,可以增加一句,“请大家确认,是否收到?如果收到,请在群里回复收到。“让参加者告诉您他们用自己的语言理解的内容。在共享大量信息时,这特别有用。您可能会这样问:“谁想总结一下我们刚刚听到的内容?”安排某人记下会议记录,并在会议结束后将其发送出去以征询反馈。@提示:如果有会议资料,最好可以提前共享资料给成员,并在讲解的时候共享文档!当我们在组织在线会议的时候,可以根据这个清单予以参照:


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(微信号:yqgzs13402023283)曾先后担任微软大中华培训经理,英特尔渠道销售项目培训师,美国纳斯达克上市公司..