穿别人的鞋，走自己的路，让别人无路可走

作者丛晓萌更新于：2018-08-17 14:13 56603

内容来自 2018-08-16 打卡话题

　　大家好，本人在一家小公司负责人事工作，最近行政专员离职，老板为了节约成本，将行政工作直接交给我负责。我们公司的行政工作虽然不多但非常繁琐，每天都是处理一些鸡毛蒜皮但又十万火急的杂事。我本一心想在人事上好好发展，可是行政工作加过来后，感觉工作重心都变了，也没精力专研原本的工作，每天的时间都花在事务性工作上。好几个月过去了，感觉心里还是无法说服自己接受行政工作。

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一、表面看似很容易，干好行政不简单：

相信在很多人眼里，包括题主的眼里，行政工作在一个公司里面就是打杂的、含金量远不如HR工作，但是，我想告诉题主的是——行政怎么能是打杂的呢？做行政很难，做好的行政比做好的HR是难上加难，大伙也许问我为什么这么说，我经常会有个比喻：“如果把人力资源工作比作水，那行政工作就是空气。”空气无处不在，离了空气，人就无法生存。行政工作真的不是简单的打杂，不要把自己看轻。市场上，好的人力总监易得，好的行政总监难求。

跟大家举个例子吧：

1、明天我们一个重要客户要来公司对我们公司做尽职调查，从早到晚一系列会议、用餐等行程安排；

2、下周一瑞士客户要来华访问定房、接机事宜。

通常会议准备、订房订酒店这些应该是行政助理的工作内容，但是因为重要性，而且这两件事今天必须都要完成，所以行政经理Grace就亲自上阵了，她为这两件大事忙了一天，她的解决方案如下：

（一）明天会议准备：

1、首先协调公司各业务部门，告知大家明天公司会有重要会议安排，一楼、三楼的大会议室行政部都要征用，配合公司尽调，语气温柔，晓以利害，得到了各业务部门的一致支持。

2、预约好明天一天Polycom视频会议，安排IT工程师调试设备，确保北京总部与深圳、重庆、硅谷、纽约之间视频信号通畅，设备没有问题，以便尽职调查视频会议室技术设备都可以支持，来做尽职调查的公司可以实时跟深圳、重庆、硅谷、纽约的同事提出问题。

3、将会议安排更新给深圳、重庆、硅谷、纽约办公室同事，提醒各位相关同事根据尽调清单准备好相关文件，并排开时间按会议议程安排准时参会。

4、今晚外地合伙人到京、尽调公司到京，安排司机接机并告知司机预定好的酒店。

5、用餐安排：通知送餐公司，明天中午安排工作餐盒饭——按照餐标确定菜单；晚餐在外面餐厅用简餐，用餐餐厅位置预定。

6、会议资料打印：通知北京公司各支持部门、各项目团队，打印相关项目资料，明天参会时携资料参会。

（二）瑞士客户接机、住宿安排：

因今天早晨业务团队Vivian才最终与瑞士公司确定来华访问行程，因此Vivian告知Grace的时候，距离下周一的时间已经没几天了，因为我们公司处在北京的东三环，现在又是暑期旅游小高峰，所以Grace的担心是没房。

果真Grace打给凯宾斯基酒店订房的时候，对方答复下周一已经没房了，Grace再致电威斯汀、四季酒店，把客人人数——5位客人、入住时长以及中间客人会离店一天再入住的情况报给威斯汀、四季酒店的时候，两个酒店表示了为难，因为连续入住五晚两个酒店是可以保证大床房有房的，但是中途客人离店一天再回来入住，两个酒店就无法保证第二个入住还有上述房间数。

Grace分别跟两家酒店都通过电话开了短会，最后得到的方案是这样的：

两家酒店都愿意免费为两拨客人升级成行政楼层的大床房，这样可以保证按照客人要求，两次入住都有房——毕竟客人中间会退房一次离开北京再入住。

当Grace下午的时候把结果告诉Vivian的时候，Vivian表示感激——虽然是客户自付费，但是这种安排，贴心、到位。Vivian把邮件发给瑞士方面，很快决定了入住四季酒店。

当然Grace的工作除了这两项外，还穿插安排了其他工作——协调物业维修一楼办公室修空调；审批公司用车；审批各项行政费用等。

Tips1:给题主举的这个例子说明，要做行政很容易，但是要做个好的行政事务管理者需要极其高超的协调能力、谈判能力、组织能力，尤其是行政工作中的待人接物、察言观色，这些都是普通HR工作所难以锻炼到的。

Tips2：通过Grace的例子可以看出来，好的行政管理支持工作，不仅可以提升自己在公司里的人气，最重要的是可以跟各个业务部门搞好关系，毕竟行政是做后勤服务、支持的，服务提供好了，客户满意度自然就高，业务部门在支持HR方面工作——比如支持内部培训出讲师、候选人内部推荐方面会给予方便——效果如何，这要看题主的功力了。

Tips3：公司里的主管HR的副总或者是副总裁，一般除了分管HR还要分管行政，题主提前积累行政管理经验，职业发展到高层也不会有外行领导内行之嫌。

二、行政也可以分模块：

很多做行政的小伙伴认为人力资源好呀，有含金量啊。我问怎么有含金量了？小伙伴回答，你们有六大模块，多高大上啊。殊不知，行政也可以模块化管理啊。

一般流行做法是把行政工作分为如下几个模块：（本部分系度娘略有改动——毕竟咱不是专业做行政滴。）

1、会务外联管理模块：秘书（助理）服务、会议管理、公文撰写、公共关系等；

2、资产采购管理模块：资产管理、采购领用、办公设备管理等；

3、文印资质管理模块：发文公告、印鉴管理、资质办理、信息管理等；

4、档案资料管理模块：档案管理、资料管理、图书管理、企业证书管理等；

5、流程制度管理模块：流程建设、制度管理、经营计划、目标责任签订等；

6、后勤安保管理模块：车辆管理与调配、安全管理、订餐（食堂）管理、装修管理、工位管理、钥匙管理、名片印制、卫生事务、接待预定服务、报刊信函收发等。

其实怎么分，仁者见仁，智者见智。一般行政部掌握着公司的印鉴、用章，这样的核心管理，怎么能说行政部门是“打杂”的？这真是比窦娥还冤。我经历了那么多公司，可没见过把印鉴管理放在人力资源部的。

Tips:也许题主的公司行政部没有这么多的工作内容，但是，题主完全可以作为行政负责人把贵公司的行政工作模块化、流程化、制度化。不善总结、复盘，永远只能是做重复性的工作，难以在本质上提升自己的工作水平。行政工作态度是第一位的，但是该有的结构性思维是更重要的。

三、穿别人的鞋、走自己的路，让别人哭去吧：

题主现在还年轻，如果自己对自己的职业生涯有要求、有规划，那就敬请题主收起自己的抱怨，安心自己的工作——先把贵公司的行政、人力工作都做好再说，积累经验。

贵司的老板既然让题主你来负责行政工作，如果题主做的好，而且也在管理上面对行政、人力工作进行梳理，使这两方面工作都模块化、流程化、制度化，相信题主的升值、加薪会指日可待的——你都干两个人的活了，且对管理有贡献了，那升升你的职位，多发点薪水又如何呢？反正获益的还是老板嘛。

如果题主安心工作，未来行政、人力做的很优秀，你在同一时间内，积累了人力、行政的工作经验。将来有一天，当有的公司对候选人的要求是要有行政、人力管理经验的时候，我相信你的这段经历将会成为你的加分项。对于单纯只有HR工作经验的候选人来说，这种机会，她们就只能擦肩而过了——这就叫“穿别人的鞋，走自己的路，让别人无路可走吧”。

Tips: :舍、得，大舍大得，小舍小得。你想成为一个方面的专家，一定要付出1万个小时的时间。你以为行政工作是打杂的，却不知道在未来的某个时刻，行政经验会成为你与别的HR候选人PK的加分项，希望题主穿好老板给的这双“行政”的鞋，穿别人的鞋、走自己的路，将来有一天让别人无路可走吧。