一、先谈公事公办:
1、在劳动合同期限届满前,准备相应的文书材料,按照法定的程序进行合同到期通知和续签签署工作,企业可以提前30天向员工发出续订劳动合同意向的通知书。 HR可以征求员工所在部门负责人的意见,是否续签劳动合同,如果部门负责人要求续签劳动合同,可以发放“劳动合同续签通知书”明确告知其合同将于什么时候到期,请其在几日内作出续签或不续签的明确回复,并于何时来公司人资部做续签手续,若几日内不答复,视为不同意续签,并采用同形式,索要回执。员工若不接受文件,可以直接EMS,注明是合同到期通知书或不续签通知书,并在单子备注处写明“劳动合同续签通知”字样),通知的内容一般有:劳动合同将于何时到期,请于何时前回复,否则视为不同意续签。这样发通知虽然会花去二十几元的费用,但效果最好,法律上更认可,就不怕该员工不正面回复或不回复。(在这里,还有一个关键点是关于员工的户籍地址,即送达地址,一定要预先在劳动合同中明确,若未接到员工更新的通知,将以此地址作为一切传达劳动者文书的能接收的地址)类似的告知,让员工签字,让公司转被动于主动。
2、 证明员工不续签劳动合同的相关证据建议保留一年以上,随员工的档案一起保存,以随时应对员工离职后主张不签劳动合同的双倍工资赔偿。
书面续签通知的截至时间到了,员工不来签字,那么员工不同意续签的事实已经成立了。这时,单位只需再补一个通知,坐实是员工方不续签的事实,并告知员工劳动关系到期终止(履行告知义务),避免员工号称不知晓公司期满终止的决定,自己继续来上班,形成新的事实劳动关系,双倍工资的索取。
3、对于批量续签劳动合同比较多的员工,可以召开全体员工大会,以会议纪要的形式通知相关员工续签劳动合同,并将会议的记录内容让与会人员签字确认,将《续订劳动合同通知书》以公示的形式向大家公示。
4、在与员工谈续签劳动合同的时候,可以采用全程录音录像的方式保留相关证据,这样就可以充分证据是员工不续签劳动合同,企业就能更主动一些。
5、做好先礼后兵的沟通工作。大家都是职场人,并非仇人,有些时候得饶人处且饶人,该做的沟通还是要先做;一般而言我的做事风格喜欢先警告,警告无效再执行(但是事先会做好准备);通俗点讲,我会先告诉你我已经挖好坑了(但不会告诉你坑挖在哪里),建议你按我说的去做,不然你就掉坑里了,到时候别怪我没提醒你。
6、从降低法律风险的角度出发,处理离职事宜,第一要选择的操作就是劝退,劝员工自己申请离职,这样,几乎是零风险。
7、离职员工勿忘做好工作交接和离职面谈。
二、再谈内部摸底
一般来说,只要员工不犯什么原则性错误,没有不良的职业习惯和操守,工作表现还算可以的话,公司方都会尽量选择续签。这是为了节省人力成本(重新招聘的费用、岗位空缺的机会成本、试错的成本、重新培养的成本以及劳动合同到期不续签的赔偿成本)考虑。
所以当一个公司想要和这个员工续签,而员工却不愿意续签时,人资要考虑这个事情背后,公司存在哪些问题和需要改善的地方。是公司招错了人?是业务部门反馈有误?还是公司哪些地方有漏洞或是问题让员工想要敲公司竹杠呢,这个问题也是需要HR反思的。毕竟对于员工的管理是一项长期行为,应付了这个还有下一个,公司本身的问题不解决,光救火是不行的。
前一次劳动合同到期后的几种可能性:
《劳动合同法》第四十四条第(一)项规定,劳动合同期满的,劳动合同终止。
那么终止以后有以下几种可能性:
A. 单位和员工同意继续合作:续签。(固定期限2次以上再续签须订立无固定期限,这个这里不做展开)
B. 员工想继续合作,单位不想继续合作:单位有权不续签,且可以不需要理由,但需支付经济补偿金(《劳动合同法》第四十六条第(五)项:除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同,劳动者不同意续订的情形外,依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的情形,需要支付经济补偿金)。
C. 单位想继续合作(不降低约定条件),劳动者不想继续合作:劳动者固然有权不续签,但是单位也无需支付经济补偿金。
所以,员工这么拖拉,是属于哪种情形,我们应该很清楚。单位书面通知员工续签,员工不签,那么单位再发个书面通知,通知劳动者劳动关系到期终止即可。